Як правильно вибрати систему управління запасами?

Підхід роздрібних мереж до управління запасами змінився за останні кілька років. І річ тут у автоматизації цієї функції, а й у формуванні усвідомленості в ритейлерів. З’явилося чітке розуміння, чому це важливо і що вони хочуть від системи управління запасами.

Якщо поглянути на ринок 7 років тому, то у більшості мереж закупівлі були децентралізовані, а про спеціальний інструмент не йшлося. Не було ні методології в управлінні запасами, ні спеціалізованих інструментів. Зараз ситуація протилежна і мереж, які використовують такий підхід стає все менше і менше.

Торгові мережі зменшують можливість людини впливати на кількість товарів, що замовляються.

Причинами цього є такі фактори:

• Персонал на місцях може бути фінансово зацікавлений у закупівлі того чи іншого товару;
• Особисті співробітники KPI можуть відрізнятися від KPI, які лежать в основі в управлінні запасами.

Яскравий цьому приклад, коли операційний персонал мотивований мінімізацію списань. У цьому випадку категорії, які схильні до списань замовляються з особливою обережністю, найчастіше з дефіцитом і точно не понад норму. Якщо ж мотивація прив’язана до продажу, то виникають проблеми із замовленням товарів, які є в асортиментній матриці, але погано продаються. Таким чином, виконання асортиментної матриці відбувається некоректно, і далі спотворюється загальна інформація про товарорух.

Усі ці чинники сприяли активному розвитку ринку систем управління запасами. Ключова їхня цінність полягає в тому, що система формує замовлення за людину.

До появи таких інструментів мережі обробляли інформацію в файлі Excel. Їм на зміну прийшли вбудовані модулі в ERP системах, але вони, як правило, містили спрощені алгоритми min/max і не дозволяли забезпечити індивідуальний підхід для різних типів SKU, тим більше в автоматичному режимі, без втручання людини. І знову це тягло за собою використання старого доброго Excel як помічника. Співробітникам доводилося приймати рішення та затверджувати кількість до замовлення, яке вважала система.

За фактом, це була просто статистика продажів, яка дозволяла людині спираючись на неї та на її власну думку, вказати скільки товару потрібно замовити. Прийняття рішення щодо кожного SKU займало багато часу та енергії та було неефективним. Наразі цю рутинну функцію виконують спеціалізовані рішення. Вони дозволяють застосовувати різні алгоритми для різних категорій товарів та враховувати величезну кількість факторів, що впливають на попит. Звучить як чарівна пігулка для відділу закупівель, чи не так?

Але насправді важливо розуміти, яку б ви систему не вибрали, без правильно налаштованих бізнес процесів усередині компанії ви не отримаєте поліпшення фінансових показників.

Ефективність роздрібної компанії, лише на рівні фінансів, визначається негативним фінансовим циклом та її величиною. Чим більша різниця між відстрочкою платежів постачальникам та оборотністю товарних запасів – тим більше операційних засобів доступно для розвитку мережі.

Відстрочення платежів – питання не лише ринкової сили мережі, а й віртуозності у переговорах категорійних менеджерів. А оборотність – ключовий показник ефективності товарних запасів, що балансує. У розрахунку оборотності беруть участь запаси й у певному періоді, показуючи скільки днів продажів вистачить поточного запасу. Ключову роль у тому, наскільки хорошою вона відіграють фактори ефективності асортиментної матриці та системи управління запасами.

У широкому значенні система управління запасами – набір бізнес-процесів роздрібної компанії, які покликані виконати певний рівень доступності асортиментної матриці для клієнта в магазині. До таких бізнес-процесів належать:

• поповнення запасів магазинів та центрального складу як товарів регулярного попиту, так і акційних, сезонного асортименту (з урахуванням усіх обмежень власної SC та постачальників);
• аналіз ключових показників ефективності товарних запасів;
• реагування на проблеми, що виникають;
• аналіз “що якщо”, що дозволяє моделювати ключові показники ефективності при зміні параметрів, що входять. Пропонуємо роздрібну компанію, що складається з 30 магазинів із середньою кількістю асортименту в 5000 SKU. Кількість об’єктів управління поповнення товарного запасу дорівнює 150 000, кожному з яких є своя динаміка попиту, особливості пропозиції, категорійна приналежність. Кожен із цих товарів вимагає окремої уваги, логіки розрахунку та аналізу. Це пояснює необхідність наявності автоматизованої системи управління запасами, що робить усі обчислення під капотом. Користувач у такій парадигмі стає менеджером, який керує обмеженнями та працює з KPI та їх поліпшеннями.

На що важливо звертати увагу при аудиті поточної чи виборі нової системи керування запасами?

Система управління товарними запасами має виконувати такі завдання:

• Коректно розраховувати цільовий запас та кількість до замовлення кожного SKU у кожному місці зберігання роздрібної мережі;
• Вміти заздалегідь готується до організованих коливань у попиті – промо акцій, та до сезонних та святкових піків продажів;
• Надавати лінійним менеджерам та менеджменту компанії аналітику ключових показників ефективності управління запасами.

Для виконання цих завдань система управління товарними запасами повинна відповідати таким вимогам:

1. Високий рівень автоматизації і якісний UI/UX.

Система управління запасами повинна визначити завдання користувача на день та пріоритезувати їх. За підсумками, у співробітника завжди має бути розуміння поточного стану товарів, за які він відповідає, а саме надлишків, дефіцитів, поставок, замовлень, які затримуються тощо.
Крім того він повинен отримувати попередження про фактичні та ймовірні помилки, які він міг не помітити, завдяки підказкам в інтерфейсі.

Інтуїтивно-зрозумілий інтерфейс – основа швидкої роботи її користувачів. Пам’ятайте, система повинна не тільки автоматизувати всі рутинні функції, а й дозволити співробітникам будь-якої кваліфікації швидко розібратися, як працювати в ній.

2. Здатність системи проводити ключові фінансові показники компанії.

Це стає можливим завдяки:

• Автоматичний розрахунок необхідної кількості запасу для кожного SKU/location та автоматичної актуалізації цього показника при зміні попиту, параметрів поставок, зміни упаковки постачальників та інших параметрів.
• Автоматичне формування та відправлення переміщень усередині власного ланцюжка поставок, замовлень постачальникам як з магазинів, так і зі складів, замовлень крос-докінг.
• Алгоритмам для замовлень магазинів, замовлень РЦ з урахуванням потреби мережі та продажу РЦ, замовлень товарів не повсякденного попиту, товарів, що швидко псуються, сезонності та промо.

Чинники, які мають бути враховані в алгоритмах для різних категорій товарів різні.

Тому при виборі системи управління запасами слід приділити цьому особливу увагу. Так, наприклад, для сухого товару вони повинні враховувати: середньодобове споживання, сезонність, плановані промо, коефіцієнти варіації попиту, надійність постачальників.

Для товарів категорії Fresh крім перерахованого вище, потрібно взяти до уваги: ​​варіацію попиту всередині тижня, цільову доступність на полиці, залишкові терміни придатності.

Система управління товарними запасами повинна обов’язково враховувати всі ці фактори та дати можливість рітейлеру налаштувати алгоритми особливо його бізнесу.

При формуванні замовлень на центральний склад алгоритми повинні враховувати:

• всі параметри магазинів та попит на магазинах;
• промо на магазинах;
• сезонність;
• продажу РЦ (якщо є);
• інші фактори, які матимуть місце на магазинах протягом плеча постачання слід. замовлення на РЦ.

3. Додатковий функціонал для формування замовлень

• Оптимізація замовлень за сумою, вагою, палетами, кількістю.
• Може відбуватися як вгору, так і вниз. Вгору – якщо є обмеження у постачальника за мінімальною сумою і вниз – є обмеження за бюджетом і немає можливості надіслати замовлення вище за якусь суму.
• Поділ замовлення відповідно до вантажопідйомності/об’єму транспортних засобів.
• Облік товарів-аналогів для формування замовлень (товари одночасно присутні у асортиментної матриці).
• Облік товарів-замінників (один товар успадковує інший, або тільки один з них є в асортиментній матриці, причому для клієнта мережі абсолютно будь-який саме).
• Можливість обліку альтернативних постачальників

4. Ведення акцій та сезонності

• Автоматичний перерахунок рівня запасу для підготовки до виходу з акції/сезону.
• Автоматична можливість урахування коефіцієнтів сезонності.
• Залежно від мережі/категорій товарів у системі має бути облік коефіцієнтів сезонності в розрізі місяців та тижнів.
• Облік святкових днів та відхилення в замовленнях.
• Це важливий аспект, який дозволяє уникнути фінансових втрат, коли постачальник протягом кількох днів або часу не може виконати замовлення. Система управління товарними запасами повинна дозволити вам підготуватися до таких ситуацій та мати можливість не формувати замовлення у вказаний час.
• Автоматичний розрахунок кількості товару в акцію та часу, коли цей товар має бути у магазині (підготовка до промо).
• Можливість гнучко додавати та прибирати товари з промо (якщо це необхідно з погляду бізнес-процесів у роздрібній компанії).
• Автоматичний перерахунок потреби згідно з поточними промопродажами.
• Врахування акційних ДМП (додаткових місць постачальника) різних видів.
• У системі має бути можливість правильного виходу із акції. Функціонал, який дозволяє проводити як розпродаж, так і акції для товарів in-out, так і звичайні промо з різними механіками.
• Візуальна представленість (дає чітке розуміння та можливість проаналізувати коли та за яким товаром відбувалося промо в минулому)

5. Повідомлення про показники ефективності та відхилення

Відображення загальної ситуації за показниками: out-of-stock, overstock, оборотність, доступність, вартість товарних запасів та динаміки продажу.

Індикація завдань, що потребують уваги, наприклад, погіршення доступності по акційних товарах.

6. Контроль та прозорість даних

Можливість у будь-який час швидко сформувати список товарів із нестачею чи зайвим запасом, подивитися історію замовлень та руху кожного товару на складі для оперативного аналізу ситуації.

Логування внесення змін користувачами до системи.

7. Блок аналітики

• Гнучка звітність для аналізу втрачених продажів, надлишків, доступності та оборотності у розрізі складів, менеджерів, груп товарів.
• Звіти щодо своєчасності та якості виконання замовлень постачальниками;
• Звіт про показники доступності та оборотності.
• Звіт порівняння показників like for like.
• Можливість окремо проаналізувати товари категорії Fresh, товари, які перебувають в акції або якими акція вже пройшла.
• Можливість проаналізувати, які зміни вносять користувачі в систему і з яких причин.

8. Кросплатформність & Гнучкість

• Можливість увійти в систему з будь-якого девайсу та будь-якої точки світу.
• Гнучкість у налаштуваннях – must have!
• Щоб система максимально відповідала бізнес-процесам клієнта, її налаштування повинні дозволити швидко адаптувати все це під конкретний запит. Доробки hard коду – коштують дорожче і тривають набагато довше. Тому зверніть на це особливу увагу!
• Можливість інтеграції з будь-якою обліковою системою.
• Висока швидкість роботи системи.

9. Постійна технічна та консультаційна підтримка провайдера системи.

Підіб’ємо підсумок, при виборі системи управління запасами варто звернути увагу на:

• алгоритми системи поповнення та їх адаптивність до зміни ринкових умов;
• зручність інтерфейсу, з яким працюють люди;
• можливість врахувати особливості бізнес-процесів вашої компанії
• можливість швидко отримати прозору картину KPI;
• систему повідомлень, які звертають увагу менеджера на можливі або ймовірні проблеми з товарним запасом.

Відповідність цим вимогам вже стала стандартом галузі, особливо у розвинених країнах. Незважаючи на це, важливість наявності правильного інструменту, що автоматизує такий важливий процес, не можна недооцінювати, т.к. він є основою фінансової ефективності будь-якої компанії роздрібної торгівлі. Тому визначте, чи відповідає ваша система управління запасами стандартам галузі, чи є місця, які потребують оптимізації. Можливо вони стануть зоною зростання прибутку вашої мережі.

В основі програмних рішень лежить різна методологія, найбільший ефект приносить поєднання практик витягування та прогнозування, там, де кожна з них дає кращий результат. Цей підхід закладено у систему ABM Inventory. Він дозволяє покращувати оборотність, сприяти зростанню продажів та формує прозорість в управлінні запасами.