Автоматизація процесів управління запасами: навіщо це бізнесу сьогодні

Що таке автоматизація управління запасами і чому вона потрібна бізнесу

Автоматизація управління запасами — це комплекс технологій, інструментів і процесів, які допомагають компанії підтримувати оптимальний рівень товарних залишків, усувати людські помилки та прискорювати прийняття рішень. По суті, це перехід від ручного контролю до системи, що працює в режимі реального часу, аналізує дані й забезпечує баланс між попитом і доступністю товарів.

Сучасні ритейлери працюють в умовах нестабільного попиту, складних ланцюгів постачання та високої конкуренції. Покупець очікує, що потрібний товар буде на полиці завжди, обслуговування — швидким, а ціни — справедливими. У таких умовах ручне управління запасами перестало бути ефективним і безпечним для бізнесу.

Саме тому компаніям необхідно впроваджувати автоматизацію процесів управління запасами та використовувати програму для управління запасами, щоб забезпечити стабільне поповнення, мінімізувати дефіцити, зменшити надлишки та збільшити прибутковість.

Основні аспекти автоматизації

Автоматизація охоплює:

• моніторинг товарів на складі та в магазинах у режимі реального часу — точний облік товарів у магазині;
• розрахунок оптимальних замовлень за кожним SKU, включно з оптимальним розміром замовлення;
• аналіз попиту, сезонності, промо та зовнішніх факторів, що впливають на продажі;
• контроль доступності, обіговості та рівня сервісу постачальників;
• прозору звітність для стратегічних рішень.

У результаті компанія отримує не просто інструмент для розрахунку замовлень, а єдине цифрове середовище, де всі процеси — від прогнозування до автозамовлення та аналітики — синхронізовані та передбачувані.

Методи та технології автоматизації

Сучасні рішення ґрунтуються на:

• машинному навчанні, яке враховує складні патерни попиту;
• багатофакторному аналізі для формування ефективних стратегій управління запасами;
• алгоритмах поповнення за моделлю Pull (модель витягування);
• BI-аналітиці для оцінки ефективності, стабільності постачальників та рівня обслуговування;
• механізмах автозамовлення, що формують і надсилають замовлення автоматично.

Такий підхід забезпечує автоматичне управління запасами, де кожне замовлення формується об’єктивно та без впливу людського фактора.

Як автоматизація вирішує типові проблеми ритейлу

Більшість компаній стикається з однаковими викликами:

• надлишки товару в «мертвих зонах» та дефіцит ходових позицій;
• непрозорі процеси;
• затримки постачань і помилки співробітників;
• втрачені продажі;
• зниження маржі через списання та неефективні закупівлі.

Автоматизована система управління запасами дозволяє вирішити ці проблеми:

• забезпечує точні та своєчасні замовлення;
• контролює залишки за кожним магазином (детальніше — у матеріалі про управління товарними запасами в роздрібній торгівлі);
• усуває помилки ручних розрахунків;
• стабілізує фінансовий результат;
• робить процеси прогнозованими та стійкими завдяки оптимізації управління запасами.

Причина 1. Максимально швидка реакція на зміни попиту за кожним SKU у кожній точці зберігання

Сьогодні ритейл працює в умовах високої волатильності попиту. Прогнози й стратегічне планування залишаються важливими інструментами, але вони не здатні врахувати кожен різкий стрибок, спричинений погодою, конкурентами, локальними подіями, промоакціями чи змінами трафіку.

Тому бізнесу критично важливо щодня відстежувати фактичне споживання і оперативно реагувати на будь-які зміни попиту за кожним SKU. Саме це забезпечує автоматизація управління запасами: система працює в режимі реального часу, аналізує дані, формує замовлення щоденно та допомагає утримувати баланс між продажами і доступністю товарів.

Чому важливо реагувати саме в реальному часі

Навіть невелика затримка може спричинити серйозні втрати:

• дефіцит ходових товарів – недоотримана виручка;
• надлишки – заморожені кошти та списання;
• неритмічні поставки – падіння рівня обслуговування клієнтів;
• неправильний розподіл – зниження обіговості.

Автоматизація дозволяє виявляти зміни одразу й коригувати обсяг поповнення щодня, а не раз на тиждень. Це усуває людський фактор і значно підвищує точність управлінських рішень.

Як автоматизація прискорює прийняття рішень

ABM Inventory використовує модель Pull (модель витягування), що базується на принципах Теорії обмежень:

• поповнення здійснюється за фактичним споживанням;
• кожен SKU аналізується окремо;
• система щодня перераховує потребу;
• замовлення формуються автоматично;
• менеджер лише підтверджує рекомендації.

Такий підхід доповнює довгострокові стратегії управління запасами та поєднує стратегічне прогнозування з оперативною реакцією на зміни попиту — що забезпечує стійкість ланцюга постачання.

Приклад: щоденний моніторинг замість припущень — як автоматизація покращує управління Fresh

Категорія Fresh — найкраща демонстрація того, наскільки важливо реагувати на попит у реальному часі. Саме тут найменша помилка в розрахунках часто призводить до списань, дефіциту й прямих фінансових втрат. Нижче — два реальних кейси, де автоматизація вирішила проблеми, які неможливо усунути лише прогнозами.

Кейс 1. Молочна категорія: –7% надлишків і +16% продажів

До автоматизації ритейлер стикався з типовими проблемами:

• неточні дані про залишки;
• надмірні замовлення через перестрахування;
• надлишки та списання;
• втрачені продажі;
• неможливість прогнозувати майбутні списання.

Після впровадження ABM Inventory система щоденно:

• враховує залишковий термін придатності;
• перераховує замовлення за фактом реалізації;
• адаптує поповнення до коливань попиту;
• прогнозує майбутні списання;
• коригує замовлення без участі менеджера.

Результат: +16% продажів, –7% надлишків, +7% доступності товару.

Кейс 2. Хлібобулочна продукція: +26% продажів і –19% втрат

До автоматизації:

• у частині магазинів був дефіцит;
• в інших — надлишки;
• замовлення формувалися суб’єктивно;
• фактичний попит не враховувався.

Після впровадження ABM Inventory система почала враховувати:

• динаміку продажів поточного дня;
• графік і слоти доставки;
• залишковий термін придатності;
• коливання попиту протягом тижня.

Результат: +26% продажів, –19% втрат, практично повне усунення людського фактора.

Причина 2. Доступ онлайн з будь-якої точки світу та з будь-якого пристрою

Управління запасами більше не прив’язане до офісу чи конкретного комп’ютера. Закупівельники, категорійні менеджери й операційні команди мають мати доступ до системи в будь-який момент — у магазині, на складі, вдома чи в дорозі. Обмежений доступ до даних або залежність від робочого місця призводять до затримок у замовленнях, помилок і втрати продажів.

Саме тому сучасним компаніям потрібне рішення, яке працює в режимі реального часу й доступне з будь-якого пристрою. ABM Inventory, як хмарна система, забезпечує онлайн-доступ, гнучкість і безперервність процесів навіть у розподілених командах.

Як онлайн-доступ допомагає управляти запасами без збоїв

Головна перевага онлайн-середовища — це синхронізація даних у реальному часі. Це дає змогу:

• отримувати актуальну інформацію про залишки,
• формувати замовлення щодня,
• уникати затримок погодження — всі учасники працюють в одній цифровій системі.

Менеджер може контролювати попит, відстежувати відхилення, погоджувати замовлення та керувати роботою магазинів і складів навіть поза офісом. Це критично в умовах, коли будь-яке зволікання впливає на продажі та рівень обслуговування клієнтів.

Автоматизація управління запасами в розподілених командах

Сучасні ритейлери працюють у розподілених і гібридних командах, тому доступ до даних має бути єдиним і безперервним. Онлайн-доступ у ABM Inventory об’єднує закупівельників, категорійних менеджерів, операційний персонал та логістику в одній системі.

Це дозволяє:

• усунути проблеми, пов’язані з передаванням файлів та таблиць,
• уникати застарілої чи некоректної інформації,
• зменшити вплив людського фактора — дані завжди актуальні та доступні всім одночасно.

У результаті процес управління запасами стає прозорим, прогнозованим і захищеним від помилок, які виникають при роботі в різних каналах.

Мобільність і гнучкість: контроль поставок і залишків 24/7

Доступність системи з будь-якого пристрою дає бізнесу:

• безперервність управління — важливі рішення не відкладаються,
• оперативність реакції — система сигналізує про дефіцити, затримки та надлишки,
• мобільний контроль процесів — менеджери можуть втручатися в процес, перебуваючи у відрядженні чи поза робочим місцем,
• стабільність процесів — замовлення формуються щодня, навіть якщо частина співробітників відсутня.

Це особливо важливо для великих мереж, де:

• частина команди працює у магазинах,
• частина — в офісах,
• частина — на розподільчих центрах,
• керівники постійно у роз’їздах.

Онлайн-доступ та автоматизація дозволяють усім бути в єдиному інформаційному просторі.

Причина 3. Гнучкі можливості системи допомагають вирішувати точкові задачі за умов обмеженого бюджету закупівель

У кризові періоди ритейлери вимушені переглядати підходи до закупівель: бюджет обмежений, а потреба в товарі — висока. Потрібно закуповувати лише критичні позиції, підтримувати оптимальний рівень доступності та не заморожувати кошти в неліквідах.

Автоматизація управління запасами допомагає розподіляти ресурси точково й економно: система визначає пріоритети, обмежує закупівлі низькоприоритетних товарів і швидко адаптується до змін — без втрати якості обслуговування.

Пріоритизація замовлень за ABC-аналізом

Коли ресурси обмежені, важливо закуповувати насамперед ті товари, які реально впливають на товарообіг та прибуток. Система дозволяє:

• автоматично розподіляти товари за ABCD-класифікацією,
• задавати пріоритети закупівель для кожного класу,
• забезпечувати доступність ключових позицій A та B,
• обмежувати або повністю блокувати закупівлі товарів груп C і D у кризові періоди.

Оптимізація страхових запасів і обмеження закупівель

В умовах сезонних коливань та невизначеності важливо контролювати страховий запас і уникати надмірних закупівель. ABM Inventory дозволяє:

• розраховувати страхові запаси у днях продажів,
• автоматично обмежувати закупівлі товарів із низьким ризиком дефіциту,
• коригувати поповнення з урахуванням попиту, сезонності та операційних обмежень,
• уникати «перестраховочних» замовлень, які заморожують оборотні кошти.

Автоматизована система управління запасами як інструмент економії

Гнучкість системи прямо впливає на фінансовий результат. ABM Inventory економить бюджет завдяки:

• обмеженню замовлень низькоприоритетних товарів,
• автоматичному виведенню товарів C і D із матриці,
• оптимізації замовлень відповідно до доступного бюджету,
• автоматичному надсиланню замовлень альтернативним постачальникам,
• вибору постачальника за найбільш вигідними умовами (ціна, lead time, сервіс).

Особливо важливо, що система об’єктивно порівнює всіх доступних постачальників і пропонує оптимальний варіант, роблячи закупівлі прозорими та вигідними — навіть за обмеженого бюджету.

Причина 4. Аналітика, яка дозволяє завжди залишатися напоготові

Управління запасами — це не лише розрахунок замовлень. Це постійний контроль ризиків: надлишків, дефіцитів, різких коливань попиту, помилок у даних і нестандартної поведінки покупців.

Без глибокої аналітики навіть найкраща автоматизація не дасть максимального ефекту. Ритейлеру потрібен інструмент, який не просто відображає цифри, а допомагає вчасно побачити проблему, визначити її джерело й прийняти рішення ще до того, як ситуація завдасть збитків.

Предиктивна аналітика в управлінні запасами

Одна з ключових переваг автоматизації — здатність системи аналізувати дані в динаміці й сигналізувати про ризики заздалегідь. ABM Inventory допомагає:

• виявляти потенційний дефіцит ще до його появи;
• фіксувати накопичення надлишків на ранньому етапі;
• відслідковувати відхилення попиту, які не відповідають стандартним патернам продажів;
• враховувати сезонність, тренди та зовнішні фактори;
• аналізувати вплив промо на доступність і обіг;
• прогнозувати майбутні списання — особливо важливо для Fresh.

Такий підхід дозволяє ритейлеру працювати проактивно, а не реагувати на наслідки.

Виявлення надлишків і дефіцитів до того, як вони завдадуть збитків

Основні втрати ритейлу виникають через два фактори:

• дефіцит ходових SKU – втрачені продажі, зниження лояльності, погіршення сервісу;
• надлишки – заморожені кошти, списання, зниження маржинальності.

Аналітичні звіти ABM Inventory дозволяють оперативно визначати:

• що саме спричиняє надлишки (перестраховочні замовлення, помилки в матриці, дисбаланс поставок);
• чому виникають дефіцити (несвоєчасні замовлення, неточні дані, проблеми з постачальником, неправильний рівень доступності);
• на якому рівні ланцюга виникає відхилення — магазин, склад, постачальник;
• які товари потребують коригування рівня запасів або статусу в матриці.

Менеджер бачить не лише факт проблеми, а й її першопричину — це прискорює корекцію та зменшує втрати.

Як аналітика допомагає оптимізувати процеси управління запасами

Аналітичний модуль ABM Inventory — це не просто набір звітів. Це інструмент, який:

• показує ключові показники ефективності по запасах;
• формує інсайти, на які потрібно звернути увагу;
• допомагає коригувати стратегію поповнення та рівень доступності;
• підвищує точність автозаказу;
• виявляє проблеми у роботі постачальників (SLA, OTIF, затримки, ціни, стабільність);
• дозволяє порівнювати періоди та аналізувати динаміку.

Для Fresh аналітика є критичною, оскільки система:

• аналізує залишковий термін придатності;
• прогнозує майбутні списання;
• сигналізує про ризики ще до появи фактичних втрат;
• враховує помилки у фіксації термінів придатності.

Автоматизація управління запасами з ABM Inventory

ABM Inventory — це автоматизована система управління запасами, яка допомагає ритейлерам працювати передбачувано, ефективно та економно навіть у нестабільних умовах. Система об’єднує магазини, склади й постачальників в єдину цифрову екосистему, де всі процеси — від аналізу попиту до формування замовлень — виконуються автоматично і в режимі реального часу.

Завдяки ML-алгоритмам ABM Inventory забезпечує:

• точні щоденні замовлення для кожного SKU;
• стабільне поповнення без впливу людського фактора;
• зниження надлишків і дефіцитів;
• зростання доступності товарів;
• покращення рівня сервісу;
• підвищення оборотності та прибутковості.

Система адаптується під різні формати бізнесу: продуктовий ритейл, аптеки, DIY, електроніку, fashion та інші категорії. Для Fresh і груп товарів зі строками придатності доступні окремі спеціалізовані налаштування.

Ключові функції ABM Inventory

1. Прогнозування попиту

Система формує прогнози на основі ML-моделей, враховуючи сезонність, промоактивності, тренди, коливання попиту та рівень сервісу постачальників. Це допомагає ухвалювати стратегічні рішення: планувати бюджети, оцінювати потенціал категорій, оптимізувати асортимент.

2. Щоденне автоматичне замовлення

ABM Inventory самостійно розраховує оптимальний обсяг поповнення, формує замовлення й надсилає їх постачальникам або в ERP. Менеджер лише погоджує рекомендації. Це усуває ризики ручних помилок і забезпечує точні поставки щодня.

3. Управління Fresh

Для категорій із коротким терміном придатності система враховує:

• залишковий термін придатності,
• час виконання замовлення,
• обмеження та графіки постачальників,
• коливання попиту протягом тижня,
• майбутні списання.

Завдяки цьому ритейлери зменшують втрати та збільшують продажі в найбільш чутливих категоріях.

4. Багаторівнева оптимізація запасів

Система допомагає збалансувати запаси між:

• центральним складом,
• розподільчими центрами,
• магазинами.

Це знижує витрати, підвищує обіг і усуває дефіцити в мережі.

5. Управління промо

ABM Inventory прогнозує промо-попит, аналізує результати кампаній і коригує потребу магазинів протягом акції. Такий підхід дозволяє уникати надлишків, списань і втраченої виручки в періоди пікового навантаження.

6. Вибір оптимального постачальника

Новий функціонал автоматизує вибір постачальника за критеріями:

• ціна,
• lead time,
• рівень сервісу,
• доступність товару,
• умови поставки.

Система розраховує рейтинг постачальників і пропонує оптимальний варіант — прозоро та об’єктивно.

7. BI-аналітика

У системі доступно понад 40 аналітичних звітів: ABC/XYZ-аналіз, доступність, обіг, SLA постачальників, ефективність промо, динаміка запасів тощо. Звіти допомагають виявляти проблеми, розуміти першопричини й удосконалювати процеси.

8. Автоматизація ротації асортименту

Система прогнозує попит на нові товари, розраховує перше замовлення й коригує статуси SKU у міру зміни попиту та залишків.

Чому ритейлери обирають ABM Inventory

• –20–48% надлишків — завдяки точним щоденним замовленням.
• +7–21% зростання обігу — товари рухаються швидше, менше заморожених коштів.
• +3–26% продажів — завдяки підвищенню доступності товарів.
• до –20% списань — особливо у Fresh та Bakery.
• Окупність — менше ніж за 6 місяців.

ABM Inventory допомагає працювати не просто коректно, а ефективно, забезпечуючи стійкість процесів навіть у кризові періоди, при стрибках попиту та браку бюджету на закупівлі.