7 етапів успішної автоматизації фінансових процесів

Автоматизація фінансових процесів є ключовим фактором підвищення ефективності та конкурентоспроможності сучасних підприємств. Впровадження рішень, таких як Farseer або ABM Finance, дозволяє оптимізувати управління фінансами, зменшити ризики та покращити прозорість операцій. Однак успішна реалізація таких проєктів вимагає ретельного планування та дотримання певних кроків не тільки зі сторони інтегратора, а й зі сторони замовника.

Багато компаній відкладають автоматизацію через страх перед складністю впровадження, опір персоналу або необхідність значних витрат. Проте досвід показує, що якісне впровадження автоматизованих рішень дозволяє компаніям зосередитися на стратегічних завданнях, зменшити людський фактор у помилках та підвищити загальну продуктивність.

Етап 1: Підтримка топменеджменту: фундамент успіху

Для успішного впровадження автоматизації фінансів необхідна активна підтримка топменеджменту. Керівники повинні розуміти стратегічну важливість проєкту та бути готовими інвестувати не лише фінансові ресурси, а й людські. Без цього ініціатива може зіткнутися з опором або браком необхідних ресурсів. Крім того, залучення керівництва підвищує рівень мотивації команди та спрощує процес прийняття рішень.

Етап 2: Вибір системи: інвестиція в майбутнє

Ринок пропонує різноманітні рішення для автоматизації фінансів. Важливо обрати продукт, який відповідає потребам вашого бізнесу та легко інтегрується з наявними у вашій компанії системами. Під час вибору системи звертайте увагу на її гнучкість, можливості масштабування, функціонал, підтримку з боку розробника та наявність успішних кейсів у вашій галузі.

Як обрати систему для свого бізнесу

Правильно підібрана система допомагає автоматизувати взаємодію з клієнтами, зберігати фінансові дані та аналізувати ефективність бізнесу. 

Ключові пункти вибору системи:

• Визначення цілей автоматизації.
• Вибір між локальним та хмарним рішенням.
• Масштабованість системи.
• Інтеграція з іншими програмами.
• Гнучкість налаштувань.
• Безпека даних.
• Простота використання.
• Вартість володіння.
• Репутація постачальника.

Також важливо обрати систему для поєднання фінансових даних із загальними бізнес-процесами компанії. Це допоможе покращити взаємодію між відділами та забезпечити єдиний підхід до управління фінансами. 

Розгляньмо можливості таких консолідуючих платформ, як Farseer або ABM Finance, які зарекомендували себе як надійні інструменти для управління фінансовими процесами.

Farseer – є хмарною системою яка дозволяє прогнозувати фінансові потоки та розробляти різні сценарії розвитку бізнесу на основі даних. Це дає змогу компаніям приймати обґрунтовані фінансові рішення та адаптувати стратегії до змін на ринку в короткі терміни. 

ABM Finance – є локальним рішенням яке забезпечує повний контроль над витратами, управління бюджетами в реальному часі та інтеграцію з усіма бухгалтерськими системами, що значно підвищує ефективність фінансового менеджменту.

Етап 3: Формування компетентної команди 

Успіх проєкту залежить від  команди  з обох боків – як Замовника, так і Виконавця.  В складі команди мають бути  фінансові аналітики, ІТ-спеціалісти, бізнес-аналітики та Project менеджери з досвідом впровадження подібних рішень. 

Окрім зовнішніх спеціалістів, необхідно залучати внутрішні ресурси. Вони допоможуть оцінити стан поточних бізнес-процесів, долучитися до розробки ефективної стратегії. Спільна робота всіх цих фахівців забезпечить комплексний підхід до вирішення завдань та адаптацію системи під потреби компанії. 

Координація проєкту потребує призначення проєктного менеджера з кожної сторони.  Зі сторони замовника, цей фахівець має  розуміти внутрішні процеси компанії, мати відповідні повноваження для керування. Це необхідно для вчасного надання інформації, комунікації між різними відділами, своєчасного виконання поставлених завдань. Тобто ваш ключовий спеціаліст буде задіяний в процесі інтеграції на 80% і всього на 20% у рутинних справах компанії. 

Етап 4 : Розробка методології

Перш ніж зводити будинок, створюють креслення: із розрахунками, комунікаціями, планом розміщення. Без цього навіть найдорожчі матеріали не гарантують результату.
Так само і в автоматизації фінансів — методологія є фундаментом, на якому будується система управління.

Саме гнучка, продумана методологія дозволяє забезпечити прозорість, оптимізацію процесів і узгодженість усіх фінансових потоків.

Без чіткої структури виникає хаос: дані дублюються, вводяться вручну, звіти — неповні або несвоєчасні. Це ускладнює ризик-менеджмент та знижує ефективність прийняття рішень.

Щоб цього уникнути, досвідчені бізнес-аналітики аналізують усі процеси, звіти, реквізити — і будують управлінську модель, яка відповідає логіці бізнесу та його потребам:

• план рахунків
  
• аналітики (види діяльності, статті, контрагенти, проєкти тощо)
  
• фінансова структура (ЦФВ)
  
• вимоги до первинних даних
  
• алгоритми побудови звітності
  
• форми введення та регістри зберігання
  

Завдяки цьому компанія отримує єдину точку істини — чітку та data-driven систему, яка легко адаптується до змін і сприяє операційній досконалості.

Методологія, розроблена до старту цифровізації, дозволяє впровадити рішення найоптимальнішим шляхом та забезпечити високий ROI автоматизації.

Етап 5: Підготовка та структуризація даних, впровадження 

Автоматизація вимагає наявності якісних та впорядкованих даних. Саме цей пункт стає каменем перепони для багатьох компаній, тому що неможливо автоматизувати “хаос” – це буде “автоматизований хаос”. 

Після розробки методології  необхідно провести ретельну роботу по приведенню даних у відповідність вимогам. Наявність дубльованих або застарілих даних може стати значною перешкодою для ефективної автоматизації, тому їхнє своєчасне усунення є критично важливим. 

Під час впровадження необхідно активно тестувати систему на кожному етапі.  

Будьте готові вносити зміни в функціонал, якщо це не порушує модель.  

Після розробки не зволікайте  з процесом переходу в продуктивну експлуатацію. Як показує практика залучення співробітників набагато вище на ранніх етапах проєкту. Ближче до кінця проєкту продуктивність падає. 

Етап 6: Навчання та адаптація персоналу

Впровадження нових технологій потребує не лише навчання, а й зміни підходу до роботи. Співробітники мають не просто знати, як користуватись системою, а розуміти її бізнес-цінність та бути мотивованими використовувати її. 

Звертайте увагу на наявність навчальних програм для співробітників, проводьте практичні заняття та забезпечуйте підтримку на етапі адаптації. Це мінімізує ризики помилок та підвищить загальну ефективність роботи.

Завдяки автоматизації збору даних, ваші фінансисти перестають витрачати час на рутинну роботу, таку як зведення таблиць і пошук помилок. Тепер вони можуть зосередитися на стратегічному аналізі: виявляти тенденції, прогнозувати ризики та можливості, розробляти  сценарії “Що якщо” розвитку бізнесу.

Етап 7: Супровід та оновлення фінансової системи після впровадження

Автоматизація — це не про “встановили й забули”, а постійний процес вдосконалення. Щоб система залишалась ефективною, її потрібно супроводжувати, оновлювати та адаптувати до змін у бізнесі, законодавстві чи внутрішніх процесах.

Що важливо:

• Регулярний моніторинг допомагає виявляти збої, слабкі місця та потенціал для оптимізації.
• Налагоджена аналітика та та ключові показники ефективності дають змогу об’єктивно оцінювати результат.
• Організований внутрішній центр компетенції забезпечує сталу експертизу всередині компанії — підтримку, навчання, впровадження нових процесів і контроль якості роботи системи.

Так ви не просто «обслуговуєте» автоматизацію, а перетворюєте її на живий інструмент, який росте разом із бізнесом.

Висновок:

Дотримання цих етапів дозволить вашій компанії успішно автоматизувати фінансові процеси, підвищити прозорість операцій, мінімізувати ризики та досягти операційної досконалості.

Правильно побудовані процеси на старті проєкту забезпечують гнучкість і масштабованість системи. У міру зростання бізнесу вам не доведеться шукати нове рішення або запускати автоматизацію заново — достатньо масштабувати існуючу модель, додаючи нові ЦФВ, аналітики чи процеси без втрат часу та бюджету.

Автоматизація — це інвестиція у майбутнє вашої компанії, яка зміцнює її стабільність та конкурентоспроможність на ринку.