еАкциз в Україні: реєстрація, звітність та вимоги до бізнесу

В Україні триває впровадження системи електронного акцизу (еАкциз). У статті розглянемо технічні аспекти роботи системи, які товари підлягають її контролю та як інтегрувати еАкциз із системою управління складом (WMS). Матеріал стане корисним для всіх, хто працює з підакцизними товарами і готується до переходу на нову систему.

Що означає еАкциз для бізнесу?

Це державна система, яка запроваджує повний цифровий контроль за обігом підакцизної продукції. Для бізнесу це означає необхідність не просто вести облік продажів і залишків, а інтегрувати внутрішні облікові системи (WMS, ERP, POS та інші) із платформою еАкциз для автоматичної передачі даних у реальному часі. У перспективі — це мінімізує ручну роботу, знижує ризики порушень, а також забезпечує прозорість у всьому ланцюгу постачання.

З січня 2026 року розпочалось повноцінне впровадження, і всі компанії повинні мають дотримуватися обов’язкових вимог. Початкові штрафи будуть відносно м’якими — в межах 10-30%, але вони стануть серйозним стимулом для швидкої адаптації до змін.

Якщо ви виробник, дистриб’ютор чи рітейлер підакцизної продукції, вам вже зараз варто серйозно задуматися про модернізацію IT-інфраструктури: інтегрувати і протестувати процеси та обміни між Мінцифри та вашою ERP або WMS, і уникнути проблем. Нижче ми надамо загальну інформацію про проект еАкцизу, а також технічний матеріал щодо можливих варіантів інтеграції ERP та/або WMS з Мінцифрою.

Чому впроваджують електронний акциз?

Впровадження цієї системи має на меті не лише цифровізацію процесів, а й розв’язання ключових проблем ринку підакцизної продукції:

Боротьба з контрафактом:

Контрафактний алкоголь і тютюн — це не лише втрати бюджету, а й загроза здоров’ю споживачів. Електронний акциз дозволить відстежувати легальність продукції за унікальним маркуванням, що унеможливить її нелегальне походження або повторне використання марок.

Автоматизація контролю:

Замість вибіркових перевірок — автоматичне отримання даних з усіх етапів обігу продукції. Це дозволяє контролюючим органам оперативно виявляти порушення та зменшити людський фактор у процесі нагляду.

Відстеження продукції:

Система забезпечує наскрізне простежування шляху кожної одиниці продукції — від виробника або імпортера до кінцевої точки продажу. Це підвищує прозорість і дозволяє бізнесу швидше виявляти помилки в обліку або логістиці.

Збільшення податкових надходжень:

Завдяки прозорості обігу та зниженню частки тіньового ринку, держава очікує на зростання акцизних надходжень до бюджету. Це особливо актуально в умовах потреби у фінансовій стабільності та відновленні економіки.

Як працює еАкциз?

QR-код і цифрове маркування:

Кожна одиниця підакцизного товару отримує унікальний цифровий код у форматі QR. Цей код містить інформацію про виробника, дату виготовлення, партію, маршрут доставки та інше. Нанесення QR-коду є обов’язковим і замінює паперові акцизні марки у майбутньому.

Онлайн-контроль:

Уся інформація про рух продукції фіксується в режимі реального часу. Система автоматично реєструє передачу товарів між ланками ланцюга постачання — від виробника до ритейлу. Це дозволяє державним органам миттєво бачити, де знаходиться продукція, і виявляти порушення.

Інтеграція з бізнес-процесами:

Підприємства мають інтегрувати свої облікові системи (WMS, ERP, POS) з еАкциз для автоматичної передачі даних. Це дозволяє зменшити ручну роботу, уникнути помилок у звітності й дотримуватись вимог без додаткового навантаження на персонал.

Перевірка споживачами:

Завдяки QR-коду покупець може самостійно перевірити легальність товару за допомогою смартфона. Це створює додатковий рівень довіри до бренду і змушує ринок ставати прозорішим — адже контроль здійснює не лише держава, а й самі споживачі.

Проте варто враховувати й основні виклики, які можуть виникнути під час впровадження:

Модернізація IT-інфраструктури:

Для успішної інтеграції необхідно оновити або адаптувати існуючі системи обліку, щоб вони відповідали новим вимогам еАкцизу. Це може включати зміни в програмному забезпеченні, налаштування інтерфейсів для обміну даними та забезпечення сумісності між різними системами. Оновлення IT-інфраструктури вимагатиме певних інвестицій та часу на впровадження. Для точного обліку залишків, автоматичного формування замовлень і поповнення підакцизних товарів у цей контур доцільно додати систему управління запасами ABM Inventory.

Додаткові витрати на обладнання:

Впровадження електронного акцизу також передбачає витрати на нове обладнання для маркування товарів, таке як термопринтери для друку акцизних марок, мобільні термінали для сканування QR-кодів, а також інші пристрої для обміну даними. Ці витрати слід врахувати при плануванні бюджету для інтеграції.

Опір з боку недобросовісних учасників ринку:

Оскільки електронний акциз створює більш суворий контроль за обігом підакцизних товарів, деякі учасники ринку можуть проявляти опір через побоювання щодо посиленого контролю, підвищення витрат або ускладнення процесів. Такий опір може затримати впровадження або навіть призвести до правових та організаційних труднощів, якщо не вжити заходів для роз’яснення нових правил.

Основні етапи інтеграції ABM WMS з еАкциз та визначення основних термінів

Перш ніж перейти до інтеграції системи WMS (Warehouse Management System) з еАкциз, давайте визначимо кілька ключових термінів:

1. УІ (Унікальний ідентифікатор) — код, який генерується під час виробництва або імпорту продукції, ідентифікуючи кожну одиницю товару.
   
2. ЕМ (Електронна марка) — цифрова марка, яка наноситься на продукцію для ідентифікації в системі.
   
3. УГІ (Унікальний груповий ідентифікатор) — ідентифікатор для упаковки товарів (ящик, палета). Може бути згенерований за допомогою стандарту GS1 або через систему є-Акциз на запит.
   
4. АЕД (Акцизний електронний документ) — документ, що створюється під час відвантаження товару зовнішнім клієнтам або при внутрішніх переміщеннях.
   

Зареєструвати АЕД необхідно навіть при переміщенні товару між власними складами. У цьому випадку передаються не ЕМ чи УГІ, а коди товарів та їх кількість.

Огляд двох варіантів можливої інтеграції:

1. Обмін на боці WMS

Система WMS (Warehouse Management System) є основним інструментом обміну даними з еАкциз, забезпечуючи коректне ведення документообігу. Водночас ERP-система відповідає за фінансовий та товарний облік, тоді як WMS займається логістикою та операційною діяльністю на складі.

Основні точки взаємодії між системами:

1. Прийом товару — перевірка акцизних марок з АЕД та формування УГІ.
   
2. Прийом товару (імпорт) — запит УІ з ЄС через систему еАкциз.
   
3. Зберігання — коригування УГІ під час перегрупування товарів на складі.
   
4. Відвантаження — формування та реєстрація АЕД перед відвантаженням товару.

Детальний опис процесів:

Надходження товару (місцеві постачальники)

1. Вивантаження документа: ERP-система вивантажує в WMS документ «Приймання» товару.
   
2. Запит АЕД: WMS запитує відповідний Акцизний електронний документ (АЕД) з системи еАкциз для перевірки товару.
   
3. Процес прийому товару: Прийом товару відбувається за кількістю та за допомогою мобільних терміналів WMS.
   
4. Результати прийому:
   Без розбіжностей: Якщо всі дані збігаються, АЕД підписується КЕП в системі еАкциз.
   З розбіжностями:
   – Товар залишається в зоні приймання та недоступний для реалізації.
   – Вносяться зміни в АЕД постачальником або документ відхиляється. Оновлений АЕД очікує підтвердження.
   – Після внесення змін в АЕД або створення нового документу, WMS отримує актуальний АЕД з еАкциз, який автоматично звіряється з фактом приймання.
   – Якщо все в порядку, WMS розраховує комірки для розміщення товару. Після цього товар стає доступний для реалізації.
   – АЕД підписується КЕП в системі еАкциз.
   

Надходження товару (імпорт)

1. Вивантаження документа: ERP-система вивантажує в WMS документ «Приймання» товару.
   
2. Формування запиту на УІ: При прийманні товару з виробництва або імпорту, WMS формує запит на отримання Унікального ідентифікатора (УІ) з ЄС для всієї партії товару.
   
3. Друк і нанесення марок: Після отримання УІ, друкуються електронні марки (ЕМ) та наносяться на товар.
   
4. Маркування товару: Товар відмічається в WMS як простикерований.
   
5. Активація ЕМ в еАкциз: WMS активує ЕМ у системі еАкциз.
   
6. Розрахунок комірок для зберігання: WMS розраховує комірки для зберігання товару, і після розміщення товар стає доступний для реалізації.
   

Відвантаження товару

1. Формування замовлення: ERP формує замовлення на відвантаження товару і передає його в WMS.
   
2. Запуск документів та створення завдання: WMS ініціює створення документів і завдання для ТЗД.
   
3. Перевірка маркування: На ТЗД шляхом сканування перевіряється коректність маркування товару (ЕМ), його статус та заповнюється перелік ЕМ за документом.
   
4. Формування УГІ: При використанні пакування можливо формувати Унікальний груповий ідентифікатор (УГІ). Номер УГІ генерується в WMS за стандартом GS1 або відправляється запит до еАкциз на генерацію групового ідентифікатора.
   
5. Створення АЕД: WMS ініціює створення АЕД в системі еАкциз для товару.
   
6. Підпис АЕД: Після відвантаження товару, АЕД підписується КЕП в системі еАкциз.

2. Обмін на боці ERP

Надходження товару (місцеві постачальники)

1. Запит на АЕД: Перед вивантаженням документа в WMS, ERP запитує відповідний АЕД з еАкциз.
   
2. Вивантаження документа: ERP вивантажує в WMS документ «Приймання» та АЕД.
   
3. Прийом товару: Відбувається процес прийому товару за кількістю та за допомогою мобільних терміналів WMS. Результати прийому передаються в ERP, товар очікує дозволу на розміщення.
   
4. Результати прийому в ERP:
   Без розбіжностей: Якщо розбіжностей немає, документ підписується КЕП в еАкциз, і WMS отримує дозвіл на розміщення товару.
   З розбіжностями:
   – Внесення змін до АЕД постачальником або відхилення документа та очікування нового АЕД.
   – Після внесення змін або створення нового АЕД, ERP отримує актуальний варіант і звіряє з фактом приймання.
   – Якщо все в порядку, в WMS надсилається дозвіл на розміщення товару.
   – ERP підписує АЕД у системі еАкциз.

Надходження товару (імпорт)

1. Вивантаження документа: ERP вивантажує в WMS документ «Приймання».
   
2. Прийом товару в WMS: Товар приймається за кількістю та якістю в WMS, результат вивантажується в ERP.
   
3. Формування запиту на УІ: ERP формує запит на отримання Унікального ідентифікатора (УІ) з ЄС для партії товару та отримує друковану форму з ЕМ.
   
4. Друк етикеток: Етикетки друкуються в ERP та наносяться на товар.
   
5. Активування ЕМ: ERP активує ЕМ у системі еАкциз.
   
6. Маркування товару: Товар відмічається в WMS та розраховуються комірки для зберігання.

Відвантаження товару

1. Формування замовлення: ERP формує замовлення на відвантаження і передає його в WMS.
   
2. Запуск документів та створення завдання: WMS запускає документи та створює завдання для ТЗД.
   
3. Перевірка маркування товару: На ТЗД сканується маркування товару, перевіряється його статус та заповнюється перелік ЕМ.
   
4. Формування УГІ: У разі потреби формуються УГІ, номер яких генерується в WMS або через ERP за наявності відповідного інтерфейсу.
   
5. Створення АЕД: ERP ініціює створення АЕД у системі еАкциз для товару.
   
6. Підпис АЕД: Після відвантаження товару, АЕД підписується КЕП в системі еАкциз.

Особливості інтеграції:

• Всі операції в системах WMS або ERP мають відповідати вимогам є-Акцизу, щоб уникнути блокування товарів.
  
• Під час прийому товару важливо коректно звіряти дані з АЕД. Розбіжності можуть призвести до затримок у прийманні товару, а невиправлені помилки — до накладення штрафних санкцій.
  
• Згідно з офіційною інформацією, для внутрішніх переміщень товарів між складами реєстрація АЕД є обов’язковою.
  
• При поверненні товару потрібно коригувати раніше зареєстровані АЕД за допомогою функцій анулювання або виправлення.

Які зміни очікують ринок?

Позитивні наслідки:

• Зменшення тіньового обігу – за даними 2023 року, через нелегальний ринок алкоголю та тютюну бюджет недоотримав понад 30 млрд грн. eАкциз дозволить відстежувати кожен товар і значно знизити рівень контрафакту.
• Підвищення якості продукції – контроль за кожною одиницею товару означає, що споживач отримає сертифіковану продукцію, відповідно до всіх норм.
• Зростання податкових надходжень – прозорі операції призведуть до збільшення доходів бюджету.
• Зміцнення довіри до офіційних виробників – покупці зможуть самостійно перевірити легальність товару, що підвищить рівень довіри до брендів.

Висновки

WMS відіграє ключову роль у забезпеченні ефективного обміну даними між ERP-системою та платформою єАкциз. У цій статті ми постарались детально описати технічну частину процесу інтеграції, акцентуючи увагу на всіх важливих аспектах, які необхідно враховувати для безперебійної роботи. Правильна інтеграція дозволяє не лише автоматизувати контроль обігу підакцизних товарів, а й забезпечити відповідність новим законодавчим вимогам, зменшити ймовірність помилок у документації та мінімізувати ризики блокування товарів.

Якщо ви вже готові впроваджувати зміни та адаптувати свою систему до нових вимог, звертайтесь до нас за консультацією. Наші фахівці допоможуть вам швидко і безпечно налаштувати інтеграцію, гарантуючи відповідність усім нормативам і вимогам е-Акцизу.