Передумови
Необхідність в точному лімітуванні бюджетів
Складання та контролювання бюджетів відбувається вручну
Відсутня єдина база розрізів аналітик
Недосконала та неоперативна звітність
Недостатній контроль процесу узгодження бюджетів
Неузгодженість між центрами фінансової відповідальності
Хід проєкту
Виходячи із наявної проблематики головною ціллю проєкту було визначено постановку та автоматизацію системи управління грошовими засобами в компанії для підвищення ефективності бізнесу.
Розробка концепції та дизайну проєкту
Розроблено статут проєкту, який описує головні задачі, критерії успішності, план впровадження, рамки проєкту та інші важливі організаційні питання.
Розробка методології системи бюджетного планування
Актуалізовано бюджетну структуру, яка згодом стала основою для аналізу діяльності компанії. Переглянуто та впорядковано структуру статей бюджету. Було актуалізовано відповідальних за надання інформації за статтями бюджету та відповідальних за підрозділи по філіях. Призначено відповідальних за надання інформації за статтями бюджету та відповідальних за підрозділи в Центральному апараті. Таким чином, було складено матрицю: Стаття бюджету – Відповідальний підрозділ – Підрозділ, який надає інформацію.
Після цього було опрацьовано методологію управлінського обліку. Розроблений план рахунків, аналітики, всі облікові правила, форми звітів (Плани фінансування і Бюджет руху грошових коштів) було перенесено в систему.
Бюджетне планування
Розроблено форми для внесення планової інформації за кожним розрізом фінансування. Що дає можливість отримувати консолідовані бюджети в необхідних аналітичних розрізах: ЦФВ, Статті БРГК, Групи номенклатури, Заходи, Коди ДК тощо. Налаштовано окремі проформи-реєстри для кожного рівня узгодження, у яких можна затвердити весь бюджет, внести зміни, затвердити або відхилити окрему суму.
Технологія введення даних істотно змінилася: якщо раніше підрозділ вносив планову інформацію у форму Excel, що було і формою введення даних, і звітом одночасно, то тепер окремою формою вводять дані, а підсумкові звіти та контроль результатів здійснюють через налаштовані звіти.
Документообіг договорів
Налаштовано бізнес-процес затвердження договорів онлайн. Заявник у проформі заповнює всі важливі, зокрема для управлінського обліку та платіжного календаря, реквізити договору. Затверджені договори автоматично резервують для себе суму в бюджеті так, що цю суму можна заплатити тільки за цим договором. В результаті було виключено паперовий обіг документів.
Платіжний календар
Під час виконання блоку Платіжний календар було розроблено методологію та регламент планування і здійснення платежів, визначено відповідальних осіб за подання заявок на платіж та їх затвердження.
Формування місячного бюджету
Налаштовані проформи заявок до місячного бюджету і складний бізнес-процес їх затвердження. Для закріплення відповідальності налаштований регістр «Виконавці завдань». Для затвердження заявок реєстрами налаштовані форми та автоматичне формування реєстрів платежів. Перед початком місяця фінансовими службами складається загальний план платежів на місяць – Плановий реєстр платежів.
На підставі затверджених заявок на виплату, налаштовано автоматичне формування платіжних доручень. Налаштована інтеграція з клієнт-банками з одночасним відображенням фактичного руху грошових коштів в управлінській звітності за всіма підрозділами.
Результати впровадження ABM Finance
Впроваджено комплексну інформаційну систему для управління бізнесом.
-
Єдина система управління грошовим потоком для всіх філій
-
Автоматизовані процеси затвердження Заявок
-
Автоматичний контроль дотримання бюджетів
-
Оперативне отримання звітності
-
Істотно скоротилися терміни планування
-
З'явилась можливість оперативно проводити план-фактний аналіз в єдиній системі
-
Усі платежі «як на долоні» – з усіма примітками, узгодженнями, доданими підтверджувальними документами тощо
-
Зросла ефективність бізнесу
