Показники ефективності роботи складу: 7 KPI для оцінки

Ефективність роботи складу полягає в досягненні та підтримці його оптимальної продуктивності. Однак, неможливо з упевненістю стверджувати, чи ефективно працює склад без контролю ключових показників роботи.

Ключові показники ефективності (KPI) — вимірювана величина, прив’язана до ключових бізнес-процесів, які також важливі для визначення довгострокового прибутку і виробничих цілей. До ключових показників ефективності складу необхідно також віднести такі критерії, досягнення яких дозволить компанії отримати конкурентні переваги.

У цій статті ми розглянемо основні показники роботи складу, які вам необхідно почати відстежувати вже зараз.

Показник ефективності роботи складу №1 — прийом

Всі операції з товаром на складі починаються з базової обробки надходжень. Приймання можна віднести до одного з найвідповідальніших процесів, організація якого має прямий вплив на всі наступні складські операції. Види поставок можуть бути наступними:

• Щотижневі поставки нових запасів
• Переміщення запасів з інших складів підприємства
• Повернення кондиційного та бракованого товару від клієнта

Таку важливу частину роботи необхідно відстежувати та вимірювати за допомогою власних ключових показників роботи складу. Для цього слід вимірювати час, який потрібно для підрахунку товару, що надійшов (кількості, ваги та обсягу), і вносити дані в систему..

Основні показники процесу прийому:

Вартість розвантажувальних робіт

Витрати на робочу силу, вантажно-розвантажувальні роботи та обладнання.

Продуктивність прийому

Розраховується з точки зору трудовитрат шляхом вимірювання обсягу складських запасів на одного співробітника за годину.

Точність прийому

Відсоток помилок при прийманні товару за кількістю та якістю.

Використання робочої сили та обладнання

Відсоток робочої сили та вантажно-розвантажувального обладнання, використаних у процесі розміщення.

Час циклу прийому на склад

Загальний час, витрачений з моменту розвантаження до розміщення товару.

Ці показники ефективності роботи складу дозволяють виявити будь-які помилки на етапі прийому і в подальшому уникнути ланцюгової реакції. Розрахувати ефективність прийому можна за формулою: Ефективність прийому = Час між поставкою і прийомом товару і готовністю товару до продажу

Рекомендуємо фіксувати точний час прибуття поставки, а також відзначати час, коли товар буде готовий до продажу. Таким чином, ви зможете розрахувати середнє значення за місяць і порівняти його з попередніми показниками.

Поради щодо підвищення ефективності прийому:

• Систематизуйте процес і доручайте це завдання тільки навченому персоналу.
• Створіть унікальний артикул для товарів.
• Налаштуйте розрахунок параметрів автоматичного розміщення у вашій системі складського обліку.

Це один з ключових показників ефективності складу, який можна значно поліпшити, використовуючи систему управління складом і термінал збору даних (сканер штрих-коду). Як тільки продукція буде відсканована і перевірена за кількістю та якістю, її відразу ж можна буде зареєструвати в системі:

Показник ефективності роботи складу №2 – Точність комплектації

Комплектація замовлення — один з найскладніших і найвитратніших процесів на складі.

Основні показники процесу комплектації:

Вартість

Витрати на кожну позицію замовлення, включаючи відбір, маркування та пакування.

Продуктивність

Кількість позицій, відібраних за 1 годину.

Тривалість

Час, необхідний для комплектації одного замовлення.

Точність

Відсоток замовлень, відібраних і упакованих без помилок.

Давайте більш детально зупинимося на точності комплектації. Адже саме від цього залежить, чи отримає клієнт той товар, який очікує, і, як наслідок, чи буде задоволений. Крім того, зі збільшенням точності відбору зменшується кількість повернень від клієнтів, що в свою чергу, зменшує витрати на обробку повернень.

Для розрахунку точності комплектації нам необхідні дані про кількість замовлень, за якими був повернення через допущену помилку в процесі комплектації і загальну кількість замовлень:

Таким чином ми отримуємо відсоток правильно відібраних замовлень.

Поради щодо підвищення точності комплектації:

• Правильна організація процесу складання та пакування скорочує використання ресурсів, необхідних для обробки одного замовлення. Це дозволяє перерозподілити персонал для збільшення загальної ефективності роботи складу.
• Інвестуйте в мінімізацію плинності кадрів, щоб досвідчені співробітники працювали в компанії якомога довше.
• Впровадьте технологію сканування штрих-кодів для ідентифікації товару на етапах відбору та контролю. Для підвищення ефективності даної технології, на етапі контролю товару наносьте штрих-коди на товари, які їх не мають.
• Використовуйте автоматизовані системи підбору комірок при розміщенні/поповненні товару. Адресне зберігання товарів дозволить знизити витрати часу на його пошуки і кількість помилок при відборі із зазначених комірок.
• Розгляньте можливість впровадження технології вагового контролю товару. Це зменшить вплив людського фактора на технологічний процес комплектації і дозволить усунути такі помилки, наприклад, як відвантаження ящика товару замість однієї упаковки.
• Не допускайте змішування товару в одній комірці. Це стосується не тільки різних товарів, але і одного і того ж, але з різними серіями та/або термінами придатності, якщо їх облік важливий для бізнесу. В ідеалі, в кожній комірці повинен зберігатися один SKU.

Показник ефективності роботи складу №3 – Витрати на утримання товарних запасів

Показник ефективності роботи складу №3 – Витрати на утримання товарних запасів

Чим довше товар зберігається на складі, тим дорожче це обходиться бізнесу.

Загальні витрати на утримання – це сума всіх витрат компанії на зберігання запасів протягом певного періоду часу.

Основні статті витрат:

Вартість товару

Це початкова закупівельна ціна товарів, яка входить до загальних витрат. Чим більше запасів зберігається на складі, тим більше капіталу компанії «заморожено» в товарі, що впливає на фінансову ефективність і ліквідність бізнесу.

Витрати на зберігання

Включають оплату оренди або утримання складських приміщень, комунальні послуги, охорону, а також системи безпеки. Сюди також входять витрати на підтримку оптимальних умов зберігання для запобігання псуванню та пошкодженню товарів.

Обладнання та програмне забезпечення

Це витрати на придбання та обслуговування складської техніки (наприклад, навантажувачі, стелажі, конвеєри), а також впровадження та підтримку WMS-систем, які автоматизують управління запасами та складськими процесами.

Витратні матеріали

Витрати на пакувальні матеріали, палети, етикетки, стретч-плівку та інші витратні матеріали, необхідні для правильного зберігання, маркування та переміщення товарів на складі.

Податки

Податкові платежі, пов’язані зі складською діяльністю, включаючи податок на майно (за складські площі) та інші місцеві податки і збори, які пов’язані з утриманням товарних запасів.

Витрати на утримання є важливим показником економічної ефективності складу, який можна визначити наступним чином:

Даний показник дозволяє отримати уявлення про те, які фінансові втрати приносить компанії надлишок товарів на зберіганні, і який вплив на це робить продуктивність складу.

Поради щодо зниження витрат:

• Автоматизуйте процеси (за допомогою обладнання та програмного забезпечення), щоб знизити витрати на персонал і підвищити продуктивність складу.
• Використовуйте автоматизовані інструменти формування замовлень для оптимізації на складі з урахуванням сезонних сплесків та інших відхилень від норми
• Працюйте над скороченням запасів малооборотних товарів і overstock.
• Для поліпшення продуктивності при виконанні складських операцій, скорочення витрат, пов’язаних з пересортуванням, а також скорочення витрат на витратні матеріали, рекомендуємо використовувати термінали збору даних (ТЗД).

Показник ефективності роботи складу №4 – Оборотність запасів

Оборотність товарно-матеріальних запасів — ще один важливий ключовий показник ефективності управління складом, який досить тісно пов’язаний з вартістю зберігання.

Це показник того, як швидко ви продаєте і відвантажуєте товар після того, як він був отриманий на складське зберігання. Очевидно, що це один з ключових показників ефективності складу, який хочеться підтримувати на високому рівні. Чим вище оборотність товарів, тим менше витрат на їх зберігання і тим більше прибутку ви можете отримати.

Основні метрики оборотності запасів:

Вартість запасів

Вартість зберігання протягом певного періоду часу, включаючи вартість обробки запасів на зберіганні, інвентарю, витрати на обслуговування, пошкодження, зношування. Чим довше товар зберігається на складі, тим вищі витрати для складу.

Співвідношення запасів до продажів

Вимірювання та порівняння рівня запасів і продажів дозволяє визначати щомісячне зростання запасів на тлі зниження продажів.

Системи управління складом надають таку інформацію, але ви також можете самостійно розрахувати оборотність запасів за такою формулою:

Відстеження цього показника дозволяє краще зрозуміти популярність певних категорій товарів і оцінити тенденцію покупок.

Поради щодо поліпшення оборотності запасів:

• Удосконалюйте моделі прогнозування запасів.
• Визначте запаси з низькою оборотністю та впровадьте стратегію скорочення запасів.

Показник ефективності роботи складу №5 – Кількість повернень

Кількість повернень — простий, але водночас життєво важливий показник ефективності управління складом, який дає уявлення про задоволеність клієнтів загалом.

Ключем до ефективного використання цього показника є сегментація за причиною повернення. Отже, визначте кілька причин повернення та використовуйте наступне рівняння для аналізу кожної з них:

Таким чином, операційний менеджер, спираючись на дані, може шукати причини поліпшення даного показника. Наприклад, велика кількість повернень через невідповідність товару замовленню вказує на те, що в процесі комплектації існують проблеми.

Поради щодо зниження повернень:

• Сегментуйте та досліджуйте причини повернень.
• Переконайтеся в точності залишків товару в ячейках і у відповідності між його системним і фактичним розміщенням.
• При необхідності, проведіть повторне навчання для персоналу по роботі з вашою системою складського обліку.
• Дотримуйтесь вимог щодо зберігання товару, щоб звести до мінімуму можливості їх пошкодження.
• Використовуйте сканери штрих-коду для контролю товару перед відправкою.
• Виявіть проблемні групи товарів, виділіть для них окрему зону на складі, доступ до якої матимуть тільки досвідчені співробітники.

Показник ефективності роботи складу №6 – Втрачені продажі

Кількість втрачених продажів — ключовий показник, який дозволяє проводити глибокий аналіз прогнозування закупівель.

Високий відсоток невиконаних замовлень означає, що надходить велика кількість заявок на товари, яких немає в наявності на складі. Це можна пояснити раптовим зростанням попиту, але якщо відсоток невиконаних замовлень постійно високий, ймовірно, це є результатом:

• Неякісного планування запасів і прогнозування продажів.
• Неефективного управління складськими запасами.
• Відсутністю аналізу товарообігу складу.

У будь-якому випадку, невиконані замовлення створюють неприємне враження у клієнтів, за цим показником необхідно стежити і зводити їх кількість до мінімуму. Для розрахунку ви можете використовувати наступне рівняння:

Поради щодо скорочення кількості невиконаних замовлень:

• При прогнозуванні запасів використовуйте якомога більше даних.
• Використовуйте правильний розрахунок оптимального запасу для кожної позиції з урахуванням прогнозу попиту і страхового запасу.
• Використовуйте передові методи управління запасами.

Показник ефективності роботи складу №7 – Час виконання замовлення

Час виконання замовлення — це ключовий показник ефективності роботи складу, який враховується при розрахунку кількості прострочених замовлень. Це усереднений показник часу між розміщенням замовлення клієнтом і отриманням товару. Чим менше часу вам буде потрібно на виконання замовлення, тим щасливішими будуть ваші клієнти.

Поки клієнт отримує саме те, що він замовив, оптимізація часу виконання замовлення також може впливати на один з ключових показників — час циклу замовлення.

Цей показник показує час від моменту формування замовлення до його виконання, що є відображенням задоволеності та лояльності клієнтів.

Поради щодо скорочення часу відвантаження замовлення:

• Усуньте «вузькі» місця на складі.
• Розділіть склад на зони/підзони за їх функціональністю.
• Перегляньте логіку розміщення товару на складі та його подальшого зберігання.
• Виберіть найбільш підходящу схему комплектації.
• Мотивуйте співробітників.
• Використовуйте нові технології, зокрема, сучасну систему управління функціонуванням складу.

Звичайно, показників для вимірювання ефективності складу набагато більше, але ми вважаємо, що саме ці сім необхідно відстежувати постійно.

Вибираючи, які показники ефективності складу будуть використовуватися у вашому ланцюжку поставок, необхідно визначити, що найбільше впливає на прибуток і зрозуміти, якими показниками потрібно керувати, щоб підвищити продуктивність вашої логістики.

Можливості системи ABM WMS для підвищення ефективності роботи складу

За допомогою системи управління складом можна з легкістю налаштовувати необхідні параметри і показники, проводити аналіз ефективності і завжди бути в курсі того, чи продуктивно працює логістика складу.

WMS дозволяє відстежувати замовлення, що надійшли, а також контролювати їх поетапно:

За допомогою WMS можна відстежувати продуктивність складу в цілому, на графіках ми наочно бачимо завантаженість складу за процесами:

Також WMS дозволяє переглянути продуктивність кожного співробітника окремо. Система показників відображає інформацію про виконану роботу співробітником у заданий період часу:

Яка з 7 метрик ефективності роботи складу є найбільш важливою?

Складно описати, який із методів оцінки ефективності роботи складу буде важливішим для вашої компанії, оскільки все залежить від ваших цілей. Якщо вам необхідно обґрунтувати покупку нової системи управління складом, вам необхідно почати відстежувати точність комплектації замовлень і кількість відібраних товарів на годину. Якщо ви тільки почали відстежувати ключові показники, можливо, вам доведеться спочатку розібратися з нормою прибутку і загальним циклом замовлення.

Також має значення те, які показники найлегше виміряти. Якщо у вас є програмне забезпечення для управління складом, яке автоматично відстежує рівень запасів, виміряти рівень прострочених замовлень і оборотність запасів буде легко. Але якщо у вашому програмному забезпеченні відсутні ці показники або ви взагалі не використовуєте програмне забезпечення, отримати ці показники буде набагато складніше.

Ознайомтеся з системою управління складом ABM WMS:

Висновок

Оцінка ефективності роботи складу — найважливіший етап для розуміння поточного стану та пошуку точок зростання в складських процесах. Використання правильних показників дозволяє виявити вузькі місця, оптимізувати витрати та поліпшити якість обслуговування клієнтів. Для підвищення ефективності роботи складу рекомендується впроваджувати сучасні технології та автоматизацію, які не тільки прискорюють операції, але й мінімізують помилки, забезпечуючи точний контроль запасів. Регулярний моніторинг і аналіз ключових метрик створюють основу для прийняття зважених управлінських рішень і дозволяють адаптуватися до змін попиту і ринку. Таким чином, системний підхід до оцінки та підвищення ефективності роботи складу стає запорукою сталого розвитку і конкурентоспроможності бізнесу: купити WMS систему для управління складом