Впровадження TMS системи: задачі, етапи, результати

Останніми роками системи управління транспортом (TMS) стають невід’ємною частиною процесу оптимізації логістики для багатьох компаній по всьому світу. Впровадження TMS вирішує широкий спектр завдань, таких як зниження витрат на транспортування, мінімізація людського фактору і підвищення прозорості процесів. Використання TMS є частиною цифрової трансформації логістики і допомагає не тільки підвищити операційну ефективність, а й стимулювати зростання бізнесу, покращуючи якість обслуговування клієнтів і збільшуючи кількість замовлень

Однак вибір і впровадження підходящої програми для транспортної логістики – це не завжди простий процес, який вимагає врахування безлічі чинників, таких як потреби вашої компанії, вартість впровадження і можливості інтеграції. У цій статті ми детально розглянемо, які завдання вирішує TMS, на що важливо звертати увагу під час вибору системи, а також поділимося корисними рекомендаціями для успішного впровадження.

Завдання, які вирішує впровадження TMS

Зниження витрат на транспортування

Одна з найголовніших причин для впровадження системи управління транспортом (TMS) – значне зниження витрат на транспортування. TMS допомагає оптимізувати маршрути, що дає змогу зменшити пробіг транспортних засобів, а отже, скоротити витрати на паливо та технічне обслуговування. Автоматизація планування перевезень та оптимізація завантаження також знижують потребу в додаткових транспортних засобах, підвищуючи ефективність використання наявного автопарку. 

Мінімізація людського фактора

Людський фактор є одним із найбільш значущих джерел помилок у логістиці. Впровадження TMS систем дає змогу автоматизувати ключові етапи управління доставкою, мінімізуючи ймовірність помилок, пов’язаних із ручним плануванням, введенням даних або виконанням рутинних завдань. Це сприяє підвищенню точності та ефективності роботи, а також зниженню залежності від людського ресурсу в критично важливих процесах.

Зростання кількості замовлень

TMS сприяє збільшенню обсягу замовлень, оскільки система дає змогу скорочувати час оброблення та доставки. Цифрова логістика забезпечує більш швидке і надійне виконання замовлень, що підвищує рівень задоволеності клієнтів і дозволяє компанії обробляти більше запитів. Завдяки TMS компанії можуть збільшувати обсяг замовлень, не збільшуючи при цьому операційні витрати.

Оптимізація процесів перевезення

TMS забезпечує автоматизацію перевезень на всіх етапах, починаючи від планування маршрутів і закінчуючи моніторингом доставки в реальному часі. Завдяки аналізу даних і алгоритмам система допомагає вибрати найефективніші маршрути і види транспорту, знижуючи витрати і час на транспортування. За допомогою TMS можливо якісно побудувати маршрути навіть з урахуванням багатьох факторів і умов доставки.

Підвищення прозорості та контролю

Впровадження TMS значно підвищує прозорість процесів доставки. За допомогою GPS-трекінгу та аналізу даних у реальному часі компанії можуть відстежувати стан кожної поставки, виявляти затримки або проблеми, а також отримувати актуальну інформацію про всі етапи перевезення. Це дає змогу оперативно реагувати на будь-які ситуації, покращувати контроль за доставкою та знижувати ризики.

Інтеграція з іншими системами

TMS може бути інтегрована з іншими системами компанії, що охоплює інтеграцію з ERP, WMS і CRM. Це дає змогу синхронізувати дані між різними відділами та забезпечує безперервний потік інформації від замовлення до доставки. Інтеграція знижує ризики помилок, скорочує час обробки інформації та сприяє злагодженій роботі всіх бізнес-процесів.

Аналітика та звітність

TMS надає можливість збирати й аналізувати великий обсяг даних про перевезення. Це допомагає компаніям глибше зрозуміти свої логістичні процеси. За допомогою транспортної аналітики можна оцінити ефективність роботи перевізників, визначити найприбутковіші маршрути та оптимізувати витрати. Це дає змогу не тільки ухвалювати обґрунтовані рішення, а й прогнозувати майбутні потреби та тенденції, що важливо для стратегічного планування.

Критерії вибору системи управління транспортом TMS

Які можливості TMS необхідні моїй компанії

Перед тим як впровадити TMS, важливо точно визначити, які функції та можливості потрібні саме вашій компанії. Це залежить від особливостей вашого бізнесу, масштабу операцій і складності логістичних процесів. Наприклад, якщо ваша компанія працює з великою кількістю транспортних засобів і маршрутів, вам може знадобитися система, яка надає можливості для:

• Оптимізації маршрутів – автоматичний розрахунок оптимальних маршрутів з метою зниження витрат на паливо і часу в дорозі.
• Моніторингу в реальному часі – відстеження стану транспортних засобів на основі даних GPS і виконання замовлень на основі статусів, відмічених водіями в застосунку для водіїв кур’єрів. 
• Управління складом – інтеграція з системою управління складом (WMS) для оптимізації запасів і мінімізації помилок під час комплектації замовлень.
• Гнучкої звітності – можливість створення звітів щодо ефективності роботи логістичних процесів, аналіз показників і виявлення вузьких місць.
• Автоматичної тарифікації – можливість автоматичного розрахунку вартості доставки з урахуванням різних факторів, таких як відстань, тоннаж, тип вантажу та інші параметри.

Необхідність у цих функціях залежить від ваших логістичних цілей і стратегії розвитку.

Самостійна розробка чи готовий продукт

Перед вибором системи TMS вам потрібно вирішити, чи хочете ви розробити систему «з нуля», чи скористатись уже готовим рішенням.

Розробка власної системи дає змогу створити максимально адаптоване рішення під унікальні вимоги вашої компанії, однак такий підхід потребує значних часових і фінансових витрат, а також високої кваліфікації фахівців для розробки та подальшого обслуговування.

Готові продукти пропонують стандартний набір функцій, який задовольняє потреби більшості компаній. Вони швидше впроваджуються і зазвичай мають широкі можливості для інтеграції з іншими бізнес-системами. Однак у деяких випадках вам доведеться адаптувати процеси під особливості обраного продукту.

Вартість впровадження TMS системи

Вартість впровадження системи TMS може залежати від низки факторів, таких як:

• Розмір компанії – для великих організацій вартість впровадження буде значно вищою через масштаб операцій, складність процесів, кількість підключених складів.
• Складність інтеграції – залежно від типу використовуваної вами ERP, її архітектури та рівня ІТ-фахівців, інтеграція з TMS може вимагати додаткових витрат і часу.
• Функціональні можливості системи – що більше параметрів потрібно враховувати під час планування, то складнішим є процес налаштування з боку провайдера TMS, що може спричинити додаткові витрати. 
• Витрати на навчання – зазвичай вартість впровадження включає в себе не тільки витрати на налаштування, а й на навчання співробітників. Іноді достатньо кількох спільних ітерацій планування, щоб відточити процеси, але для великих компаній зі складною логістикою менеджер впровадження може місяць і більше підключатися до планування.

Вибір підрядника для впровадження TMS

Одним із ключових етапів впровадження TMS є правильний вибір підрядника. Ухвалюючи рішення, слід враховувати кілька чинників:

• Досвід і репутація підрядника – перевірені постачальники з успішним досвідом впровадження TMS у компаніях з аналогічними завданнями та масштабами можуть гарантувати більш ефективний та швидкий процес.
• Підтримка та сервіс – важливо, щоб підрядник надавав технічну підтримку та оновлення системи протягом усього терміну її експлуатації.
• Залученість у впровадження – зацікавлений в успішній співпраці провайдер не обмежується описом технічного завдання та доступом до онлайн навчання, а пропонує повний супровід із підтримкою менеджера на всіх етапах. 
• Гнучкість і швидкість реагування – підрядник повинен мати можливість оперативно реагувати на зміни та адаптувати систему в разі потреби.

Вибір правильного підрядника є запорукою успішного впровадження системи та її подальшого ефективного використання у вашій компанії.

Етапи впровадження TMS Rinkai

Діагностика

На першому етапі впровадження системи TMS Rinkai важливим кроком є детальна діагностика поточних процесів компанії. Цей етап включає кілька ключових завдань:

Збір первинної інформації

Проводиться ретельний аналіз наявних процесів у транспортній логістиці та суміжних відділах, виявляються основні проблеми та обмеження. Це охоплює вивчення маршрутизації, моніторинг перевезень, а також збір даних про використовувану техніку і час виконання завдань. Такий аналіз допомагає зрозуміти поточні слабкі місця в процесах і намітити напрямки для поліпшень.

Визначення параметрів для планування маршрутів

На основі зібраної інформації, визначаються найважливіші параметри для планування маршрутів. Сюди можуть входити розміри і типи вантажів, обмеження за часом доставки, температурні вимоги, доступність транспортних засобів, особливості дорожньої інфраструктури та інші фактори. Ці дані використовуються для побудови оптимальних маршрутів з урахуванням усіх критичних факторів.

Складання проєкту та плану графіка робіт

Після аналізу поточних процесів розробляється детальний план впровадження системи з визначенням ключових етапів і термінів. Це гарантує плавний перехід до нової системи.

Рекомендації щодо поліпшення наявних процесів

На основі зібраної інформації надаються рекомендації щодо поліпшення процесів, які впливають на логістичну ефективність – це оптимізація завантаження транспорту, коригування режимів роботи перевізників, поліпшення маршрутів тощо. Усі ці поліпшення спрямовані на забезпечення більш злагодженої та економічної роботи.

Інтеграція

Цей етап зосереджений на поліпшенні поточних логістичних процесів, що забезпечує їхню ефективну інтеграцію з TMS:

Налаштування автоматичного обміну даними

Для забезпечення безперебійної роботи TMS інтегрується з обліковими системами компанії, включно з системами управління складом (WMS) та іншими внутрішніми платформами. Це дає змогу створити автоматичний обмін даними, що підвищує точність і швидкість обробки інформації. Також проводиться інтеграція з GPS-постачальниками для відстеження місця розташування транспортних засобів у реальному часі, що допомагає оперативно реагувати на зміни ситуації.

Розробка супровідної документації

Для ефективного функціонування системи після її впровадження створюється детальна супровідна документація. Вона містить інструкції для користувачів, опис процесів і процедур, а також рекомендації щодо використання системи для досягнення максимальної ефективності.

Автоматизація

Етап автоматизації включає навчання співробітників і запуск системи:

Навчання співробітників механізмам ABM Rinkai TMS

Для успішного впровадження системи проводиться навчання співробітників, що охоплює освоєння всіх основних механізмів роботи з TMS, налагодження параметрів маршрутизації, управління даними та аналіз результатів. Це навчання дає змогу співробітникам швидко освоїти нову систему й ефективно її використовувати на практиці.

Навчання керівництва роботі з аналітичними інструментами

Для підвищення ефективності управління логістикою, керівництво компанії отримує спеціалізоване навчання по роботі з аналітичними інструментами TMS. Ці інструменти дають змогу моніторити й оцінювати ефективність логістичних процесів, що допомагає ухвалювати обґрунтовані управлінські рішення для їхнього поліпшення.

Запуск системи та побудова перших маршрутів

Після завершення налаштувань і навчання система запускається в експлуатацію. Спільно з керівниками та логістами будуються перші маршрути для тестування системи в реальних умовах. Це дає змогу оцінити, як система взаємодіє з іншими процесами компанії та чи відповідає вона заздалегідь поставленим цілям.

Коригування та аналіз перших маршрутів

Після запуску перших маршрутів проводиться їх коригування на основі отриманих даних і відгуків. Аналізуються результати, виявляються слабкі місця, і розробляються рішення для оптимізації маршрутів з метою підвищення загальної ефективності роботи системи. Ці кроки забезпечують поліпшення логістичних процесів і досягнення максимальних результатів.

Впровадження TMS: погляд клієнта

Для компанії-замовника рішення впровадити систему управління транспортом TMS часто стає кроком до оптимізації бізнес-процесів. Для деяких це можливість скоротити витрати, для інших – стимул для розвитку бізнесу, розширення частки на ринку і збільшення клієнтської бази. Водночас клієнт прагне уникнути ризиків, які можуть виникнути під час впровадження нововведень. Будь-які зміни, навіть з очевидною вигодою, пов’язані з певними ризиками.

Опір співробітників, можливі труднощі в процесі впровадження, ймовірність того, що рішення не розв’яже всі проблеми, а отже, інвестиції не виправдають себе – всі ці моменти можуть стати причиною для сумнівів. За таких умов цілком закономірно, що перед тим як купити систему управління транспортом TMS багато клієнтів вважають за краще протестувати рішення в пілотному режимі. Це допомагає переконатися у виправданості таких вкладень.

Під час вибору між стаціонарною системою, яка вимагає великих капіталовкладень, і хмарним рішенням, що передбачає більш гнучкі операційні витрати, замовники часто зупиняються на останньому варіанті, оскільки він пропонує менший ризик і швидші результати.

Впровадження TMS: погляд постачальника

Постачальники рішень для управління транспортом, залежно від моделі представлення системи – купівлі або оренди, орієнтовані на різні цілі.

Купівля та впровадження TMS від компанії-розробника

Якщо компанія-розробник пропонує систему TMS на умовах купівлі, її основна мета – продати рішення. У цьому разі ключовими інструментами стають переконливі презентації та буклети, обіцянки відчутних і швидких результатів та приклади успішно реалізованих проєктів.

Для продавця важливо, щоб покупець купив продукт, вклавши значні кошти в систему. Однак після цього можуть виникнути складнощі в процесі експлуатації:

• Результати, досягнуті на стадії тестування, не завжди можна повторити на практиці.
• Проблеми із системою можуть бути складними для усунення.
• Служба підтримки або погано реагує на запити, або взагалі відсутня.

У такому разі компанія змушена витрачати додаткові кошти на доопрацювання функціоналу, залучення нових розробників або збільшення навантаження на свій ІТ-відділ. Це може призвести до невдоволення керівництва і навіть до повернення до старих методів роботи.

Впровадження TMS-системи як сервіс (SaaS)

На відміну від моделі купівлі, впровадження TMS як сервісу передбачає інший підхід. Для постачальника ключовим фактором стає задоволеність клієнта результатами, які він отримує від використання системи. Такий підхід включає:

• Підтримку на всіх етапах використання.
• Гнучкий підхід до оптимізації бізнес-процесів.
• Надання тільки тих рекомендацій, які дійсно корисні.

У цьому разі постачальник не націлений на разовий продаж, а зацікавлений у довгостроковому партнерстві та постійному вдосконаленні системи. Вендор розуміє, що для продовження співпраці необхідно адаптувати систему під мінливі умови.

Такий підхід тягне за собою поетапне впровадження рішення з можливістю його масштабування в рамках всієї структури клієнта. За мінімальних інвестицій замовник може протестувати систему, оцінити якість обслуговування і консалтингу, і за необхідності навіть відмовитися від проєкту, якщо не побачить очікуваного результату.

Фактори, що впливають на вартість впровадження TMS

Обсяг операцій

Один із ключових чинників, що визначають вартість впровадження TMS, – це обсяг операцій, які система має обслуговувати. Що більше операцій потрібно автоматизувати, то складнішим і дорожчим буде налаштування системи. Включає в себе:

• Кількість транспортних засобів і маршрутів: якщо компанія використовує велику кількість автомобілів і має різноманітні маршрути, це потребуватиме складнішого налаштування системи для оптимізації маршрутів, управління даними та відстеження.
• Кількість замовлень: чим більший обсяг замовлень обробляє компанія, тим більше даних потрібно інтегрувати в систему. Це додає складнощів у налаштування і збільшує вартість впровадження.
• Кількість складів: більше складів – більше співробітників – більше часу на навчання. 

Що більше операцій, то складніший і трудомісткіший процес налаштування, що безпосередньо впливає на вартість впровадження.

Складність інтеграції

Інтеграція TMS з іншими системами компанії, такими як ERP, WMS, CRM та іншими, може бути складною. Вартість впровадження залежатиме від:

• Типу та кількості інтегрованих систем: чим більше систем потрібно інтегрувати з TMS, тим складнішим буде процес налаштування обміну даними між ними.
• Сумісності з наявними платформами: іноді системи можуть не бути сумісними з поточними технічними характеристиками компанії. Це потребуватиме додаткових зусиль з адаптації, переробки та коригування платформ.
• Якості даних: що складніші та різноманітніші дані обробляються системою, то складніше буде інтегрувати та синхронізувати їх між системами. Це додає трудовитрат у процесі інтеграції.

Процес інтеграції вимагає додаткових зусиль, що прямо впливає на вартість впровадження.

Географія операцій

Якщо компанія працює в декількох країнах або регіонах, це також може значно вплинути на вартість впровадження TMS. У такому разі потрібно враховувати:

• Багатомовність і локалізація: впровадження системи для роботи в різних країнах потребуватиме адаптації інтерфейсу, звітності та функціоналу з урахуванням місцевих особливостей, законодавчих вимог і мовних уподобань.
• Різноманітність транспортних маршрутів та інфраструктури: під час міжнародної або багаторегіональної діяльності необхідно враховувати різні види транспорту, законодавчі норми, прикордонні процедури та інші локальні особливості. Це додає складнощів у налаштування маршрутів і логістику.
• Різні рівні сервісу і стандартів: якщо компанія працює в різних країнах, необхідно налаштувати систему на роботу з різними стандартами якості та обслуговування клієнтів.

Що різноманітніші та масштабніші операції, то вищою є вартість впровадження через необхідність враховувати безліч чинників та особливостей, як-от локалізація та різноманітність інфраструктури.

Репутація постачальника

Репутація і досвід постачальника також істотно впливають на вартість впровадження TMS. Кілька ключових аспектів:

• Якість рішення і досвід постачальника – що більше впроваджених проєктів і що вищий показник оптимізації, то більша ймовірність того, що провайдер запросить ціну, вищу від середньої, за свої послуги.
• Рівень підтримки та обслуговування: компанії з популярними рішеннями зацікавлені закінчити проєкт вчасно, щоб перейти до наступного. Саме тому вони забезпечують якісну технічну підтримку та навчання, що значно підвищує ефективність впровадження та скорочує час на адаптацію.
• Гнучкість і можливості адаптації системи: відомі інтегратори часто пропонують більш гнучкі та адаптовані рішення, що вимагає додаткових зусиль і ресурсів, що теж впливає на підсумкову вартість впровадження.

Таким чином, репутація постачальника впливає на вартість впровадження як через якість рішення, так і через додаткову підтримку та адаптацію системи під потреби бізнесу.

Результати впровадження TMS

Зниження операційних витрат

Одним із найбільш очевидних результатів впровадження TMS є значне скорочення операційних витрат. Система дозволяє оптимізувати маршрути, що веде до зниження витрат на паливо та часу у дорозі. Автоматизація керування транспортом також скорочує необхідність додаткового персоналу, що дозволяє знизити витрати на його навчання та контроль.

Підвищення ефективності та швидкості доставки

TMS значно покращує планування маршрутів, що сприяє скороченню часу доставки. Швидка та точна маршрутизація перевезень у транспортній логістиці дозволяє диспетчерам враховувати всі фактори, такі як завантаженість доріг та погодні умови, що забезпечує своєчасну доставку. Це підвищує рівень задоволеності клієнтів і дозволяє збільшувати обсяг доставок без збільшення операційних витрат.

Поліпшення контролю та прозорості

Використання TMS дозволяє компаніям отримати повний контроль логістичних процесів у режимі реального часу. Це включає відстеження вантажу, попадання в тимчасові вікна доставки та управління статусами замовлень. В результаті підвищується прозорість усіх логістичних процесів, що допомагає оперативно реагувати на будь-які відхилення від плану та мінімізувати ризики.

Оптимізація використання автопарку

TMS забезпечує ефективне керування автопарком, включаючи оптимізацію завантаження транспортних засобів та зменшення кількості порожніх пробігів. Система відстежує стан транспортних засобів та прогнозує потреби в обслуговуванні, що дозволяє значно знизити витрати на технічне обслуговування та ремонт.

Підвищення рівня обслуговування клієнтів

Автоматизація маршрутизації та обліку дозволяє компанії надавати клієнтам більш точну інформацію про статус доставки. Це сприяє підвищенню довіри з боку клієнтів та їх задоволеності сервісом.

Поліпшення аналітики та звітності

TMS надає потужні аналітичні інструменти для аналізу логістичних процесів. Керівництво компанії отримує доступ до детальних звітів, які допомагають оцінити вартість доставки, ефективність роботи перевізників, рівень обслуговування та інші ключові показники.

Інтеграція з іншими системами

Система TMS легко інтегрується з іншими бізнес-системами, такими як ERP і WMS. Це створює єдиний потік інформації по всьому ланцюжку поставок, спрощуючи обмін даними та усуваючи необхідність у ручному введенні даних, що підвищує точність та знижує кількість помилок.

Гнучкість та масштабованість

TMS дозволяє компаніям адаптуватись до змін на ринку. Система легко масштабується, що робить її придатною як малих підприємств, так великих компаній з глобальним охопленням. Це дозволяє збільшувати обсяг перевезень та розширювати географію діяльності без значних витрат на розширення логістичних потужностей.

Результати впровадження TMS можуть різнитися залежно від специфіки компанії, проте загалом система сприяє значному поліпшенню всіх логістичних процесів, скорочення витрат і підвищення обслуговування клієнтів.

Висновки

Впровадження системи управління транспортом (TMS) – це ключовий крок для компаній, які прагнуть оптимізувати свої логістичні процеси та підвищити операційну ефективність. TMS не лише дозволяє значно скоротити витрати на транспорт, а й мінімізує вплив людського фактора, покращує контроль та прозорість усіх етапів доставки. Автоматизація планування маршрутів та інтеграція з іншими бізнес-системами дозволяють компанії значно прискорити обробку замовлень, підвищити рівень обслуговування клієнтів та забезпечити масштабування операцій без значних додаткових витрат.

Однак вибір логістичного ІТ-рішення вимагає уважного підходу: необхідно точно визначити, які функції необхідні компанії, а також врахувати такі фактори, як обсяг операцій, складність інтеграції та репутація постачальника. Важливо також розуміти, що впровадження TMS – це не разова подія, а довгостроковий процес, який включає як технічне налаштування, так і навчання персоналу.

Незалежно від того, чи компанія вибирає хмарне рішення або купує систему у власність, важливо пам’ятати, що ефективність впровадження безпосередньо залежить від правильного вибору підрядника і готовності компанії адаптуватися до нових умов. TMS є потужним інструментом для покращення логістики, підвищення якості обслуговування та стимулювання зростання бізнесу. Зрештою, правильне впровадження TMS приносить відчутні результати, такі як зниження витрат, покращення швидкості доставки та підвищення задоволеності клієнтів.