Організація складського обліку
Що таке складський облік і які його завдання
Складський облік — це основа ефективної роботи будь-якого підприємства, пов’язаного зі зберіганням і рухом товарів. Він спрямований на контроль і реєстрацію руху товарно-матеріальних цінностей (ТМЦ) на підприємстві. Його значення неможливо переоцінити, адже це комплекс завдань, спрямованих на систематизацію складських процесів. Від правильної організації складського обліку залежить швидкість обробки замовлень, зниження втрат і, як наслідок, економія ресурсів компанії.
Для правильного обліку використовуються різні документи і засоби: прибутково-видаткові документи фіксують прийом і відпуск товарів, рахунки-фактури служать підтвердженням фінансових операцій, а журнал обліку і складська звітність допомагають контролювати стан запасів і аналізувати ефективність роботи складу. Сучасні технології, такі як термінали збору даних (ТСД) і штрихкодування, значно спрощують процеси реєстрації та знижують ймовірність помилок. Важливим елементом обліку є методи організації запасів — FIFO, LIFO і FEFO — які визначають порядок списання товарів з урахуванням термінів придатності та дати надходження. Крім того, інтеграція з касовим обладнанням дозволяє синхронізувати дані між складом і точками продажів, забезпечуючи єдину систему управління товарними потоками.
Далі в статті поділимося порадами про те, як правильно вести складський облік на підприємстві. Особливу увагу приділимо аспектам, які допоможуть оптимізувати організацію складського обліку товарів, уникнути типових помилок і зробити роботу складу більш ефективною.
Упорядкування позицій
Одне з ключових завдань складського обліку — забезпечення чіткої структури асортименту. Важливо правильно класифікувати та систематизувати всі товарні позиції, щоб забезпечити легкий доступ, прискорити пошук і мінімізувати помилки при прийманні та відпуску товарів.
Підтримка порядку в документах
Документообіг — це «нервова система» складу. Організація правильного документообігу допомагає уникнути конфліктів, спростити контроль і забезпечує прозорість усіх операцій. Це особливо актуально при роботі з великими обсягами товару і складними ланцюжками поставок.
Контроль кількості залишків і запасів
Регулярне відстеження рівня запасів допомагає уникати дефіциту і надлишків, що позитивно впливає на фінансові показники і задоволеність клієнтів.
Основні операції складського обліку
Основні операції складського обліку формують основу всіх процесів, пов’язаних з рухом і зберіганням товарів на складі. Саме від їх правильного і своєчасного виконання залежить точність обліку, збереження продукції та ефективність роботи складу в цілому. Розглянемо ключові етапи, які охоплює складський облік — від прийому товару до його витрати і списання:
Надходження товару на склад
Правильне оформлення та фіксація надходження товару — перший і найважливіший етап складського обліку. Це включає приймання, перевірку відповідності документації та фізичного стану, а також реєстрацію в системі.
Зберігання
Коректне розміщення та організація зберігання товарів забезпечують збереження продукції, спрощують процес інвентаризації складу та прискорюють відвантаження.
Витрата / списання
Операції з видачі товару клієнтам або списання дефектних позицій вимагають ретельного контролю, щоб уникнути помилок в обліку та фінансових втрат.
4 види складського обліку
Кожен з перерахованих видів складського обліку застосовується в залежності від специфіки товару і вимог бізнесу. Правильний вибір методу та дотримання правил складського обліку дозволяють підвищити точність обліку, спростити контроль залишків та оптимізувати складські процеси. Знання основ складського обліку допомагає систематизувати роботу та мінімізувати помилки. Розглянемо детальніше особливості та переваги кожного типу обліку.
Номенклатурний
Облік за найменуваннями товарів — базовий рівень, який підходить для підприємств з невисокою деталізацією продукції.
Сортовий
Облік з деталізацією за сортами або якісними характеристиками товару. Це важливо для сільгосппродукції, матеріалів і товарів, де якість впливає на ціну.
Партіонний
Облік за партіями надходження дозволяє контролювати терміни придатності, походження та інші параметри кожної партії.
Партіонно-сортовий
Комбінований вид обліку, що поєднує сортові характеристики і партіонний облік — використовується для найбільш точного контролю якості та руху товару.
Вибір відповідного виду складського обліку залежить від характеру товарів, особливостей бізнес-процесів і цілей компанії. Номенклатурний облік відмінно підходить для спрощеного контролю широкого асортименту, тоді як сортовий і партійний забезпечують більш детальний облік якості та партії товару. Найбільш точним і комплексним є партійно-сортовий облік, який рекомендується застосовувати на складах з великим обсягом і різноманітністю продукції. Важливо адаптувати систему обліку під конкретні потреби бізнесу, щоб досягти максимальної ефективності та прозорості складських операцій.
Типові помилки при веденні складського обліку та як їх уникнути
На практиці при організації складського обліку часто зустрічаються помилки, які негативно впливають на ефективність роботи складу. Серед найпоширеніших — дублювання даних, некоректне оформлення документів і несвоєчасне списання товарів. Щоб мінімізувати такі ризики, важливо дотримуватися суворих стандартів ведення обліку, регулярно проводити звірки та використовувати автоматизовані системи, які допомагають виключити людський фактор. Особливу увагу слід приділяти навчанню персоналу та контролю якості даних, адже точний і своєчасний складський облік — запорука успішного управління запасами та оптимізації складських процесів.
Документообіг на складі на різних етапах
Документообіг — ключовий елемент ефективного складського обліку та управління. Він забезпечує точне фіксування всіх операцій з товарами на кожному етапі їх переміщення — від прийому до відпуску. Правильна організація документообігу дозволяє мінімізувати помилки, прискорити процеси і підвищити прозорість роботи складу, що безпосередньо впливає на загальну ефективність логістичного ланцюжка. Розглянемо основні документи, що супроводжують складські операції на різних етапах.
Приймання товару
Документи приймання фіксують кількість, якість і відповідність продукції, що надійшла, замовленням.
Зберігання товару
Ведення записів про розміщення товару на складі та умови зберігання допомагає оптимізувати складський простір.
Переміщення товарів
Реєстрація внутрішніх переміщень між зонами або складами забезпечує прозорість та оперативність обліку.
Вибуття товарів зі складу
Оформлення відвантаження або списання є завершальним етапом і вимагає максимальної точності, щоб уникнути розбіжностей в залишках.
Ведення складського обліку на підприємстві за допомогою ABM WMS
Сучасні виклики ринку вимагають автоматизації та оптимізації складських процесів. Система управління складом (WMS) дозволяє комплексно керувати всіма етапами обліку — від прийому до відвантаження. Інтуїтивно зрозумілий інтерфейс, гнучке налаштування під специфічні завдання підприємства та можливість інтеграції з ERP і TMS забезпечують точність даних і прискорюють операції. ABM WMS допомагає зменшити помилки, підвищити прозорість і ефективність роботи складу, що особливо важливо для великих і динамічних підприємств.
Досвід компанії «Допомога-1» — яскравий приклад успішного впровадження WMS-системи на фармацевтичному складі. Варто переглянути це відео, щоб побачити, як спеціалізоване програмне забезпечення для управління складом може істотно оптимізувати процеси в такій специфічній галузі, як фармацевтика.
Зокрема, компанія «Допомога-1» змогла значно підвищити точність складського обліку, знизити кількість помилок при комплектації замовлень і оптимізувати використання складського простору.
Це безпосередньо пов’язано зі складським обліком, оскільки WMS дозволяє вести такі функції, як детальний облік кожної одиниці товару, відстежувати її переміщення по складу і контролювати терміни придатності, що критично важливо для фармацевтичних препаратів.
Кількісні та якісні результати, яких досягла компанія «Допомога-1» після впровадження системи управління складом ABM WMS:
Якісні результати:
- Значно скоротилася кількість ручних операцій, що зменшило ризик людських помилок.
- Покращилася точність обліку товарно-матеріальних цінностей завдяки автоматичному відстеженню переміщень.
- Завдяки системі, співробітники отримали чітку послідовність дій, що підвищило ефективність роботи.
- Можливість контролювати терміни придатності продукції, партійність і серійні номери в реальному часі.
- З’явилася можливість отримати актуальну інформацію про стан складу в будь-який момент.
Кількісні результати:
- Процес складання замовлень став швидшим на 30-40%.
- Помилки при комплектації знизилися майже на 90%.
- Потрібно менше співробітників для виконання тих же обсягів роботи завдяки оптимізації маршрутів і завдань.
- Загальний рівень продуктивності зріс на 25-30% за рахунок більш ефективного використання обладнання та персоналу.
- Скорочення часу простою обладнання та персоналу на 15-20%.
Висновок
Складський облік — це не просто формальність, а потужний інструмент підвищення ефективності бізнесу. Правильна організація складського обліку на підприємстві та впровадження сучасних систем обліку дозволяють оптимізувати роботу складу, знизити витрати та поліпшити якість обслуговування клієнтів.
Ефективне ведення складського обліку на підприємстві — запорука оптимальної роботи всього логістичного ланцюжка і підвищення прибутковості бізнесу. Важливо не тільки знати правила складського обліку та порядок складського обліку, а й вміти застосовувати їх на практиці, враховуючи специфіку виробництва і товарних груп.
Якщо хочете дізнатися більше про сучасні хмарні рішення для складу або купити wms систему, звертайтеся до експертів ABM Cloud — ми допоможемо зробити ваш склад ефективним!
FAQ
Які програми та системи автоматизації використовують для організації складського обліку?
Для організації складського обліку часто використовуються системи автоматизації, такі як WMS (Warehouse Management Systems). Ці системи дозволяють контролювати рух товарів на складі, управляти запасами, автоматизувати процеси інвентаризації та оптимізувати процеси відвантаження. Також популярними є рішення для інтеграції з ERP-системами, які допомагають синхронізувати дані про запаси з іншими бізнес-процесами, такими як бухгалтерія та продажі.
Які показники ефективності важливо відстежувати при організації складського обліку?
При організації складського обліку важливо відстежувати наступні показники ефективності:
- Точність інвентаризації — ступінь відповідності фактичних запасів даним системи.
- Оборотність запасів — швидкість, з якою товари продаються і замінюються на складі.
- Рівень запасу — співвідношення доступних товарів з їх затребуваністю.
- Час обробки замовлень — швидкість комплектації та відвантаження товарів.
- Помилки при відвантаженні — кількість і тип помилок, пов’язаних з неправильними відвантаженнями.
Які документи необхідні для ведення складського обліку?
Для ведення складського обліку необхідні наступні документи:
- Товарна накладна — підтверджує прийом і відвантаження товарів на складі.
- Інвентаризаційна відомість — використовується для обліку фактичної наявності товарів на складі.
- Складська квитанція — документ, що підтверджує факт прийому або відпуску товару.
- Звіт про рух товарів — містить дані про надходження, витрати та залишки товарів.
- Товарна накладна (ТТН) — використовується для оформлення переміщення товарів між складами або відвантаження продукції клієнтам.
- Інструкції та регламенти — описують правила обліку та обробки товарів на складі.
