Планування закупівель: як ефективно скласти та реалізувати план

Що таке планування закупівель?

У сфері виробництва та дистрибуції правильне планування закупівель відіграє ключову роль. Від того, наскільки ефективно налагоджений цей процес, залежить не тільки безперебійність роботи, але й загальна рентабельність бізнесу. Нестача матеріалів або сировини може зупинити виробництво, а надлишкові запаси — призвести до неправильного використання коштів. Грамотне планування в сфері закупівель дозволяє компанії не тільки заощадити ресурси, але і бути гнучкою у відповідь на зміни ринкових умов. У статті розберемося, що таке планування закупівель.

При плануванні компанія стратегічно розраховує свої потреби в матеріалах, товарах або сировині на певний період часу. Цей процес дозволяє організаціям своєчасно отримувати всі необхідні ресурси, мінімізуючи ризики дефіциту або надлишкових запасів. В основі планування закупівель лежать точні дані про попит, наявність і терміни поставок, а також здатність адаптуватися до змін в ринкових умовах.

Хто відповідає за планування?

За планування закупівель, як правило, відповідає відділ логістики, а також служба закупівель. У деяких випадках за це можуть відповідати фахівці з планування та виробничі менеджери, які координують потреби виробництва та терміни поставок. Важливо, щоб усі учасники процесу працювали з актуальною інформацією та узгоджено з іншими відділами, що дозволяє оперативно реагувати на зміни.

Що включає в себе план закупівель?

План закупівель охоплює кілька ключових елементів і методів:

1. Оцінка потреби в ресурсах — аналіз потреб на основі прогнозу, планів виробництва або дистрибуції. Це включає точні дані про кількість матеріалів, терміни їх поставки та обсяги виробництва.
2. Терміни поставок — необхідно точно враховувати часові рамки, щоб матеріали надходили вчасно і не виникало затримок. Це важливо для забезпечення безперервності виробничого процесу.
3. Бюджет на закупівлі — планування фінансових ресурсів для формування та здійснення закупівель, що допомагає контролювати витрати.
4. Вибір постачальників і умов поставки — визначення надійних постачальників, узгодження умов поставок, цін і термінів, що безпосередньо впливає на успішність планування.
5. Запаси і логістика — облік поточних запасів на складах і оптимізація логістики для мінімізації часу транспортування і витрат.

Етапи планування закупівель

Аналіз потреб

На цьому етапі необхідно оцінити, які ресурси і в якій кількості будуть необхідні для подальшого виробництва або дистрибуції. Аналіз потреб ґрунтується на поточному попиті, наявних запасах, а також на планах виробництва. Важливо враховувати такі відомості, як короткострокові потреби, так і більш довгострокові — для цього аналізуються дані про минулі закупівлі та прогнози.

Прогнозування попиту

Прогнозування попиту — це процес передбачення обсягу товарів або сировини, які будуть затребувані в майбутньому. Цей етап включає в себе аналіз тенденцій ринку, сезонних коливань, історію попиту, а також внутрішніх факторів, таких як зміни у виробничому процесі або споживчих перевагах. Точне прогнозування дозволяє уникнути дефіциту або надлишкових запасів, що оптимізує процес закупівель.

Формування плану закупівель і розрахунок обсягів

На основі аналізу потреб і прогнозування попиту формується сам план закупівель. На цьому етапі розраховуються точні обсяги закупівель, які необхідні для задоволення потреб виробництва або дистрибуції. Важливо враховувати не тільки кількість товарів, але і їх характеристики, терміни поставки і т.д. Планування на цьому етапі дозволяє розподілити бюджет і ресурси для подальшої закупівлі матеріалів.

Затвердження та публікація плану

Після того як план закупівель сформовано, його необхідно затвердити. Це може бути зроблено керівництвом компанії або відповідальними менеджерами. Затверджений план повинен бути доступний всім зацікавленим сторонам: відділу закупівель, виробничому відділу, складу та логістиці. Публікація плану дозволяє всім учасникам процесу мати чітке уявлення про майбутні дії та координувати свої зусилля для безперебійного постачання.

Контроль і виконання плану закупівель

Після того як план був затверджений, важливо не тільки коректно його виконати, але й постійно проводити контроль плану закупівель, наскільки точно він виконується.

Моніторинг виконання

Це включає перевірку відповідності фактичних поставок запланованим обсягам, термінам і бюджетам. Моніторинг допомагає виявити проблеми на ранній стадії і оперативно вжити заходів для їх усунення, будь то затримка поставок, перевищення вартості або невідповідність якості матеріалів.

Коригування і внесення змін

План закупівель може потребувати коригувань у ході його реалізації. Це може бути викликано змінами зовнішнього середовища, непередбаченими змінами в попиті або поставках, а також внутрішніми змінами в компанії. Часто при внесенні змін виникає конфлікт інтересів між різними відділами — наприклад, між закупівлями, виробничим відділом і логістикою. Кожен з цих відділів може мати свої пріоритети, що може ускладнити процес адаптації плану.

На цьому етапі важливо мати можливість оперативно адаптувати план, щоб уникнути дефіциту або надлишків матеріалів, а також ефективно вирішувати можливі розбіжності між відділами. Коригування плану може включати перегляд обсягів закупівель, зміну постачальників або термінів поставки, а також перерозподіл ресурсів. Гнучкість у процесі виконання плану закупівель і чіткий розподіл відповідальності між підрозділами сприяє зниженню ризиків і поліпшенню взаємодії всередині компанії.

Відповідальність за відхилення

Важливо чітко визначити, хто відповідає за відхилення від плану, будь то затримки в поставках, помилки в розрахунках або недооцінка потреб. Відповідальність повинна бути розподілена між усіма учасниками процесу. Оперативне виявлення відхилень і коректний розподіл відповідальності допомагає швидко вирішувати проблеми і підтримувати стабільність бізнесу.

Основні помилки в плануванні та як їх уникнути

Компанії часто стикаються з помилками в плануванні, що може призвести до втрат. Щоб уникнути цього, важливо враховувати всі ключові фактори та впроваджувати заходи для підвищення точності та гнучкості процесу.

Ігнорування сезонності та аналізу залишків

Багато компаній не враховують зміни потреб у різні сезони, що може призвести до дефіциту або надлишкових запасів.

Щоб уникнути цієї помилки, необхідно регулярно проводити аналіз залишкових запасів і враховувати сезонність. Це можна зробити за допомогою прогнозування, заснованого на даних про минулі періоди, а також з використанням автоматизованих систем, які допомагають розрахувати потреби і запаси.

Відсутність гнучкості і контролю змін

Ринок постійно змінюється, і неможливо передбачити всі можливі коливання в попиті, поставках або цінах. Відсутність гнучкості в планах може призвести до тих самих проблем — надлишкових або дефіцитних запасів, що тягне за собою фінансові втрати та неоптимальне використання ресурсів.

Щоб уникнути цієї помилки, важливо впровадити систему, яка дозволить оперативно вносити зміни до плану закупівель. Це також може включати інтеграцію з іншими відділами та системами, що прискорить реакцію на зміни та забезпечить актуальність планів.

Недостатня автоматизація

Ручне управління плануванням виробничих запасів та їх контролем може призвести до помилок, неточності в розрахунках і затягування процесів.

Автоматизація процесу планування

Автоматизація процесів виробництва допомагає значно підвищити точність, швидкість і ефективність роботи. Використання спеціалізованих систем дозволяє усунути людський фактор і своєчасно реагувати на зміни. Програма Intuiflow автоматизує управління закупівлями, забезпечуючи більш високу якість планування та виконання.

Як система автоматизації допомагає уникнути помилок

Система управління запасами виробництва Intuiflow знижує ймовірність помилок завдяки автоматичним розрахункам, які визначають, скільки, коли і які матеріали закуповувати, ґрунтуючись на методології DDMRP, що виключає суб’єктивні помилки і неточні прогнози. Технології системи дозволяють мінімізувати можливість пропусків або затримок в процесі, забезпечуючи оперативну перевірку даних і їх актуалізацію в реальному часі. Програма для управління виробничими запасами допомагає відстежувати можливі відхилення від реальних потреб ринку, передбачаючи потенційні проблеми, такі як перебої в поставках або дефіцит матеріалів. Це дозволяє компанії оперативно реагувати і вживати заходів для задоволення запитів клієнтів, уникаючи при цьому дорогих помилок.

Інтеграція з ERP

Intuiflow інтегрується не тільки з ERP-системами, такими як SAP, 1C, Microsoft Dynamics, Oracle, але і з іншими обліковими системами, наприклад такими як Odoo або NetSuite.

Ця інтеграція дозволяє отримувати актуальну інформацію про рівень запасів, рух товарів, виробничі потреби та інші аспекти, які є критичними для ефективного планування закупівель.

Крім того, використання Intuiflow для планування виробничих запасів дозволяє підвищити прозорість процесу закупівель і значно скоротити час реакції на зміни в потребах компанії або зовнішньому середовищі. Завдяки інтеграції з обліковими системами, дані оновлюються в реальному часі, що дозволяє забезпечувати більш точне планування, своєчасні закупівлі та мінімізацію ризиків.

Приклад системи планування закупівель в Intuiflow

У системі Intuiflow інтегровані функції та підходи, які дозволяють значно спростити та прискорити процес планування закупівель, а також підвищити його точність. Розглянемо кілька ключових можливостей цієї системи:

Автоматичне формування рекомендацій щодо замовлення для планування виробництва

Система автоматично генерує рекомендації та порядок замовлень на основі розрахунку «сальдо потоку» (це рівняння об’єднує відкриті замовлення, наявні запаси та підтверджені замовлення попиту, порівнюючи їх з рівнями буферів, щоб формувати рекомендації щодо замовлень на поставку) та політики управління запасами для кожної номенклатури. Це дозволяє точно визначити оптимальні обсяги закупівель, мінімізувати затоварення і дефіцит, а також забезпечити безперебійну роботу виробничої компанії або дистрибуційної.

Автозамовлення

Алгоритми системи дозволяють налаштувати автоматичне підтвердження рекомендованих обсягів замовлень. Це прискорює процес закупівель, мінімізує людський фактор і забезпечує своєчасну закупівлю необхідних матеріалів або товарів.

Оптимізація замовлень

Функціонал оптимізації замовлення в Intuiflow дозволяє користувачеві одним кліком легко скорегувати кількість замовлених товарів з урахуванням таких обмежень, як палетний простір, обсяг або вартість. Наприклад, при замовленні 10 SKU від постачальника система автоматично розраховує, що для всіх позицій буде потрібно 27 палет. Якщо для оптимізації логістики необхідно 33 палети, ви можете просто ввести потрібну кількість, і система рівномірно розподілить замовлення по всіх 10 SKU, з урахуванням параметрів кожної номенклатури, збільшивши їх кількість до необхідних 33 палет. Все це робиться в один клік, економлячи час і ресурси.

Інструменти робочого столу

Система надає інструменти для налаштування специфікацій і призначення альтернативних постачальників з їх термінами виконання замовлень і цінами. Це дозволяє гнучко реагувати на зміни в умовах поставок і швидко адаптувати план закупівель під поточні реалії.

Підсумки

Грамотне планування та управління закупівлями — це основа стабільної роботи та бізнес-планування компанії, особливо в умовах постійних змін на ринку. Компанії, які організовують процес планування закупівель, отримують поліпшення в операційній роботі та фінансових показниках.

Середні результати, яких досягають компанії:

1. Зниження рівня запасів на 40%. Це дозволяє значно скоротити надлишки і витрати на зберігання товарів, оптимізуючи складські площі і мінімізуючи ризик затоварювання.
2. Мінімізація витрат на термінове виконання замовлень. Завдяки точному плануванню і автоматизації процесу закупівель компанії уникають ситуацій, коли необхідно замовляти товари в терміновому порядку, що призводить до підвищення вартості поставок.
3. Підвищення рівня відвантаження продукції вчасно і в повному обсязі до 99%. Оптимізація закупівель і управління запасами дозволяє знизити ризики нестачі і забезпечити своєчасні поставки, що значно покращує рівень обслуговування клієнтів і підвищує репутацію компанії.