Передумови
Необхідність в єдиній методології бюджетного управління та управлінського обліку
Відсутність єдиної облікової системи призводить до доблювання даних в різних системах
Зведена консолідована звітність та бюджети виконуються вручну в Excel
Недостатньо оперативна інформація щодо головних KPI
Необхідність автоматизувати процес узгодження платежів
Потреба в автоматизації контролю лімітів
Хід проєкту
Експертами ABM Finance була розроблена нова архітектура. Вона дозволила радикально скоротити кількість інформаційних баз, обмінів даними та Excel-файлів замінивши їх єдиною системою. Після затвердження архітектури був представлений детальний план переходу від «як є» до «як треба».
Розробка методології управлінського обліку та бюджетування
Перш за все оптимізували склад управлінських статей (статті БРГК та БДВ). Адже вони є основою як для розробки управлінських господарських операцій, так і для розробки структури звітів P&L та CashFlow.
Після розробили управлінську облікову політику, яка описувала стандарти: періодів нарахування для статей доходи/витрати, правил обліку подарункових сертифікатів та обліку руху ТМЦ. Також був розроблений Управлінський план рахунків.
На основі розробленої методології актуалізовано техніки формування P&L, CashFlow та створено перший Управлінський баланс.
Впровадження оперативного обліку
Автоматизовано ордерну схему переміщення між складами, складський облік і виробничий процес. Реалізовані механізми обміну із системою фронт-офісу. Автоматизовано централізоване введення даних про ціни, знижки, акції, подарункові сертифікати з подальшою передачею в системи фронту. Також був реалізований блок з планування майстер-графіків по ресторанах.
Розроблено багато звітних форм по облікових контурах, також в системі налаштовано індивідуальні права та інтерфейси для різних користувачів.
Впровадження бухгалтерського та податкового обліку
В рамках впровадження модуля був використаний типовий функціонал конфігурації «Управління торговим підприємством для України» з мінімальними доопрацюваннями системи. Система оперативно оновлюється під нові релізи й дозволяє підтримувати звітні форми в актуальному стані.
Впровадження кадрового обліку та розрахунку заробітної плати
Для автоматизації кадрового обліку було використано типовий функціонал УТП з доопрацюваннями під специфіку компанії. Для обліку фактично відпрацьованого часу персоналу було реалізовано механізм отримання табелів із розбивкою на денні, нічні та святкові робочі зміни.
Впровадження управлінського обліку
Була виконана трансляція даних із системи на план рахунків відповідно до правил, котрі розробили на етапі методології. Після того, як зібрали Управлінський факт, налаштували ряд процедур щодо розподілу розходів: паперової продукції, зарплати сушистів, маркетингу, центрального офісу тощо. Налаштована певним чином звітність дозволяла показати ці розходи як в розрізі підрозділів центрального офісу, так і в структурі P&L ресторану. Таким чином отримали змогу автоматично формувати в системі звіти P&L та CashFlow.
Впровадження бюджетного планування
Налаштовано проформи планування для таких бюджетів: маркетинг, продажі, інвестиції в нові ресторани, закупки продуктів, операційні витрати ресторанів. Окремо сформовані бюджети підрозділів центрального офісу. Після внесення та узгодження всіх бюджетів вони автоматично консолідуються в підсумкові форми (P&L, CashFlow, Balance).
Впровадження автоматизованого процесу планування платежів
Даний блок охоплював такі задачі, як автоматизація бізнес-процесу узгодження платежів та формування платіжних доручень і касових ордерів.
Результати впровадження ABM Finance
Результатом проєкту стало впровадження комплексної інформаційної системи для управління бізнесом.
-
Було актуалізовано: структуру ЦФВ, форми управлінськи звітів, класифікатори, правила ведення управлінського обліку та управлінська звітність
-
Розроблено положення про: фінансову структуру компанії, бюджети, управлінську облікову політику
-
Вдалось замінити велику кількість баз на одну ERP-систему
-
Регламентовані бухгалтерські звіти значно економлять час у звітний період та мінімізують кількість помилок
-
Впровадження кадрового обліку повністю закриває всі задачі кадрового діловодства
-
Налаштовано автоматичне формування управлінської звітності
-
Спеціалісти підрозділів самостійно контролюють факт виконання своїх бюджетів без залучення фінансистів
-
Топменеджмент отримує консолідовані бюджети як по групах ЦФВ, так і по компанії загалом
-
Реалізовано якісний план-фактний аналіз в єдиній системі
-
Автоматизовано процес узгодження платежів
