Дефіцити та надлишки: що це таке і як їх уникнути у виробництві та дистрибуції

Що таке дефіцит і надлишки

Кожна компанія, пов’язана з виробництвом або дистрибуцією, хоча б раз стикалася з ситуацією, коли необхідного товару не вистачило в потрібний момент. Клієнти чекають, на виробництві лінії простоюють, а зміни переносяться, персонал перевантажений і змушений гасити «пожежі», а менеджери закупівель в терміновому порядку шукають альтернативу. І навпаки — іноді склади забиті продукцією, по якій немає руху тижнями. Все це — прояви одного і того ж дисбалансу між попитом і пропозицією.

Визначення простими словами

Дефіцит — це ситуація, коли товару не вистачає, щоб задовольнити потребу клієнта. Надлишок — коли його занадто багато, і він просто займає місце, перетворюючись на «заморожені» гроші. Для дистриб’юторів надлишок часто обертається ще й витратами на повернення: надлишки доводиться або відправляти з регіональних складів назад на центральний, або переміщати між РЦ. Обидва сценарії шкідливі, оскільки дефіцит призводить до втрати продажів і довіри клієнтів, а надлишок збільшує витрати на зберігання, повернення і логістику.

Як надлишки і дефіцити проявляються в управлінні запасами

Дефіцит у виробництві помітний відразу: не вистачає деталей, лінія зупиняється, терміни зсуваються, а клієнти чекають. З надлишками ситуація здається менш критичною: вони лежать на складах, компанії не поспішають з ними розбиратися, вважаючи це другорядною проблемою. Але насправді переповнені склади, невикористана сировина і позиції, що повільно обертаються, також заморожують гроші і знижують ефективність, діючи тихо, але не менш руйнівно для бізнесу.

У статті ми розглянемо, як управляти запасами, щоб уникнути дорогих дефіцитів і непомітно розростаються надлишків. Ви дізнаєтеся, як за допомогою аналізу даних і сучасних інструментів з’являється можливість дотримуватися балансу запасів і приймати рішення проактивно, а не «по факту».

Як дефіцити і надлишки пов’язані з рівновагою попиту і пропозиції

Економіка завжди прагне до рівноваги. Коли попит і пропозиція збігаються — бізнес працює стабільно. Але як тільки баланс порушується, наслідки відчуваються миттєво. Зростання попиту, несподіваний сплеск продажів, помилки в прогнозуванні, і ось уже компанія стикається з нестачею ключових позицій. А якщо навпаки — в спробі не відставати від конкурентів і мінімізувати ризики планування компанія виробляє більше, ніж потрібно, що призводить до накопичення надлишкових запасів.

На практиці «точка рівноваги» — це не абстрактна лінія на графіку, а щоденна робота: спостерігати, аналізувати, прогнозувати і коригувати. Тут важливо розуміти реальну динаміку, коли, в який день і з яких причин товар виходить за межі необхідного діапазону.

Причини та наслідки дефіциту і надлишків

Невідповідність попиту і пропозиції

Найчастіша причина — застаріла аналітика. Якщо компанія аналізує звіти раз на місяць, важливі коливання, що відбуваються між цими періодами, залишаються непоміченими. Наприклад, товар міг бути відсутнім два тижні, а потім знову з’явитися. У звіті ситуація буде виглядати стабільною, хоча бізнес вже втратив прибуток і клієнтів.

Помилки планування та перевиробництво

Багато компаній планують виробництво, орієнтуючись на минулий досвід. «Так робили минулого місяця — значить, спрацює і зараз». Але ринок живе за іншими законами. Сезонність, акції конкурентів, нові уподобання покупців — все це змінює попит. І якщо не реагувати вчасно, запаси швидко виходять з-під контролю.

Проблема надлишків і «сірої зони» запасів

На перший погляд, здається, що надлишок товару безпечний: «краще нехай буде більше, ніж не вистачить». Але складність у тому, що більшість компаній не вміють коректно вимірювати надлишки. Не існує єдиної формули, яка визначає, де проходить межа між «оптимальним запасом» і оверстоком. Часто все зводиться до простої класифікації: ліквід / неліквід. Наприклад: «товар не продавався шість місяців — значить, це неліквід». Але така логіка не враховує обсягів і динаміку.

Буває, що товар продовжує продаватися, але його кількість на складі вже вдвічі перевищує середню потребу. Він рухається, але занадто повільно — і саме ця «сіра зона» надлишків часто залишається непоміченою. При цьому вона безпосередньо впливає на показники бізнесу: збільшує складські витрати і підвищує витрати на логістику.

Тому важливо не тільки запобігати появі надлишків, але й вміти їх виявляти на ранній стадії — через моніторинг динаміки оборотності та аналіз позицій, що повільно рухаються.

Вплив надлишків і дефіцитів товару на ціни, прибуток і рівень запасів

Фінансовий ефект дисбалансу часто недооцінюють. Прибуток компанії може становити всього 10% від обороту — і якщо скоротити дефіцити з 15% до 5%, продажі зростають, а разом з ними і прибуток. А коли надлишки вдається зменшити до 40-50%, знижуються витрати на зберігання і транспортування. У сумі це може призвести до подвоєння прибутку без додаткових інвестицій.

Приклади надлишкового виробництва і нестачі матеріалів

Компанія може виготовити продукцію «про запас», щоб не ризикувати з простоєм, але попит виявляється нижчим, ніж очікувалося. Наприклад, виробник напоїв випустив додаткову партію сезонного асортименту, орієнтуючись на торішній рівень продажів. Погода в той рік виявилася холоднішою, сезон закінчився раніше і на складі залишилися тисячі літрів готової продукції, що вимагають зберігання, транспортування та утилізації. В результаті компанія не тільки понесла прямі збитки, але і заморозила оборотні кошти, які могла б використовувати для закупівлі сировини під інші напрямки.

Інший типовий сценарій — дефіцит продукції. Компанія орієнтувалася на квартальний план продажів, але фактичний попит на ключові SKU зріс внаслідок акцій у великих роздрібних мережах. Інформація про зростання споживання в регіонах надійшла із затримкою, тому виробничий відділ продовжував випускати продукцію за старим графіком.

У підсумку регіональні склади зіткнулися з нестачею найбільш затребуваних позицій, дистриб’ютори втрачали продажі, а виробництву довелося екстрено змінювати план, запускати позапланові зміни і збільшувати закупівлі сировини.

Такі затримки в обміні даними і відсутність актуального прогнозу не відображаються в підсумковій звітності, але саме вони створюють приховані збитки і призводять до системного дефіциту в каналах збуту.

Обидві ситуації ілюструють, що навіть при сильній команді і хорошому плануванні без системного аналізу даних компанія ризикує потрапити в пастку — або перевиробництва, або нестачі. Рішення полягає в тому, щоб бачити зміни попиту і руху запасів в режимі реального часу, а не через запізнілу звітність.

Методи аналізу кількості дефіцитів і надлишків

Методи розрахунку і прогнозування

Щоб тримати баланс між дефіцитом і надлишком, компанії використовують різні методи аналізу. Найпоширеніші з них — ABC/XYZ-аналіз, розрахунок страхового запасу, прогнозування попиту і моделі планування поставок. ABC-аналіз допомагає визначити, які товари приносять основну частку прибутку і вимагають постійної уваги. XYZ-аналіз, у свою чергу, показує, наскільки стабільний попит: одні позиції продаються рівномірно, інші стрибкоподібно, а треті — хаотично і вимагають гнучкого підходу.

На основі цих даних розраховують страховий запас — той мінімальний рівень, який захищає від ризиків зриву поставок. Але навіть якщо всі формули вірні, реальність часто вносить корективи: затримка від постачальника, несподіваний розпродаж, зміна курсу валюти або сезонний сплеск. Тому однієї математики недостатньо — важливо вміти оперативно реагувати на зміни.

Багато компаній все ще роблять прогнози вручну — збирають дані в Excel, звіряють їх зі звітами за минулі періоди і приймають рішення на основі інтуїції та досвіду, який може не враховувати швидко мінливий ринок. Проблема в тому, що такі рішення майже завжди запізнюються. Ринок вже змінився, а система реагує тільки через тижні. В результаті аналітика перетворюється на констатацію факту, а не інструмент управління виробничими запасами. У сучасному бізнесі обсяг звітності перестав бути показником ефективності. Головне — швидкість реакції і точність даних.

Рішення: як уникнути порушень балансу в ланцюгах поставок

Уникнути подібних ситуацій допомагає прозорість даних і частота аналізу. Більшість компаній переглядають запаси раз на місяць, і це створює ілюзію стабільності.

На графіку таких даних буде всього чотири точки за чотири місяці, і здається, що все під контролем. Але між цими точками ховається реальне життя складу: щоденні коливання, поставки, відвантаження, затримки, сплески попиту.

Графік: Дискретна звітність і норма запасу

Протягом місяця товар може закінчитися на тиждень, потім знову надійти на склад, і в середньому все виглядає «нормально». Але клієнти, які прийшли в той момент, коли товар був відсутній, вже пішли до конкурентів. Якщо дивитися тільки на місячні звіти, ця втрата просто розчиняється в статистиці.

Насправді саме щоденний рух запасів показує, де компанія втрачає гроші. Проблеми виникають не тоді, коли товар «є в середньому», а коли він виходить за межі робочого діапазону: або його не вистачає, або, навпаки, нікуди складувати.

Графік: Управління потоком

Якщо відобразити дані на графіку, можна побачити, як все виглядає в реальності: лінія коливається, повторюючи цикли «постачання — споживання — нове постачання». В ідеалі ці коливання повинні залишатися в межах робочого діапазону. Коли ж лінія виходить за межі — занадто низько або занадто високо — компанія втрачає гроші: у першому випадку через дефіцит, у другому — через надлишкові запаси.

Додавши таку візуалізацію в систему аналітики, менеджери можуть буквально побачити баланс, де процес стабільний, а де потрібне втручання. Це перетворює сухі цифри в зрозумілу картину, що дозволяє приймати рішення швидше і впевненіше.

Графік: Дискретність або Потік?

Щоб керувати запасами свідомо, важливо перейти від зведеної звітності станом на конкретний день до безперервного моніторингу. Щоденний контроль дозволяє вчасно реагувати: поповнювати запаси, скорочувати надлишки, коригувати замовлення у постачальників.

Як враховувати зовнішні ризики в управлінні запасами

Звичайно, існують зовнішні фактори, які складно або неможливо контролювати. Це війна, різкі зміни в законодавстві, зміна дизайну, проблеми з постачальниками або затримки на митниці. Всі ці фактори дійсно ускладнюють планування виробничих запасів і управління запасами. Однак навіть з ними можна і потрібно працювати, розглянемо як саме. Під час війни бізнес не зупиняється — виробничі компанії продовжують працювати, хоча умови змінюються. Через брак персоналу люди адаптуються до нових реалій, активно навчаючи нових працівників, зокрема жінок, виконувати роботи, які раніше вважалися суто чоловічими: вантажні роботи, комплектація товарів, внутрішня логістика тощо. Зміни в законодавстві можуть вплинути на упаковку та етикетки. У такому випадку не слід купувати величезні партії, навіть якщо це вигідніше в короткостроковій перспективі. У разі раптових змін запаси можуть стати надмірними. Проблеми з постачальниками — ще один частий виклик. Якщо певні постачальники систематично не дотримуються термінів, варто вести окремий облік їх надійності та тримати підвищений рівень страхового запасу саме під ці позиції. Це дозволить уникнути перебоїв у постачанні ключових товарів. Митні затримки, страйки, блокування пунктів пропуску — все це часто можна передбачити. Такі події, як правило, анонсуються заздалегідь. Завдяки цьому можна заздалегідь підготуватися: збільшити запаси для критичних товарів або переорієнтувати маршрут. Це може додати кілька днів до логістичного ланцюжка, але дозволить уникнути катастрофічного зриву на кілька тижнів.

Отже, навіть у разі зовнішніх форс-мажорних обставин важливо не просто приймати ситуацію як даність, а активно шукати сценарії для мінімізації ризиків. Кожна з цих проблем має свою відповідь — і завдяки грамотному підходу їх вплив можна істотно знизити.

Планування та автоматизація управління запасами

Автоматизовані системи дозволяють враховувати сотні факторів одночасно, включаючи сезонні тренди і маркетингові акції. Завдяки машинній обробці даних система планування закупівель аналізує те, що неможливо охопити вручну, забезпечуючи стійкий баланс запасів.

Система управління запасами виробництва Intuiflow аналізує попит, сезонність і зовнішні ризики, допомагаючи підтримувати оптимальний рівень запасів. Компанія більше не орієнтується на минулі дані — вона бачить ринок у реальному часі і приймає рішення проактивно, а не «за фактом».

Intuiflow об’єднує дані про попит, виробництво і поставки в єдину модель. Вона показує, які товари потрібні ринку прямо зараз, в якому обсязі і коли саме. Завдяки цьому бізнес виробляє те, що дійсно затребуване, а не те, що «за планом».

Результати говорять самі за себе.

• Coca-Cola Beverages Africa скоротила out of stock з 18% до 5%.
• Macopharma зменшила кількість дефіцитних позицій у 5 разів всього за шість місяців.
• Michelin знизила рівень запасів до 25%.
• Українська компанія YUKO за чотири місяці роботи з Intuiflow зменшила запаси вдвічі і надлишки на 25%.
• Виробник чаю та кави Мономах скоротив надлишки на 40% і збільшив продажі на 60%.

Ці приклади показують, що автоматизація процесів виробництва — це спосіб керувати прибутком. Коли запаси знаходяться в балансі, компанія працює гнучко, економить ресурси і швидше реагує на зміни ринку.

Надлишок і дефіцит — це індикатор того, наскільки компанія управляє своїми процесами і наскільки вона готова до змін. У сучасному бізнесі виграють ті, хто бачить ситуацію в реальному часі і здатний діяти заздалегідь.

Так, зовнішні обставини змінюються, але внутрішня прозорість і точність управління залишаються під контролем. Баланс між попитом і пропозицією — мета, яку можна досягти за допомогою сучасних інструментів.

Як Intuiflow допомагає керувати дефіцитом і надлишками

Хочете дізнатися, де у вашій компанії приховані надлишки та дефіцит? Оцініть їх рівень разом з експертами ABM Cloud і дізнайтеся, як система Intuiflow допоможе стабілізувати запаси та збільшити прибуток, щоб залишатися конкурентоспроможними на ринку. Зробіть запит на консультацію та демонстрацію Intuiflow.