Стратегії управління запасами

Що таке стратегії управління запасами?

Стратегії управління запасами — це система методів і практик, спрямованих на забезпечення оптимального рівня товарних залишків у ланцюгу постачання. Основна мета — задовольнити попит клієнтів у потрібний час і в потрібному обсязі, уникаючи надлишкових запасів і пов’язаних з ними витрат.

Управління запасами відіграє ключову роль у безперебійній роботі бізнесу, особливо в торгівлі та роздрібному секторі. Воно допомагає досягати стратегічних цілей компанії, знижувати операційні ризики та контролювати ефективність логістичних процесів.

Ефективні стратегії включають не лише процеси нагляду та контролю, а й сучасні підходи до прогнозування попиту, підвищення точності даних та адаптації до сезонних періодів. Завдяки цьому досягається баланс між обігом товарів та їх наявністю. 

Застосування стратегій управління запасами

Використання стратегії управління запасами — це практичний спосіб підвищити оперативність і продуктивність бізнесу. Правильно вибудовані процеси закупівлі, поповнення та зберігання дозволяють уникнути дефіциту й надлишків товару.

Такі підходи застосовуються в організаціях і на підприємствах будь-якого масштабу — від локальних до федеральних мереж. Детальніше про особливості управління товарними запасами в роздрібній торгівлі читайте в окремій статті.

Щоб стратегія була ефективною, її потрібно адаптувати до реальних умов: сезонності, оборотності, динаміки попиту та специфіки асортименту

Види стратегій управління запасами

Існують різні види стратегій управління запасами, і вибір відповідної залежить від специфіки бізнесу, асортименту, логістики та рівня автоматизації.

Одні стратегії підходять для стабільного попиту й широкого асортименту, інші — для обмеженого складського простору або сезонних товарів. Важливо враховувати точку повторного замовлення, ритмічність постачань і роль товару в ланцюгу постачання.

Розглянемо найпопулярніші підходи та їх особливості — від класичної FIFO до сучасних автоматизованих моделей. 

Порівняння популярних стратегій управління запасами

Just-in-Time «точно вчасно» (JIT)

Стратегія Just-in-Time (JIT) або «точно вчасно» передбачає поповнення запасів лише тоді, коли товар дійсно потрібен. Це дозволяє скоротити витрати на зберігання та уникнути надлишкових залишків.

Такий підхід вимагає високої точності прогнозування попиту й надійної комунікації з постачальниками. Ідеально, якщо система відстежує потреби в режимі реального часу й миттєво реагує на зміни.

Основна перевага — мінімальні витрати на склад. Але є й ризики: у разі збоїв у поставках можливі перебої з продажами. Тому стратегія JIT потребує високого рівня нагляду та стабільної логістичної інфраструктури.

ABC-аналіз

ABC-аналіз — це метод класифікації запасів за ступенем їх важливості для бізнесу. Усі товари поділяються на три групи: 

• А — товари з найбільшим внеском у виручку (приблизно 20% асортименту дають 80% доходу);
• B — середня категорія;
• C — найменш значущі товари.

Такий підхід допомагає зосередити зусилля на ключових SKU, забезпечити їх наявність і точність прогнозування.

ABC-аналіз особливо ефективний при роботі з великим асортиментом і динамічними періодами попиту. Він дозволяє раціональніше розподіляти ресурси, виходячи з потреб клієнтів і бізнес-цілей. 

Першим прийшов — першим пішов (FIFO)

Метод FIFO (First In, First Out) передбачає, що товари, які першими надійшли на склад, мають бути першими реалізовані або використані. Це особливо важливо при зберіганні швидкопсувної продукції, де критичною є дата виготовлення.

FIFO допомагає мінімізувати списання та втрати, зберігати свіжість і актуальність асортименту, а також підвищити точність обліку.

Цю стратегію широко застосовують у харчовій промисловості, аптечному бізнесі та інших сферах, де товари мають сезонність або обмежений термін придатності. 

Останнім прийшов — першим пішов (LIFO)

LIFO (Last In, First Out) — стратегія, за якої першими реалізуються товари, що останніми надійшли на склад. Такий підхід може використовуватись в умовах високої інфляції або коливань цін, коли важливо мінімізувати вплив зростання собівартості.

Однак у роздрібній торгівлі використання LIFO пов’язане з ризиками: на складі можуть накопичуватися надлишкові застарілі товари, особливо ті, що втрачають актуальність або мають обмежений термін зберігання.

Впровадження LIFO вимагає підвищеної уваги до аналітики й суворого контролю, щоб не знижувалась ефективність роботи складу та не погіршувалась якість обслуговування клієнтів.

Точка повторного замовлення (ROP)

Точка повторного замовлення (ROP) — це рівень запасу, при досягненні якого автоматично формується нове замовлення. Така стратегія дозволяє підтримувати безперебійну роботу магазину або складу без дефіцитів.

Метод ROP особливо ефективний в автоматизованих системах, де важливий постійний моніторинг залишків у реальному часі. Це допомагає завчасно реагувати на зміни попиту й мінімізувати затримки в ланцюгу постачання.

Точка замовлення розраховується з урахуванням середнього споживання товару та часу постачання. За правильної настройки вона забезпечує високу доступність товарів за мінімальних складських витрат.

Стратегія Just-in-Case (JIC)

Стратегія Just-in-Case (JIC) ґрунтується на принципі створення страхового запасу товарів. Компанія заздалегідь закуповує більше, ніж потрібно на даний момент, щоб бути готовою до можливих збоїв у ланцюгу постачання, раптових стрибків попиту або сезонних піків.

Такий підхід особливо актуальний в умовах нестабільного ринку, високих логістичних ризиків або тривалих термінів постачання. Він допомагає уникнути дефіциту, але може призвести до накопичення надлишкових залишків і підвищених витрат на зберігання.

Впровадження JIC вимагає якісної аналітики, чіткого обліку обіговості товарів і можливості оперативно коригувати обсяги закупівель залежно від ринкової ситуації.

Технології, які використовуються для стратегій управління запасами

Ефективне управління запасами сьогодні неможливе без сучасних технологій. Вони забезпечують точність даних, автоматизацію рутинних процесів і моніторинг залишків у реальному часі.

Серед найпопулярніших рішень: 

• RFID-мітки та штрихкоди, які дозволяють точно відстежувати рух товарів на всіх етапах ланцюга постачання; 
• Хмарне програмне забезпечення, що об’єднує дані з усіх торгових точок і складів в єдину систему;
• Інструменти прогнозування, які враховують сезонність, попит, історію продажів і допомагають точніше планувати поповнення запасів. 

Завдяки таким технологіям знижується ризик помилок, прискорюються процеси й підвищується адаптивність бізнесу до змін на ринку. 

Як перевірити стратегію управління запасами на ефективність

Навіть найкраща стратегія управління запасами потребує регулярної оцінки. Якщо в організації починають виникати збої, а проблеми з залишками накопичуються — це сигнал до перегляду підходу.

Нижче наведено основні ознаки того, що стратегія працює неефективно. Їх ігнорування може призвести до серйозних наслідків: від фінансових втрат до зриву операційних процесів.

Такий аудит краще проводити поетапно — від аналізу даних до вивчення взаємодії між відділами. Важливо оцінити рівень оперативності, точність планування та ступінь контролю за процесами.

Складнощі з запуском нових проєктів

Якщо стратегія управління запасами не працює, будь-які нові ініціативи гальмуються: запуск акцій відкладається, зміни в асортименті впроваджуються повільно, поставки затримуються. Це знижує гнучкість бізнесу й стримує його зростання.

Проблема часто полягає в тому, що команда не встигає адаптувати поточні процеси або не бачить повної картини через ручне управління.

Повільна реакція на зовнішні зміни

Світ швидко змінюється — від сезонних піків до перебоїв у постачанні. Компанії, чия стратегія не адаптивна, реагують надто повільно.

Без систем моніторингу в реальному часі та прогнозування виникає розрив між проблемою й діями. У результаті — втрачені продажі, незадоволені клієнти та зниження конкурентоспроможності. 

Конфлікти всередині команди

Коли процеси не автоматизовані, кожен відділ працює по-своєму: закупівлі, продажі, логістика — без спільного уявлення про залишки. Це призводить до конфліктів між категоріями, суперечок за бюджет і пошуку «винних».

Без чіткого розподілу зон відповідальності та прозорої стратегії важко досягти узгодженості в діях. 

Оптимальна організаційна структура управління запасами

Універсального шаблону для побудови структури управління запасами не існує. Усе залежить від масштабів бізнесу, кількості торгових точок, особливостей логістики й специфіки асортименту.

Однак у будь-якій організації важливо чітко визначити зони відповідальності й налагодити прозору систему контролю. Коли закупівлями, логістикою та асортиментом керують різні відділи без узгодженості — виникають збої, дублювання завдань і втрати.

Щоб стратегія запасів працювала, потрібно організувати взаємодію між усіма учасниками ланцюга постачання: від аналітиків і закупівельників до логістів і категорійних менеджерів.

Закупівлями займається відділ логістики

У невеликих компаніях або молодих торговельних мережах закупівлями часто займається саме відділ логістики. Це спрощує управління на початковому етапі, але зі зростанням масштабів такий підхід втрачає ефективність.

Логіст намагається оптимізувати витрати на транспорт і приймання товарів: замовляє великі партії та робить це рідше. У результаті виникає накопичення надлишкових запасів і ускладнюється їх зберігання.

До того ж логіст не завжди має повну картину щодо асортименту, попиту й обіговості, що знижує точність замовлень і ускладнює контроль залишків.

Така модель допустима на старті, але при розширенні бізнесу її варто трансформувати у більш спеціалізовану.

Закупівлями займається комерційний відділ

У деяких компаніях закупівлями керує комерційний відділ, поєднуючи функції закупівельника та категорійного менеджера. Це створює логічний зв’язок із продажами, оскільки обидва процеси напряму впливають на виручку та задоволеність клієнтів.

Однак така модель несе в собі ризики: пріоритет може зміщуватись у бік вигідних умов від постачальників, а не реальних потреб магазинів. Закупівельник може замовляти великі партії для отримання знижки, але це знижує обіговість і збільшує залишки.

Також в організації можуть виникати конфлікти між комерсантами та іншими відділами — через різне розуміння цілей. Без ефективного планування та прозорих KPI така структура починає гальмувати розвиток і знижувати продуктивність процесів. 

Роль Supply Chain директора в ланцюгу постачання

Директор із ланцюга постачання (Supply Chain Director) — ключова фігура в компаніях, які прагнуть побудувати професійну систему управління запасами. Він об’єднує зусилля логістики, закупівель, комерції та ІТ, беручи на себе повну відповідальність за контроль товарних потоків.

Такий спеціаліст працює на стику стратегії та операційного управління: формує процеси, обирає технології, відповідає за показники доступності, витрат і точності замовлень.

Він забезпечує прозорість у ланцюгу постачання, організовує моніторинг залишків і поставок у реальному часі та швидко реагує на відхилення.

Які спеціалісти потрібні для управління запасами 

Структура команди, відповідальної за управління товарними запасами, залежить від моделі управління — в організації може використовуватись як централізований, так і децентралізований підхід.

При децентралізації закупівлями керують на рівні магазинів: 1–3 спеціалісти на точку. Це дає гнучкість, але знижує контроль і точність. Наприклад, у мережі з 20 магазинів буде щонайменше 20 закупівельників, кожен зі своєю логікою.

У централізованій системі всі рішення приймаються в головному офісі, і в процес залучені від 1 до 8 людей — залежно від масштабу мережі. Такий підхід спрощує аналітику і забезпечує вищий рівень оперативності та прозорості.

Також розподіл обов’язків може відбуватись за різними критеріями: 

• за категоріями товарів — глибока експертиза в конкретній групі;
• за регіонами — знання локальних особливостей;
• за функціями — аналітики, планувальники, закупівельники промо, спеціалісти з автозамовлень.

KPI спеціалістів з управління запасами

Один із ключових факторів ефективного управління запасами — правильно налаштовані KPI для різних ролей. Якщо метрики підібрані неправильно, це призводить до конфліктів, перекосів у замовленнях і втрат.

Наприклад, категорійний менеджер зазвичай орієнтується на продажі, маржу та обіговість. Він зацікавлений у вигідних умовах від постачальника і високому товарообігу, тому схильний замовляти великі партії. Це може призвести до надлишків, які не відповідають реальним потребам мережі.

Натомість спеціаліст із закупівель може зосереджуватись на доступності товарів. Якщо KPI орієнтовані лише на цей показник — зростає ризик надлишків. Якщо лише на обіговість — можливі дефіцити.

Оптимально поєднувати доступність, обіговість і точність планування в єдину систему мотивації. Це допоможе побудувати контроль, уникнути конфліктів і підвищити ефективність команди.

Також важливо регулярно переглядати KPI — особливо при зміні стратегії, сезонності або зміні умов у ланцюзі постачання. 

Категорійний менеджер

Категорійний менеджер відповідає за формування асортименту та його комерційну ефективність. Його KPI зазвичай включають: 

• валову маржу;
• обіговість;
• виконання плану продажів.

Він тісно взаємодіє з постачальниками і зосереджений на довгострокових умовах співпраці. Проте без чіткої прив’язки до цілей з управління запасами його дії можуть призводити до надлишків. Саме тому важливо враховувати також точність планування та доступність товарів.

Спеціаліст із закупівель

Закупівельник відповідає за обсяги замовлень і логістику поставок. Його KPI зазвичай включають:

• рівень доступності товару;
• точність замовлення;
• обіговість. 

Однобічна мотивація може спотворювати поведінку: якщо фокус тільки на обіговість — виникає дефіцит, якщо тільки на доступність — з’являються надлишки.

Найкраще — будувати KPI так, щоб закупівельник балансував між мінімізацією залишків і забезпеченням товарної доступності. 

Переваги централізованого управління товарними запасами

Централізована модель управління запасами дозволяє зосередити всі ключові процеси в одному центрі прийняття рішень. Такий підхід лежить в основі оптимізації управління запасами й допомагає бізнесу досягати стійких результатів.

У такій системі простіше побудувати наскрізну аналітику, впровадити єдину стратегію та налаштувати системний моніторинг залишків по всій мережі. Це особливо важливо в організації з великим асортиментом і нестабільним попитом. 

Централізоване управління дає змогу:

• точніше прогнозувати попит і планувати закупівлі;
• швидше адаптуватися до змін на ринку;
• мінімізувати дублювання і людський фактор;
• уніфікувати стандарти контролю та оцінки ефективност

Така модель потребує вищого рівня автоматизації, але й приносить більший результат у довгостроковій перспективі.

Роль програми ABM Inventory у розробці стратегії управління запасами

Розробити ефективну стратегію управління запасами неможливо без точних даних, гнучкої аналітики та постійного контролю. Саме тому все більше компаній обирають автоматизовані рішення, такі як програма оптимізації запасів ABM Inventory — систему, яка допомагає визначити оптимальну стратегію управління запасами та реалізувати її на практиці.

Система охоплює всі ключові напрямки: 

• Прогнозування попиту з урахуванням сезонності, специфіки асортименту та впливових факторів;
• Автозамовлення по кожному SKU з урахуванням залишків, графіків постачання та планів продажів;
• Моніторинг показників у реальному часі — як операційних (надлишки, втрачені продажі), так і стратегічних (обіговість, доступність);
• BI-аналітика з понад 40 готовими звітами для оцінки ефективності;
• Управління промо, категорією Fresh і автоматична ротація асортименту.

Використання стратегії управління запасами за допомогою ABM Inventory дозволяє системно покращувати показники: знижувати витрати, пришвидшувати реакцію на зміни й підвищувати ефективність усієї ланцюга постачання.