Управлінський облік: переваги, цілі, завдання, етапи впровадження

Що таке управлінський облік

Управлінський облік — це система збору, обробки, аналізу та інтерпретації інформації, необхідної для прийняття управлінських рішень на всіх рівнях компанії. Простими словами, управлінський облік — це внутрішній інструмент контролю, планування та аналізу, що дозволяє власникам і менеджерам бачити реальну картину бізнесу, приймати обґрунтовані рішення та ефективно управляти ресурсами.

На відміну від фінансового обліку, який є обов’язковим за законом, облік управлінської діяльності не регулюється державними стандартами і налаштовується відповідно до потреб конкретної компанії. Це означає, що його структура, методи та звітність розробляються з урахуванням цілей і завдань бізнесу.

Що входить в управлінський облік?

До управлінського обліку на підприємстві включаються:

• аналіз витрат і доходів у різних розрізах;
• планування бюджету та контроль його виконання;
• розрахунок собівартості;
• оцінка інвестиційних напрямків;
• прогнозування та моделювання різних сценаріїв;
• моніторинг KPI та фінансового стану;
• підготовка звітності у необхідній деталізації та періодичності.

Таким чином, управлінський облік — це не просто набір звітів, а цілісна система управління результатами компанії. Сучасні рішення дозволяють оптимізувати ці процеси, забезпечуючи бізнес даними управлінського обліку в режимі онлайн.

Переваги ведення управлінського обліку

Переваги управлінського обліку особливо помітні в умовах нестабільної економіки, зростання конкуренції та необхідності приймати рішення швидко й точно. Компанії, які впровадили управлінський облік, отримують потужний інструмент для контролю, аналізу та прогнозування, що дозволяє їм значно підвищити ефективність роботи та знизити витрати.

Основні переваги:

• Достовірні та оперативні дані — управлінський облік дозволяє отримувати актуальну інформацію про стан бізнесу в розрізі продуктів, підрозділів, клієнтів, каналів збуту та інших параметрів.
  
• Підвищення прозорості — за допомогою гнучкої звітності можна детально аналізувати рух грошових коштів, структуру витрат, прибутковість напрямків і приймати обґрунтовані управлінські рішення.
  
• Гнучкість обліку — відсутність регламентованих стандартів дає можливість адаптувати систему під цілі та завдання конкретної компанії, оптимізувати структуру даних та аналітики.
  
• Можливість швидко реагувати на зміни ринкової ситуації, оперативно приймати стратегічні й тактичні рішення.
  
• Підвищення контролю над бізнес-процесами та внутрішніми потоками, зокрема через ведення платіжного календаря та управління грошовими потоками.
  
• Автоматизація бюджетування та консолідація звітності з різних джерел даних значно економить ресурси.

Таким чином, впровадження та регулярне використання управлінського обліку на підприємстві допомагає керувати компанією більш усвідомлено, прозоро та ефективно. Це особливо важливо для середніх і великих компаній, де обсяг даних значний, а ціна помилки — висока.

 

Кейс: Проблематика торговельної мережі з декількома регіональними підрозділами

У компанії виникла серйозна проблема з управлінським обліком, яка стала відправною точкою до трансформації:

• Дані збиралися вручну з декількох баз 1С і Excel
• План і факт знаходилися в різних джерелах
• Зведений звіт формувався раз на місяць, вручну, часто з помилками
• Товарний облік не був пов’язаний з фінансовим

У якийсь момент в Excel просто не вистачило колонок, щоб вмістити всю інформацію по ТТ. Відсутність єдиної системи заважала оперативному управлінню та масштабуванню бізнесу.

Після впровадження ABM Finance:

• Всі дані — в єдиному джерелі
• Автоматизація скоротила ручну працю на 70%
• З’явилася фінансова прозорість по кожному напрямку
• Команда переглянула асортиментну політику,  оптимізувала логістику, змогла оперативно приймати рішення щодо функціонування ТТ

Різниця між фінансовим і управлінським обліком

Щоб зрозуміти, що таке управлінський облік, важливо відрізняти його від бухгалтерського обліку, який найчастіше асоціюється з фінансовим (регламентованим) обліком. Обидва види обліку необхідні для ведення бізнесу, але виконують різні завдання та базуються на різних підходах.

Фінансовий облік — це обов’язковий вид обліку, який ведеться відповідно до законодавчих і нормативних вимог (МСФЗ, НП(С)БО тощо). Він відображає фінансовий стан компанії на звітну дату для зовнішніх користувачів: податкових органів, інвесторів, банкірів. Включає первинний документообіг, стандартизовані форми звітності: Баланс, Звіт про прибутки та збитки, Звіт про рух грошових коштів.

Управлінський облік — це внутрішня система збору та аналізу інформації, яка необхідна для оперативного прийняття управлінських рішень. На відміну від бухгалтерського обліку, він не обмежений регламентами і дозволяє компанії самостійно обирати структуру звітності, методи аналізу та рівень деталізації.

 Ключові відмінності

Критерій	Фінансовий облік	Управлінський облік
Мета	Звітність для зовнішніх користувачів	Підтримка внутрішніх управлінських рішень
Регламентація	Встановлена законодавчо	Гнучка структура за потребами бізнесу
Періодичність	Щомісячно, щоквартально, щорічно	За потреби: щодня, щотижня тощо
Форма звітності	Стандартизована	Гнучка, адаптована
Основні користувачі	Держава, інвестори, аудитори	Керівництво, менеджери, власники
Дані	Історичні	У тому числі прогнозні

Таким чином, різниця між фінансовим і управлінським обліком полягає не лише у формі звітності, а й у підходах, завданнях, цілях та методах аналізу.

Цілі управлінського обліку

Розуміння цілей управлінського обліку допомагає керівництву визначити, яку саме інформацію необхідно збирати і як її використовувати для досягнення стратегічних цілей компанії. На відміну від фінансового обліку, управлінський орієнтований на внутрішні процеси та оперативне управління ресурсами.

Основні цілі управлінського обліку включають:

Забезпечення керівництва достовірною та своєчасною інформацією для прийняття рішень

Однією з ключових цілей управлінського обліку є формування повної та актуальної картини фінансового стану компанії. Така інформація дозволяє керівникам швидше реагувати на зміни та приймати обґрунтовані рішення. Дані управлінського обліку враховують специфіку бізнесу і відображають саме ті показники, які є важливими в конкретній ситуації.

Кейс: Чому важлива швидкість отримання фінансових даних?

В одній з торговельних мереж не було видно збитковості торгових точок.

Реальну картину щодо виручки та витрат команда отримувала лише через 2 місяці — коли збитки вже накопичувалися.

Проблематика:

• Розподіл непрямих витрат займав тижні
• Не було прозорості щодо ефективності каналів і регіонів
• Рішення приймалися запізно, на основі неповних даних

Після впровадження ABM Finance:

• Звітність формується в режимі, близькому до реального часу
• Видна рентабельність кожної ТТ і напрямку
• Перерозподілені бюджети і оптимізована структура витрат

Підвищення прозорості бізнесу і контроль фінансових потоків

Облік управлінської діяльності дозволяє планувати, а потім відстежувати рух коштів, оцінювати ефективність використання ресурсів і оперативно виявляти відхилення. Це особливо важливо для компаній з розподіленою структурою і великою кількістю центрів відповідальності.

Моніторинг і прогнозування змін у бізнес-показниках

Управлінський облік включає в себе методи аналізу, які дозволяють не тільки фіксувати поточний стан, але і будувати прогнози. Це дає можливість оптимізувати бізнес-модель, підвищити стійкість компанії до змін зовнішнього середовища і підвищити ефективність прийняття рішень.

Формування звітності для стратегічного планування

Формати управлінської звітності формуються залежно від цілей компанії. Вони можуть включати KPI, порівняльний аналіз план-факт, деталізацію за проектами, підрозділами або продуктами. Такий підхід сприяє оптимізації управління та довгостроковому плануванню.

Основні завдання управлінського обліку

Якщо цілі управлінського обліку визначають напрям розвитку компанії, то завдання — це конкретні дії та процеси, які необхідно реалізувати для досягнення цих цілей. Ведення управлінського обліку на підприємстві дозволяє не просто збирати дані, а аналізувати їх у розрізах, важливих для бізнесу, і застосовувати отримані інсайти для підвищення ефективності.

Аналіз витрат у звітному періоді

Це ключове завдання, яке дозволяє оцінити, наскільки ефективно компанія використовує свої ресурси. Такий аналіз допомагає визначити, де виникають перевитрати, і які статті витрат потребують оптимізації.

Аналіз витрат за конкретними продуктами або напрямами діяльності

Цей підхід дозволяє глибше зрозуміти структуру витрат, виявити низькомаржинальні продукти чи напрями, та ухвалювати рішення щодо пріоритизації інвестицій.

Розрахунок собівартості

Первинний облік витрат і правильний розподіл непрямих витрат відіграють важливу роль у коректному розрахунку собівартості. Це особливо актуально для виробничих і проєктних компаній.

Визначення пріоритетних інвестицій та напрямів діяльності

Завдяки детальному аналізу бізнес-показників і даних управлінського обліку керівництво може обґрунтовано обирати напрями для розвитку й масштабування.

Прогнозування як ситуації на ринку, так і всередині компанії

Методи управлінського обліку включають побудову різних сценаріїв, що дозволяє компанії бути готовою до можливих ризиків і швидко адаптуватися до змін.

Контроль усіх бізнес-процесів

Добре вибудований облік управлінської діяльності забезпечує прозорість і контроль на всіх рівнях: від окремих підрозділів до всієї компанії.

Підготовка сценаріїв дій на будь-який розвиток подій

Розробка альтернативних стратегій та сценаріїв дій робить компанію більш стійкою до зовнішніх і внутрішніх шоків. Це особливо важливо в умовах нестабільної економіки.

Швидке ухвалення стратегічних рішень залежно від умов

Доступ до актуальної інформації та її візуалізація у вигляді звітів і дашбордів дозволяють керівникам приймати рішення не інтуїтивно, а на основі достовірних даних.

Етапи впровадження управлінського обліку

Перехід до системного управлінського обліку — це не разовий захід, а покроковий процес, який потребує стратегічного підходу та залучення ключових працівників компанії. Важливо розуміти, що таке управлінський облік і які етапи необхідно пройти, щоб його впровадження дало очікуваний результат. Нижче наведено основні етапи, на яких ґрунтується успішна реалізація.

Аналіз поточного стану бізнесу

Перед початком необхідно провести аудит чинних бізнес-процесів, виявити слабкі місця та зрозуміти, які дані вже збираються, а яких не вистачає. Це дозволить уникнути дублювання та зрозуміти, як оптимізувати управління ресурсами.

Постановка цілей і завдань обліку

На цьому етапі керівництво визначає, яких саме цілей має досягти управлінський облік: від підвищення ефективності підрозділів до забезпечення повної прозорості фінансового стану компанії. Визначення цілей безпосередньо впливає на архітектуру облікової системи та вибір інструментів.

Опис і регламентація бізнес-процесів

Створюється карта процесів, формалізуються дії співробітників, описуються потоки даних. Це критично важливо для побудови надійної та масштабованої системи.

Вибір і налаштування інструментів обліку

Залежно від специфіки бізнесу обирається програмне забезпечення. Наприклад, система управління фінансами ABM Finance ідеально підходить для комплексного управлінського обліку та бюджетування. На цьому етапі створюється структура звітності, налаштовуються аналітики, показники й форми введення даних, меппінг та консолідація даних.

Формування звітності

Створюються шаблони управлінської звітності — P&L, Cash Flow, Баланс, звіти за підрозділами, напрямами та проєктами. Важливо враховувати потреби різних рівнів управління — від операційного до стратегічного.

Навчання персоналу

Ключ до успішного впровадження — це не лише правильні процеси, а й обізнаний персонал. Співробітники мають розуміти, як вести управлінський облік, які показники відстежувати та як інтерпретувати дані.

Пілотний запуск і коригування

На цьому етапі система тестується на обмеженому обсязі даних або в межах одного підрозділу. Проводиться перевірка коректності розрахунків і повноти інформації. За результатами можливі доопрацювання та уточнення методології.

Повноцінний запуск і супровід

Після успішного пілотного запуску система масштабується на всю компанію. Надалі вона потребує супроводу, розвитку та періодичного оновлення залежно від змін бізнес-середовища й вимог.

Кейс: Неузгоджене бюджетування та дублювання даних

Компанія зі структурою в 5 філій вела управлінський облік вручну.

Звіти збиралися в Excel, бюджетування узгоджувалося через Email. Підрозділи планували тільки доходи або витрати, а скарбники — рух ДС. Ці дані не синхронізувалися, через що план і бюджет розходилися.

На етапі методологічного аудиту виявили:

• 30% роботи з внесення даних дублюються
• Платіжний календар не відображає реальної касової позиції

Після впровадження ABM Finance:

• Автоматизовано збір даних, бюджетування та P&L по філіях
• Налаштований платіжний календар і звіти в одному вікні
• Вдалося усунути ручну працю і домогтися повної фінансової синхронізації

– Шлях від аудиту до першого запуску у філії – 4 місяці

– Компанія отримала прозору систему, якою можна керувати та масштабувати

Вимоги до системи управлінського обліку

Ефективна система управлінського обліку — це не просто набір таблиць і звітів. Це гнучкий, технологічний інструмент, що допомагає керівництву швидко приймати рішення, спираючись на актуальні дані. Розглянемо, що входить в управлінський облік з точки зору вимог до системи:

1. Актуальність і повнота даних

Дані управлінського обліку мають бути точними, своєчасними та доступними в режимі онлайн. Це дозволяє бачити фінансовий стан компанії «тут і зараз», не чекаючи закриття періоду.

2. Гнучкість і адаптивність

Система повинна легко адаптуватися до змін у бізнесі: запуск нових напрямів, зміна організаційної структури, коригування KPI. Можливість багатосценарного моделювання та аналізу «план-факт» — обов’язкова вимога.

3. Інтеграція з іншими обліковими системами

Щоб управлінський облік на підприємстві був повним і достовірним, система повинна інтегруватися з бухгалтерським обліком, ERP-системами, CRM та іншими джерелами даних. Це усуває ручну працю та підвищує точність.

4. Візуалізація та аналітика

Важливо не лише збирати дані, але й зручно їх відображати. Дашборди, графіки, порівняння періодів, drill-down-аналітика — все це має бути частиною інструментарію. Це спрощує облік управлінської діяльності та дозволяє швидко виявляти відхилення.

5. Безпека та контроль доступу

Одна з найважливіших характеристик якісної системи — захист конфіденційних даних. Гнучка система прав доступу, аудит змін і резервне копіювання — обов’язкові складові.

6. Масштабованість

Із зростанням компанії має зростати й система: обробляти більший обсяг даних, підтримувати більше користувачів, швидко формувати звітність. Це особливо важливо для груп компаній і холдингів.

Висновок:

Коли управлінський облік працює як слід, у вас є реальний інструмент управління бізнесом. Ви не просто оперативно отримуєте реальні цифри, але й прогнозуєте різні варіанти розвитку подій  — керуєте бізнесом усвідомлено. Знаєте, де прибуток, а де втрати. Приймаєте рішення швидко, впевнено, спираючись на достовірні дані. Команда менше часу витрачає на рутину,  більше  — на аналітику та пошук точок зростання.

В результаті — контроль, передбачуваність і легкість масштабування.

Переваги програми для ведення управлінського обліку ABM Finance

Щоб отримати максимум від управлінського обліку, необхідно використовувати сучасні інструменти, які оптимізують управління ресурсами, пришвидшують прийняття рішень і забезпечують прозорість. Саме таким рішенням є ABM Finance — комплексна система для обліку, аналізу та планування.

Програма поєднує управлінський та бухгалтерський облік, дозволяючи компаніям ефективно вибудовувати фінансову модель, контролювати грошові потоки та формувати повну звітність у різних розрізах.

Low Code — гнучкість без програмування

Фінансова команда може самостійно налаштовувати систему під потреби бізнесу без залучення розробників. Це спрощує впровадження та масштабування, особливо в умовах динамічного середовища.

Продукт-консолідатор

ABM Finance автоматично збирає дані з різних облікових систем і формує консолідовану звітність по групі компаній або напрямках діяльності. Це особливо важливо для холдингів і багатобізнесових структур.

Гнучкий конструктор звітності

Система дозволяє створювати індивідуальні форми звітів: P&L, Cash Flow, Баланс тощо, а також будувати аналітику за проєктами, підрозділами, регіонами та іншими параметрами.

Висока швидкодія та масштабованість

Швидкість отримання звітності зростає до 80%. Система легко адаптується до зростання бізнесу й збільшення обсягів даних — це критично важливо під час активного розвитку компанії.

Консолідовані звіти: Cash Flow, P&L, Баланс

Усі ключові фінансові показники — в одному вікні та в режимі реального часу. Це дозволяє відстежувати ефективність, керувати ризиками й приймати обґрунтовані управлінські рішення.