Як визначити оптимальний розмір замовлення: формула та приклади

Формула визначення оптимального розміру замовлення

Оптимальний розмір замовлення — це така кількість товару, яка дозволяє мінімізувати сукупні витрати на закупівлю та зберігання, забезпечуючи безперебійне поповнення запасів. Найпоширенішою моделлю для розрахунку є формула Вілсона, також відома як формула EOQ (Economic Order Quantity).

Класична формула EOQ виглядає так:

EOQ = √(2 × S × C₀ / (C₁ × i))

Де:

• S — річний обсяг попиту на товар
• C₀ — витрати на одне замовлення (вартість розміщення замовлення)
• C₁ — ціна за одиницю товару
• i — річні витрати на зберігання (% від вартості товару)

Цей підхід дозволяє розрахувати економічно обґрунтований розмір замовлення, за якого компанія не переплачує за надто часті поставки, але й не заморожує кошти в надлишкових запасах.

За правильного підходу модель оптимального замовлення дозволяє знизити частоту замовлень, підвищити обіговість запасів і допомагає компанії швидко адаптуватися до ринкових змін.

Щоб системно підійти до розрахунку EOQ, важливо врахувати особливості управління товарними запасами в магазині та всі змінні, що впливають на попит, постачання й залишки.

Управління товарними запасами в магазині

Сьогодні все більше компаній переходять до автоматизації закупівель, впроваджуючи рішення, які дозволяють регулярно перераховувати оптимальний розмір замовлення з урахуванням динаміки попиту, графіків постачання та сезонності.

Визначення оптимального розміру замовлення на прикладі клієнта

Про компанію: ключові показники та особливості бізнесу

Наш клієнт — регіональна роздрібна мережа на сході України, до складу якої входить:

• 20 магазинів
• власний розподільчий центр
• власне виробництво (пекарня, кондитерський цех)
• оптовий підрозділ

• Загальна торговельна площа – понад 6,5 тис м2
• Загальна кількість активних SKU – понад 11 000
• Кількість користувачів системи – понад 30
• Понад 500 акційних пропозицій щодня

Компанія активно розвивалася та зіткнулася з типовими викликами в управлінні запасами: зростанням асортименту, збільшенням витрат, нестачею аналітики. Виникла потреба переглянути підхід до управління товарними запасами та впровадити розрахунок оптимального розміру замовлення на основі даних.

Основні проблеми розрахунку розміру замовлення в компанії

Використовуваний підхід: метод «мін-макс» та прогноз продажів

До впровадження системи замовлення формувалися напівавтоматично в ERP, де застосовувався метод «мін-макс» з урахуванням спрощених прогнозів.

Наслідки: неефективність і втрати

Такий підхід не враховував зміну попиту та фактичну обіговість запасів, що призводило до надлишків та втрачених продажів.

Ручне управління графіками постачання

Графіки постачання велися вручну в Excel, що створювало ризики помилок і ускладнювало управління.

Відсутність аналітики надлишків

Не було інструментів для аналізу причин накопичення надлишкових запасів та оцінки їх впливу на прибуток.

Цілі впровадження розрахунку оптимального замовлення

Баланс між надлишками та рівнем продажів

Компанія прагнула мінімізувати залишки, не втрачаючи при цьому доступності популярних товарів.

Мінімізація витрат і втрат

Метою було зменшення витрат на логістику, зберігання і втрати від відсутності товару на полицях завдяки автоматизації та точному розрахунку замовлень.

Опис впровадження: розрахунок оптимального розміру замовлення з ABM Inventory

Оптимізація роботи з товарними запасами

Проєкт впровадження системи складався з двох етапів: підключення зовнішніх постачальників і розподільчого центру.

Цілі проєкту:

• визначення оптимального розміру замовлення з урахуванням специфіки компанії;
• зменшення надлишкових товарних запасів і оптимізація асортименту;
• підвищення обіговості;
• автоматизація закупівель;
• оптимізація робочого часу персоналу.

До системи було підключено 332 постачальники і 108 тисяч товарних позицій. Щодня система формує від 150 до 200 замовлень на центральний склад і від 500 до 1000 замовлень на зовнішніх постачальників. Приблизно 28% замовлень відправляються автоматично, без участі менеджера, що суттєво підвищує прозорість процесів і частоту замовлень.

Кожна товарна позиція (SKU) має свій рівень запасу (буфер), який розраховується залежно від споживання і графіка постачань. У міру використання система автоматично (або за підтвердженням менеджера) коригує буфер, застосовуючи Dynamic Buffer Management (DBM) — метод динамічного регулювання буфера залежно від попиту і частоти замовлень. Це дозволяє запобігти надлишкам і вдосконалити визначення оптимального розміру замовлення.

У межах проєкту було скориговано параметри в 1С, що допомогло зменшити строк обіговості полиці з 32 до 20 днів. Цей показник використовувався під час перемовин із постачальниками як аргумент для отримання маркетингових компенсацій.

Приблизно 30% асортименту постачається безпосередньо на полиці, оминаючи розподільчий центр, завдяки функціоналу крос-докінгу. Це підвищує ефективність логістики і постачань та зменшує вартість зберігання запасів.

На головному екрані системи відображаються ключові метрики: обіговість запасів, надлишки, втрачені продажі та точка повторного замовлення (ROP). Втрачені продажі — це втрата прибутку через відсутність товару на полиці. Їх регулярний аналіз попиту допомагає мінімізувати втрати.

Система відстежує динаміку надлишків і втрачених продажів, а також аналізує причини за категоріями: TOP-movers (товари, що формують 80% обороту) і NON-movers (товари, що генерують менш ніж 2% прибутку). Це дозволяє своєчасно ухвалювати рішення щодо оптимізації асортименту та усунення проблемних позицій.

Сплески попиту та планування

ABM Inventory дозволяє ефективно планувати закупівлі в умовах змінного попиту — як у періоди сезонних піків, так і в межах короткострокових акцій. Модель оптимального розміру замовлення автоматично перераховується після оновлення умов попиту та даних від постачальників.

Система підтримує як автозамовлення, так і ручне коригування з боку менеджера. Вбудовані звіти з дефіциту, надлишків, обіговості, ефективності постачань та інших метрик забезпечують повний контроль над ситуацією. Додатково формуються аналітичні графіки, включаючи щотижневу динаміку запасів та ефективність постачальників.

Щотижнева динаміка показників управління запасами.

Серед найбільш використовуваних звітів — щоденний звіт з дефіциту ТОП-товарів, що попереджає про нестачу ще до її виникнення, та звіт по NON-movers, який допомагає виводити нерентабельні позиції.

Окремий звіт про надійність постачальника використовується під час перемовин і для оцінки логістичних ризиків.

Результати впровадження ABM Inventory для розрахунку оптимального розміру замовлення

Автоматизація і прозорість процесів

Система ABM Inventory забезпечила автоматизацію розрахунку EOQ, що дозволило формувати до 28% замовлень без участі менеджера. Це підвищило частоту замовлень, скоротило час обробки заявок і дало змогу команді зосередитись на стратегічних завданнях.

Прозорість процесів досягається завдяки візуальним дашбордам і управлінським звітам, які відображають усі ключові показники: від рівня залишків до вартості замовлення та точок повторного замовлення (ROP). Менеджери мають доступ до даних у режимі реального часу, що полегшує контроль за змінами попиту і логістикою.

Ключові показники покращення управління запасами

Після впровадження ABM Inventory компанія досягла наступних результатів:

• Обіговість полиці зменшилася з 32 до 20 днів.
• Скоротилися надлишки на складі завдяки точному розрахунку та адаптивному управлінню буферами.
• Була впроваджена модель оптимального розміру замовлення, яка враховує поточний попит, графік постачань та вартість зберігання.
• Покращилася точність планування завдяки регулярному аналізу попиту і врахуванню сезонності.

Такий підхід сприяє не лише точному розрахунку замовлень, а й загальній оптимізації управління запасами, зменшуючи витрати і підвищуючи ефективність.

Оптимізація асортименту

Система дозволила на регулярній основі відстежувати NON-movers — товари, що генерують менш як 2% прибутку підприємства. Це дало змогу своєчасно ухвалювати рішення щодо виведення слабких SKU і заміни їх більш прибутковими.

Крім того, завдяки вбудованому ABC-аналізу, менеджери отримали наочну картину за категоріями асортименту та їхнім внеском в обіг. Це посилило стратегічний контроль і дозволило сфокусуватися на ключових товарних групах.

Оптимізовано модель замовлення акційних товарів

Одним із найвагоміших досягнень стало впровадження алгоритмів для розрахунку оптимального розміру замовлення акційних товарів. Використовуючи дані про промоакції, попередні сплески попиту та типи акцій, система формувала замовлення, максимально наближені до реального споживання.

Це дозволило:

• зменшити залишки після завершення акцій;
• уникнути дефіциту в пікові дні;
• підвищити ROI від кожної маркетингової активності.

Таким чином, економічно обґрунтований розмір замовлення став не просто розрахунковим показником, а ефективним інструментом підвищення прибутковості.

Як обрати систему для розрахунку оптимального розміру замовлення

Правильно підібрана система автоматизації закупівель — це основа стабільного управління товарними запасами. Нижче — ключові критерії, на які варто звернути увагу під час вибору.

Оцініть методи, які підтримує система

Якісна система має підтримувати сучасні моделі розрахунку, включаючи формулу EOQ та інші підходи до визначення оптимального розміру замовлення. Також важлива наявність гнучких налаштувань: можливість враховувати умови попиту, частоту замовлень, вартість зберігання та інші змінні, що впливають на результат.

Переконайтеся, що система може адаптуватися до різних стратегій — від моделі EOQ до планування за буферами (DBM) або на основі прогнозних значень.

Перевірте інтеграцію з ERP/обліковою системою

Для ефективного розрахунку оптимального розміру замовлення системі необхідні актуальні дані: продажі, залишки, замовлення, графіки постачань тощо. Тому вкрай важливо, щоб платформа легко інтегрувалася з вашою ERP або обліковою системою, забезпечуючи безшовний обмін даними без ручних операцій.

Наявність готових конекторів, API або модулів інтеграції — значна перевага.

Зверніть увагу на аналітику та прогнозування

Сильна аналітична складова — один з головних факторів успішного впровадження. Переконайтеся, що система:

• аналізує попит за категоріями, магазинами й постачальниками;
• підтримує прогнозування з урахуванням сезонності та промо;
• враховує точку повторного замовлення (ROP);
• відстежує ключові метрики: обіговість запасів, вартість замовлення, втрачені продажі тощо.

Це дозволяє не лише формувати точні замовлення, а й управляти бізнесом на основі даних.

Наявність візуальних та управлінських звітів

Інтерфейс системи має бути інтуїтивно зрозумілим і підтримувати візуалізацію даних. Це передбачає:

• дашборди за запасами, обіговістю та втраченими продажами;
• графіки й звіти за залишками і рухами товарів;
• доступ до зведеної аналітики у розрізі складів, SKU і постачальників.

Такі інструменти дають управлінцям швидкий доступ до ключових показників і допомагають оперативно ухвалювати рішення.

Масштабованість і підтримка бізнесу

Обрана система повинна рости разом із вашим бізнесом. Перевірте:

• чи можливо масштабувати рішення на нові магазини, регіони, категорії;
• чи підтримує система роботу з великими обсягами даних і великою кількістю користувачів;
• чи надає постачальник технічну підтримку, навчання та супровід.

Сильний партнер забезпечить не лише технологію, а й методологічну підтримку на всіх етапах впровадження.

Система ABM Inventory: точність, гнучкість і адаптивність

При виборі програми для управління запасами важливо переконатися, що вона підтримує сучасні моделі розрахунку: EOQ, DBM і прогнозування попиту.

Програма оптимізації запасів – ABM Inventory.

Прогнозування попиту з урахуванням ключових факторів

ABM Inventory використовує моделі машинного навчання для аналізу сезонності, промоакцій, поведінки покупців та специфіки бізнесу. Це дозволяє точно прогнозувати попит на кожну товарну позицію і враховувати ці дані при розрахунку оптимального розміру замовлення. Система враховує лише статистично значущі фактори, виключаючи інформаційний шум і спотворення.

Розрахунок оптимального обсягу замовлення для кожної позиції

На основі прогнозованого попиту, частоти постачань, мінімального обсягу замовлення та бажаного рівня доступності, система обчислює оптимальний розмір замовлення (EOQ) для кожного SKU. Завдяки Dynamic Buffer Management (DBM) рівень запасу (буфера) регулярно коригується, щоб уникнути як надлишків, так і дефіциту.

Багаторівневе управління замовленнями

Система підтримує різні моделі постачання: складське зберігання, крос-докінг, pick-by-line, що дозволяє гнучко розраховувати замовлення на кожному рівні логістичного ланцюга. Окрім того, вона автоматично адаптує розрахунки до специфіки категорій, зокрема товарів Fresh та промо-позицій, враховуючи терміни придатності, сплески попиту та акції.

Переваги автоматизації розрахунків оптимального розміру замовлення з ABM Inventory

Оптимізація запасів

ABM Inventory розраховує оптимальний розмір замовлення на основі попиту, графіка постачань, залишків і сезонності. Це дозволяє уникнути як дефіциту, так і надлишків, забезпечуючи стабільну наявність товарів та стійке управління товарообігом. Система дозволяє не лише прогнозувати попит і розраховувати замовлення, а й проводити комплексну оптимізацію закупівель на основі точної аналітики.

Зниження витрат

Автоматизація знижує витрати, пов’язані зі зберіганням, логістикою та ручною обробкою. Система дозволяє замовляти рівно стільки, скільки потрібно, мінімізуючи неліквідні залишки та неефективні закупівлі.

Поліпшення точності даних

Завдяки розрахункам на основі історичних даних і статистично значущих факторів, ABM Inventory підвищує точність планування та прогнозування. Це дозволяє ухвалювати рішення на основі даних, а не інтуїції.

Гнучкість і масштабованість

Система легко адаптується до особливостей бізнесу — від невеликих мереж до великих ритейлерів. Гнучкі налаштування дають змогу враховувати будь-які сценарії: сезонні коливання, промоакції, особливості постачальників чи логістики.

Контроль і прозорість процесів

ABM Inventory забезпечує повну прозорість управління запасами. Усі ключові показники — надлишки, втрачені продажі, обіговість запасів, точність замовлень — відображаються в режимі реального часу, що дозволяє оперативно реагувати на відхилення та тримати процес під контролем.

Впровадження автоматизованої системи дозволяє перейти від ручного обліку до стратегічного підходу. Детальніше про стратегії управління запасами та способи їх реалізації читайте у матеріалі на сайті ABM Cloud.