Управління закупівлями: як розрізнити “правильний” та “неправильний” запас?

Коли ви працюєте в галузі, що пов’язана з продукцією, ви швидко розумієте, що управління запасами — це складний процес. Бізнес постійно намагається знайти правильний баланс: чи потрібно більше запасів, чи краще зменшити їх кількість? Забагато запасів – це скільки? Замало – скільки це? Ці питання мають велике значення для будь-якого бізнесу — незалежно від його розміру, чи то мале підприємство, чи велика корпорація, — щоб зберігати конкурентоспроможність та ефективність.

Управління закупівлями є важливим елементом цього процесу, оскільки від правильного планування закупівель залежить, чи будуть запаси оптимальними для бізнесу. Водночас, управління запасами полягає в контролі за наявними товарами та їх оптимальним використанням у компанії.

Однак, просто мати запаси –  недостатньо, важливо мати “правильні” запаси! Ось чому розуміння різниці між ”правильним” та “неправильним” запасом є важливим.

Що робить запас правильним або неправильним?

Запаси — це як холестерин: є хороші, і погані.

Хороший запас — це такий, який ефективно підтримує операції бізнесу, забезпечує правильну кількість в правильному місці та часі, і дозволяє задовольняти попит клієнтів та підтримувати безперервний рух. Наприклад, виробник, який зберігає оптимальну кількість компонентів для безперервного виробничого процесу, використовує запаси ефективно. Або дистрибутор, який зберігає оптимальну кількість товарів на складі для забезпечення своєчасного постачання клієнтам, використовує запаси також ефективно.

Поганий запас, з іншого боку, порушує бізнес. Це можуть бути надлишки готової продукції, що лежать на складі без покупця, або непотрібний надлишок матеріалів, що займають простір і блокують капітал. Занадто багато поганих запасів можуть призвести до відходів, підвищення витрат і втрачених продажів.

Як і в організмі людини, підтримання правильного балансу є ключовим. Бізнес повинен мати достатньо запасів для задоволення потреб клієнтів, не дозволяючи непотрібним надлишкам накопичуватися. Ось чому компанії використовують методи контролю запасів для ефективного управління ними.

Управління закупівлями: чи правильне рішення — не тримати запасів?

Деякі компанії вважають, що тримати нульові запаси — це найкращий спосіб уникнути поганих запасів. Але чи є це реалістичним? Не зовсім.

Деякі компанії кажуть: «Ми виробляємо тільки під замовлення, тому не тримаємо запасів». Однак, якщо подивитись глибше, ми побачимо, що вони все одно зберігають їх в певній формі: сировину, компоненти чи резервні матеріали. Запаси є в кожній системі постачання. Все залежить від того, наскільки ефективно цим управляють.

Повне усунення запасів неможливе, оскільки бізнес потребує резервів для захисту від несподіваних збоїв. Різкі зміни попиту, затримки постачальників чи проблеми з транспортуванням можуть зірвати операції компанії, якщо у неї немає резервних запасів. Стратегії управління запасами на основі попиту допомагають бізнесу вирішити, коли і де тримати їх для найкращих результатів.

Управління запасами для більшої ефективності

Ефективне управління залишками вимагає від компанії прийняття рішень, де інвестувати в запаси та чи виправдовують ці інвестиції себе. Підприємства використовують програмне забезпечення, щоб відслідковувати рівні залишків, аналізувати тенденції продажів і генерувати точні прогнози попиту. Ці інструменти допомагають оптимізувати час виконання замовлень і запобігати накопиченню зайвих запасів готової продукції.

Що таке “неправильні” запаси в контексті управління закупівлями?

Неправильні запаси — це будь-які запаси, які уповільнюють бізнес, створюють неефективність або витрачають ресурси.

Наприклад, уявіть виробника, в якого лінія виробництва має два етапи. Якщо один етап виробляє деталі швидше, ніж наступний етап може їх обробити, ці деталі починають накопичуватися як погані запаси. Це не тільки перериває потік, але й приховує неефективність в процесі виробництва.

Одним із підходів до вирішення цієї проблеми є метод управління на основі принципів Just in Time. Цей метод зосереджений на тому, щоб тримати залишки якомога меншими, при цьому вчасно задовольняючи попит клієнтів.

Коли запаси корисні?

Запаси корисні, коли вони підтримують ефективність ланцюга постачання. Запаси дозволяють бізнесу швидко виконувати замовлення, підтримувати виробничі лінії в роботі та оперативно реагувати на потреби клієнтів.

Ось тут на допомогу приходить управління запасами на основі попиту. Воно зосереджується на узгодженні запасів з потребами бізнесу, використовуючи такі стратегії, як:

• Визначення точок позиціонування запасів для захисту потоку матеріалів
  
• Прискорення виробництва та переміщень між різними місцями зберігання запасів
  
• Підтримка рівня запасів на оптимальному рівні
  
• Забезпечення прозорості процесів для їх постійного вдосконалення

Дотримуючись цих принципів, компанії можуть забезпечити наявність необхідної кількості запасів, не допускаючи їх надлишків або дефіциту.

Як покращити управління запасами

Щоб залишатися конкурентоспроможним, бізнесу необхідно зосередитися на поліпшенні ефективності ланцюга постачання. Це означає усунення “вузьких місць”, оптимізацію часу виконання замовлень і забезпечення того, щоб методи контролю запасів відповідали попиту клієнтів.

Система управління запасами з добре структурованим програмним забезпеченням допомагає компаніям відслідковувати запаси в реальному часі. Наприклад, підприємство, яке продає готову продукцію, може використовувати програмне забезпечення для моніторингу того, як швидко продаються різні продукти. Аналізуючи ці дані, вони приймають обґрунтованіші рішення щодо закупівель і уникають накопичення зайвих запасів.

Ще одна ефективна стратегія – впровадження ощадливих процесів управління. Метод ощадливого управління запасами допомагає:

• Оптимізувати складські потоки
• Зменшити відходи шляхом усунення непотрібних запасів.
• Підвищити ефективність ланцюжка поставок, підтримуючи запаси збалансованими та оперативно реагуючи на потреби.

Створення здорової системи управління запасами

Компанії, які інвестують у системи управління запасами, отримують вимірювані результати, такі як: зменшення дефіциту, зниження витрат на запаси та підвищення рівня задоволеності клієнтів. Вони досягають цього за рахунок:

• Використання методів контролю для відстеження та коригування рівня запасів.
• Впровадження стратегій управління запасами, орієнтованих на попит, для запобігання надлишків.
• Використання технологій для моніторингу та аналізу товарних потоків.

Ключ до успіху в управлінні закупівлями: баланс і стратегія

Головний висновок для будь-якого бізнесу полягає в тому, що управління запасами — це не просто наявність запасів, а наявність правильних запасів. Добре організована система управління запасами гарантує, що бізнес залишатиметься конкурентоспроможним, зменшить відходи і ефективно задовольнятиме попит клієнтів.

Впроваджуючи ощадливе управління запасами та використовуючи правильні методи контролю, компанії можуть оптимізувати ефективність свого ланцюга поставок і досягти кращих результатів.

Як і здоровий організм, добре керований ланцюг постачань забезпечує безперебійну роботу. Завдяки правильному програмному забезпеченню для керування запасами, методам контролю запасів і зосередженню на ефективності ланцюга постачань, компанії можуть покращити оптимізацію потоків запасів і зберегти конкурентну перевагу у своїй галузі.

Отже, на питання “управління запасами – це про хороші чи погані запаси?” Відповідь полягає в тому, наскільки добре компанія управляє своїми запасами. При правильному підході запаси стають цінним активом, який підтримує зростання та успіх бізнесу.

Висновки

Управління закупівлями має важливу роль у підтримці оптимального рівня запасів. Від ефективного планування закупівель залежить, наскільки добре компанія зможе впоратися з попитом і не накопичувати надлишкових запасів. Ретельний контроль закупівель дозволяє запобігти перезамовленню товарів і сприяє більш точному управлінню запасами.
Не дозволяйте поганому управлінню запасами гальмувати ваше виробництво чи дистрибуцію. Почніть оптимізувати свою стратегію управління запасами вже сьогодні! Якщо вам потрібні кращі методи контролю запасів, сучасне програмне забезпечення для керування запасами або новий підхід до ефективності ланцюга постачань — зараз саме час діяти. Впроваджуйте розумні рішення і рухайте свій бізнес вперед!