Оптимізація управління запасами

Оптимізація управління запасами — ключовий елемент ефективного управління логістикою та ресурсами компанії. В умовах високої конкуренції та нестабільного попиту грамотна система дозволяє забезпечити наявність необхідної продукції на складі, скоротити витрати на зберігання та підвищити обіговість запасів.

Сучасні методи оптимізації запасів включають динамічне планування, прогнозування попиту та використання ERP-систем. Такі підходи дозволяють уникнути надлишкових і недостатніх запасів, стабілізувати ланцюг постачання та знизити товарні втрати.

Оптимізація товарних запасів важлива не лише для скорочення витрат, а й для підвищення рівня сервісу, стійкості бізнес-процесів і зростання прибутковості. Це не разовий захід, а системна робота, що охоплює аналіз, контроль і постійне вдосконалення ключових показників.

Що таке управління запасами?

Управління запасами — це процес системного планування, контролю та аналізу обсягів матеріальних ресурсів, які знаходяться на складі та в торгових точках. Основна мета — досягнення оптимального рівня товарних запасів за мінімальних витрат і максимальної готовності до відвантаження.

Для оптимізації системи управління запасами застосовуються різні підходи: від класичних методів ABC/XYZ-аналізу до цифрових інструментів, включно з ERP-системами та методикою Just-in-Time (JIT). Сучасні моделі враховують не лише залишки на складі, а й сезонність, буферні запаси, обіговість і фактичний попит.

Ефективне управління запасами на складі дозволяє мінімізувати витрати на зберігання, скоротити дефіцит продукції, підвищити стійкість ланцюга постачання та оптимізувати використання ресурсів. Усе це робить оптимізацію складських запасів важливою частиною стратегії будь-якого ритейлера.

Основні проблеми при управлінні запасами

Сучасна роздрібна торгівля стикається з серйозними викликами в управлінні матеріальними та товарними запасами. Поведінка покупців змінюється стрімко, прогнозування попиту стає все менш точним, а ланцюги постачання — усе більш уразливими. За таких умов особливо важливо регулярно аналізувати наявні процеси й впроваджувати заходи з оптимізації запасів на підприємстві.

Ключові проблеми, з якими стикаються компанії:

• Надлишкові запаси, що блокують ресурси та заморожують обігові кошти.
• Нестача товарів на складі, що призводить до втрати продажів і зниження лояльності клієнтів.
• Високі витрати на зберігання та обслуговування запасів.
• Відсутність автоматизації процесів управління — компанії продовжують покладатися на Excel та застарілі методи оптимізації товарних запасів.
• Недостатній контроль залишків, що заважає своєчасно виявляти проблемні позиції та коригувати замовлення.
• Нераціональний розподіл запасів по складах, особливо в умовах багаторівневого ланцюга постачання.

Усе це вказує на необхідність впровадження системної оптимізації складських запасів із використанням сучасних ERP-рішень та інструментів динамічного планування. Лише так можна побудувати інтелектуальне управління запасами, скоротити витрати, підвищити стійкість ланцюга постачання та покращити ключові показники ефективності. 

Ключові методи оптимізації управління запасами

Оптимізація управління запасами — це не одноразова дія, а комплекс заходів і рішень, спрямованих на досягнення оптимального рівня запасів, скорочення витрат на зберігання та забезпечення безперебійних поставок. Важливо побудувати систему, яка враховує особливості бізнесу, асортимент, динаміку попиту та логістичні можливості компанії.

Серед перевірених методів оптимізації запасів у роздрібній торгівлі:

• ABC/XYZ-аналіз — класифікація продукції за важливістю та передбачуваністю попиту. Дозволяє зосередити ресурси на пріоритетних товарних позиціях.
• Методика Just-in-Time (JIT) — мінімізація складських запасів і постачання точно в строк. Ефективна при стабільному попиті.
• Динамічне планування запасів — адаптація буферних запасів під поточний попит. Актуально в умовах волатильності.
• Планування потреб у матеріалах (MRP) — використовується у виробництві для точного розрахунку необхідних ресурсів.
• ERP-системи для логістики — автоматизація розрахунку замовлень, контроль залишків і формування рекомендацій.
• Інтелектуальне управління запасами — застосування спеціалізованих алгоритмів для зменшення дефіциту й надлишків.
• Цифровізація логістики — IoT, автоматизація складів, роботизація процесів.

Реалізація цих підходів допомагає зменшити витрати, покращити обіговість запасів і підвищити стійкість ланцюга постачання. Водночас необхідно враховувати не лише поточні показники, а й стратегічні цілі компанії: розширення асортименту, зниження товарних втрат, підвищення сервісу та прибутковості.

Стратегія управління запасами в багаторівневому ланцюгу постачання — у чому переваги?

Багаторівнева система постачання дозволяє централізовано керувати запасами, мінімізувати витрати та забезпечити стабільну наявність товару на полицях. В умовах високої конкуренції та нестабільного попиту — це критично важливий елемент зростання і стійкості бізнесу.

Розподільчі центри (РЦ і РРЦ) відіграють ключову роль: вони виступають буфером між постачальниками та магазинами, згладжують коливання попиту та забезпечують ритмічні поставки. Такий підхід знижує надлишкові запаси, покращує обіговість і дозволяє уникати дефіциту товару в пікові періоди.

Основні переваги:

• Скорочення витрат на зберігання за рахунок централізації.
• Кращий контроль залишків і швидке поповнення.
• Оптимізація товарних потоків між складами та магазинами.
• Ефективніше використання торгових площ.

Використання механізмів оптимізації запасів у ланцюгу постачання дозволяє формувати оптимальний рівень запасів і адаптуватися до змін попиту. Найбільшу ефективність дає автоматизація — зокрема, із застосуванням ERP-систем для логістики та прогнозування.

Складнощі оптимізації управління товарними запасами

Попри очевидні переваги, оптимізація запасів у багаторівневому ланцюгу постачання пов’язана з низкою викликів. Один із головних — узгодження інтересів усіх учасників ланцюга та забезпечення стабільного постачання без утворення надлишків.

Основні труднощі:

• Нестача одних товарів і надлишок інших.
• Високі витрати на зберігання і переміщення продукції.
• Складність у прогнозуванні реального попиту.
• Брак прозорості у залишках на всіх рівнях.

Причина цих проблем — ручне планування та відсутність автоматизованої системи. Наприклад, Excel не дозволяє гнучко реагувати на коливання попиту чи враховувати сезонність. Навіть маючи розподільчі центри, бізнес може зазнавати втрат через неефективне управління.

Щоб побудувати стабільну модель в умовах змінного попиту, варто впроваджувати сучасні ERP-рішення та інструменти для управління товарними запасами в роздрібній торгівлі.

Оптимізація системи управління запасами з багаторівневою мережею постачання в ABM Inventory

Щоб підвищити ефективність у розгалуженій мережі магазинів, усе більше компаній впроваджують інтелектуальні рішення. Одне з них — система ABM Inventory, яка забезпечує динамічне планування та контроль товарних потоків на всіх рівнях постачання.

Одна з ключових причин втрати продажів — дефіцит продукції. Він виникає через неточні прогнози та тривалі терміни поповнення, особливо коли планування виконується вручну. У результаті — заморожені ресурси, низька обіговість та втрата гнучкості в реагуванні на зміни попиту.

Програма ABM Inventory дозволяє оптимізувати товарні запаси за рахунок точних алгоритмів розрахунку потреб та врахування динаміки попиту. В її основі лежить модель DFO (demand focused order), яка агрегує попит із магазинів, враховує запаси і формує замовлення постачальнику, підтримуючи оптимальний рівень запасів без надлишків.

Ключові ефекти від впровадження:

• Скорочення запасів на підприємстві завдяки агрегації попиту і перерозподілу запасів.
• Збільшення обіговості та зменшення втрат.
• Зниження витрат на зберігання та залежності від людського фактору.
• Прискорення реакції на зміни попиту.
• Мінімізація витрат на зберігання та оптимізація логістичних процесів.

Рішення охоплює всі ключові етапи: від прогнозування попиту та планування буферних запасів — до автоматичного формування замовлень і контролю залишків. Автоматизація дозволяє компанії досягти прозорості та керованості в масштабах усієї мережі.

Чому виникає дефіцит товару?

Дефіцит товару — одна з найпоширеніших проблем у роздрібній торгівлі, що напряму впливає на прибуток компанії. Основна причина — неправильна стратегія управління запасами та залежність від неточного прогнозування попиту.

У багатьох компаніях запаси формуються на основі усередненого прогнозу, без врахування регіональних особливостей, сезонності або структури асортименту. У кожному сегменті мережі — магазині, регіональному або центральному складі — показники попиту різні. Це знижує точність розрахунків і призводить до нестачі товару в одних точках і надлишків в інших.

Важливо враховувати принцип агрегації: чим вище рівень у ланцюгу постачання, тим точніший прогноз. Наприклад, облік попиту на центральному складі, де концентрується сукупне споживання, дає більш надійний результат, ніж прогноз по кожному окремому магазину. Саме тому при розробці стратегії слід орієнтуватися на ті точки системи, де попит більш стабільний — зазвичай це розподільчі центри.

Ще один фактор — часові затримки. Поки замовлення пройде шлях від розрахунку до доставки на полицю магазину, ситуація на ринку вже може змінитися. Це особливо критично для товарів з коротким життєвим циклом або сезонних позицій.

Щоб уникнути дефіциту, компанії повинні впроваджувати інструменти динамічного планування запасів та скорочення часу реакції. Системи на кшталт ABM Inventory дозволяють враховувати сезонність, акції, структуру попиту, логістичні обмеження та інші фактори, що забезпечують інтелектуальне управління запасами на всіх рівнях постачання.

При розрахунку замовлення на кожному магазині, РЦ та РРЦ враховуються наступні дані

Ефективна оптимізація запасів неможлива без комплексного збору та обробки даних на кожному етапі ланцюга постачання. У системі ABM Inventory використовуються точні алгоритми, які враховують:

• Поточний рівень продажів товару — для розрахунку актуальної потреби.
• Залишки на складах і в магазинах — включаючи буферні та страхові запаси.
• Графіки внутрішніх та зовнішніх поставок — щоб спрогнозувати поповнення.
• Упаковки — мінімальні обсяги замовлення, кратність, умови зберігання.
• Акції, промо та сезонні коливання — для врахування пікових потреб.
• Резерви та попередні замовлення — наприклад, для B2B-клієнтів або запуску новинок.
• Фактичний дефіцит товару та прогноз споживання до наступної поставки.

Цей підхід дозволяє досягти оптимального рівня запасів, уникнути надлишків і дефіциту, а також підвищити обертання товарів. Завдяки автоматизації всі параметри оперативно обробляються системою, що мінімізує вплив людського фактора й пришвидшує цикл закупівель.

Це особливо важливо у мультискладських рішеннях, де потрібна синхронізація між кількома локаціями зберігання товарів.

Розрахунок замовлення з РЦ на зовнішнього постачальника складається з трьох етапів

Щоб забезпечити безперебійні поставки та мінімізувати витрати на зберігання, система ABM Inventory реалізує покроковий підхід до формування замовлень. Така модель дає змогу ефективно оптимізувати систему управління запасами навіть у складній багаторівневій логістиці. 

Крок 1. Формування потреби в кожному магазині
Аналізуються поточні продажі, залишки, буферні запаси й прогнозований попит на кожну SKU. Це дозволяє гнучко формувати замовлення й оптимізувати товарні запаси.

Крок 2. Розрахунок потреби РРЦ
На основі даних усіх магазинів, закріплених за конкретним регіональним розподільчим центром, обчислюється сукупна потреба з урахуванням обіговості та доступних ресурсів.

Крок 3. Фінальний розрахунок для центрального РЦ
Формується зведена заявка на замовлення, яка агрегує потребу всієї мережі. До розрахунку включаються параметри постачання, страхові та сезонні запаси, витрати на зберігання та логістичні обмеження.

Завдяки такій трирівневій моделі компанія отримує гнучкість, точність прогнозування та здатність підтримувати оптимальний рівень товару в будь-яких умовах. 

Ефекти від оптимізації управління запасами за допомогою ABM Inventory

Впровадження системи ABM Inventory дозволило досягти суттєвих результатів в оптимізації управління запасами. Завдяки автоматизації процесів і використанню інтелектуальних алгоритмів компанії змогли зменшити витрати та підвищити ефективність усієї логістичної моделі.

Ключові результати:

• Зростання продажів до 20% — завдяки швидшому реагуванню на зміну попиту та стабільній наявності потрібного товару в точках продажу.
• Зниження надлишкових запасів — через розподіл запасів по складах та агрегацію попиту.
• Підвищення обіговості товарів — що дозволяє вивільнити фінансові ресурси, раніше «заморожені» в залишках.
• Скорочення витрат на персонал до 80% — завдяки автоматичному формуванню замовлень та зменшенню ручної роботи.
• Зменшення витрат на зберігання — через оптимізацію розміщення товарів та уникнення міжмагазинних переміщень.

Таким чином, ABM Inventory стає не лише інструментом вирішення поточних операційних задач, а й стратегічною основою для масштабування, підвищення рентабельності та сталого розвитку бізнесу.

Приклади успішної оптимізації запасів

Одним із яскравих прикладів ефективної оптимізації товарних запасів є кейс ритейл-мережі КОЛО, де було впроваджено систему ABM Inventory.

Мета проєкту — мінімізувати надлишкові запаси, підвищити обіговість і налагодити автоматичне планування замовлень на всіх рівнях ланцюга постачання. Рішення дозволило здійснити оптимізацію запасів підприємства з урахуванням особливостей мультискладської моделі.

Результати оптимізації:

• 45 000 SKU переведено на автоматичне управління.
• До 80% замовлень формуються автоматично.
• Обіговість товарів зросла на 30% у пілотних магазинах і на 25% у мережі загалом.
• Знижено обсяг заморожених залишків, підвищено точність прогнозування попиту.
• +8% до продажів у магазинах, де було впроваджено проєкт.

Система дозволила не лише зменшити ручну працю та оптимізувати запаси, а й підвищити стійкість ланцюга постачання завдяки динамічному плануванню буферів, використанню алгоритмів DFO і Fresh, а також розширеній аналітиці.

Це дозволило компанії швидко реагувати на зміни попиту, забезпечувати безперебійні поставки та підтримувати оптимальний рівень запасів на всіх складах.

Докладніше про кейс КОЛО – читайте тут!