Як побудувати платіжний календар компанії: інструкція для фінансистів

Ефективне управління грошовими коштами — це ключовий бізнес-процес, який напряму впливає на фінансову стабільність компанії. Один із основних інструментів у цьому — платіжний календар, що дозволяє контролювати заплановані та фактичні платежі, уникати касових розривів і синхронізувати надходження коштів із графіком витрат. Платіжний календар — це короткостроковий план руху грошових коштів, який охоплює всі напрямки діяльності підприємства. Він дозволяє фіксувати заплановані й реальні платежі, а також контролювати фінансові зобов’язання в рамках внутрішнього графіка. Таким чином, планування грошових потоків — це комплексне завдання, що передбачає аналіз можливих надходжень і витрат із розбивкою по днях або тижнях, а також контроль бюджетних лімітів по кожному центру фінансової відповідальності (ЦФО). Докладніше про те, як сформувати якісний фінансовий прогноз, читайте у статті: 4 кроки до ефективного управління грошовими потоками компанії

Платіжний календар: етапи впровадження

Платіжний календар як інструмент управління не має існувати окремо від загальної системи фінансового планування та бухгалтерського обліку компанії. Для ефективного впровадження важливо не просто створити календар, а інтегрувати його у чинні бізнес-процеси з урахуванням доходів, витрат, зобов’язань і стратегічних цілей підприємства. Це дозволяє оптимізувати розрахунки та уникнути тимчасових касових розривів. Варто відповісти на питання: як формуються бюджети, в яких розрізах, хто за що відповідає, і наскільки ефективною є вже наявна система планування? Неправильний підхід до планування грошових потоків може не лише не дати результату, а й мати зворотній ефект.

Розглянемо весь ланцюжок впровадження платіжного календаря (мал. 1).

Схема впровадження Платіжного календаря ABM Finance

Як бачимо, схему впровадження розділено на три основні блоки з виділеними в них окремими етапами.  

1. Бюджетування. Бюджет руху грошових коштів

Розробка структури бюджету руху грошових коштів (БДРГК) відбувається на етапі впровадження бюджетування. Саме тоді визначаються основні розрізи аналітики, які формують ліміти. Для кожного виду діяльності розраховується чистий грошовий потік як різниця між надходженнями та виплатами. Наприклад, у страхуванні, окрім традиційного поділу на операційну, фінансову та інвестиційну діяльність, окремо виділяється страхова діяльність. У ролі аналітики можуть виступати ЦФО, статті БДРГК, сценарії, а також розрахункові рахунки, контрагенти тощо. Рівень деталізації має бути повним, але не надмірним.

2. Регламентація та визначення правил формування  

На цьому етапі формується єдина логічно цілісна система взаємозв’язків між надходженнями та виплатами в розрізі кожного дня (тижня). Виплати зазвичай здійснюються на підставі заявки на виплату. Далі розробляються правила її проходження — затвердження або відхилення заявки, порядок формування реєстрів платежів і пріоритетність платежів, а також перелік звітів і порядок відображення у них руху коштів за заявками. Окремо розглядаються надходження та коригування залишків коштів. Усі ці правила регламентуються положеннями, які забезпечують єдине розуміння системи для всіх учасників процесу.

3. Автоматизація Платіжного календаря

До завдань цього етапу входить розробка платіжного календаря на основі раніше описаних регламентів. На цьому етапі необхідно ретельно вивчити структуру баз даних підприємства. Багато організацій мають територіально розподілені офіси з локальними базами. Часто для оперативного обліку використовуються галузеві рішення. Оскільки структури баз можуть відрізнятися, потрібен уважний аналіз усіх джерел інформації.

Під час автоматизації важливо визначити дані для формування платіжного календаря, включно з доходами, витратами, рахунками та залишками по днях. Це дозволяє сформувати актуальний реєстр платежів компанії з урахуванням усіх майбутніх зобов’язань.

Також розробляється схема обміну даними, забезпечується безпечний доступ до системи та передача інформації. При створенні форм введення слід враховувати повноту, точність даних і зручність інтерфейсу. Окрему увагу приділяють налаштуванню ролей користувачів і доступу до розділів. Автоматизація дозволяє суттєво підвищити прозорість і точність планування грошових потоків компанії, мінімізувати касові розриви та забезпечити контроль платоспроможності.

Завершальний етап — навчання співробітників і підготовка інструкцій зі складання та ведення платіжного календаря.

Приклад автоматизації системи платіжного календаря в торговельній компанії

Припустімо, компанія здійснює свою діяльність по всій території України, тобто має розгалужену філіальну структуру з центрами та точками продажу. У компанії вже була впроваджена система бюджетування, і грошові потоки проходили через базовий платіжний календар. Однак ця система не забезпечувала належного рівня контролю та оперативності. Отримання інформації з різних облікових систем вимагало значних зусиль, у кожного підрозділу (філії) був власний підхід до складання та ведення календаря. Людський фактор також мав значний вплив — виникали помилки.

Усе це ускладнювало отримання повної інформації про фінансовий стан підприємства та оперативний аналіз даних, а також ставило під сумнів достовірність самих показників. Такі передумови змусили компанію дійти висновку: система управлінського обліку повинна бути єдиною, інформація — уніфікованою, дані мають вноситися за чіткими правилами, а грошові потоки проходити відповідний контроль у реальному часі. Виникла потреба у впровадженні платіжного календаря як частини загального бізнес-процесу.

Мета — забезпечити структурований облік зобов’язань, пріоритизацію витрат, своєчасні виплати постачальникам і контроль щоденного залишку грошових коштів на рахунках.

Менеджмент компанії визначив вимоги до автоматизації системи управління грошовими потоками:

• створення електронних облікових документів платіжної системи (заявки на оплату, реєстри);
• формування електронної звітності для контролю виконання платежів;
• впровадження процедур погодження та затвердження (бюджетів, заявок тощо);
• розмежування прав доступу до фінансової інформації;
• забезпечення гнучкості налаштування (можливість штатними силами змінювати систему).

Було розроблено платіжний календар, адаптований під специфіку діяльності компанії: автоматизовано заявки на оплату, сформовано реєстр платежів, налаштовано процедури погодження та обмеженого доступу до фінансових даних. Реалізація проєкту потребувала перегляду внутрішніх регламентів і їх узгодження з бюджетами.

Система дала змогу ефективно планувати платежі, уникати касових розривів, порівнювати планові та фактичні платежі, а також формувати деталізовану фінансову звітність. Усі учасники процесу отримали прозорі правила та уніфіковані форми документів, що підвищило фінансову дисципліну та достовірність даних.

Платіжний календар

Елементом автоматизації стало впровадження електронних заявок на оплату, які формуються з урахуванням заданих параметрів. Система автоматично перевіряє ліміти за статтями бюджету руху грошових коштів у розрізі аналітик, таких як ЦФО та розрахункові рахунки. Це дозволяє планувати платежі з дотриманням фінансової дисципліни.

Форма заявки містить посилання на електронний архів із документами-обґрунтуваннями (договори, рахунки тощо). Зручним і інформативним є те, що до заявки можна прикріпити скан-копію документа, на підставі якого здійснюється платіж. Такий підхід спрощує контроль і пришвидшує проходження реєстру платежів компанії.

Після проведення документу автоматично запускається процес погодження заявки на ГК відповідно до правил, визначених у Положенні. Кожен учасник процесу отримує повідомлення про необхідність виконати певні (регламентовані) дії для погодження заявки. Заявник у будь-який момент може увійти в систему й переглянути, на якому етапі погодження перебуває заявка та скільки часу залишилося в виконавця згідно з регламентом для її затвердження.

Звіт (візи та коментарі)

З метою скорочення обсягу документообігу ланцюг погодження платежів було розділено за принципом належності до статей руху грошових коштів. Платежі, які не вимагали спеціального погодження або були обов’язковими (податки, післяплата за документами постачальників тощо), після оформлення заявки на ГК або відображення надходження постачальника без затвердження одразу потрапляли до реєстру платежів. Решта платежів проходила погодження по всьому ланцюгу затвердження. У сформованих реєстрах платежів встановлювалися пріоритети відповідно до правил, описаних у Положенні, а також дати оплат. Після проведення (затвердження) реєстрів відповідні записи відображалися в платіжному календарі.

Платіжний календар

Платіжний календар може мати різний вигляд та рівень деталізації, однак обов’язково включає дані для складання графіка надходжень, виплат і щоденних залишків грошових коштів. Такий графік дає змогу заздалегідь виявляти тимчасові касові розриви, оцінювати рівень платоспроможності та приймати своєчасні управлінські рішення.

Додатково система формує звіти за заявками (оплачені / неоплачені) та за кількістю поданих заявок по компанії. Це сприяє ефективному управлінню платежами, посилює фінансову звітність, покращує облік зобов’язань і оптимізує розрахунки в компанії. Усе це підсилює роль платіжного календаря як стратегічного інструменту управління грошовими потоками.

Звіт по заявках

Замість епілогу

Успішність упровадження платіжного календаря та подальше використання залежатиме від коректності та оптимальності розробленої архітектури процесу. Ось чому етап регламентації не менш важливий, ніж етап автоматизації системи. Тільки при дотриманні всіма співробітниками встановлених регламентів і однаковому розумінні системи управління грошовими потоками буде результат. Інформація має бути структурована за єдиними для всієї компанії правилами.  

Впровадження та автоматизація платіжного календаря дає змогу досягти наступних цілей. 

1. Система дає можливість прогнозувати приплив і відтік ГК, у результаті чого:

• фінансові менеджери, завдяки контролю виконання фінансових планів, можуть припускати нестачу або надлишок ГК ще до їх виникнення;  
• у разі виявлення відхилень є можливість і час проаналізувати ситуацію, що склалася, і прийняти оптимальне рішення.  

2. Централізація управління грошовими потоками дає змогу:

• ефективно перерозподіляти між філіями (підприємствами компанії) грошові ресурси;  
• своєчасно погашати зобов’язання перед кредиторами;  
• на вигідніших умовах отримувати кредити для фінансування роботи дочірніх підприємств, а також на інвестиційні цілі;  
• інвестувати вільні грошові кошти з метою отримання доходу (депозити, цінні папери).  

Ефективно організовані грошові потоки підприємства є найважливішим показником його фінансового благополуччя і передумовою досягнення високих результатів діяльності. Усі завдання, пов’язані з управлінням грошовими потоками, побудовою платіжної дисципліни та прогнозного платіжного календаря можна реалізувати за допомогою програмного продукту ABM Finance.

Дізнайтеся, як автоматизована система управління грошовими потоками впливає на ефективність бізнесу. Отримайте відповідь на всі свої запитаня на персональній консультації з експертом ABM Finance. Для цього залиште заявку і ми зв’яжемось з вами найближчим часом .