Час реорганізувати систему управління запасами: 8 індикаторів для ритейлера

Незалежно від того, якими інструментами ви користуєтесь для управління запасами в вашій роздрібній мережі (спеціалізованою системою, ERP або навіть Excel), рано чи пізно ви можете потребувати змін. Коли недоліки існуючої системи починають проявляти себе, це призводить до утворення «мертвих» запасів, збоїв у постачанні, незадовільних результатів промо-кампаній і не тільки. Головне — вчасно зафіксувати ці проблеми, виявити причини та знайти ефективні рішення, впровадження яких стимулюватиме розвиток компанії та ріст прибутку.

В цій статті зібрані 8 основних індикаторів того, що компанія терміново потребує змін у системі управління запасами. Також ми розглянемо ключові зміни в бізнес-процесах, які можуть допомогти у вирішенні цих задач.

1. Ви не задоволені рівнем оборотності запасів

Товари затримуються на складі занадто довго перед тим, як будуть продані? Низький коефіцієнт оборотності, зазвичай, може бути викликаний сукупністю факторів: низький попит на певні SKU, неефективне планування закупівель, не враховані сезонні коливання попиту тощо. Низька оборотність завжди призводить до зайвих витрат на зберігання запасів, втрати коштів через псування товару, уцінку та списання товару.

Якщо ви бачите цю проблему в своїх магазинах, це означає, що існуюча система управління запасами не забезпечує ефективну координацію між плануванням, закупівлями та реалізацією. Ритейлер має підвищити точність замовлень, удосконаливши процеси прогнозування попиту та збору достовірної аналітики. Тому що утворення надлишків або нестача товарів, зазвичай, виникає тоді, коли ритейлер неправильно оцінює рівень попиту. Це може бути викликано як локальними, так і макроекономічними причинами.

За даними аналітиків DA Davidson, в результаті різкого зростання попиту в період пандемії більшість роздрібних торговців у 2022 році зіткнулися з безпрецедентним надлишком запасів, який обтяжував їх роботу. Великі мережі, які продають товари для дому, одяг та електроніку, наразі активно скорочують рівень запасів. Так, Walmart вже зменшив запаси у своїх магазинах у США на 9 %, звільнивши сотні мільйонів доларів зі свого балансу та відкривши простір в ланцюгах поставок.

Збалансувати рівень оборотності запасів можна за допомогою спеціалізованого програмного забезпечення. Наприклад, рішення ABM Inventory, яке працює на базі штучного інтелекту, має для цього всі необхідні інструменти:

• Глибока аналітика ефективності асортименту з урахуванням постачальників, особливостей реалізації кожної SKU та коливань попиту.
• Модуль прогнозування, який дозволяє точно оцінити поточний і майбутній попит на товари.
• Планування закупівель з урахуванням коефіцієнтів сезонності та ситуації на ринку.

2. На ваших полицях часто не вистачає товарів

Клієнти починають звертати увагу на те, що їх улюблених товарів постійно немає в наявності? Відсутність популярних SKU неминуче призводить до втрати потенційних продажів. Клієнти можуть бути вимушені обирати альтернативні товари або навіть відмовлятися від покупки. Це може також створити негативне враження про магазин та призвести до втрати лояльності постійних клієнтів.

Низький рівень наявності може бути наслідком неефективного контролю над запасами, незбалансованого планування поставок та відсутності якісного аналізу асортименту. Часто це відбувається в категорії свіжих товарів, які мають постійно оновлюватися: менеджер закуповує менше, щоб не допустити надлишків прострочених товарів. В результаті покупці бачать порожні полиці наприкінці дня і залишаються незадоволеними. Також це може бути результатами помилок менеджерів, які просто забули внести в систему інформацію про необхідність поповнити запаси певних товарів.

За результатами мережі “Дивоцін” після впровадження системи управління запасами ABM Cloud доступність підключених продуктів зросла на 10,8%, оборотність підключених продуктів прискорилася на 23,08% (з 45,5 до 35,0 днів), у категорії фреш — на 18,84% (з 6,9 до 5,6 днів).

Якщо ви зіштовхнулись з цією проблемою, можливо, настав час для переходу на «розумне» програмне забезпечення, яке має необхідний функціонал для контролю над наявністю товарів, як в ABM Inventory:

• Автоматичне визначення «драйверів» продажу та зайвих товарів, які треба вилучити з асортименту.
• Система управління запасами з урахуванням терміну придатності, домовленостей з постачальниками, типу упаковки, слотів доставки вантажів тощо.
• Система автоматичного замовлення, яка створює та надсилає запити постачальникам або на склад без будь-якого ручного втручання.

3. Ви помічаєте велику кількість «мертвих» запасів

Якщо ви помітили велику кількість «мертвих» запасів, скоріш за все, настав час внести зміни в існуючу систему управління. «Мертві» запаси створюють значні проблеми для бізнесу, тому що займають місце на складі. Більш того, вони можуть призвести до суттєвих збитків, бо такі товари часто доводиться продавати зі знижками на вимушених розпродажах або навіть викидати.

Якщо ви користуєтесь спеціалізованою системою, вона повинна попередити появу «мертвих» запасів. Так, рішення ABM Inventory допомагає знаходити зайві товари, припиняти замовлення, м’яко виводити їх з асортименту та шукати більш вдалі альтернативи. ПЗ також допоможе вирішити проблему з вже наявними «мертвими» запасами та організувати процес розпродажу.

4. Ви не задоволені результатами проведених промо-кампаній

Невдачі у рекламних кампаніях можуть бути викликані рядом факторів, таких як недостатня підготовка, некоректне прогнозування попиту, перетинання акцій чи недоліки у виконанні поставок. Розглянемо ці фактори детальніше:

• Недостатня підготовка до рекламної кампанії.

  Це може спричинити незадовільну наявність акційного товару або неможливість реалізувати всі необхідні заходи протягом періоду акції. Важливо точно розрахувати час на планування та розгортання кампанії, а також перевести рутинні задачі в автоматичний режим, зменшуючи навантаження на менеджерів. Так, функціональний блок для товарного просування ABM Promo автоматично розрахує необхідний рівень запасів для рекламної акції та попередить про помилки, які можуть негативно вплинути на результат.

• Кілька акцій перетинаються та конкурують між собою.

  Деякі акції можуть заважати перебігу інших. Крім того, менеджерам важко самостійно контролювати кілька акцій одночасно, тому вони часто допускають помилки. Щоб цього не сталося, варто використовувати зручний акційний календар. В системі ABM Cloud всі акції зібрані в одній консолі. Можна переглядати результати минулих, поточних та запланованих кампаній та відслідковувати результати їх перебігу.

• Некоректний прогноз попиту.

  Якщо ритейлер неправильно оцінив очікувану кількість продажів під час рекламної кампанії, це може призвести до утворення надлишків запасу або, навпаки, недостатньої кількості товару на полицях. Важливо робити розрахунки запасів на основі аналізу попиту, історії продажів продукту і даних про продажі аналогів або подібних продуктів — все це дозволяє робити спеціалізоване програмне забезпечення.

Якщо ваші промо-акції не приносять очікуваного результату, можливо, час переглянути підхід до управління запасами. Ефективна система повинна надавати можливість ретельно планувати активність, аналізувати фактори впливу і розробляти стратегії, які допоможуть уникнути невдач у майбутньому.

5. Ваші менеджери витрачають багато часу на оформлення замовлень

Щоб вирішити цю проблему, можна перевести рутинне оформлення замовлень в автоматичний режим і дати змогу менеджерам зосередитись на вирішенні більш важливих завдань. Крім того, автоматизація запобігає виникненню «ручних» помилок, які призводять до надлишків та нестачі товарів.

Використовуючи систему замовлення ABM Inventory, ритейлер може автоматично створювати та надсилати замовлення зовнішнім постачальникам або на склад без будь-якого втручання співробітників. Така автоматизація, як показує досвід клієнтів ABM Cloud, дозволяє реорганізувати відділ, зменшити кількість працівників та вивільнити значну частину ресурсів, направивши їх у маркетинг або інвестиції.

6. Вам недостатньо даних для глибокого аналізу показників управління запасами

Відсутність достовірної та глибокої аналітики може призвести до невиправданого витрачання ресурсів та ситуації, коли ритейлер не здатен дати чітку оцінку ефективності управління запасами. Якщо ваша поточна система не надає інформації, необхідної для покращення бізнес-процесів мережі, варто замислитись про вдосконалення.

Нова система повинна забезпечити докладну звітність для прийняття обґрунтованих рішень. Так, аналітичний модуль ABM Inventory надає інструменти аналітики для відстеження динаміки продажів, ефективності формування та використання запасів. Це не просто набір зручних звітів, а повна діагностика ваших бізнес-процесів та потужний драйвер продуктивності бізнесу.

7. Вас не влаштовує, коли період відстрочки платежу менший за середній період реалізації запасів

Якщо ви не встигаєте реалізувати наданий постачальником товар до кінця періоду відстрочки — це означає, що гроші потрібно сплатити раніше, ніж вони повернуться вам від продажу. Такі ситуації є небажаними для ритейлерів, які прагнуть покращити оборотність капіталу, зменшити ризики та забезпечити більш надійний прибуток.

Спеціалізоване програмне забезпечення допоможе визначити оптимальний запас товарів на складі, а також розробити стратегію просування товарів, щоб зменшити період реалізації. Таким чином, ритейлер може знизити ризик недостатньої ліквідності, забезпечити кращу оборотність товарів та швидке повернення грошей з продажу товарів.

За результатами проєктів ABM Cloud, завдяки впровадженню системи ABM Inventory оборотність запасів покращується в середньому на 30 %.

8. Ви не задоволені рівнем взаємодії з постачальниками

Будь-який досвідчений ритейлер знає, що взаємодія з постачальниками повна викликів. Тому наявної системи з управління запасами буде недостатньо, якщо ви не можете в повній мірі контролювати постачальників на предмет своєчасності та коректності поставок. Ви можете зіштовхуватися з наступними проблемами:

• несвоєчасні поставки;
• товар часто приходить в неналежній кількості;
• помилки в замовленнях, ви отримуєте не той товар;
• товар приходить пошкодженим, неправильно упакованим тощо.

Всі ці ситуації мають бути зафіксовані та проаналізовані. Якщо ви ніяк не можете вплинути на дії постачальника, завдяки аналізу попередніх поставок можна прийняти більш обгрунтоване рішення. Наприклад, відмовитись від постачальника або домовитись з ним про кращі умови, обгрунтовуючи це чіткою статистикою минулих поставок.

Для врегулювання співпраці з постачальниками ви можете використовувати систему ABM Cloud, яка дозволяє прозоро оцінити надійність кожного партнера. Графіки аналітичного модуля відображають інформацію про замовлення за кількістю та вартістю, частку постачальника в закупівлях і продажах магазину або всієї мережі. Інструменти софту також включають:

• Розрахунок індексу надійності постачальника (ІНП) та його врахування при формуванні замовлень.
• Оптимізацію замовлення з урахуванням умов постачальника.
• Перевірку правильності замовлення, яка запобігає появі небажаних помилок.
• Автоматичну відправку замовлення в залежності від налаштувань, обраних для конкретного постачальника.

Підбиваємо підсумки

Якщо ритейлер регулярно зіштовхується з розглянутими проблемами або навіть з однією з переліку, це може вказувати на потребу в реорганізації системи управління запасами. Навіть якщо ви вже використовуєте спеціалізоване програмне забезпечення для налагодження бізнес-процесів мережі, цього може не вистачати для ефективного та оптимізованого управління запасами. Обрана система має передбачати гнучкість, можливість розвитку та адаптації до змін на ринку чи в самій мережі — від цього напряму залежить успіх будь-якого бізнесу.