Управління товарними запасами в роздрібній торгівлі 

 

Що таке управління товарними запасами 

Управління товарними запасами — це системна робота з планування, обліку, контролю та оптимізації рівня товарних залишків у торговельній компанії. Ефективне управління товарним запасом дозволяє мінімізувати надлишки, уникати дефіциту й підтримувати високий рівень наявності товарів для покупців. 

У роздрібній торгівлі правильне управління запасами — один із ключових факторів успіху, оскільки воно безпосередньо впливає на обіговість товарів, фінансові показники та задоволеність клієнтів. 

Особливості управління запасами в роздрібній торгівлі 

Управління товарними запасами в магазині має свої особливості: 

• Висока динаміка попиту та сезонні коливання. 
• Широкий асортимент товарів, який потребує регулярного оновлення. 
• Необхідність оперативного прийняття рішень щодо поповнення запасів. 
• Важливість прогнозування попиту для підтримання оптимального рівня товарних залишків на торговельних складах. 
• Вимоги до швидкої реакції на зміни ринку та поведінки споживачів. 

Ефективне управління товарними запасами в роздрібній торгівлі вимагає впровадження сучасних технологій, автоматизації процесів і застосування передових методів аналізу даних. 

Важливою частиною процесу є грамотне управління запасами на складі для підтримання оптимального рівня залишків і мінімізації втрат. 

Основні методи управління товарними запасами 

Серед основних методів управління товарними запасами виділяють: 

• ABC-аналіз і XYZ-аналіз для класифікації товарів за ступенем важливості та передбачуваності попиту. 
• Стратегію Just in Time, яка дозволяє мінімізувати складські запаси. 
• Планування запасів на основі прогнозування попиту. 
• Автоматизацію управління запасами за допомогою ERP-систем для торгівлі. 
• Оптимізацію складських запасів через контроль залишків і своєчасне поповнення. 

Вибір стратегії залежить від специфіки бізнесу, асортименту товарів, особливостей комерційної діяльності та логістичних можливостей компанії. 

Які проблеми є в управлінні товарними запасами в роздрібній торгівлі 

Зазвичай управління товарними запасами в роздрібній торгівлі складається хаотично. Бізнес починається з одного-двох магазинів, а через кілька років мережа вже налічує десятки магазинів, філій, розподільчих складів тощо. 

І чим активніше розвивається компанія, тим легше пропустити момент, коли управління запасами в торговельній організації стає неефективним: 

• Торгові точки відкриваються в різних регіонах, а запаси розподіляються за старою логікою. 
• Переміщення товарів між складами та магазинами стає дорогим і неефективним. 
• За одними товарами спостерігається дефіцит, за іншими — надлишок. 

Такий хаос типовий для підприємств торгівлі, однак його цілком можливо виправити грамотними заходами. 

Далі розглянемо реальний кейс клієнта — великої мережі супермаркетів. 

Як налагодити ефективне управління запасами 

Успішне управління товарними запасами в роздрібній торгівлі потребує чіткої системи й усвідомленого підходу. Важливо не тільки правильно планувати запаси, але й швидко адаптуватися до змін на ринку та в попиті споживачів. Щоб налагодити ефективний процес управління товарними запасами в торговельній організації, рекомендується виконувати наступні кроки: 

• Вибір стратегії управління (для сезонних товарів, високоприбуткових товарів або товарів із тривалим циклом постачання); 
• Класифікація та аналіз товарів за допомогою ABC- та XYZ-аналізу; 
• Автоматизація обліку й розрахунку запасів за допомогою ERP-систем і спеціалізованих рішень для торгівлі; 
• Регулярна інвентаризація складів і магазинів. 

Такий підхід дозволяє досягти високої ефективності управління запасами на підприємствах торгівлі, уникати надлишків і дефіциту, а також знижувати рівень заморожених залишків. 

Кейс клієнта 

Ефективне управління товарними запасами в магазині вимагає комплексного підходу й оптимізації бізнес-процесів. У цьому кейсі ми розповімо, як автоматизація управління товарними запасами допомогла великій мережі роздрібної торгівлі оптимізувати асортимент, зменшити надлишки й підвищити обіговість товарів. 

Впровадження системи управління товарними запасами дозволило покращити контроль управління товарними запасами, зменшити ручні операції в торговельній організації та забезпечити сталий ріст ключових показників комерційної діяльності. 

Методи управління товарними запасами в роздрібній торгівлі перед запуском проєкту 

На момент передпроєктного обстеження методи управління товарними запасами в компанії базувалися на напівавтоматичних розрахунках в обліковій системі. Працівники з товарообігу вручну формували замовлення, що збільшувало трудові витрати й призводило до помилок у плануванні запасів. Повноцінний процес контролю рівня запасів на складах і в магазинах був відсутній. 

Основні проблеми: 

• Неефективний облік товарних залишків. 
• Відсутність аналізу причин втрачених продажів і виникнення надлишків. 
• Підвищене навантаження на персонал. 

ТОП-менеджмент ухвалив рішення оптимізувати управління товарними запасами в роздрібній торгівлі, використовуючи сучасні методи автоматизації та впровадження системи контролю залишків на складах і в магазинах. 

Цілі проєкту: 

• Автоматизація формування замовлень. 
• Оптимізація товарних запасів у роздрібній мережі. 
• Підвищення рівня лояльності покупців завдяки наявності необхідного асортименту товарів у магазинах. 
• Розширення мережі за рахунок збільшення прибутку та ефективного управління товарними запасами. 

Що ми пропонуємо для оптимізації товарних запасів

Для ефективного управління товарними запасами на підприємствах торгівлі важливо використовувати сучасні технології. У межах проєкту була впроваджена програма для управління запасами ABM Inventory, яка забезпечила автоматизацію розрахунку замовлень і контроль товарних запасів у роздрібних магазинах та на складах. 

У процесі реалізації проєкту: 

• Були підключені 7 магазинів і 2 кафе, що вимагало окремого планування замовлень на постачальників. 
• Пізніше додалися ще 12 продуктових магазинів формату «біля дому», що підтвердило гнучкість обраної технології та можливість масштабування управління запасами в роздрібній торгівлі. 

Етапи впровадження включали: 

• Підготовку даних: налаштування автоматичного обміну даними між обліковою системою та системою контролю залишків ABM Inventory. 
• Навчання співробітників: робота з функціоналом для розрахунку замовлень і оптимізації товарних запасів на складах та в роздрібних торгових точках. 
• Аналітику: підключення центрального складу для ефективного розподілу товарів по мережі. 

Використання системи дозволило скоротити рутинну роботу під час планування запасів і спрямувати зусилля співробітників на аналіз продажів, управління асортиментом і стратегічне планування. 

На етапі підготовки до запуску системи ABM Inventory особливу увагу приділили налаштуванню правильних параметрів для управління товарними запасами. Було важливо забезпечити коректне відображення буферів — цільових рівнів запасів — для кожної товарної позиції на складі й у магазині. У результаті була створена динамічна система управління буфером, яка адаптується до змін попиту і дозволяє оперативно підтримувати оптимальний рівень запасів. 

На другому етапі був підключений асортимент 7 магазинів — в ABM Inventory були розраховані буфери (цільовий рівень запасу на кожній точці зберігання по кожному SKU). 

Також були актуалізовані дані про буфер безпеки (естетика полиці — чорна зона на графіку), що дозволяє системі ABM Inventory підтримувати товарний запас, необхідний як для продажів, так і для викладки. 

Алгоритми системи ABM Inventory

Для ефективного управління товарними запасами в роздрібній торгівлі важливо враховувати специфіку різних товарних категорій. У системі управління товарними запасами ABM Inventory реалізовані спеціалізовані алгоритми для різних груп товарів і процесів. 

Для управління товарами з коротким терміном придатності був налаштований алгоритм Fresh (рис. 2), заснований на статистичному прогнозуванні попиту. Цей метод дозволяє враховувати сезонні коливання попиту й оптимізувати товарні запаси на складі та в магазині. 

Під час підключення товарів за алгоритмом Fresh була виявлена проблема організаційного характеру: несвоєчасне списання товарів і, як наслідок, затримка проведення документів. Завдяки виявленню цієї проблеми компанія змогла покращити процеси управління скоропортящимися товарами. Цим алгоритмом управляються такі групи асортименту, як фрукти й овочі, зелень, кондитерські вироби (торти, тістечка, хліб). 

Управління товарними запасами в роздрібній торгівлі часто включає роботу через розподільчий центр. Після підключення всіх магазинів до системи ABM Inventory було реалізовано перехід до управління через Центральний склад. Тут застосовується алгоритм DFO (Demand Focused Order), який розраховує потребу на основі реального попиту всієї мережі, а не тільки витрат складу (рис. 3). 

При розрахунку потреби система враховує параметри термінів постачання для кожного магазину, що особливо важливо для планування запасів у торгівлі та скорочення надлишків і дефіциту товарів. 

Для окремих груп товарів, зокрема скоропортящихся, була налаштована зв’язка алгоритмів DFO-Fresh, коли такі товари (наприклад, овочі) постачаються через розподільчий центр. 

Під час проєкту також було виявлено, що частина товарів постачається за схемою крос-докінгу. Система ABM Inventory ефективно справляється з такою задачею: замовлення з магазинів консолідуються на Центральному складі та відправляються постачальнику, а потім одразу розподіляються між торговими точками. Такий підхід дозволяє оптимізувати логістику в роздрібній торгівлі, враховувати кратність замовлень і мінімізувати складські запаси. 

На третьому етапі співробітники компанії пройшли навчання роботі з аналітичним модулем ABM Inventory для контролю управління товарними запасами. 

Дашборд (мал. 4) — стартова сторінка системи, де відображаються ключові показники управління товарними запасами на підприємствах торгівлі: рівень залишків, обіговість, доступність товарів на полицях. 

Звіт про втрачені продажі (мал. 5) дозволяє аналізувати втрати виручки через відсутність товарів у магазинах. За допомогою цього звіту категорійні менеджери можуть своєчасно виявляти проблемні позиції, змінювати стратегію роботи з асортиментом і вживати заходів для зниження втрат. 

Звіт про надлишки (мал. 6) допомагає виявляти переізбыток товару, заморожені кошти в запасах, а також планувати заходи для звільнення складських площ і поліпшення обіговості товарів. 

Звіт про надійність постачальників (мал. 7) дає змогу оцінити відсоток виконання замовлень постачальниками за кожним товаром і торговою точкою, а також вживати заходів для коригування договірних відносин. 

Результати: Як змінюється управління товарними запасами в роздрібній мережі

Після впровадження системи управління товарними запасами ABM Inventory: 

• Близько 46 тисяч товарних позицій були переведені на автоматичне управління. 
• Щодня формується та надсилається 250–350 замовлень на поповнення товарних залишків. 

Основні результати: 

• Значне скорочення часу на формування замовлень завдяки автоматизації процесів. 
• Покращення обіговості товарів на складах і в магазинах: 
  • на 30% по первинній групі підключених магазинів (зменшення на 10 днів); 
  • на 25% по всій мережі (зменшення на 8 днів). 

• Підвищення ефективності управління асортиментом і зниження рівня заморожених залишків завдяки систематичній роботі з аналітикою продажів. 
• Зростання продажів на 8% по групі магазинів, де було впроваджено рішення. 

Крім того, використання системи управління товарними запасами на підприємстві дозволило покращити контроль над надійністю постачальників і оперативно реагувати на зміни попиту. 

Як і навіщо АВМ Cloud керує товарними запасами дивіться у відео: