Цифровизация логистики – это ключ к эффективному и гибкому управлению цепочками поставок в условиях современного рынка. Внедрение технологий позволяет ускорить процессы, повысить точность доставки и снизить затраты. В этой статье мы подробно рассмотрим, как цифровизация трансформирует логистику, какие задачи она решает и какие технологии становятся основой для её успешной реализации.

Что такое цифровизация в логистике

Цифровизация в логистике – это процесс внедрения цифровых технологий для автоматизации и улучшения всех этапов логистической цепочки. Это охватывает не только автоматизацию планирования маршрутов и управления складами, но и использование различных технологий для улучшения обработки данных, мониторинга и взаимодействия между участниками цепочки поставок.

Определение и значение цифровой трансформации

Цифровая трансформация – это не просто внедрение новых технологий, а целый подход к переработке бизнес-процессов с использованием инновационных решений, таких как облачные технологии, интернет вещей (IoT), искусственный интеллект и машинное обучение. В логистике это означает создание более гибкой, быстрой и прозрачной цепочки поставок, где все процессы, от планирования до доставки, управляются на основе точных данных в реальном времени.

Роль цифровизации в логистике и транспортной отрасли

Цифровизация в логистике позволяет значительно повысить эффективность работы. Например, с помощью системы управления транспортом (TMS) можно оптимизировать маршруты, снизить затраты на топливо, улучшить контроль за доставками и повысить точность прогноза времени прибытия. В транспортной отрасли цифровые решения, такие как GPS-мониторинг, позволяют отслеживать в реальном времени местоположение транспорта, управлять расходами на обслуживание автопарка и поддерживать высокий уровень клиентского сервиса.

Цифровизация и искусственный интеллект в логистике

Искусственный интеллект (AI) играет ключевую роль в цифровизации транспортной логистики, позволяя не только автоматизировать рутинные процессы, но и предсказывать возможные проблемы до того, как они произойдут. Например, AI может анализировать данные о движении транспорта, погодных условиях и загруженности дорог, чтобы заранее скорректировать маршрут и избежать задержек. Это дает транспорным компаниям возможность оперативно реагировать на изменения и максимально эффективно использовать ресурсы, улучшая качество обслуживания клиентов и снижая затраты.

Зачем нужна цифровизация: ключевые задачи и цели

Цифровизация логистики отвечает на вызовы современного рынка, позволяя компаниям работать быстрее, точнее и с меньшими затратами. Внедрение цифровых технологий помогает не только автоматизировать процессы, но и значительно повысить их эффективность. Рассмотрим основные задачи и цели, которые решает цифровизация в логистике.

Повышение прозрачности логистических процессов

Цифровизация производства в логистике позволяет обеспечить полный контроль за всеми этапами доставки. Вся информация, от статуса заказа до текущего местоположения транспорта, становится доступной в реальном времени. Это помогает улучшить коммуникацию между участниками цепочки поставок, повысить уровень доверия со стороны клиентов и снизить риски, связанные с потерей или повреждением товаров.

Оптимизация управления перевозками и маршрутами

Цифровые системы позволяют автоматизировать маршрутизацию перевозок в транспортной логистике, учитывая такие факторы, как пробки, погодные условия и загруженность дорог. Алгоритмы помогают выбирать самые оптимальные пути доставки, что уменьшает затраты на топливо, время в пути и увеличивает эффективность работы автопарка.

Снижение операционных затрат

Цифровизация в транспортной логистике позволяет значительно снизить операционные затраты за счёт автоматизации планирования и контроля перевозок. Это особенно важно для компаний, которые сталкиваются с последней милей в логистике, ведь на нее ложиться около 60% от всех затрат на доставку. Использование интеллектуальных систем для маршрутизации и управления автопарком помогает уменьшить топливные расходы, минимизировать простои транспорта и оптимизировать рабочие процессы водителей. Это позволяет компании эффективно использовать ресурсы, снизить затраты на обслуживание и повысить общую производительность.

Повышение скорости и качества доставки

Цифровизация ускоряет все процессы: от получения заказа до его доставки конечному потребителю. Автоматизированные системы управления помогают минимизировать задержки, повысить точность прогноза времени доставки и улучшить общую эффективность логистики. Это, в свою очередь, повышает уровень удовлетворенности клиентов и укрепляет конкурентные позиции компании на рынке.

Технологии цифровизации в транспортной логистике

Цифровизация в транспортной логистике охватывает целый спектр технологий, которые помогают улучшить эффективность, повысить прозрачность и снизить затраты на всех этапах транспортных процессов. Рассмотрим наиболее важные технологии, используемые для оптимизации работы транспортных компаний.

TMS-системы: автоматизация управления перевозками

TMS-система управления транспортом играет ключевую роль в автоматизации управления перевозками. Она позволяет планировать маршруты, контролировать выполнение доставок, отслеживать эффективность работы автопарка и анализировать затраты на транспортировку. Использование программы для логистики помогает исключить ошибки, улучшить точность планирования и снизить операционные расходы за счёт оптимизации всех процессов, связанных с перевозкой товаров.

GPS/ГЛОНАСС-мониторинг транспорта в реальном времени

Системы GPS/ГЛОНАСС-мониторинга позволяют отслеживать местоположение транспортных средств в реальном времени. Это обеспечивает полный контроль за маршрутом доставки, даёт возможность оперативно реагировать на непредвиденные ситуации (например, задержки или изменения в маршруте) и повышает безопасность перевозок. Мониторинг помогает эффективно управлять автопарком, избегать простоев и минимизировать затраты на топливо.

BI и аналитика для прогнозирования и принятия решений

Системы Business Intelligence (BI) и аналитические инструменты в транспортной логистике помогают анализировать большие объёмы данных, собранных в процессе перевозки. Это позволяет предсказывать возможные проблемы, такие как задержки или перебои в цепочке поставок, и принимать более обоснованные решения для оптимизации логистических процессов. BI-системы предоставляют ключевые показатели, которые помогают улучшить планирование, управляемость и адаптацию к изменениям на рынке.

Электронный документооборот и интеграции с ERP

Электронный документооборот значительно ускоряет и упрощает процессы обработки документов в транспортной логистике. Это включает в себя оформление накладных, контрактов, а также передачу данных между различными системами (TMS, ERP, WMS). Интеграция с ERP-системами помогает обеспечить более точный обмен информацией между отделами, уменьшить ошибки при оформлении документов и повысить общую прозрачность всех логистических операций.

Основные вызовы на пути цифровизации

Цифровизация в транспортной логистике приносит значительные преимущества, но на пути её внедрения могут возникать определённые трудности и вызовы, которые необходимо учитывать. Вот несколько основных проблем, с которыми сталкиваются компании при цифровой трансформации.

Сопротивление изменениям внутри команды

Одним из главных вызовов на пути цифровизации является сопротивление изменениям внутри команды. Люди часто боятся нововведений, особенно если они связаны с изменением привычных рабочих процессов. Важно правильно управлять этим процессом, обучая сотрудников и показывая преимущества новых технологий, чтобы они видели реальную выгоду от их внедрения и не воспринимали изменения как угрозу.

Совместимость ИТ-систем и данных

Другим значимым вызовом является совместимость ИТ-систем и данных. Внедрение новых технологий требует интеграции с уже существующими системами (например, ERP, WMS или TMS), что может быть технически сложным и затратным процессом. Проблемы с обменом данными, несоответствие форматов и стандартов могут значительно замедлить процесс цифровизации и повысить риски ошибок.

Кибербезопасность и защита информации

С увеличением объёма данных, которые обрабатываются в рамках цифровизации, появляется и новая угроза – кибербезопасность и защита информации. Системы, которые управляют логистикой, часто содержат чувствительные данные, такие как информация о клиентах, финансовых операциях, маршрутах и грузах. Поэтому необходимо обеспечить высокий уровень безопасности, чтобы защитить данные от кибератак, утечек и других угроз.

Как начать цифровизацию логистики в компании

Цифровизация логистики – это не просто внедрение новых технологий, а стратегический процесс, который требует внимательного подхода и поэтапного внедрения. Чтобы сделать этот процесс максимально успешным, важно следовать чёткой последовательности шагов.

Шаг 1. Анализ текущих логистических процессов

Это поможет понять слабые места в операциях, выявить узкие места, а также определить области, где можно улучшить эффективность. На этом этапе важно вовлечь всех ключевых участников процесса: от диспетчеров до руководителей, чтобы собрать полное представление о том, как работает система.

Шаг 2. Определение приоритетных зон автоматизации

Не все процессы можно или нужно автоматизировать сразу. Для начала стоит выбрать те области, которые принесут наибольшую выгоду от цифровизации, такие как маршрутизация, контроль за выполнением доставок или управление автопарком. Это поможет сосредоточиться на наиболее критичных для бизнеса задачах и добиться быстрого результата.

Шаг 3. Выбор цифровых инструментов и партнёра

Перед тем как купить TMS систему или другое решение для мониторинга и анализа данных, вам необходимо проанализировать, насколько данное ПО соответствует требованиям вашего бизнеса. Также нужно выбрать надёжного партнёра, который окажет техническую поддержку и помощь на всех этапах внедрения.

Шаг 4. Обучение персонала и запуск пилота

Это поможет протестировать систему на практике, выявить возможные проблемы и внести необходимые коррективы до полноценного внедрения. Важно, чтобы сотрудники были подготовлены к изменениям и понимали, как использовать новые инструменты для повышения эффективности работы.

Пошаговое выполнение этих этапов поможет плавно внедрить цифровые технологии в транспортной логистике и обеспечить максимальную отдачу в компании.

Цифровая логистика с TMS ABM Cloud: как это работает на примере Engin 

Внедрение TMS ABM Cloud в дистрибьюторской компании

Внедрение ABM Rinkai TMS в компании Engin проходило в несколько этапов. Сперва мы тщательно проверили данные и интегрировались с GPS-системой. Также актуализировали картографическую службу под потребности заказчика, что позволило повысить точность маршрутизации.

Далее удалось значительно повысить эффективность использования автопарка. Снижение количества автомобилей стало возможным благодаря увеличению загрузки транспорта. Автоматическую загрузку заказов и выгрузку маршрутов обеспечила интеграция с учётной системой заказчика, что ускорило процесс и снизило количество ошибок.

Контроль за выполнением маршрутов стал важной частью процесса. В системе теперь ведётся отчётность по времени выезда и прибытия, а данные о времени выгрузки регулярно обновляются на основе статистики. Учитываются типы грузов и регионы доставки, что позволяет оптимизировать логистику.

Завершающим этапом стало масштабирование системы на все филиалы компании. Сейчас с помощью ABM Rinkai TMS маршруты планируются на складе в Баку и 6 региональных складах, что существенно улучшило логистику и ускорило поставки.

Повышение точности доставки за счет цифровых решений

Автоматизация планирования маршрутов позволила сократить время на его подготовку в 4 раза, что ускорило весь процесс и снизило вероятность ошибок при планировании.

Система дала возможность отслеживать фактическое выполнение маршрута водителями и быстро выявлять отклонения от плана, что позволило оперативно корректировать действия и улучшить точность доставки. Также была внедрена настройка времени на выгрузку для каждой точки с учётом весогабаритных характеристик товаров и специфики точек доставки, что сделало расчёты более точными.

Дополнительный анализ отчетности, включая данные о клиентах, стоимости доставки и заказах, позволил выявить активных и пассивных клиентов, а также снизить перепробеги на 14%. Это позволило уменьшить показатель с 21,8% до 7,6%.

Количество активных клиентов выросло на 35%, при этом потребность в дополнительных автомобилях увеличилась всего на 14%. Среднее количество точек на один автомобиль увеличилось на 13%, что свидетельствует о более эффективном использовании автопарка и оптимизации доставки.

Как технологии помогают компаниям на глобальном уровне

Ранее логистика в компании зависела от одного специалиста, который вручную планировал маршруты, координировал доставку и решал возникающие проблемы. Это требовало много времени и ресурсов, а также ограничивало гибкость и скорость работы. После внедрения TMS-системы всё изменилось – управление логистикой стало автоматизированным и динамичным процессом, в котором каждый шаг основан на данных и алгоритмах. Логист больше не привязан к рутинным задачам, а может сосредоточиться на анализе и оптимизации. Теперь систему могут использовать несколько сотрудников одновременно, что повышает эффективность и сокращает время на принятие решений.

Теперь, благодаря возможности моделирования в системе, стратегические решение принимаются на основе конкретных цифр. Будь-то выбор локации для нового склада или рентабельность каждой точки доставки – все это вы можете просчитать в ABM Rinkai TMS. 

TMS также становится незаменимым инструментом при расширении штата и наборе новых курьеров. Водителю достаточно получить электронный маршрутный лист с указаниями, и он может сразу начать работать, не тратя дни на освоение новых маршрутов и изучение дорог. Всё необходимое для выполнения задания уже указано в системе, что ускоряет процесс адаптации и повышает эффективность работы.

Заключение 

Тандем логистики и цифровизации – это не просто шаг в будущее, а стратегическое решение, которое открывает перед бизнесом огромные возможности. Применение передовых технологий, таких как TMS-системы, GPS-мониторинг и аналитика, не только улучшает эффективность, но и создаёт новые горизонты для роста и развития. Это путь к оптимизации процессов, снижению затрат и, главное, повышению качества обслуживания клиентов. Внедряя цифровые решения, компании становятся более гибкими, адаптированными к изменениям рынка и готовыми к масштабированию на глобальном уровне. Технологии меняют логистику, а значит, меняют будущее бизнеса!

Зачем нужна автоматизация работы склада

Работа склада — это всегда много процессов, которые нужно держать под контролем: прием товара, его хранение, комплектация заказов и отправка. Если все эти этапы не автоматизированы, можно легко потерять время, деньги и нервы. 

Когда мы говорим об автоматизации склада, мы имеем в виду интеграцию современных технологий, которые облегчают работу сотрудников, повышают точность обработки данных и сокращают время на выполнение задач. Важно, что такие изменения касаются не только крупных предприятий, но и тех компаний, которые планируют расти и улучшать свои процессы.

Типовые проблемы на складе без автоматизации

На складах, где все процессы выполняются вручную, обычно сталкиваются с несколькими проблемами, которые возможно устранить с помощью технологий. Вот самые распространенные:

1. Ошибки при учете и инвентаризации. Когда каждый товар нужно записывать вручную, очень легко ошибиться — будь то неправильное количество товара или ошибка в размещении на полке. Проблемы с учетом приводят к потерянным товарам и неправильно сформированным заказам.
2. Низкая скорость обработки заказов. Без автоматизированных систем сотрудники могут терять много времени на поиски товаров или на составление маршрутов для комплектации заказов. Все это замедляет процесс и приводит к задержкам в отправке товаров.
3. Сложности с прогнозированием спроса. Без данных в реальном времени трудно точно предсказать, сколько товара нужно заказать или сколько еще осталось на складе. Это приводит к избыточным запасам или наоборот — к дефициту товаров.
4. Высокие трудозатраты. Все процессы, от упаковки до разгрузки, требуют большого количества сотрудников. Человеческий фактор здесь неизбежен, и с ним приходят ошибки, усталость и повышение затрат на персонал.

Когда бизнесу пора переходить к автоматизации

Если ваш бизнес сталкивается с ростом объемов заказов, увеличением числа товаров на складе или сложностями с управлением запасами — это верный сигнал, что пора задуматься об автоматизации. Если вы заметили, что ваши сотрудники постоянно перегружены работой, а ошибки становятся более частыми — это тоже повод.

Автоматизация складского учёта может быть особенно полезной, если ваш бизнес выходит на новый уровень и планирует расширять свои операционные мощности. Внедрение автоматизированных решений поможет вам оптимизировать процессы и подготовиться к более сложным задачам.

Если вам не удается отслеживать в реальном времени, сколько товара осталось в наличии, или если у вас слишком много старых и неактуальных запасов — пришло время внедрять систему, которая будет работать на вас.

Ключевые процессы, которые стоит автоматизировать

Важно понимать, какие именно процессы на складе требуют автоматизации, чтобы получить максимальный результат в первую очередь:

Приемка и проверка товара

Без автоматизации этот процесс часто зависит от человеческого фактора, что может привести к ошибкам в учете. Например, товары могут быть неправильно посчитаны, забыты или недосчитаны, что ведет к потерям и конфликтам с поставщиками.

Система автоматической приемки товаров позволяет быстро сканировать штрих-коды или QR-коды, автоматически сверяя количество и соответствие товарных позиций с заказами. Это минимизирует ошибки, ускоряет приемку и уменьшает нагрузку на сотрудников.

Хранение и размещение

Без автоматизации пространство склада используется не всегда оптимально, что может привести к переполненным участкам или к неэффективному использованию свободного места.

С помощью систем для складской логистики можно автоматически определять места для хранения товаров с учетом их размеров, веса и частоты обращения. Это позволяет существенно повысить плотность хранения и ускорить поиск товаров.

Комплектация и упаковка заказов

Сотрудники часто теряют время на ручной сбор товара, что замедляет процесс и увеличивает вероятность ошибок. Неправильно собранный заказ может понести за собой дополнительные расходы на возвраты и переработку.

Внедрение технологий, таких как голосовое руководство, позволяет сотрудникам быстро находить нужные товары и точно собирать заказы. Это сокращает время на обработку каждого заказа и уменьшает количество ошибок.

Отгрузка и документооборот

Складской персонал часто вручную заполняет накладные, что может привести к ошибкам в документах или задержкам с отправкой.
В свою очередь, автоматизация отслеживания статуса доставки и документов обеспечивает прозрачность и ускоряет процессы, снижая вероятность задержек и ошибок.

Инвентаризация и учет остатков

Инвентаризация часто становится причиной ошибок и долгих проверок. Неправильные данные о товарных остатках могут привести к дефициту или переполнению склада, что в свою очередь создает проблемы с пополнением запасов и управлением товарооборотом.

Автоматизация инвентаризации с помощью RFID-меток и мобильных устройств позволяет значительно ускорить процесс. Система может в реальном времени отслеживать количество товара и проводить инвентаризацию без необходимости полного закрытия склада. Это позволяет поддерживать актуальные данные о запасах и вовремя выявлять несоответствия.

Оборудование для автоматизации склада

Важно не только внедрить программное обеспечение, но и правильно выбрать оборудование, которое обеспечит бесперебойную работу всех процессов. Современные технологии позволяют значительно улучшить скорость, точность и безопасность работы на складе. Рассмотрим основные виды оборудования, которые необходимы для автоматизации склада:

Сканеры штрихкодов и RFID (Radio Frequency Identification), Терминалы сбора данных (ТСД)

Сканеры штрихкодов и RFID (Radio Frequency Identification) позволяют быстро считывать информацию о товарах и отслеживать их местоположение на складе. Сканеры штрихкодов помогают автоматизировать процессы приемки и учета товаров, а RFID-системы позволяют считывать данные с большого количества товаров одновременно, улучшая точность учета и ускоряя инвентаризацию.

Терминалы сбора данных (ТСД) — мобильные устройства, которые используются для сбора и передачи информации о товарных остатках и движении товаров в реальном времени. Оснащенные сканерами штрихкодов или RFID, они помогают сотрудникам склада оперативно обновлять данные и сокращать ошибки, ускоряя весь процесс работы.

Принтеры этикеток и маркировка

Принтеры этикеток обеспечивают создание и печать всех необходимых документов для каждого товара. Этикетки содержат информацию о товаре, его количестве, сроке годности, а также другие важные данные, которые необходимы для учета и дальнейшей обработки.

Маркировка товаров с помощью принтеров и автоматизированных систем позволяет значительно повысить точность и скорость обработки товаров. Эти принтеры могут быть интегрированы с системой управления складом, что обеспечивает автоматическое нанесение информации на товар или упаковку без участия человека.

Весовое оборудование

Необходимо для точного измерения веса товаров при приемке, отгрузке и инвентаризации. Весы могут быть интегрированы в складскую систему, что позволяет автоматически фиксировать вес товара и включать эту информацию в учётные данные.

Автоматические весы часто используются на этапах упаковки и комплектации заказов, где важно соблюсти точность веса для формирования точных заказов. Например, если вы отправляете продукты с определенным весом, необходимо точно измерить этот вес для соблюдения стандартов и предотвращения ошибок в логистике.

Сеть и инфраструктура (Wi-Fi, серверы, питание)

Для эффективной работы всех систем автоматизации склада важна надежная и стабильная сеть, которая обеспечит бесперебойное соединение между всеми устройствами и программным обеспечением. Wi-Fi и другие системы связи позволяют поддерживать связь между мобильными терминалами, сканерами, принтерами и центральной системой управления складом.

Кроме того, серверы, на которых хранится вся информация о товаре, его движении и обработке, должны быть надежными и масштабируемыми, чтобы справляться с растущими объемами данных. Важно также учитывать бесперебойное питание — это критично для сохранности данных и непрерывной работы всех автоматизированных процессов.

Программные решения для автоматизации складского учета

Внедрение программных решений для складского учета — это следующий шаг для повышения эффективности, что позволяет контролировать и управлять всеми процессами в реальном времени, минимизируя ошибки и улучшая скорость работы склада. Важнейшей частью таких систем является WMS (Warehouse Management System), которая помогает организовать управление складом на всех этапах.

Что такое WMS-система и зачем она нужна

WMS-система управления складом — это программное обеспечение для управления складскими процессами. Она помогает автоматизировать все этапы работы на складе, начиная от приемки товаров, их размещения, комплектации заказов и до отгрузки. 

Основные функции WMS включают:

• Автоматическое планирование размещения товаров: программа анализирует размеры, веса и категорию товаров, определяя оптимальные места для их хранения.
• Оптимизация маршрутов комплектации: WMS помогает сотрудникам быстрее находить нужные товары, улучшая скорость комплектации и снижая количество ошибок.
• Управление запасами в реальном времени: система автоматически обновляет данные о товарных остатках, позволяет отслеживать движение товаров и прогнозировать потребности.
• Автоматические методы учета и контроля товара за сроками годности и состоянием товаров: для бизнеса, работающего с товарами с ограниченным сроком хранения, это особенно важно.

Как выбрать WMS для малого, среднего и крупного склада

Выбор WMS-системы зависит от размеров склада, особенностей бизнеса и бюджета. Разные предприятия могут потребовать различные функции в зависимости от масштаба и специфики их работы.

1. Малый бизнес, как правило, имеет ограниченные объемы и разнообразие товаров. Для таких складов можно выбрать систему с базовыми функциями — управление запасами, приемка и отгрузка товаров. Важно выбрать систему, которая будет легко интегрироваться с другими системами учета, а также предоставлять простой интерфейс для сотрудников, минимизируя обучение.
   
2. Для среднего бизнеса потребуется система, которая обеспечит более гибкие функции для управления складскими запасами и комплексной логистики. Это может включать функции оптимизации маршрутов комплектации заказов, контроль за сроками годности, а также возможности для масштабирования бизнеса. WMS для среднего склада должна позволять интеграцию с различными системами для более сложных операций, такими как управление несколькими складами.
   
3. Крупные компании требуют WMS с более сложными функциями, которые позволяют управлять большим объемом данных, множеством товаров и большим количеством складов. Система должна включать возможности для управления различными типами продукции, автоматизации всех процессов, а также обеспечения высокого уровня безопасности и интеграции с другими крупными системами (например, ERP, TMS, CRM). Важно, чтобы такая система была масштабируемой и могла поддерживать множество складов одновременно.

Этапы автоматизации склада: от анализа до результата

Чтобы результат был успешным, необходимо пройти несколько ключевых этапов, начиная от оценки текущих процессов на складе, выбора комлекса задач и заканчивая поддержкой и масштабированием системы.

Аудит текущих процессов

Перед тем как внедрять любую систему, важно провести полный аудит текущих процессов на складе. Это первый и необходимый этап, на котором анализируются все операции: приемка, хранение, комплектация, упаковка и отгрузка товаров. Здесь необходимо выявить слабые места, такие как узкие места в логистике, ошибки в учете запасов и проблемы с обработкой заказов.

Аудит помогает понять, какие процессы требуют автоматизации и какие технологии подходят для конкретного склада. На основе полученной информации формируется схема внедрения, который будет учитывать реальные потребности и особенности бизнеса.

Постановка целей и KPI

На основе результатов аудита важно поставить четкие цели и определить ключевые показатели эффективности работы склада. Задачи могут варьироваться в зависимости от типа бизнеса: для одних компаний важна скорость обработки заказов, для других — точность учета товаров или снижение издержек. Установка таких целей помогает сформулировать требования к применению WMS-системы, а также дает понимание, какие результаты ожидаются от внедрения.

Примеры KPI:

• Сокращение времени обработки заказов.
• Увеличение точности инвентаризации.
• Повышение скорости отгрузки.
• Снижение уровня ошибок при комплектации.

Выбор технологий и подрядчика

Выбор правильной технологии и надежного подрядчика — это основы и ключевой этап для успешного внедрения системы. Важно учитывать не только функциональные возможности системы, но и её масштабируемость, интеграцию с другими системами, стоимость, а также опыт и репутацию подрядчика.

На этом этапе специалисты должны помочь выбрать систему, которая соответствует потребностям бизнеса, а также обеспечить надлежащую техническую поддержку и помощь в настройке системы. Хороший подрядчик также предложит решение, которое будет совместимо с уже существующими процессами и легко интегрируется с другими IT-решениями компании.

Внедрение и обучение персонала

После выбора технологии начинается внедрение системы на складе. Это может включать в себя настройку программного обеспечения, интеграцию с оборудованием и тестирование всех функций системы. Важно, чтобы процесс внедрения был поэтапным, с постепенным подключением новых функций и возможностей системы.

Обучение персонала — не менее важная часть этого этапа. Работники склада должны знать, как использовать систему для эффективной работы. Обучение включает в себя как технические навыки, так и работу с новыми бизнес-процессами, которые станут частью ежедневной работы.

Поддержка и масштабирование

После внедрения системы важным шагом становится ее поддержка и масштабирование. Поддержка включает в себя как техническую помощь (обновления, устранение неполадок), так и регулярную оптимизацию процессов, чтобы система продолжала эффективно работать с увеличением объемов.

Масштабирование системы важно для бизнеса, который растет и планирует открывать новые склады или расширять функциональность WMS. Важно заранее продумать, как система будет адаптироваться к изменениям в бизнесе, чтобы избежать необходимости серьезных переделок в будущем.

Примеры автоматизации склада: кейсы и результаты

Автоматизация склада готовой продукции

Компания IBT PepsiCo (International Beverages Tashkent), ведущий производитель безалкогольных напитков, внедрила систему автоматизации складских процессов для улучшения эффективности работы. Склад площадью 26 000 м² с более чем 150 SKU и 50 сотрудниками ранее сталкивался с проблемами, такими как недостаточная прозрачность движения товаров, высокая нагрузка на персонал из-за ручных операций и задержки при отгрузке.

Автоматизация производственного склада с помощью WMS позволило ускорить процессы приемки, размещения, отборки и отгрузки продукции, а также исключить ошибки при сборке заказов и потери товара. Интеграция с апликаторами позволила быстро принимать продукцию прямо с производственных линий, что дополнительно ускорило приемку и повысило точность учета. Благодаря интеграции FIFO/FEFO и автоматизированному учету остатков, компания получила полную прозрачность в управлении запасами на производстве. Результаты включают увеличение скорости комплектации на 30-50%, сокращение ошибок при отборе на 80-90% и рост производительности склада на 35-50% в пиковые месяцы, что стало возможным без найма дополнительных работников.

Мини-склад с частыми пересчетами ЖЖУК

Компания ЖЖУК, лидер украинского рынка по количеству торговых точек в сфере электроники и гаджетов, столкнулась с рядом вызовов на складе площадью 1 000 м² с более чем 5 000 активных SKU. Отсутствие адресного хранения, неэффективное размещение товаров и высокая нагрузка на персонал замедляли процессы и увеличивали количество ошибок.

Благодаря автоматизации процессов, компания добилась увеличения объёмов хранения на 30%, сокращения времени сбора и приёма товаров на 25% и повышения производительности труда на 20%. Также была оптимизирована численность складского персонала, что привело к снижению операционных затрат.

Система обеспечила детализированную аналитику складских запасов, учёт весо-габаритных характеристик товаров, а также сквозной учёт IMEI и серийных номеров. Кроме того, внедрение WMS системы на склад позволило проводить инвентаризацию без остановки работы склада и автоматическую обработку результатов, что повысило прозрачность и эффективность управления складом.

Оптовый склад с высоким оборотом УМВ

Деятельность компании «Українські Мінеральні Води» заключается в дистрибьюции высококачественных минеральных и лечебно-столовых вод, таких как «Поляна Квасова», «Свалява» и «Лужанська». Склад площадью 4 500 м² с более чем 3 000 SKU ранее сталкивался с проблемами высокой зависимости от человеческого фактора, сложностью актуализации остатков и отсутствием прозрачной аналитики по эффективности склада.

Внедрение системы ABM WMS позволило автоматизировать ключевые процессы склада, включая приемку, размещение, комплектацию, контроль, упаковку и инвентаризацию товара. Это привело к повышению точности учета остатков с ~92% до более 99%, сокращению скорости обработки одного заказа на 25–30% и уменьшению количества ошибок при отгрузках на 70%. Кроме того, система обеспечила улучшение контроля за перемещением товара, уменьшение зависимости от человеческого фактора и более быстрое обучение новых сотрудников.

Автоматизация на складе с ABM WMS: как это работает

ABM WMS — это автоматизация учета товара на складе, а также всех процессов, связанных с приемом, хранением, комплектацией, упаковкой и отгрузкой товаров. Решение интегрируется с существующими системами, обеспечивая полную прозрачность и контроль на всех этапах. Система помогает компаниям оптимизировать использование складских площадей, сократить время на обработку заказов и снизить количество ошибок.

Ключевые преимущества ABM WMS:

• Увеличение эффективности использования складских площадей до 20%: система оптимизирует размещение товаров, учитывая их оборачиваемость и габариты.
• Сокращение времени обработки заявок и заказов на поставку ТМЦ на 35%: автоматизация системы ведения складского учета позволило ускорить выполнение операций.
• Увеличение точности комплектации до 99.99%: система минимизирует ошибки при сборе заказов.
• Инвентаризация без остановки склада: позволяет проводить учёт товаров без прерывания работы.
• Рост производительности персонала склада на 30%: оптимизация процессов способствует повышению эффективности работы сотрудников.
• Повышение оборачиваемости складских запасов на 25%: система помогает более эффективно управлять материалами на складе.

Мобильность и интеграции

ABM WMS поддерживает интеграцию с различными бизнес-системами, что обеспечивает единую информационную среду и упрощает управление бизнес-процессами. Система управления складом  также поддерживает работу с мобильными устройствами, что позволяет сотрудникам склада работать с данными в реальном времени и повышает оперативность выполнения задач.

Хотите улучшить работу вашего склада? Обращайтесь за консультацией — мы поможем подобрать оптимальное решение для автоматизации процессов и повышения производительности (купить wms систему). 

Правильный товарный учёт — основа стабильной и прибыльной работы любого розничного магазина. Без него сложно контролировать остатки, анализировать доходы и расходы, а значит — принимать эффективные управленческие решения. В этой статье мы разберём, зачем нужен учёт товара, какие бывают его виды и методы, а также пошагово рассмотрим, как вести учёт товара в магазине с нуля. Кроме того, покажем, как автоматизация помогает избежать ошибок и ускорить рутинные процессы.

Что такое товарный учёт

Товарный учёт — это система отслеживания всех товарных операций: поступлений, продаж, возвратов, списаний, перемещений. Он включает сбор, фиксацию и анализ информации о движении товаров, которая позволяет принимать обоснованные решения в розничной торговле.

Вести учёт в розничной торговле важно не только для того, чтобы знать, какие товары есть на складе или на полке. Это способ контролировать бизнес, прогнозировать спрос, выявлять неликвид и эффективно планировать закупки. Ведение учёта товара в магазине также подразумевает документальное оформление всех операций: приходных и расходных накладных, актов списания, возвратов и инвентаризаций.

Сегодня всё больше предприятий стремятся организовать учёт товара в магазине с помощью автоматизированных решений. Это позволяет сократить ошибки, повысить точность данных и разгрузить персонал.

Для чего нужен учёт товара в торговле

Грамотно выстроенный учёт товара в магазине — это не просто административная необходимость, а важный инструмент управления бизнесом. Он помогает обеспечить прозрачность всех процессов, снизить издержки и повысить рентабельность.

Рассмотрим ключевые преимущества:

Контроль остатков

Учёт позволяет точно понимать, какие товары есть в наличии, а какие заканчиваются. Это важно как для своевременного пополнения ассортимента, так и для снижения рисков списаний. Без чёткого контроля остатков сложно избежать дефицита или, наоборот, затоваривания полок. 

Современные системы автоматизации, такие как программа для управления запасами, предоставляют менеджерам оперативную аналитику и помогают своевременно реагировать на изменения спроса. 

Снижение издержек

Когда вы знаете, как ведётся движение товаров, и ведёте учёт не «в тетради», а системно, проще избежать ошибок, дублирующих заказов и избыточных закупок. Это позволяет снизить расходы и оптимизировать логистику.

Автоматизация процессов помогает избежать затрат на исправление ошибок ручного ввода и пересчётов.

Увеличение прибыли

Снижение издержек напрямую влияет на рост прибыли. Кроме того, точный учёт позволяет вовремя реагировать на изменения спроса и избегать потерь от неликвидов и просрочек.

Улучшение обслуживания клиентов

Когда нужный товар всегда есть в наличии, а его цена и описание соответствуют действительности, покупатели получают более качественный сервис. Это напрямую влияет на лояльность и повторные покупки.

Финансовая прозрачность

Правильно организованный товарный учёт помогает контролировать доходы и расходы, а также отслеживать эффективность работы торгового персонала и поставщиков. Это упрощает сдачу отчётности и облегчает ведение бухгалтерии.

Прогнозирование спроса

С помощью автоматизированных инструментов можно анализировать историю продаж и другие факторы, влияющие на спрос. Система ABM Inventory, например, использует машинное обучение, чтобы точно прогнозировать будущие объёмы закупок и минимизировать риск списаний и упущенных продаж.

Виды учёта в магазине

В зависимости от целей, масштабов бизнеса и уровня автоматизации учёт в розничном магазине может вестись в разных форматах. Каждый из них решает свои задачи и имеет свои особенности.

Рассмотрим основные виды:

Оперативный

Позволяет в режиме реального времени отслеживать остатки, поступления и продажи товаров. Такой подход особенно полезен для магазинов с высокой оборачиваемостью или ограниченным складским пространством. Благодаря оперативному учёту можно быстро реагировать на изменения спроса и не терять прибыль.

Статистический

Фиксирует объёмы товарооборота, динамику поступлений, возвратов и списаний за определённый период. Эти данные позволяют оценивать эффективность работы магазина и планировать закупки.

Бухгалтерский

Ведётся согласно законодательным требованиям и отражает движение товаров и денежных средств в официальной отчётности. Он необходим для расчёта налогов, составления отчётов и подтверждения расходов и доходов.

Ручной

Предполагает ведение записей вручную — в тетради, Excel или других таблицах. Такой подход чаще встречается в небольших магазинах, но он подвержен ошибкам, требует времени и не подходит для масштабирования. С ростом ассортимента становится всё сложнее правильно вести учёт товаров вручную.

Автоматизированный

Наиболее эффективный и масштабируемый способ ведения учёта товара в магазине. С помощью специализированных решений, таких как ABM Inventory, вы можете автоматически фиксировать поступления, продажи, остатки и возвраты. Это особенно актуально для торговых сетей, где требуется централизованно вести учёт товаров в розничной торговле и получать аналитику в режиме реального времени.

Методы организации учёта товара в магазине

Чтобы эффективно управлять запасами, важно точно знать, какое количество товара и по какой цене находится на складе или в торговом зале. Все товарные операции фиксируются с помощью первичных документов — приходных и расходных накладных, чеков, актов списания. При этом выбор метода учёта зависит от специфики бизнеса, оборота и ассортимента.

Наиболее распространённые способы организации учёта товара в магазине — это суммовой и аналитический. Рассмотрим их подробнее:

Суммовой способ учёта

Этот метод кажется простым и часто используется в небольших магазинах, особенно при ручном учёте. Поступивший товар записывается по продажной цене, выручка — по факту продаж. Формула проста:

• Поступление – Выручка = Расчётный остаток
• Расчётный остаток – Фактический остаток = Недостача

Однако при таком подходе не видно ассортимента, сложно точно определить прибыль, невозможно отслеживать изменения в ценах и выявлять подмену товара. К тому же без автоматизации трудно отслеживать движение товаров и контролировать реальную картину остатков.

Аналитический способ учёта

Аналитический учёт охватывает весь ассортимент и даёт возможность видеть картину в разрезе: по производителям, весу, срокам годности, упаковке и т.д. Каждая операция фиксируется детально. Инвентаризация проводится регулярно — как минимум раз в месяц. 

При приёмке важно сверять фактическое количество товара с данными в накладной. Для продуктов с ограниченным сроком годности (например, в продуктовом или овощном магазине) важно заранее отслеживать дату истечения и своевременно делать возвраты. 

При наличии автоматизированной системы — сканеры, штрихкоды, программное обеспечение — процесс становится быстрее, точнее и исключает ошибки пересчётов. Именно поэтому всё больше компаний переходят к оптимизации управления запасами с помощью специализированных решений, таких как ABM Inventory. 

Как вести учёт товара в магазине: пошаговое руководство

Правильно организованный товарный учёт помогает контролировать бизнес, снижать издержки и повышать прибыльность. Ниже — пошаговая инструкция, которая поможет наладить учёт товаров в магазине и избежать типичных ошибок.

1. Оприходование товара

На этом этапе фиксируются все поступления — от поставщиков, при внутреннем перемещении или возврате. Каждое поступление оформляется документально (накладная, акт), указываются количество, цена и дата. Это основа для дальнейшего анализа и контроля.

Современные системы, такие как ABM Inventory, позволяют автоматизировать оприходование, включая распознавание SKU и проверку соответствия данных.

2. Настройка цен и единиц измерения

У каждого товара должна быть задана базовая единица измерения (штуки, литры, килограммы и т.д.), а также закупочная и розничная цена. Если используются скидки, бонусы или акции — их также необходимо зафиксировать. Без этого невозможно корректно вести учёт продаж и рассчитывать товарооборот.

3. Размещение товара

После оприходования товар нужно разместить по полкам или в складских ячейках. Важно, чтобы размещение было логичным — это упрощает инвентаризацию и ускоряет работу персонала. Автоматизированные решения позволяют отслеживать не только остатки, но и расположение каждого товара в магазине.

4. Отслеживание движения товаров

Каждая продажа, списание или возврат — это движение товара. Все эти операции должны фиксироваться. Без этого невозможно оценить эффективность закупок и вовремя реагировать на избыток или дефицит. 

Система управления товарными запасами в магазине фиксирует каждую операцию и предоставляет аналитику по ключевым показателям: наличие, оборачиваемость, упущенные продажи. 

5. Регулярная инвентаризация

Сравнение фактических остатков с расчётными — важный элемент контроля. Инвентаризация позволяет выявить расхождения, ошибки в документах, недостачи или порчу. Частота зависит от специфики магазина: в продуктовых точках с быстрым оборотом инвентаризация проводится чаще.

6. Аналитика и отчётность

Завершающий этап — формирование отчётов: по продажам, остаткам, выручке, эффективности работы сотрудников, поставщиков и т.д. Эти данные позволяют принимать стратегические решения, например, переходить на новые стратегии управления запасами и прогнозировать будущие потребности. 

Наиболее распространённые вопросы о том, как вести учёт в продуктовом магазине 

Ниже — частые ситуации, с которыми сталкиваются владельцы и управляющие магазинов. Отвечаем коротко и по делу: 

Наши продавцы работают посменно. Как их контролировать и вести учёт?

После окончания смены происходит передача товара и кассы следующему сотруднику. Это фиксируется документально или в системе. Желательно, чтобы все продавцы были материально ответственными лицами в соответствии с договором. Также можно внедрить систему сменного доступа в учётной программе, чтобы отслеживать действия каждого сотрудника.

Нужна ли нам система учёта и автоматизация, если у нас небольшой магазин и объём продаж невелик?

Да. Даже в небольшом продуктовом магазине ведение учёта товара вручную приводит к ошибкам, пересчётам и потере времени. Простая специализированная система поможет упорядочить процессы, сэкономить ресурсы и создать задел для масштабирования.

ABM Inventory, например, подходит для магазинов разного формата и может подключаться удалённо — без сложной настройки и капитальных затрат.

Когда начинать учёт движения товаров?

С самого первого дня. Как только товар поступает в магазин, он должен быть оприходован, присвоен учётный номер и размещён в системе. Это касается не только поступлений, но и списаний, возвратов, перемещений. Иначе вы быстро потеряете контроль над остатками и товарооборотом. 

Как показывает практика, даже небольшой магазин может со временем вырасти в сеть. И тогда автоматизация и грамотная организация учёта товара в магазине станут не просто полезными, а необходимыми. 

Программа для управления запасами поможет выстроить учёт с самого начала и получать аналитику в реальном времени — из любой точки мира. 

Как ABM Inventory может помочь с ведением учёта в магазине

ABM Inventory — это система для автоматизации управления и оптимизации товарных запасов. Она позволяет упростить и систематизировать учёт остатков, прогнозирование спроса, формирование заказов и аналитику. Решение особенно эффективно для средних и крупных розничных сетей, где ручной учёт уже не справляется с масштабами и скоростью операций.

Система не заменяет первичный бухгалтерский или складской учёт, но дополняет и усиливает его за счёт точности, регулярности и анализа данных.

Вот ключевые возможности, которые делают учёт запасов в магазине более точным, прозрачным и управляемым:

Автоматическое оприходование и формирование заказов

Система рассчитывает оптимальное количество товара на основе прогноза спроса и отправляет заказы поставщикам. Это исключает ошибки ручного ввода и позволяет вести учёт товара в магазине без постоянного участия персонала.

Учёт движения товаров и остатков

Каждое поступление, продажа, списание и перемещение фиксируются автоматически. Благодаря этому вы всегда знаете, сколько и какого товара в наличии.
ABM Inventory поддерживает централизованное ведение учёта товаров в розничной торговле и предоставляет прозрачную аналитику по всей сети.

Прогнозирование спроса с помощью машинного обучения

Система анализирует продажи, сезонность, промо-акции, поведение покупателей. Это позволяет точнее планировать закупки, избегать дефицита и излишков, а также применять обоснованные стратегии управления запасами.

Отчётность и аналитика в режиме реального времени

Более 40 аналитических отчётов и BI-модуль на базе Qlik Sense позволяют отслеживать оборачиваемость, остатки, издержки, работу поставщиков. Всё это помогает принимать управленческие решения и контролировать учёт розничной торговли на всех уровнях.

ABM Inventory внедряется поэтапно, с учётом специфики бизнеса, и быстро окупается за счёт сокращения издержек, снижения ошибок и роста прибыльности.

Что такое структура доходов и расходов и зачем её анализировать

Финансовая устойчивость любой коммерческой организации напрямую зависит от способности контролировать и эффективно управлять денежными потоками. В этом контексте анализ структуры доходов и расходов предприятия становится не просто вспомогательной задачей, а стратегическим инструментом для руководства и CFO.

Доходы и расходы как основа управления прибылью

Формирование прибыли предприятия — это результат баланса между доходами и расходами. Поэтому грамотный анализ состава структуры и динамики доходов и расходов организации позволяет:

• оценить устойчивость источников дохода;
• выявить убыточные направления;
• спрогнозировать изменения рентабельности;
• оптимизировать затраты без потери качества бизнеса.
  

Важно также учитывать взаимосвязь структуры доходов с ассортиментом товаров и каналами продаж, а структуры расходов — с логистикой, персоналом, IT и другими ключевыми зонами затрат.

Зачем нужен анализ: цели и ожидаемые результаты

Цель анализа — обеспечить финансовую прозрачность и заложить основу для оперативного и стратегического управления. Среди ключевых задач:

• повышение эффективности использования ресурсов;
• снижение финансовых рисков;
• адаптация к изменениям на рынке;
• повышение управляемости филиальной структуры и центров затрат.
  

Фактически, анализ доходов и расходов предприятия – это фундамент для принятия решений: сокращать, перераспределять или инвестировать.

Кто в компании отвечает за анализ (финансисты, CFO, аналитики)

В зависимости от масштаба и зрелости бизнеса, ответственность за проведение анализа может лежать на:

• финансовом директоре (CFO) – если речь идет о стратегическом уровне;
• финансово-экономическом отделе – для регулярного мониторинга;
• бизнес-аналитиках – в рамках проектной работы;

Зачастую такой анализ проводится вручную, в Excel, часто используется ERP-системы — программы оперативного или бухгалтерского учета, а в продвинутых компаниях – на автоматизированных системах анализа, таких как система управления финансами ABM Finance.

Подготовка к анализу: что нужно собрать

Перед тем как приступить к анализу структуры доходов и расходов, важно обеспечить корректную и полную базу данных. Ошибки на этом этапе могут исказить результаты анализа и привести к неверным управленческим решениям.

Финансовая отчетность: что взять и за какой период

Основой для анализа служат управленческие и бухгалтерские отчеты. Минимальный набор данных:

• Отчет о прибылях и убытках (P&L) — в разрезе месяцев, кварталов, лет.
• Бюджет — плановые показатели для проведения сравнения (план-факт).
• Данные по подразделениям — если предприятие децентрализовано.
  

Рекомендуется анализировать не менее 12 месяцев в динамике, а для сезонного бизнеса – 24 месяца и более. Это обеспечит выявление трендов, пиков и провалов.

Классификация доходов и расходов: как структурировать

Чтобы проводить анализ не “в общем”, а по сути, необходимо правильно структурировать статьи. Разделение может быть следующим:

• Доходы: по направлениям бизнеса, каналам продаж, группам клиентов, регионам.
• Расходы: по центрам ответственности, проектам, статьям затрат (ФОТ (фонд оплаты труда), аренда, маркетинг, логистика и т.д.).
  

Важно соблюдать единые стандарты классификации – это критично при построении аналитических дашбордов и сравнения филиалов. Здесь особенно помогает ведение управленческого учета и использование ERP-систем, где уже настроены бизнес-единицы, бюджеты и сценарии.

В компаниях, использующих автоматизированные системы управления финансами, например,Farseer, такие структуры задаются централизованно, что ускоряет подготовку и снижает человеческий фактор.

Шаг 1. Анализ структуры доходов

Анализ структуры доходов — это отправная точка для понимания источников формирования прибыли предприятия и оценки устойчивости бизнеса. Грамотно проведенный анализ позволяет не только выявить наиболее прибыльные направления, но и увидеть скрытые риски.

Источники доходов: основные и вспомогательные

Доходы делятся на основные (операционные) и вспомогательные (прочие):

• Основные: реализация товаров, оказание услуг, выручка от основного бизнеса.
• Прочие доходы: курсовые разницы, доходы от аренды, продажи активов и пр.
  

Важно также учитывать: если прочие доходы систематически превышают операционные — это тревожный сигнал, говорящий о дисбалансе бизнес-модели.

Определение долей и динамики

Для анализа структуры используется таблица с разбивкой по видам доходов в разрезе периодов. Основные показатели:

• доля направления в общем объеме доходов (%);
• абсолютные значения по периодам;
• темпы роста/снижения.
  

Например, компания, использующая систему управления финансами, может видеть долю каждого продуктового направления и его вклад в валовую прибыль в динамике.

Пример из практики ABM Finance: дистрибуционная компания выявила, что 80% дохода приносят 3 клиента из 200+. Это позволило усилить работу с ключевыми, пересмотреть ценовую политику для остальных и повысить маржинальность.

Влияние каналов продаж, клиентов и ассортимента

Анализ по каналам (розница, дистрибуция, e-commerce), клиентским сегментам (B2B, B2C) и SKU (ассортимент) показывает:

• какие направления обеспечивают рост;
• как изменяется рентабельность при росте объемов;
• как влияет ассортиментная политика на общую прибыльность.
  

Компании, использующие решения ABM Finance или Farseer для управленческого учета и анализа, получают возможность оперативно отслеживать ключевые тренды, видеть отклонения от планов в режиме реального времени и своевременно корректировать финансовую стратегию.

Шаг 2. Анализ структуры расходов

Если доходы – это отражение внешней активности компании, то расходы – зеркало её внутренних процессов. Анализ структуры расходов позволяет понять, на что именно тратятся ресурсы, где они неэффективны и как можно оптимизировать затраты без ущерба для операционной деятельности.

Постоянные и переменные расходы

В первую очередь важно классифицировать расходы:

• Постоянные: не зависят от объема продаж (аренда, ФОТ, амортизация).
• Переменные: прямо связаны с объемами (сырьё, логистика, упаковка).
  

Такая разбивка позволяет оценить операционный левередж – чувствительность прибыли к изменению выручки. Компании с высокой долей постоянных расходов уязвимы при падении продаж.

Используя управленческий учет, можно строить гибкие отчёты по подразделениям, статьям и видам деятельности.

Оценка долей крупных статей (ФОТ, аренда, логистика и др.)

Для анализа используется таблица с группировкой по крупным статьям затрат, например:

Оценка таких структурных показателей даёт возможность расставить приоритеты: где искать точки снижения, а где – разумно инвестировать в рост.

Пример: производственная компания с ABM Finance выявила завышенные расходы на логистику в одном из филиалов, что позволило за 2 квартала снизить затраты на 18%.

Сравнение с аналогичными периодами / другими филиалами

Сравнительный анализ помогает выявить:

• неэффективности в конкретных регионах или подразделениях;
• рост отклонений по определённым статьям;
• аномальные всплески затрат.

Система Farseer  позволяет наглядно визуализировать такие различия в виде дашбордов и план-факт отчетов, что ускоряет принятие решений.

Шаг 3. Анализ динамики доходов и расходов

Анализ динамики позволяет оценить, как меняются ключевые финансовые показатели во времени и какие факторы влияют на эти изменения. Это необходимый шаг для понимания устойчивости бизнеса и выработки корректирующих решений.

Изменения по кварталам / годам

Построение временных рядов (по месяцам, кварталам, годам) помогает выявить:

• тренды (рост или снижение);
• сезонные колебания;
• влияние внешних факторов (курсы, инфляция, рынок);
• эффекты управленческих решений.
  

Пример: в кейсе торговой компании ABM Finance позволила быстро заметить падение выручки в январе — феврале, связанное с затянувшимся выходом новой линейки товаров, и вовремя пересчитать маркетинговый бюджет.

Используйте методы горизонтального анализа и построения графиков для наглядности.

Поиск аномалий, сезонностей, трендов

Иногда важно не просто видеть, что показатель вырос или снизился, а понять – почему:

• Резкий рост логистических затрат в марте? Возможно, связано с изменением поставщика.
• Снижение выручки в декабре? Аномалия или сезонность?
  

ABM Finance позволяет делать автоматическое сравнение периодов и построение отклонений по ключевым статьям доходов и расходов.

Факторный анализ: что влияет на отклонения

Применяйте факторный анализ (ABC, XYZ, индексный метод и пр.), чтобы понять, что именно вызвало изменение прибыли:

• рост цены;
• изменение объёма;
• изменение структуры ассортимента или клиентов;
• колебания курсов валют;
• рост переменных издержек.
  

Анализ состава структуры и динамики доходов и расходов организации невозможен без оценки влияющих факторов.

Итог: динамический анализ — это не просто числа, это инструмент для оценки эффективности стратегических решений.

Шаг 4. Интерпретация результатов и принятие решений

Сам по себе анализ — это только инструмент. Ценность он приносит тогда, когда на его основе принимаются управленческие решения, направленные на повышение рентабельности и эффективности бизнеса.

Где теряются деньги?

Результаты анализа могут выявить:

• неэффективные подразделения или направления бизнеса;
• перерасход бюджета по отдельным статьям;
• низкомаржинальные каналы продаж;
• избыточные запасы или логистические затраты;
• дублирование функций.
  

Какие направления требуют внимания?

Интерпретируйте данные в разрезе:

• продуктов и SKU;
• клиентов и сегментов;
• каналов продаж;
• регионов или подразделений;
• статей бюджета.
  

Сравнивая отклонения и показатели прибыльности, компания может перераспределить ресурсы в более эффективные зоны.

Оптимизация: сокращать, перераспределять или инвестировать

После выявления проблемных зон важно выбрать стратегию:

• Сокращать — если статья не несёт ценности (например, избыточные аренды).
• Перераспределять — усилить прибыльные направления, ослабить убыточные.
• Инвестировать — в те области, где есть потенциал роста (например, клиентские сегменты с высокой LTV).
  

Анализ и оптимизация доходов и расходов предприятия — это итерационный процесс. Он позволяет не просто реагировать на прошлое, а управлять будущим.

Инструменты для проведения анализа

Выбор подходящих решений для анализа структуры доходов и расходов предприятия напрямую влияет на глубину, точность и оперативность выводов. Современные компании стремятся к автоматизации процессов, минимизации ручной обработки и получению данных в реальном времени.

Excel — удобен для базового анализа: формулы, таблицы, графики. Подходит для небольших объемов данных, но не масштабируется и требует ручного обновления.

ERP-системы — являются основными источниками первичных данных, однако чаще всего не предоставляют гибких аналитических инструментов.

ABM Finance / Farseer — специализированные решения для управленческого учета и финансового анализа, которые позволяют:

• собирать данные из различных систем в одном окне (ERP, Excel, CRM);
• проводить план-фактный анализ по статьям, ЦФО, проектам;
• визуализировать ключевые метрики и отклонения в дашбордах;
• контролировать бюджет в режиме реального времени;
• ускорить принятие решений за счёт прозрачности финансовой картины.
  

Такой подход критичен для компаний, где важна точность данных, своевременная отчетность и эффективное бюджетное управление.

Примеры дашбордов и план-факт сравнения

• Динамика и структура доходов и расходов по месяцам, кварталам.
• Анализ по центрам прибыли и затрат.
• Сравнение запланированных и фактических показателей.
• Визуализация ключевых KPI: рентабельность, доля постоянных расходов, прибыль по каналам и продуктам.
  

Важно также учитывать, что адаптация инструментов под бизнес-модель компании – ключ к точному анализу и управляемому росту.

Ошибки, которых стоит избегать

Анализ структуры доходов и расходов предприятия требует системности и точности. Однако на практике часто встречаются типичные ошибки, которые снижают достоверность результатов и искажают картину.

1. Использование неполных или устаревших данных

Без учета всех источников доходов и затрат (включая прочие доходы и расходы предприятия) выводы будут некорректными. Особенно часто упускаются мелкие, но регулярные расходы, которые в сумме сильно влияют на прибыль.

2. Игнорирование структуры

Нельзя ограничиваться только общей суммой доходов и расходов. Без детального анализа состава структуры и динамики доходов и расходов организации сложно определить проблемные зоны.

3. Сравнение без учета нюансов

Неправильно сравнивать периоды без учета сезонности, внешних факторов и изменений стратегии. Необходимо использовать факторный анализ и искать реальные причины отклонений, а не просто констатировать факты.

4. Отсутствие связки с управлением

Сам по себе анализ не дает результата, если не превращается в управленческие действия. Его цель – выявить, где теряются деньги, какие статьи можно оптимизировать, а какие – усилить инвестициями.

5. Ручной труд без автоматизации

Многие компании до сих пор строят отчеты вручную, что увеличивает риск ошибок и требует ресурсов. Переход на автоматизированные системы управления финансами позволяет быстро получать достоверные данные и видеть картину в реальном времени.

Заключение

Глубокий анализ структуры и динамики доходов и расходов — это не разовая процедура, а основа для устойчивого управления прибылью и финансовыми результатами компании. Компании, внедрившие управленческий учет и автоматизированные инструменты вроде ABM Finance и  Farseer получают стратегическое преимущество: они быстрее выявляют неэффективности, точнее планируют бюджет и увереннее двигаются к росту рентабельности.

Своевременный и системный подход к анализу превращает финансовую информацию в действенный управленческий инструмент.

Что представляет собой планирование закупок?

В сфере производства и дистрибуции правильное планирование закупок играет ключевую роль. От того, насколько эффективно настроен этот процесс, зависит не только бесперебойность работы, но и общая рентабельность бизнеса. Недостаток материалов или сырья может остановить производство, а избыточные запасы — привести к неправильному использованию средств. Грамотное планирование в сфере закупок позволяет компании не только сэкономить ресурсы, но и быть гибкой в ответ на изменения рыночных условий. В статье разберемся, что представляет собой планирование закупок.

При планировании компания стратегически рассчитывает свои потребности в материалах, товарах или сырье на определенный период времени. Этот процесс позволяет организациям своевременно получать все необходимые ресурсы, минимизируя риски дефицита или избыточных запасов. В основе планирования закупок лежат точные данные о спросе, наличии и сроках поставок, а также способность адаптироваться к изменениям в рыночных условиях.

Кто отвечает за планирование?

За планирование закупок, как правило, отвечает отдел логистики, а также служба закупок. В некоторых случаях за это могут отвечать специалисты по планированию и производственные менеджеры, которые координируют потребности производства и сроки поставок. Важно, чтобы все участники процесса работали с актуальной информацией и согласовано с другими отделами, что позволяет оперативно реагировать на изменения.

Что включает в себя план закупок?

План закупок охватывает несколько ключевых элементов и методов:

1. Оценка потребности в ресурсах — анализ потребностей на основе прогноза, планов производства или дистрибуции. Это включает точные данные о количестве материалов, сроках их поставки и объемах производства.
   
2. Сроки поставок — необходимо точно учитывать временные рамки, чтобы материалы поступали вовремя и не возникало задержек. Это важно для обеспечения непрерывности производственного процесса.
   
3. Бюджет на закупки — планирование финансовых ресурсов для формирования и осуществления закупок, что помогает контролировать расходы.
   
4. Выбор поставщиков и условий поставки — определение надежных поставщиков, согласование условий поставок, цен и сроков, что непосредственно влияет на успешность планирования.
   
5. Запасы и логистика — учет текущих запасов на складах и оптимизация логистики для минимизации времени транспортировки и расходов.

Этапы планирования закупок

Анализ потребностей

На этом этапе необходимо оценить, какие ресурсы и в каком количестве будут необходимы для дальнейшего производства или дистрибуции. Анализ потребностей основывается на текущем спросе, имеющихся запасах, а также на планах производства. Важно учитывать такие сведения, как краткосрочные потребности, так и более долгосрочные — для этого анализируются данные по прошлым закупкам и прогнозам.

Прогнозирование спроса

Прогнозирование спроса — это процесс предсказания объема товаров или сырья, которые будут востребованы в будущем. Этот этап включает в себя анализ тенденций рынка, сезонных колебаний, историю спроса, а также внутренних факторов, таких как изменения в производственном процессе или потребительских предпочтениях. Точное прогнозирование позволяет избежать дефицита или избыточных запасов, что оптимизирует процесс закупок.

Формирование плана закупок и расчёт объёмов

На основе анализа потребностей и прогнозирования спроса формируется сам план закупок. На этом этапе рассчитываются точные объемы закупок, которые необходимы для удовлетворения потребностей производства или дистрибуции. Важно учитывать не только количество товаров, но и их характеристики, сроки поставки и тд. Планирование на этом этапе позволяет распределить бюджет и ресурсы для дальнейшей закупки материалов.

Утверждение и публикация плана

После того как план закупок сформирован, его необходимо утвердить. Это может быть сделано руководством компании или ответственными менеджерами. Утвержденный план должен быть доступен всем заинтересованным сторонам: отделу закупок, производственному отделу, складу и логистике. Публикация плана позволяет всем участникам процесса иметь четкое представление о будущих действиях и координировать свои усилия для бесперебойного снабжения.

Контроль и исполнение плана закупок

После того как план был утвержден, важно не только корректно его выполнить, но и постоянно проводить контроль плана закупок, насколько точно он исполняется.

Мониторинг выполнения

Это включает проверку соответствия фактических поставок запланированным объемам, срокам и бюджетам. Мониторинг помогает выявить проблемы на ранней стадии и оперативно принять меры для их устранения, будь то задержка поставок, превышение стоимости или несоответствие качества материалов.

Корректировка и внесение изменений

План закупок может потребовать корректировок в ходе его реализации. Это может быть вызвано изменениями внешней среды, непредвиденными изменениями в спросе или поставках, а также внутренними изменениями в компании. Часто при внесении изменений возникает конфликт интересов между различными отделами — например, между закупками, производственным отделом и логистикой. Каждый из этих отделов может иметь свои приоритеты, что может усложнить процесс адаптации плана.

На этом этапе важно иметь возможность оперативно адаптировать план, чтобы избежать дефицита или излишков материалов, а также эффективно разрешать возможные разногласия между отделами. Корректировка плана может включать пересмотр объемов закупок, изменение поставщиков или сроков поставки, а также перераспределение ресурсов. Гибкость в процессе исполнения плана закупок и четкое распределение ответственности между подразделениями способствует снижению рисков и улучшению взаимодействия внутри компании.

Ответственность за отклонения

Важно чётко определить, кто отвечает за отклонения от плана, будь то задержки в поставках, ошибки в расчетах или недооценка потребностей. Ответственность должна быть распределена между всеми участниками процесса. Оперативное выявление отклонений и корректное распределение ответственности помогает быстро решать проблемы и поддерживать стабильность бизнеса.

Основные ошибки в планировании и как их избежать

Компании часто сталкиваются с ошибками в планировании, что может привести к потерям. Чтобы избежать этого, важно учитывать все ключевые факторы и внедрять меры для повышения точности и гибкости процесса.

Игнорирование сезонности и анализа остатков

Многие компании не учитывают изменения потребностей в разные сезоны, что может привести к либо дефициту, либо избыточным запасам. 

Чтобы избежать этой ошибки, необходимо регулярно проводить анализ остаточных запасов и учитывать сезонность. Это можно сделать с помощью прогнозирования, основанного на данных о прошлых периодах, а также с использованием автоматизированных систем, которые помогают рассчитать потребности и запасы.

Отсутствие гибкости и контроля изменений

Рынок постоянно меняется, и невозможно предсказать все возможные колебания в спросе, поставках или ценах. Отсутствие гибкости в планах может привести к тем же проблемам — избыточным или дефицитным запасам, что влечет за собой финансовые потери и неоптимальное использование ресурсов.

Чтобы избежать этой ошибки, важно внедрить систему, которая позволит оперативно вносить изменения в план закупок. Это также может включать интеграцию с другими отделами и системами, что ускорит реакцию на изменения и обеспечит актуальность планов.

Недостаточная автоматизация

Ручное управление планированием производственных запасов и их контролем может привести к ошибкам, неточности в расчетах и затягиванию процессов.

Автоматизация процесса планирования

Автоматизация процессов производства помогает значительно повысить точность, скорость и эффективность работы. Использование специализированных систем позволяет устранить человеческий фактор, и своевременно реагировать на изменения. Программа Intuiflow автоматизирует управление закупками, обеспечивая более высокое качество планирования и исполнения.

Как система автоматизации помогают избежать ошибок

Система управления запасами производства Intuiflow снижает вероятность ошибок, благодаря автоматическим расчетам, которые определяют, сколько, когда и какие материалы закупать, основываясь на методологии DDMRP, что исключает субъективные ошибки и неточные прогнозы. Технологии системы позволяют минимизировать возможность пропусков или задержек в процессе, обеспечивая оперативную проверку данных и их актуализацию в реальном времени. Программа для управления производственными запасами помогает отслеживать возможные отклонения от реальных потребностей рынка, предсказывая потенциальные проблемы, такие как перебои в поставках или дефицит материалов. Это позволяет компании оперативно реагировать и принимать меры для удовлетворения запросов клиентов, избегая при этом дорогостоящих ошибок.

Интеграция с ERP

Intuiflow интегрируется не только с ERP-системами, такими как SAP, 1C, Microsoft Dynamics, Oracle, но и с другими учетными системами, например такими как Odoo или NetSuite.

Эта интеграция позволяет получать актуальную информацию об уровне запасов, движении товаров, производственных потребностях и других аспектах, которые критичны для эффективного планирования закупок. 

Кроме того, использование Intuiflow для планирования производственных запасов позволяет повысить прозрачность процесса закупок и значительно сократить время реакции на изменения в потребностях компании или внешней среде. За счет интеграции с учетными системами, данные обновляются в реальном времени, что позволяет обеспечивать более точное планирование, своевременные закупки и минимизацию рисков.

Бизнес стал проще с Intuiflow. Раньше я тонул в океане ложных уведомлений, а мой телефон не переставал звонить, так как нужный материал не был готов к производству. Теперь я могу сосредоточиться на решении потенциальных проблем наличия запасов заранее.

Операционный директор компании Copreci (производитель комплектующих для бытовой техники)

Как для директора по снабжению, для меня самым важным является то, что теперь я гораздо увереннее в том контроле запасов, который мы будем иметь. Мне очень легко получать информацию о том, что происходит на многочисленных цехах и на 24 складах, которые мы имеем по всему миру.

Директор по снабжению компании Macopharma (фармацевтический производитель)

Пример системы планирования закупок в Intuiflow

В системе Intuiflow интегрированы функции и подходы, которые позволяют значительно упростить и ускорить процесс планирования закупок, а также повысить его точность. Рассмотрим несколько ключевых возможностей этой системы:

Автоматическое формирование рекомендаций по заказу для планирования производства

Система автоматически генерирует рекомендации и порядок заказов на основе расчета «сальдо потока» (это уравнение объединяет открытые заказы, имеющиеся запасы и подтвержденные заказы спроса, сравнивая их с уровнями буферов, чтобы формировать рекомендации по заказам на поставку) и политики управления запасами для каждой номенклатуры. Это позволяет точно определить оптимальные объемы закупок, минимизировать затоваривание и дефицит, а также обеспечить бесперебойную работу производственной компании или дистрибуционной.

Автозаказ

Алгоритмы системы позволяют настроить автоматическое подтверждение рекомендованных объемов заказов. Это ускоряет процесс закупок, минимизирует человеческий фактор и обеспечивает своевременную закупку необходимых материалов или товаров.

Оптимизация заказов

Функционал оптимизации заказа в Intuiflow позволяет пользователю одним кликом легко скорректировать количество заказанных товаров с учётом таких ограничений, как палетное пространство, объём или стоимость. Например, при заказе 10 SKU от поставщика система автоматически рассчитывает, что для всех позиций потребуется 27 паллет. Если для оптимизации логистики необходимо 33 паллеты, вы можете просто ввести нужное количество, и система равномерно распределит заказ по всем 10 SKU, с учётом параметров каждой номенклатуры, увеличив их количество до требуемых 33 паллет. Все это делается в один клик, экономя время и ресурсы.

Инструменты рабочего стола

Система предоставляет инструменты для настройки спецификаций и назначения альтернативных поставщиков с их сроками выполнения заказов и ценами. Это позволяет гибко реагировать на изменения в условиях поставок и быстро адаптировать план закупок под текущие реалии.

Итоги

Грамотное планирование и управление закупками — это основа стабильной работы и бизнес планирования компании, особенно в условиях постоянных изменений на рынке. Компании, которые организовывают процесс планирования закупок, получают улучшения в операционной работе и финансовых показателях.

Средние результаты, которых достигают компании:

1. Снижение уровня запасов на 40%. Это позволяет значительно сократить излишки и затраты на хранение товаров, оптимизируя складские площади и минимизируя риск затоваривания.
   
2. Минимизация затрат на срочное выполнение заказов. Благодаря точному планированию и автоматизации процесса закупок компании избегают ситуаций, когда необходимо заказывать товары в срочном порядке, что приводит к повышению стоимости поставок.
   
3. Повышение уровня отгрузки продукции вовремя и в полном объеме до 99%. Оптимизация закупок и управления запасами позволяет снизить риски недостачи и обеспечить своевременные поставки, что значительно улучшает уровень обслуживания клиентов и повышает репутацию компании.

Что такое ассортиментная матрица и зачем она нужна

Ассортиментная матрица — это структурированная таблица, в которой отображаются все товары, представленные в магазине, категории или розничной сети. Она показывает, какие товары по категориям входят в текущий ассортимент, какую роль они играют и как их наличие соотносится с форматом и стратегией бизнеса.

Понятие ассортиментной (товарной) матрицы

Говоря простыми словами, ассортиментная матрица — это инструмент для системного управления тем, что именно продаётся в торговой точке и зачем. Подробнее об этом — в статье про управление ассортиментом продукции.

Такая матрица может быть как базовой (список товаров с основными характеристиками), так и расширенной — включающей данные по рентабельности, продажам, форматам магазинов, предпочтениям покупателей и другим ключевым параметрам.

Зачем формируется ассортиментная матрица в магазине или компании

Формирование ассортиментной матрицы — один из ключевых этапов управления розничной торговлей. Она создаётся для того чтобы:

• привести ассортимент в соответствие с форматом торговой точки и потребностями целевой аудитории;
• определить оптимальную структуру ассортимента и наполнение полок;
• избежать хаотичного добавления новых SKU и чрезмерного расширения матрицы;
• упростить планирование закупок и управление запасами;
• заложить основу для ценовой политики, промо-активностей и планограмм.

Подробнее — система управления ассортиментом.

Какие задачи решает ассортиментная матрица

Грамотно составленная матрица товарного ассортимента позволяет:

• планировать и оптимизировать ассортимент в зависимости от региона, формата, сегмента;
• определить, какие товары являются драйверами продаж, а какие — балластом;
• упростить закупки товаров и систематизировать работу с поставщиками;
• избежать дублирования позиций, контролировать количество SKU в каждой товарной группе;
• отслеживать жизненный цикл товара и вовремя принимать решения о его вводе или выводе;
• стандартизировать подход к работе с ассортиментом во всех магазинах сети.

Таким образом, ассортиментная матрица — это не просто список товаров, а стратегический инструмент для категорийного менеджера, маркетолога, закупщика и управленца.

Основные группы и виды товарной матрицы

Ассортиментная матрица может быть представлена в разных форматах, но в её основе — разделение товаров по функциям, ролям и влиянию на продажи. Такая структура помогает выстраивать сбалансированный ассортимент, отвечающий как бизнес-целям, так и ожиданиям покупателей. Ниже приведены ключевые виды товарных позиций, которые входят в матрицу продаж.

Основные группы товаров

Основная товарная группа — это ядро ассортимента, без которого невозможно удовлетворить базовый спрос. Это товары, за которыми покупатели приходят в первую очередь и которые обеспечивают стабильный товарооборот. В ассортиментной матрице для продуктового магазина, например, к таким товарам относятся хлеб, молоко, крупы, мясо.

Формирование и контроль этой группы — критически важный фактор для удержания покупателей и обеспечения минимального уровня продаж.

Сопутствующие товары

Сопутствующие товары — это позиции, которые не являются основными, но часто приобретаются вместе с ними. Их включение в матрицу товаров повышает средний чек и способствует развитию перекрёстных продаж.

Грамотное размещение таких товаров с учётом планограммы позволяет увеличить импульсные покупки.

Товары-заменители

Товары-заменители — это альтернативы основным товарам, позволяющие покупателю выбирать в зависимости от цены, бренда, состава или упаковки.

Такие позиции обеспечивают гибкость предложения и позволяют:

• удержать клиента, если его предпочтительный товар отсутствует;
• протестировать новые позиции без риска полной замены;
• адаптировать ассортиментную матрицу к изменениям спроса.

Товары-партнёры

Партнёрские товары — это позиции, покупаемые совместно благодаря функциональной взаимосвязи. В отличие от сопутствующих, их объединяет функциональная взаимосвязь.

Примеры: корм для животных + миска, кофе + френч-пресс, смартфон + чехол.
Формирование товарной матрицы с учётом таких связей повышает продажи и способствует росту лояльности.

Популярные и статусные товары

Популярные товары — это позиции с высокой оборачиваемостью и стабильным спросом. Они являются драйверами трафика и важны для удержания и привлечения покупателей.

Статусные товары — это премиальные позиции, которые формируют имидж магазина и способствуют увеличению среднего чека. Хотя они могут приносить меньше прибыли, их значение в позиционировании неоспоримо.

Принципы формирования ассортиментной матрицы

Грамотное формирование ассортиментной матрицы опирается не только на перечень товаров и внутреннюю структуру категорий, но и на ряд стратегических факторов: от поведения покупателей до логистических ограничений. Ниже представлены ключевые принципы формирования, которые позволяют создать эффективную и прибыльную матрицу товарного ассортимента.

Ориентация на потребителя

Ключевой принцип — фокус на потребностях целевой аудитории. Каждое SKU в ассортиментной матрице должно выполнять определённую функцию: удовлетворять спрос, дополнять категорию или усиливать клиентскую лояльность.

Для этого проводятся:

• анализ потребительских предпочтений;
• мониторинг сезонного спроса;
• регулярная корректировка ассортимента в соответствии с данными продаж.

Учёт местоположения и формата магазина

Формат магазина и его расположение напрямую влияют на спрос, состав и глубину ассортимента.

• Для магазинов у дома приоритетны базовые товары первой необходимости;
• в дискаунтерах важна минимальная цена и высокая оборачиваемость;
• в супермаркетах и премиум-сегменте — расширенная категория брендовых и статусных товаров.

Логистика и особенности поставок

При составлении матрицы необходимо учитывать:

• частоту и стабильность поставок;
• складские возможности;
• срок годности товаров.

Продукты с коротким жизненным циклом или высокой себестоимостью не всегда целесообразно включать в постоянный список товаров по категориям.

Например, охлаждённые десерты в небольшом магазине без холодильного оборудования — это логистический риск и возможные списания.

Учет жизненного цикла товара 

Жизненный цикл товара — важный фактор при управлении ассортиментом. На этапе роста продукция требует активного продвижения и присутствия в матрице, а на стадии спада — пересмотра и, возможно, вывода.

Периодическая корректировка ассортиментной матрицы позволяет учитывать эти изменения и сохранять эффективность.

Баланс ширины и глубины ассортимента

Эффективная матрица должна обеспечивать оптимальный баланс между:

• шириной (количество товарных категорий);
• и глубиной (количество SKU в рамках каждой категории).

Чрезмерно широкий ассортимент усложняет управление и увеличивает издержки, а слишком узкий — снижает привлекательность магазина для покупателей.

Задача категорийного менеджера — найти точку баланса между ассортиментной полнотой и операционной эффективностью.

Этапы построения ассортиментной матрицы

Построение ассортиментной матрицы — это не разовое действие, а поэтапный стратегический процесс. От качества выполнения каждого этапа зависит эффективность всей товарной матрицы, её соответствие потребностям покупателей и бизнес-результатам компании.

1. Сбор данных и анализ рынка

Первый шаг — это глубокий анализ внешней и внутренней среды. Необходимо собрать данные по продажам, оборачиваемости, сезонности, остаткам, а также изучить рыночные тенденции, поведение конкурентов, спрос по регионам и предпочтения целевой аудитории. Этот этап позволяет сформировать объективную базу для принятия решений и избежать субъективных ошибок.

2. Определение формата бизнеса и целевой аудитории

Тип торговой точки, её размер, формат (дискаунтер, супермаркет, премиум-магазин), а также профиль клиента определяют, какой ассортимент будет релевантным. К примеру, у магазина у дома будет совсем другой набор товаров, чем в гипермаркете.

3. Категоризация товаров

На этом этапе товары распределяются по категориям и подкатегориям в зависимости от их назначения, потребительских свойств, спроса и ценового сегмента. Это важнейшая часть создания логичной, понятной для управления структуры.

4. Формирование ценовой политики

Ассортиментная матрица напрямую связана с ценообразованием. Необходимо определить ценовые сегменты для каждой категории: базовый, средний и премиум. Это позволяет управлять потребительским выбором, рентабельностью и конкурентоспособностью.

5. Балансировка ассортимента

На этом этапе оценивается ширина (количество категорий) и глубина (количество товаров в категории). Необходимо найти баланс между разнообразием и управляемостью. Слишком узкий ассортимент не удовлетворяет спрос, слишком широкий — ведёт к излишкам и запутанной логистике.

6. Создание матрицы

После анализа, категоризации и стратегического планирования создаётся таблица, которая фиксирует: какие товары, в каком объёме и для какого магазина (или кластера) должны быть в наличии. Это основа для закупок, планограмм, мерчандайзинга и работы категорийного менеджера.

7. Анализ и корректировка матрицы

Даже идеально составленная матрица требует регулярной актуализации. Необходимо отслеживать эффективность позиций, оборачиваемость, влияние на выручку, реакцию потребителей. На основе анализа производится корректировка: вывод из ассортимента нерентабельных SKU, замена, ротация или добавление новых товаров.

Ошибки при формировании товарной матрицы

Ошибки на этапе формирования ассортиментной матрицы могут существенно повлиять на прибыльность бизнеса, эффективность категорийного менеджмента и удовлетворённость клиентов. Ниже перечислены наиболее распространённые из них.

Недостаток анализа и данных

Формирование матрицы «на глаз» без учёта аналитики продаж, поведения покупателей и конкурентной среды — одна из самых серьёзных ошибок. Без достоверных данных сложно определить, какие товары действительно формируют спрос, а какие занимают полку без обоснования.

Чрезмерное расширение ассортимента

Попытка охватить слишком много товарных позиций приводит к снижению оборачиваемости, увеличению логистических и складских затрат, а также к усложнению управления. В результате падает рентабельность категории и возрастает риск неликвидов.

Узкий ассортимент

Чрезмерная фокусировка на ограниченном наборе товаров также опасна: снижается привлекательность магазина, растёт отток покупателей, особенно при наличии активных конкурентов. Покупатель не находит нужной позиции — и уходит к другому ритейлеру.

Некорректная сегментация

Ошибки в классификации товаров или неудачное объединение их в категории затрудняют управление матрицей. Это может привести к несбалансированности предложения: дублирующие товары, отсутствие товаров-партнёров, провалы в ключевых ценовых сегментах.

Отсутствие постоянного мониторинга

Даже идеально построенная товарная матрица требует регулярного пересмотра. Без анализа динамики продаж, сезонности, изменения спроса и появления новых позиций в категории — матрица быстро теряет актуальность. А это означает потерю прибыли и снижение конкурентоспособности.

Как анализировать и корректировать ассортиментную матрицу

Чтобы матрица оставалась эффективной, её необходимо регулярно анализировать и дополнять. Это позволяет адаптироваться к изменениям спроса, сезонности и поведению покупателей, а также повышать результативность категорий.

Периодичность пересмотра

Оптимальная частота пересмотра ассортиментной матрицы зависит от формата магазина, товарной группы и динамики продаж. В среднем:

• для продуктов питания — ежемесячно или ежеквартально;
• для сезонных категорий — перед каждым сезоном;
• для товарных групп с высокой оборачиваемостью — чаще, чем для категорий с длительным циклом жизни товара

Методы анализа эффективности матрицы

Для оценки результативности товарной матрицы можно использовать следующие показатели и методы:

• Оборот и валовая прибыль по каждой категории и товарной позиции;
• Доля SKU в общей выручке;
• Оборачиваемость и средняя полка-доля;
• ABC-XYZ анализ, позволяющий сегментировать товары по значимости и стабильности спроса;
• Сравнительный анализ с аналогичными магазинами или кластерами.

Анализ проводится как в разрезе категорий, так и по отдельным магазинам, кластерам или форматам торговых точек.

Использование специализированных IT-систем

Современные системы автоматизации, такие как ABM Assortment, позволяют не только оперативно собирать й структурировать данные, но и:

• отслеживать ключевые метрики в режиме реального времени;
• получать рекомендации по оптимизации (введение/вывод SKU);
• автоматизировать корректировку матрицы на уровне категории, магазина или кластера;
• снижать нагрузку на категорийных менеджеров и минимизировать влияние человеческого фактора.

Интеграция таких решений значительно ускоряет процесс принятия решений и позволяет управлять ассортиментом на основе данных, а не интуиции.

Подробнее об этом — в статье об оптимизации ассортимента товаров.

Как автоматизировать управление ассортиментной матрицей с помощью решений ABM Cloud

Эффективное управление ассортиментом в розничной торговле невозможно без автоматизации. Система ABM Assortment — это цифровая платформа, которая объединяет аналитику, планирование, управление категориями и контроль остатков в едином пространстве. Она упрощает повседневную работу категорийного менеджера и повышает прозрачность принятия решений. 

Вот как это работает на практике: 

Интерактивная ассортиментная матрица

Сердце системы — матрица товаров, где менеджер может управлять позициями в разрезе магазинов, кластеров и категорий. Система учитывает реальные продажи, оборачиваемость и статус каждой SKU, а также предлагает рекомендации по добавлению или выводу из ассортимента. Интеграция с учётной системой обеспечивает работу только с актуальными данными.

Dashboard и аналитика

Панель мониторинга позволяет отслеживать ключевые метрики: продажи, доход, валовую прибыль, сезонность и тренды. Настраиваемые отчёты и инсайты помогают принимать обоснованные решения — на основе данных, а не интуиции. Визуализация рейтингов магазинов и категорий позволяет быстро выявлять точки роста.

Кластеризация и планирование по форматам

Автоматическая кластеризация магазинов по заданным параметрам (формат, площадь, средний чек, регион) позволяет формировать ассортиментную стратегию, адаптированную к специфике каждой торговой точки. Это особенно важно для сетей с широкой географией и разным поведением покупателей.

BI-модуль и отчёты

Встроенный аналитический модуль предоставляет:

• карту поставщика,
• анализ остатков,
• отчёты по SKU и категориям,
• ежедневные и еженедельные отчёты,
• сравнительный план-факт-анализ.

Это позволяет глубже понять поведение категорий, контролировать эффективность закупок и оперативно реагировать на изменения спроса.

Стратегическое планирование

ABM Assortment позволяет строить цифровые стратегии развития категорий на основе фактических данных, трендов и сезонности. Система подсказывает, где стоит скорректировать подход — от оборачиваемости до глубины ассортимента и приоритетов категории.

Работа со складами

Модуль построения матрицы складов помогает синхронизировать статусы товаров между магазинами и распределительными центрами. Это ускоряет управление потоками и снижает количество ручных операций.

Заключение

ABM Assortment превращает ассортиментную матрицу из статичной таблицы в мощный инструмент управления. Благодаря автоматизации и аналитике вы получаете:

• точный контроль над товарными позициями;
• снижение операционных затрат;
• рост прибыльности категорий;
• минимизацию ошибок и потерь.

В ABM Cloud мы знаем, что успешный ритейл начинается с полки. Именно поэтому рады представить большое обновление для ABM Shelf – решение для мерчандайзинга, которое помогает ритейлерам автоматизировать и совершенствовать стратегии планограмм в каждом магазине.

Это обновление дает возможность работать с умом: предсказуемые инсайты, гибкая аналитика и удобные инструменты для выполнения задач помогут вам быть на шаг впереди. Управляя сетью из 10 или 1000 магазинов, вы сможете быстрее принимать решения и быть уверенными в каждом шаге, особенно когда речь идет о взаимодействии с клиентом.

Планограммы, которые предсказывают будущее: интеграция прогнозирования продаж на основе ИИ

Главная особенность этого релиза – интеграция искусственного интеллекта для прогнозирования продаж при создании планограмм. Теперь ритейлеры могут не только опираться на исторические данные, но и формировать планограммы, ориентируясь на прогнозируемый спрос в будущем.

Представьте, что ваши данные показывают: определенная марка снеков увеличит продажи в следующем месяце. Благодаря новому функционалу прогнозирования ABM Shelf автоматически увеличит количество фейсингов этого товара в магазинах с высоким потоком покупателей. Таким образом это обеспечит максимальную видимость и минимизирует дефицит во время пикового спроса.

Это планирование с ориентацией на будущее, которое работает как на макроуровне (размещение товаров в магазине), так и на микроуровне (полка). И в сочетании с модулем ABM Inventory оно становится еще мощнее. К тому же, вы имеете возможность интегрировать данные из разных источников, что добавляет гибкости для ритейлеров с существующими аналитическими системами.

«С этим обновлением мы сделали шаг от реактивного к проактивному мерчандайзингу. Благодаря прогнозированию продаж мы теперь можем точнее определять количество фейсингов, оптимально размещать категории в планограммах и выяснить, нужна ли дополнительная оптимизация», – делится Екатерина Герихова, продуктовый менеджер продукта ABM Shelf. «Мы предоставляем ритейлерам инструмент, который показывает не только текущие результаты, но и будущий потенциал полок. Это изменение правил игры для рентабельности и удовлетворения клиентов».

Ваши отчеты – ваши правила: новый конструктор для аналитики

Данные не имеют ценности, если вы не можете их правильно анализировать. Поэтому мы добавили Конструктор отчетов в модуль BI Shelf, предоставляя пользователям полный контроль над тем, как анализировать результаты.

Теперь пользователи могут выбирать конкретные метрики, такие как: доход, продажи на метр, прибыль, ширина фейсингов или остатки на складе. Затем применять фильтры, такие как: формат магазина, регион, категория продукта или конкретные планограммы. Например, менеджер мерчандайзинга национальной продуктовой сети может быстро создать отчет, сравнивая продажи на метр по категориям в городских и пригородных форматах. А затем детальнее проанализировать производительность на уровне продуктов в зонах с низкими показателями.

Это больше, чем просто аналитика – это инсайт, созданный под потребности наших клиентов.

Обновленный модуль печати: ведь представление имеет значение

Многие ритейлеры до сих пор полагаются на печатные планограммы для выполнения в магазинах, аудита или коммуникации с поставщиками. Мы учли ваши пожелания и полностью обновили Модуль печати в режимах «Планограмма» и «План магазина», сделав его более быстрым, гибким и визуально согласованным с вашим брендом.

Теперь вы можете:

• Создавать профили для настроек печати для различных форматов или регионов.
• Добавлять логотип к экспортируемым документам для сохранения единства бренда.
• Экспортировать в PDF одним кликом с сохранением всех настроек форматирования.
• Настраивать качество печати, высоту клеток и поля.
• Настраивать и предварительно просматривать печать QR-кодов с конкретными заголовками, размерами бумаги и шрифтами.

Создано для ритейлеров, которые не стоят на месте

Мы гордимся тем, что эти новые возможности уже доступны нашим клиентам по всему миру, и это только начало! Эти обновления являются частью нашей постоянной миссии предоставить ритейлерам инструменты, необходимые для достижения успеха в условиях быстрых изменений.

От планограмм, основанных на искусственном интеллекте, до улучшенных печатных материалов – этот релиз нацелен на то, чтобы дать вашей команде больше контроля, полезных инсайтов и результатов с меньшими усилиями.

Исследуйте новый ABM Shelf сегодня и начните планировать успех завтрашнего дня.

В 2023 году обьем рынка электронной комерции в Узбекистане составил $543 млн и ожидается что до 2027 года достигнет $1 млрд. Увеличение количества заказов через интернет наблюдается во всем мире: все больше покупок осуществляется онлайн, и все требовательней становятся покупатели. Последние исследования показывают, что 68% клиентов ищут короткие часовые окна, при этом 22% пользователей отказываются от покупки из-за долгих сроков выполнения заказа. Логистика последней мили еще никогда не сталкивалась со столь жесткими рамками.

В этой статье мы расскажем как не проиграть в битве за клиента и построить эффективную логистику в эру e-commerce. 

Что такое доставка последней мили

Доставка последней мили – это процесс доставки товаров от распределительного центра, склада или терминала непосредственно до конечного получателя, будь то потребитель или розничный магазин. Этот этап логистической цепочки включает в себя перемещение товаров на последние короткие расстояния.

Особенности и важность этапа последней мили

Задача компаний, занимающихся последней милей, – это минимизировать время доставки и улучшить клиентский опыт, что становится всё более важным в условиях растущих ожиданий потребителей.

Особенности последней мили:

• Краткие сроки выполнения заказа: обычно это стремление доставить товар как можно быстрее, часто в пределах нескольких часов.
• Гибкость: включает различные методы доставки, например, курьерами, с использованием малых транспортных средств (автомобили, велосипеды) или через автоматизированные пункты выдачи заказов.
• Логистические проблемы: этот этап считается самым дорогим и сложным, так как включает доставку в густонаселённые районы с высокой плотностью движения и ограниченным доступом.
• Технологические решения: доставка последней мили стала более гибкой и эффективной благодаря использованию мобильных приложений, GPS-трекинга и автоматизации.

Последняя миля – это ключевая часть цепочки поставок, так как именно она напрямую влияет на опыт клиента. А так как привлечение нового лида минимум в 5 раз дороже чем удержание существующего, вы должны очень трепетно относится к выполнению каждой своей доставки.  

Кто участвует в процессе доставки последней мили 

Последняя миля в доставке включает несколько ключевых участников, и весь процесс требует их тщательной координации и взаимодействия.

Розничные компании и интернет-магазины

Они организуют логистику, а также взаимодействуют с курьерскими службами и другими участниками процесса для обеспечения своевременности в доставке. Часто они используют собственные курьерские службы или сотрудничают с аутсорсинговыми логистическими компаниями.

Логистические и транспортные компании:

Это компании, которые обеспечивают управление и координацию всей логистической цепочкой, включая последнюю милю при доставке. Они могут обеспечивать управление парком транспортных средств, оптимизацию маршрутов и поддержание связи с курьерами.

Поставщики технологий и решений для последней мили

Компании, предоставляющие технологии, такие как программы для логистики, трекинг-системы, а также решения для автоматизации доставки, включая роботов и дронов.

Клиенты (покупатели)

Важно отметить, что сами клиенты являются важными участниками, так как их предпочтения относительно времени доставки, способа получения (например, доставка на дом или в ПВЗ) могут влиять на процесс.

Весь этот процесс требует координации и взаимодействия всех участников для обеспечения успешной и быстрой доставки товаров в конце логистической цепочки.

Основные проблемы последней мили 

Высокие расходы на доставку

Последняя миля в логистике – это самый дорогой этап доставки. Это связано с необходимостью перемещения малых объемов и на короткие расстояния, что требует больше времени и ресурсов. Также именно на этом этапе часто происходят возвраты и отказы от продуктов, что увеличивает затраты для компании. 

Помимо вышеперечисленного, есть и другие факторы, которые влияют на высокую расходы последней мили. В компании Perutnina Ptuj до запуска TMS было много «пустых миль» (путь от дома водителя до склада, где он загружается и наоборот). Теперь, когда маршруты строятся с учетом этого километража удалось достичь снижение себестоимости доставки на 22%.

Сложности планирования маршрутов 

Погодные условия, дорожные пробки и аварии могут привести к непредсказуемым задержкам, которые нарушают запланированные маршруты и увеличивают время доставки. Так же трудно вручную спланировать оптимальную загрузку авто, что приводит к неэффективному использованию ресурсов. На сложность маршрутизации перевозок в транспортной логистике также влияют ограничения на дороге (узкие/перекрытые улицы, скоростной и весогабаритный режим и тд). 

Отсутствие контроля за курьерами 

Отсутствие эффективных инструментов для контроля курьеров в реальном времени затрудняет управление доставкой. Без систем отслеживания местоположения и маршрутов сложно оперативно реагировать на задержки, изменения или проблемы с доступом. 

Рост требований клиентов к скорости и качеству 

Современные покупатели ожидают быстрой доставки, и если сроки не подходят или нарушаются – это влияет на репутацию компании и выбор в пользу конкурента. Например, в Эпицентр К благодаря сокращению часового слота с 4-х часов до 2-х количество доставок возросло с 48% до 54% от общего количества заказов. Также после внедрения TMS компания отметила возрастание уровня NPS до 85,7%. 

Технологии и инструменты оптимизации последней мили

TMS-системы (Transportation Management Systems)

TMS-система это программное обеспечение, предназначенное для планирования, мониторинга и оптимизации всех аспектов транспортных операций. В контексте доставки последней мили, TMS помогает автоматизировать процессы маршрутизации, контролировать время доставки и управлять автопарком. Алгоритмы системы снимают часть рутинных задач с логистов и учитывают различные факторы: пробки, весогабаритные ограничения авто и дороги, временные окна и тд. Зачастую, приняв решение купить tms систему, вы убиваете сразу двух зайцев: становитесь менее зависимым от человеческого фактора и более эффективно используете ресурсы. 

Например, Metro Cash&Carry смогли увеличить объем продаж без приобретения дополнительных автомобилей, а в компании Avangardco всего 3 логиста курируют 24 филиала.

GPS/ГЛОНАСС мониторинг

Технологии GPS и ГЛОНАСС позволяют отслеживать местоположение транспортных средств и курьеров в реальном времени. Эти системы помогают следить за движением автомобилей, корректировать маршруты в случае непредвиденных задержек или пробок, а также обеспечивать точность времени доставки. Использование GPS/ГЛОНАСС мониторинга позволяет повысить эффективность работы автопарка, минимизировать время простоя и снизить издержки, связанные с неэффективным использованием транспортных средств.

Приложения для курьеров

Приложения для водителей помогают выполнять задачи более эффективно. Они включают в себя функции для навигации, выполнения заказов, получения обновлений в реальном времени и взаимодействия с центральной системой. Этот инструмент позволяет курьерам оперативно получать информацию о точках доставки, отмечать статусы доставки, быстро коммуницировать с диспетчером и клиентом, что снижает вероятность ошибок и повышает скорость выполнения заказов.

Аналитический модуль

Аналитические модули в системах доставки последней мили собирают и обрабатывают данные о маршрутах, времени доставки, состоянии автопарка и эффективности работы курьеров. Они помогают анализировать производительность, выявлять узкие места и оптимизировать процессы доставки. С помощью аналитики компании могут принимать более обоснованные решения, улучшать точность прогнозирования и оперативно устранять проблемы, что в конечном итоге снижает затраты и повышает удовлетворенность клиентов. 

Например, благодаря возможности моделировать в ABM Rinkai TMS, Coca Cola HBC смогла сократить расходы на 14% при росте продаж на 7%. Компания изменила систему оплаты за использование наемного автопарка – вместо оплаты за каждый вывезенный литр продукции перешли на плату за 1км. Этих результатов было бы невозможно достичь без рабочего инструмента прогнозирования. 

Как работает доставка последней мили в TMS системе от ABM Cloud

Импорт и обработка заказов 

Процесс начинается с загрузки заказов в систему TMS ABM Cloud. Это обычно происходит через обмен данными по API из учетной системы или ERP. Для компаний без учетных систем или с ограниченными возможностями доработок возможен вариант обмена через файлы CSV/XLS. Важно передать информацию о клиенте: имя/название, адрес, координаты, желаемое временное окно доставки и весогабаритные характеристики. Если координаты отсутствуют, их можно геокодировать прямо в TMS — как автоматически, так и вручную. Все данные о клиентах сохраняются в справочнике, что исключает необходимость повторного ввода информации.

Формирование оптимальных маршрутов 

Далее следует процесс планирования. TMS автоматически создаст маршруты с учетом множества параметров, таких как: доступность и весо-габаритные характеристики автомобилей, временное окно клиентов, дорожные ограничения и многих других при потребности. В результате вы получите маршруты, которые доставят все товары вовремя, с максимально возможной загрузкой автомобиля и минимальным пробегом. Если у вас несколько доставок или одно длительное планирование в течении дня – не проблема. TMS ABM Cloud справится с любыми задачами.

Контроль выполнения маршрутов в режиме реального времени 

Логист или другие заинтересованные люди и отделы могут получать информацию о ходе выполнения доставок в режиме реального времени от автомобильного трекера и мобильного приложения водителя. Когда водитель отметит сдачу товара, эта информация будет отправлена напрямую в учетную систему. Также все действия водителя в приложении могут запускать другие внутренние процессы: склад будет знать, что водитель должен привести обратно, а бухгалтерия – сколько наличных везет курьер, для подготовки необходимых документов. Также анализируя время нахождения на точке и весо-габаритные характеристики товара, система пересчитывает скоростные параметры, что помогает минимизировать отклонения план-факт.

Построение отчетности и аналитики по эффективности

Когда процесс планирования и контролирования доставок запущен и отлажен, можно перейти к аналитике для дальнейшего повышения эффективности. Благодаря нашему уникальному аналитическому модулю можно получать информацию о клиенте, водителе и товаре за любой период времени. Смотреть тренды, рейтинги филиалов, себестоимость доставки, маржинальность и многое другое – всё это доступно в несколько кликов. С нами вы забудете про Ексель навсегда. 

Заключение 

В условиях роста e-commerce и по мере увеличивающихся требований клиентов, эффективность доставки последней мили становится решающим фактором для бизнеса. Важно помнить, что повышение скорости, сокращение затрат и улучшение клиентского опыта напрямую влияют на конкурентоспособность. Технологии, такие как TMS-системы, GPS-мониторинг и аналитика, позволяют эффективно управлять маршрутами и ресурсами, минимизировать ошибки и удовлетворять потребности клиентов. Внедрение таких решений поможет компаниям не только сохранить конкурентоспособность, но и лучше адаптироваться к требованиям современного рынка.

Что дает автоматизация бюджетирования

Автоматизация бюджетирования — это ключевой этап цифровой трансформации финансовой функции компании. Она позволяет не только ускорить и упростить процессы планирования, учета и анализа бюджета, но и повысить точность прогнозов, улучшить контроль расходов и обеспечить гибкость в условиях рыночных изменений. Ниже рассмотрим, какие конкретные преимущества получает бизнес при переходе от ручного бюджетирования к автоматизированной системе.

Построение бюджетной стратегии

Автоматизация позволяет связать бюджетную стратегию с общими целями бизнеса. Вместо работы в изолированных Excel-файлах финансовые службы получают единое цифровое пространство, где стратегия формируется на основе данных, а не интуиции. Это помогает оценить, насколько ресурсы компании направлены на приоритетные направления, и проводить сценарный анализ для выбора оптимального пути развития.

Планирование бюджета

С автоматизированной системой планирование становится более точным, регулярным и прозрачным. Использование шаблонов, централизованных справочников и автоматических расчетов экономит время сотрудников и снижает риск ошибок. Кроме того, возможна быстрая адаптация планов при изменении макроэкономических условий или внутренней конъюнктуры.

Контроль и анализ бюджета

Современные программные решения позволяют вести качественный анализ бюджета с оценкой факторов влияния (курс валют, количество продаж, стоимость ГСМ и т.д). Благодаря автоматизации можно провалиться до первичного документа внесения данных, определить ответственного, ознакомиться с пояснениями. Еще на уровне составления бюджета проанализировать маржинальность, оборачиваемость, ROI и прочие показатели. Автоматизация  дает возможность принять бизнес-решение еще до начала деятельности, уберечь от нерентабельных инвестиций или ненужных кредитов.

Сопоставление плановых и фактических показателей

Система бюджетирования автоматически формирует отчеты по сравнению планов и факта, выделяет ключевые отклонения и предлагает визуализацию данных. Это упрощает работу финансовой службы, делает аналитику более наглядной и открывает путь к сквозной аналитике.

Гибкость при изменениях

Бюджет — это живой инструмент, а не статичный документ. Автоматизация делает бюджетирование гибким: изменения в одном блоке бюджета автоматически пересчитывают связанные показатели. Например, рост зарплатного фонда мгновенно отразится на плановом бюджете доходов и расходов (БДР) и бюджете движения денежных средств (БДДС). Это особенно важно при необходимости срочно перестроить планы в условиях рыночной турбулентности.

Финансовая отчётность в реальном времени

Инструменты автоматизации позволяют получать отчетность в режиме реального времени, без ожидания конца месяца или ручной подготовки таблиц. Финансовые директора и управленцы получают доступ к актуальной информации по расходам, доходам, задолженностям, кассовым разрывам — в едином интерфейсе.

Упрощение процессов согласования

Согласование бюджета и его изменений — один из самых затратных этапов, особенно в больших компаниях. Автоматизированная система позволяет настраивать маршруты согласования, уведомления и контрольные точки. Это ускоряет цикл планирования и минимизирует человеческий фактор.

Централизованное управление и снижение издержек

Автоматизация бюджетирования на предприятии обеспечивает централизованный контроль за расходами, прогнозированием и исполнением бюджета. В результате снижаются операционные издержки, повышается эффективность управления финансами, а также оптимизируются ресурсы.

Трудности при автоматизации бюджетирования

Несмотря на очевидные преимущества, автоматизация бюджетирования требует тщательной подготовки и учета ряда факторов. Ошибки на старте могут привести к затягиванию сроков, увеличению бюджета проекта или даже провалу внедрения. Ниже рассмотрим основные сложности, с которыми сталкиваются компании на пути автоматизации.

Связь с управленческими процессами

Бюджетирование невозможно автоматизировать в отрыве от общих бизнес-процессов компании. Если процессы находятся «на ручном управлении», необдуманно меняются без причины, не структурированы и не связаны, внедрение системы может быть затруднено. Часто компании пытаются “оцифровать хаос”, не осознав, что автоматизация требует определённого уровня зрелости и регламентации управленческих процедур.

Пример: если в компании отсутствует централизованное планирование закупок, то автоматизация блока “расходы” в бюджете приведёт к постоянным пересчетам и конфликтам между подразделениями.

Подготовка перед внедрением программных решений

Перед запуском проекта необходимо провести предпроектную диагностику: описать текущие процессы, сформировать требования к системе, определить роли и зоны ответственности, разработать и визуализировать модель реализации с учетом особенностей бизнеса. Без этого этапа высок риск выбрать неподходящее решение, не учесть важные нюансы или столкнуться с сопротивлением персонала.

Также важно обучение персонала: финансовые и IT-специалисты должны понимать, как новая система изменит их работу, и быть готовыми к переходу от Excel к централизованной платформе.

Сложности при выборе и внедрении ПО

На рынке представлено множество решений, но не все из них подходят под конкретные задачи компании. Чрезмерно универсальные платформы требуют больших усилий по доработке, а “коробочные” могут не учитывать отраслевую специфику. Кроме того, внедрение системы требует интеграции с IT-инфраструктурой, возможно — с ERP-системой, CRM, BI-инструментами.“Практика показывает: отсутствие единого центра принятия решений и четкой архитектуры системы может привести к фрагментированному внедрению, когда каждая служба работает в своем модуле без общей картины.”

Как происходит автоматизация бюджетирования при помощи систем управления финансами от ABM Cloud 

ABM Cloud предлагает пошаговый, структурированный подход к автоматизации бюджетирования. Он базируется на опыте десятков внедрений в компаниях среднего и крупного бизнеса и позволяет пройти путь от первичного анализа до полноценной цифровой трансформации финансового управления.Ниже — ключевые этапы автоматизации с использованием системы управления финансами и платформы финансового планирования Farseer.

Этап 1. Аудит и диагностика текущих процессов

На первом этапе команда ABM Cloud анализирует действующую финансовую модель, источники данных и инструменты, используемые для бюджетирования (часто — это электронные таблицы). Проводится аудит бизнес-процессов и уровня зрелости управленческого учета.

Результат: карта текущих финансовых потоков, ключевых точек контроля и проблем, препятствующих консолидации данных и прозрачности.

Этап 2. Проектирование целевой модели бюджетирования

На этом этапе формируется целевая система бюджетирования, согласованная с целями бизнеса. Определяются бюджеты: БДДС, БДР, инвестбюджет и другие. Прорабатываются связи между подразделениями и правила согласования. Важно учесть логику план-фактного анализа, форматы отчетности и процессы прогнозирования бюджета.

Параллельно закладываются принципы централизованного управления и регламентация процедур.

Этап 3. Выбор и настройка программного решения

В зависимости от сложности и масштабов бизнеса, подбирается одно или несколько решений из линейки ABM Cloud. Часто используется связка:

• ABM Finance — как консолидирующее ядро системы контроля и  учета.
  
• Farseer — для гибкого финансового моделирования, сценарного анализа, построения бюджетной стратегии.

Системы интегрируются с ERP, CRM и другими источниками данных. Формируются дашборды для сквозной аналитики, настраиваются права доступа, роли, шаблоны бюджетов.

Этап 4. Обучение и запуск

Перед запуском проводится обучение персонала, моделирование кейсов “план-факт”, а также финальное согласование бюджета. Запуск автоматизации часто проходит поэтапно — от пилотного подразделения до масштабирования на всю компанию.

Создаются регламентные документы, что обеспечивает стандартизацию процессов и минимизирует кассовые разрывы в будущем.

Этап 5. Поддержка, адаптация и развитие

После запуска проект не заканчивается. Внедряется цифровая трансформация управления финансами: появляются новые метрики, обновляются бюджеты, внедряются сценарные модели и контроль отклонений. Система учета адаптируется под изменения в бизнесе и растет вместе с ним.

Результаты автоматизации бюджетирования наших клиентов

Компании, внедрившие автоматизацию бюджетирования с помощью решений ABM Cloud, отмечают ощутимые улучшения в управлении финансами уже в первые месяцы после запуска системы. Ниже приведены обобщенные результаты и реальные примеры клиентов, которые подтверждают эффективность подхода.

Повышение прозрачности и управляемости

Внедрение автоматизированной системы учета позволило клиентам добиться полной консолидации данных из разных источников. Это упростило подготовку финансовой отчетности, повысило качество управления денежными потоками компании и снизило количество ошибок, связанных с ручным вводом данных.

Например, компания «Лекхим», используя ABM Finance,  полностью автоматизировали сбор и анализ данных. Настроили эффективное планирование и бюджетирование, автоматизировали платежный календарь и казначейство (заявки на платеж и процесс согласования реестров на оплату).

Экономия времени и снижение операционных затрат

Вместо недель ручной сверки отчетов — формирование бюджета занимает часы. Благодаря автоматизации согласования, маршрутизации и шаблонов документов, удалось сократить трудозатраты на 30–60% у таких клиентов, как  «Vartis» и «NewTon».

Они отмечают не только снижение затрат на рутинные задачи, но и улучшение коммуникации между отделами.

Гибкость и адаптивность

Система позволяет быстро реагировать на внешние изменения — корректировать бюджетную стратегию, запускать альтернативные сценарии и строить финансовое планирование на основе данных в реальном времени. Это особенно актуально в условиях экономической турбулентности.

Так, сеть аптек «Виола» использует ABM Finance для оптимизации расходов в динамичных рыночных условиях.

Централизованное управление для масштабных бизнесов

У крупных клиентов с разветвленной структурой автоматизация позволила стандартизировать порядок бюджетирования в разных филиалах и бизнес-направлениях. В частности, «Lemtrans» отмечает, что благодаря внедрению централизованной системы появилась возможность контроля за объективной и прозрачной картиной состояния бизнеса. Все организации применяют унифицированные правила учета и единые справочники при отражении хозяйственных операций. Повысилось качество отчетной информации, простота в работе с ней и проведении анализа.

Категорийный менеджмент — это десятки магазинов, сотни SKU, постоянная динамика и масса решений. В таком ритме легко что-то упустить: забыть обновить статус товара, не заметить неактивную позицию или пропустить удаление магазина.

Именно поэтому в системе управления ассортиментом мы создали инструмент для категорийного менеджера, который не просто контролирует — а подсказывает. 

Что такое инсайты для категорийного менеджмента в управлении ассортиментом?  

Инсайты — это автоматические уведомления, которые помогают категорийным менеджерам своевременно действовать. Это не просто напоминания — это умные подсказки, которые либо предупреждают о критических ситуациях, либо сообщают, что система уже выполнила часть работы за вас. 

Система анализирует данные об ассортименте и автоматически определяет: 

• что создаёт риски для продаж,
• какие процессы требуют внимания,
• где можно сэкономить время за счёт автоматизации.

Инсайты бывают двух типов:

1. Критические — подсказывают, что нужно сделать (например, «истёк срок действия статуса SKU» или «товар помечен на удаление, но всё ещё активен»).
2. Информативные — сообщают, что система уже выполнила определённое действие за вас.

Пример:

Это значит, что категорийный менеджер больше не тратит время на ежедневную ручную проверку остатков — система сама отслеживает ситуацию и действует заранее. 

Как работают инсайты для контроля SKU 

Истёк срок действия статуса SKU

Система сообщает, что срок действия статуса SKU завершён. Это позволяет своевременно обновить товар и не допускать зависших позиций в матрице.

SKU активен, хотя должен быть удалён

При импорте система видит, что товар помечен на удаление, но всё ещё активен.

Инсайт подсказывает: необходимо изменить статусы, чтобы завершить процесс.

При этом в матрице сразу открывается фильтр с нужными товарами или магазинами.

Долгое отсутствие изменений в статусе

Система видит, что SKU «завис» в статусе Listing, но никак не движется дальше.

Инсайт напомнит: нужно либо активировать, либо удалить. 

Магазины с будущей датой открытия

Если магазин импортирован с будущей датой открытия, но его не добавили в кластер — система напомнит, чтобы избежать «забытой» торговой точки без SKU.

Как инсайты в категорийном менеджменте адаптируются к ролям пользователей в системе

В ABM Assortment можно настроить:

• какие подсказки отображать категорийным менеджерам;
• установить доступ к инсайтам на уровне ролей — только просмотр, полный доступ или запрет;
• сохраняются только актуальные инсайты — без лишнего информационного шума.

Это позволяет избежать лишнего шума — каждый пользователь видит только то, что относится к его зоне ответственности. 

Почему инсайты — важный инструмент для категорийного менеджера в оптимизации ассортимента

• Контроль без лишнего шума — инсайты появляются только тогда, когда это действительно необходимо.
• Меньше рутинных проверок вручную — система сама сигнализирует, где есть проблема.
• Ни одна проблема не останется незамеченной — риски не «зависают» в таблицах.
• Действия логичны и основаны на данных — решения принимаются не наугад, а по контексту ситуации.

Какую бизнес-ценность дают инсайты

• Системная профилактика проблем — не тогда, когда прибыль уже потеряна, а на этапе предупреждения.
• Минимум ручной проверки — максимум контролируемых действий.
• Чёткий фокус менеджера — инсайты выводят только действительно важное.
• Меньше рисков забыть или пропустить важные изменения.

Также рекомендуем прочитать: Как система определяет товары, которые стоит добавить в ассортимент — модуль добавления SKU.