Що таке KPI в логістиці та як обрати метрики для вимірювання ефективності

Що таке KPI в логістиці та навіщо їх використовують 

KPI (Key Performance Indicators) в логістиці – це ключові показники ефективності, які використовуються для вимірювання результативності логістичних процесів. Відстеження KPI допомагає компаніям бачити картину в цілому і чітко розуміти, де можна покращити процеси. Вони дають можливість вимірювати ефективність роботи на кожному етапі: від маршрутизації перевезень до доставки товару кінцевому споживачеві. Завдяки KPI, компанії можуть легко оцінити, як оптимізуються витрати, наскільки ефективно використовуються ресурси, і чи задоволені клієнти сервісом.

Для чого компаніям відстежувати KPI в логістичних процесах 

Логістичні процеси – це складний механізм, в якому кожен етап має свій вплив на результат. І KPI допомагають виявити ці «слабкі» місця. Наприклад, завдяки вимірюванню точності доставки в межах часових вікон, компанія може зрозуміти, де відбуваються затримки, і чому, а потім знайти рішення для їх усунення. Це дає змогу не тільки економити час і гроші, але й підтримувати високий рівень обслуговування клієнтів. Відстеження KPI – це як компас, який вказує шлях до покращення логістичних операцій і розвитку бізнесу в цілому.

Основні категорії KPI в логістиці

KPI транспорту і доставки

KPI транспорту і логістики зосереджені на ефективності транспортних операцій та своєчасності доставки. Вони допомагають виміряти, наскільки швидко та безпечно доставляються вантажі. Сюди входять основні показники ефективності транспортної логістики, як-то середній час доставки, точність виконання термінових замовлень, загальна кількість затримок, витрати на транспорт та якість маршрутів. Відстежуючи ці параметри, компанії можуть оптимізувати свої транспортні ресурси, зменшити витрати та покращити обслуговування клієнтів. 

KPI складських операцій

Складські операції є ключовим компонентом логістики, і ефективність роботи складу безпосередньо впливає на загальну продуктивність бізнесу. KPI в цій категорії можуть включати показники, як-от середній час обробки замовлення, точність інвентаризації, рівень простою на складі, витрати на зберігання та кількість помилок при пакуванні товарів. Завдяки таким даним, компанії можуть оптимізувати процеси на складах, мінімізувати помилки і знижувати витрати на обробку товарів.

KPI клієнтського сервісу

Ці KPI фокусуються на якості обслуговування клієнтів. Вони можуть включати показники точності доставки в часові вікна, рівень задоволеності клієнтів, час реагування на запити або скарги, а також частоту повернення товарів. Вимірюючи ці параметри, компанії можуть зрозуміти, наскільки ефективно вони працюють з клієнтами, і на яких етапах можна покращити обслуговування для підвищити лояльність.

Фінансові KPI логістики

Фінансові KPI дозволяють дати оцінку економічної ефективності логістичних процесів. Вони включають витрати на транспортування, зберігання, обробку замовлень, а також співвідношення витрат до доходів. Вимірювання цих показників дозволяє виявити можливості для зниження витрат, покращення маржі та оптимізації ресурсів. Такі KPI є критично важливими для керівництва компаній, оскільки дають змогу приймати обґрунтовані фінансові рішення для розвитку бізнесу.

Ключові показники ефективності логістики: приклади

On-Time Delivery (OTD) – своєчасність доставки

Один із найчутливіших KPI, особливо для доставки останньої милі. Він показує, який відсоток замовлень було доставлено точно в обіцяний час або в погоджене часовe вікно. Для міської логістики OTD – це не просто цифра, а показник довіри клієнтів. Навіть незначні системні запізнення швидко перетворюються на скарги, відмови від сервісу та втрату повторних замовлень.

Utilization Rate – завантаженість транспорту або складу

Цей показник відповідає на просте, але критичне запитання: наскільки ефективно використовуються ресурси. Для транспорту це означає, чи їдуть машини напівпорожніми, чи працюють на оптимальному завантаженні. Для складу – чи не простоюють площі та персонал. Низький Utilization Rate майже завжди сигналізує про неефективне планування маршрутів або процесів.

Cost per Delivery / Cost per Unit – вартість доставки

Показник, який напряму впливає на прибутковість. Він дозволяє зрозуміти, скільки реально коштує одна доставка або одиниця товару з урахуванням транспорту, пального, персоналу та супутніх витрат. У логістиці останньої милі цей KPI особливо важливий, адже велика кількість точок доставки легко «з’їдає» маржу, якщо процеси не оптимізовані.

Inventory Turnover – обіг товарних запасів

Хоча цей KPI більше асоціюється зі складською логістикою, він безпосередньо пов’язаний із доставкою. Високий обіг запасів означає, що товар швидко рухається ланцюгом постачання і не «заморожує» гроші на складі. Низький – сигнал про проблеми з плануванням, попитом або швидкістю доставки.

Order Accuracy – точність виконання замовлень

Показує, який відсоток замовлень було доставлено без помилок: правильний товар, правильна кількість, правильна адреса. У доставці по місту навіть дрібні помилки масштабуються дуже швидко, адже кожне виправлення – це додатковий рейс, час і витрати. Високий Order Accuracy напряму знижує операційні втрати.

Logistics Cost as % of Sales – логістичні витрати у структурі продажів

Цей KPI дає стратегічне бачення: яку частку доходу компанія витрачає на логістику. Він допомагає оцінити, чи є логістика конкурентною перевагою, чи навпаки – стримує зростання бізнесу. Для компаній із власною доставкою цей показник часто стає відправною точкою для автоматизації та перегляду логістичної моделі.

У комплексі ці KPI дають не просто набір цифр, а чітку картину того, де логістика працює ефективно, а де втрачає гроші, час і лояльність клієнтів. Саме тому їх варто відстежувати системно, а не епізодично.

Як обрати KPI для логістики саме вашої компанії

Які процеси варто вимірювати в першу чергу

Перед впровадженням TMS-системи потрібно чітко дати відповідь на запитання – а які реальні болі нашої логістики? Для доставки останньої милі це зазвичай своєчасність, завантаженість транспорту, кількість перепробігів і стабільність маршрутів. Якщо компанія працює в місті з великою кількістю точок, першими кандидатами на вимірювання стають показники, які безпосередньо впливають на сервіс і витрати: On-Time Delivery, Cost per Delivery, Utilization Rate. Саме вони найшвидше показують, де система дає збій.

Як уникнути надлишкових метрик

Одна з типових помилок – намагатися виміряти все й одразу. У результаті логісти й керівники тонуть у звітах, але не бачать чітких сигналів для дій. Хороше правило – кожен KPI має відповідати на конкретне управлінське запитання: що йде не так і що з цим робити. Якщо показник не впливає на рішення або не змінюється в динаміці, його варто прибрати. Краще мати 5–7 зрозумілих KPI, ніж 20 формальних.

Як пов’язати KPI з бізнес-цілями

Логістичні KPI мають працювати не самі по собі, а підтримувати цілі бізнесу. Якщо компанія фокусується на зростанні клієнтського сервісу – ключовими стають OTD, Order Accuracy, дотримання часових вікон. Якщо мета – зниження витрат, у фокусі мають бути Cost per Delivery, перепробіги, завантаженість транспорту. Коли KPI логістики напряму пов’язані з фінансовими та сервісними цілями компанії, вони перестають бути просто цифрами й стають інструментом управління. 

Як рахувати та відстежувати KPI в логістиці

Джерела даних для розрахунку KPI

Якість KPI напряму залежить від якості даних. У логістиці основними джерелами зазвичай є TMS, WMS, GPS-моніторинг транспорту, облікові системи та фактичні дані від водіїв і складів. Для останньої милі особливо важливо мати коректні планові й фактичні показники: час виїзду, прибуття, завершення доставки, пробіг, кількість точок на маршруті. Перед тим як купити TMS-систему впевніться що програма здатна автоматично фіксувати та синхронізувати дані з різних джерел. Якщо дані збираються вручну або без синхронізації, KPI швидко втрачають довіру й перестають відображати реальну картину.

Частота вимірювання та аналіз результатів

Не всі показники потрібно рахувати з однаковою періодичністю. Операційні KPI доставки (OTD, перепробіги, завантаженість транспорту) мають відстежуватися щодня або щотижня – саме тут важлива швидка реакція. Фінансові та стратегічні метрики логістики доцільно аналізувати раз на місяць або квартал, щоб бачити тенденції. Ключове – не просто фіксувати цифри, а регулярно порівнювати план із фактом і дивитися на динаміку, а не на разові відхилення.

Типові помилки при розрахунку KPI

Найпоширеніша помилка – рахувати KPI «для звіту», не використовуючи їх у щоденних рішеннях. Друга проблема – змішування планових і фактичних даних або різні правила розрахунку одного й того ж показника в межах компанії. Часто KPI також спотворюються через некоректні часові вікна, неповні дані GPS або ручні правки заднім числом. У результаті цифри виглядають красиво, але не відображають реальні процеси. Щоб KPI працювали, правила розрахунку мають бути прозорими, єдиними та зрозумілими для всієї команди.

Як ABM TMS допомагає відстежувати KPI в логістиці

ABM Rinkai TMS забезпечує не просто планування маршрутів та контроль виконання доставки – програма для транспортної логістики також дозволяє формувати, відстежувати та аналізувати ключові KPI логістики у звичайному робочому процесі. 

Перш за все ,TMS-система автоматично фіксує планові та фактичні показники виконання маршрутів: точний час прибуття на точки, кількість запізнень, середній час обслуговування, пробіг та інші параметри, що є основою для KPI, таких як On-Time Delivery, Utilization Rate чи Cost per Delivery. ABM TMS порівнює ці дані план-факт, що дозволяє бачити реальні відхилення та виявляти вузькі місця в процесах. 

Аналітика у системі також включає розбивку витрат на доставку за окремими складовими, сегментацію виконання по водіях та транспортних засобах, рейтинг ефективності водіїв та статистику відвідувань точок доставки. Це дозволяє логістам і керівникам:

• швидко оцінювати ефективність роботи автопарку та диспетчерів;
• відстежувати, наскільки компанія дотримується сервісних показників;
• прогнозувати витрати і знаходити можливості для оптимізації.

Таким чином ABM Rinkai TMS перетворює дані про операції на чіткі KPI, які допомагають приймати обґрунтовані рішення та системно підвищувати ефективність логістики.