Zarządzanie logistyką w przemyśle chlebowym. Wyniki wdrożenia systemu TMS w firmie Concern Hlibprom
Zmniejszenie kosztów logistycznych w branży piekarniczej może być motorem napędowym dla rozwoju zupełnie nowego biznesu. Firmy z branży piekarniczej dysponują zazwyczaj dużą flotą pojazdów, którą trudno jest efektywnie zarządzać w sposób ręczny. Może to prowadzić do problemów z terminową kontrolą, dotrzymywaniem okien czasowych i przekraczaniem terminów dostaw. Nawet jeśli firma monitoruje jakość pracy działu logistyki i wdraża regularne raporty, rewizje tras itp., niemożliwe jest osiągnięcie znaczących wyników bez pełnej automatyzacji. Przykład PJSC Concern Hlibprom pokazuje, jak wdrożenie TMS doprowadziło do jakościowo nowego poziomu logistyki w firmie.
O firmie
Concern Hlibprom jest jednym z największych przedsiębiorstw na ukraińskim rynku pieczywa, produkującym do 160 ton chleba, wyrobów piekarniczych, cukierniczych i półproduktów z ciasta dziennie. Firma posiada 5 zakładów przetwórczych zlokalizowanych w obwodach lwowskim i winnickim.
Współpraca z największymi sieciami handlowymi w kraju i skupienie się na międzynarodowych standardach jakości produktów zachęcają Concern Hlibprom do wdrażania innowacyjnych rozwiązań w procesach produkcyjnych i logistycznych.
Wprowadzenie TMS było początkiem globalnej zmiany i optymalizacji procesu dostawy produktów. Na początku 2021 roku firma Concern Hlibprom rozpoczęła aktywne wdrażanie systemu wraz z zespołem ABM Rinkai TMS.
Warunki wstępne projektu
- Stosowano ręczne wyznaczanie tras. Optymalizacja istniejących tras lub tworzenie nowych zajmowało od 7 do 30 dni pracy logistyków.
- Nie było możliwości analizy poprawności okien czasowych dostaw do TT (liczba, jakość odchyleń z perspektywy czasu).
- Nie było możliwości uwzględnienia historii przesyłki (czas przemieszczania się po trasie, czas rozładunku na TT) w celu szybkiego dostosowania trasy.
- Analizy dotyczące rentowności trasy były przygotowywane ręcznie po zamknięciu okresu sprawozdawczego. W rezultacie niemożliwe było reagowanie w odpowiednim czasie i wprowadzanie korekt w procesie logistycznym, co doprowadziło do przekroczenia kosztów.
- Ręczne wprowadzanie danych do bazy skutkowało możliwością pomyłek logistyków, nieprawidłowymi danymi o lokalizacji pojazdów transportowych oraz niedoborami.
- Brak możliwości szybkiego dostosowania kierowców, co skutkowało niedoborami i opóźnieniami przy zmianie pojazdów, tras lub kierowców.
- Brak możliwości śledzenia online obecności kierowców, opóźnień, spóźnień i odchyleń od trasy.
Cele i priorytety projektu
Podczas serii spotkań wspólnie z klientem zdefiniowaliśmy cele biznesowe:
- Uzyskanie działającego zintegrowanego zautomatyzowanego systemu zarządzania transportem;
- Obniżenie kosztów logistycznych o 12% na 1 tonę transportowanych produktów;
- Spełnienie wymagań dotyczących poziomu obsługi klienta.
Po przyjęciu i wdrożeniu głównych zaleceń:
- Zautomatyzować proces planowania tras i zminimalizować wpływ czynnika ludzkiego w celu poprawy jakości, szybkości i dokładności procesu planowania tras.
- Poprawa poziomu obsługi klienta.
- Optymalizacja wykorzystania pojazdów i obniżenie kosztów transportu.
- Zwiększenie efektywności kontroli nad terminowością dostaw produktów do klienta.
- Wybór efektywnej trasy poprzez automatyczne porównanie tras planowanych i rzeczywistych.
Etapy
Etap 1
Etap przygotowawczy
W oparciu o wyniki ankiety przeprowadzonej wśród kierowników działów transportowo-magazynowych, handlowych i IT, a także zarządu firmy, przeanalizowaliśmy wszystkie procesy biznesowe mające wpływ na wdrożenie TMS i przedstawiliśmy rekomendacje dotyczące ich usprawnienia. Zidentyfikowano cele wdrożenia TMS i zmiany wymagane do osiągnięcia wyników.
Uzgodniono plan pracy, harmonogramy, obowiązki, kontrolę wdrożenia, listę ryzyk projektowych i konkretne kroki mające na celu ich złagodzenie.
Etap 2
Konfiguracja systemów
Wdrożyliśmy wymianę danych między systemem księgowym a TMS (zamówienia, dostępność pojazdów, plany tras), systemem kontroli ruchu a TMS (kontrola tras). Opracowaliśmy również oddzielną jednostkę analityczną, aby zapewnić szybki dostęp do wszystkich możliwych wskaźników (przekroczenia, koszty, jakość usług itp.).
Etap 3
Uruchomienie pierwszego zakładu
Odtworzyliśmy trasy z poprzedniego okresu w systemie TMS, aby skonfigurować podstawowe wskaźniki. Przeszkoliliśmy pracowników i wsparliśmy ich w pierwszym planowaniu. Przeprowadziliśmy planowaną i rzeczywistą analizę tras i dostosowaliśmy wskaźniki.
Etap 4
Skalowanie TMS do 2 kolejnych zakładów (Lwów i Winnica) oraz cross-docków.
Postęp projektu
- Tworzenie kont i przyznawanie dostępu użytkownikom systemu na podstawie różnych uprawnień.
- Tworzenie tras za poprzedni okres w celu prawidłowej i najdokładniejszej konfiguracji systemu: charakterystyka czasu rozładunku jednego kilograma produktów, charakterystyka prędkości punktów sprzedaży i kierowców (każdy punkt sprzedaży ma indywidualne cechy, które wpływają na prędkość rozładunku; każdy pojazd ma dodatkowe cechy dotyczące załadunku i prędkości).
- Przeszkolenie wszystkich użytkowników, w tym logistyków/dyspozytorów, w zakresie systemu, analizy współczynników planu i raportowania.
- Pomoc i wsparcie w tworzeniu pierwszych tras.
- Uruchomienie około 80 pojazdów w jednym zakładzie we Lwowie w trybie trasowania statycznego z możliwością częściowego lub pełnego przejścia na dynamiczne planowanie tras.
- Konsultacje dotyczące pracy w systemie, konfigurowanie procesów biznesowych.
- Przekazanie projektu do wsparcia technicznego.
Rozwiązanie ABM Rinkai TMS dla Hlibprom
Wyniki wdrożenia ABM Rinkai TMS
Hlibprom jest pierwszą firmą na Ukrainie, która korzysta z dynamicznego routingu dostaw produktów.
Wskaźniki jakościowe
- W pełni zautomatyzowaliśmy proces planowania tras i zminimalizowaliśmy wpływ czynnika ludzkiego w celu poprawy jakości, szybkości i dokładności procesu planowania tras.
- Zoptymalizowaliśmy wykorzystanie pojazdów i znacznie obniżyliśmy koszty transportu.
- Poprawiono poziom obsługi klienta dzięki wprowadzeniu powiadomień o czasie dostawy i wykorzystaniu danych z listów przewozowych.
- Wzrosła efektywność kontroli terminowości dostaw produktów do klienta. Teraz logistyk kontroluje realizację trasy pod względem czasu i kolejności w jednym interfejsie.
- Zautomatyzowaliśmy proces monitorowania odchyleń od trasy, co znacznie zmniejszyło przebieg w stosunku do zaplanowanej odległości.
- Stworzyliśmy wiarygodne raporty oparte na planowanych danych GPS, aktualizowanych dzień po dniu.
Wdrożyliśmy moduł analityczny:
- plan/fakt dla każdego pojazdu, trasy i oddziału jako całości;
- kontrola kosztów, rentowność punktów dostawy;
- ocena kierowców;
- geografia klientów;
- śledzenie jakości usług;
- raportowanie przyczyn przekroczeń.
Wskaźniki ilościowe
W zakładzie pilotażowym, porównując dane z lipca 2021 r. i lutego 2023 r.
- liczba tras dziennie spadła o 17%;
- średni czas trwania lotu zmniejszył się o 10%.
- Zużycie paliwa zmniejszyło się o 7% ze względu na redukcję przekroczeń.
- koszty przewoźnika zmniejszyły się o 100%, ponieważ możliwe stało się przewiezienie całego wolumenu własną flotą dzięki lepszemu personelowi i bardziej optymalnym trasom;
W drugim zakładzie, porównując dane za grudzień 2021 r. i luty 2023 r:
- całkowita liczba tras dziennie spadła o 31%;
- liczba zaangażowanych kierowców spadła o 12%;
- całkowity przebieg pojazdów własnych zmniejszył się o 1%, a przewoźnika o 28%;
- koszty przewoźnika spadły o 38 proc;
- koszty paliwa spadły o 5%;
- średni czas trwania podróży zmniejszył się o 20%.
W trzecim zakładzie, porównując dane za maj 2022 r. i luty 2023 r.
- łączna liczba kilometrów przejechanych przez przewoźnika spadła o 8%;
- koszt wynajętej floty zmniejszył się o 4%;
- średni czas trwania lotów zmniejszył się o 11%.
Opinie klientów
Staramy się być najbardziej zaawansowanym przedsiębiorstwem w branży chlebowej. Oczywiście wymaga to optymalizacji naszych procesów logistycznych. Dzięki systemowi ABM Rinkai TMS udało nam się przenieść dostawę naszych produktów na zupełnie nowy poziom. Pierwsze rezultaty zauważyliśmy natychmiast po wdrożeniu. Byliśmy w stanie obniżyć koszty dostaw i poprawić okna czasowe. Podczas projektu znacząco zmieniliśmy nasze wewnętrzne procesy, częściowo upraszczając i usuwając niepotrzebne, co zwiększyło elastyczność we wdrażaniu dalszych zmian.
Po wdrożeniu systemu byliśmy w 100% przekonani, że TMS jest koniecznością dla firm produkujących pieczywo. Ponieważ posiadamy dużą flotę pojazdów własnych i wynajmowanych, optymalizacja logistyki znacząco obniża koszty jej użytkowania.
Chciałbym również zwrócić uwagę na pracę zespołu wdrożeniowego ABM Rinkai TMS. Cały projekt był pod stałym nadzorem ekspertów. Jestem pewien, że to właśnie pomogło nam osiągnąć imponujące wyniki.
Roman Suk
kierownik projektu