3 кроки для ефективних змін в управлінні запасами
У сучасному BANI-світі, де все змінюється з космічною швидкістю і конкуренція сягає пікових рівнів, важливо вести “свою гру на випередження”. Однак, це не завжди є простим завданням. Одним із ключових інструментів для досягнення конкурентоспроможності та економічної стійкості є впровадження технологій та програмного забезпечення.
Справжній виклик полягає в тому, наскільки повноцінно програмне забезпечення увійде в існуючі бізнес-процеси компанії, оскільки саме від цього залежать економічні результати та конкурентні переваги, які компанія отримає в майбутньому.
Підготували цю статтю для вас з метою надати чітке розуміння того, на які аспекти вашій компанії слід стратегічно спрямувати свою увагу в найближчий рік. Наша мета – допомогти вам зрозуміти ключові аспекти впровадження технологій та показати, як вони можуть стати вагомою частиною вашого успіху на ринку.
В статті розглянемо головні 3 практичні кроки для змін в процесі управління запасами.
Виклики сучасних виробників та дистрибуторів у впровадженні нових технологій
Розпочати статтю хотіли б з головних викликів, які зустрічаються на сьогоднішній день виробникам та дистрибуторам при переході на нові технології, чи при інтеграції нових підходів в існуючі моделі:
- Затягнутий процес. Термін впровадження технологій часто виходить за обумовлені рамки. Причиною можуть бути технічні або ресурсні проблеми, особливості бізнес-процесів компанії, недостатня кількість часу, яку приділяють ключові особи проекту зі сторони замовника.
- Неприйняття персоналом радикальних змін. Менеджери можуть саботувати процес впровадження, адже це зміна сталих звичок, які формувалися роками в компанії.
- Зміна пріоритетів. В компанії можуть змінитись цілі проекту або ресурси починають розподілятись на користь інших проектів.
- Зміна команди. Зміна користувачів, менеджера проекту або технічних фахівців напряму впливає на перебіг проекту, оскільки зрозуміло, що для адаптації нових членів команди, а також для передачі їм необхідних знань потрібен час.
- Функціонал системи не використовується на 100%. Це може відбуватися з різних причин: недостатньо ресурсів, або навчання, немає розуміння як і для чого використовувати нову систему співробітниками компанії.
- Дані, що необхідні для ведення проекту, просто не підтримуються користувачами в актуальному стані або навіть відсутні в обліку.
Перед тим, як розпочати процес автоматизації в компанії, необхідно ретельно визначити ступінь автоматизації, яка застосовується на сьогодні у процесах управління запасами на вашому підприємстві.
Якщо ваша відповідь так, достатньо автоматизовані, то ви на правильному шляху. Щоб оцінити, чи є зони, які ви можете оптимізувати, – зверніть увагу, який відсоток асортименту закупівель вже автоматизовано? На підставі якої методології? Скільки часу витрачають співробітники на ручне коригування кількості, рекомендованої системою до замовлення?
Якщо ви використовуєте методи, засновані на прогнозі, то, найімовірніше, під час невизначеності або непередбачених змін ваш бізнес встиг відчути його слабкі сторони на своєму прибутку: залежність результату від точності прогнозу, збої усього ланцюга навіть у разі невеликих відхилень. VUCA та новий світ BANI (крихкий, тривожний, нелінійний, незбагненний) вимагає від компаній використання нових підходів, що відповідають реальності, враховують реальний попит і оперативно реагують на його зміни.
Якщо ваша відповідь ні, ваші процеси по управлінню запасами поки що зовсім не автоматизовані, то ви маєте розуміти, що при повній відсутності автоматизації немає єдиного підходу до управління запасами, в кожного менеджера може сформуватися власна методика і алгоритми поповнення, які базуються на власному досвіді. Це призводить до того, що люди стають незамінними, неможливо вирішити їх завдання, коли вони відсутні. Така система є дуже ризиковою і непрозорою для менеджменту компанії.
У цьому випадку діяти вам необхідно вже зараз. Проєкт автоматизації в управлінні запасами значно підвищить прозорість системи для топ-менеджменту, забере рутинну складову роботи спеціалістів, знизить ступінь впливу людського фактора, а також підвищить ефективність бізнесу.
Які ми рекомендуємо 3 головні практичні кроки для сприяння автоматизації процесу управління запасами?
Крок 1. Створення команди. У процес впровадження системи обов`язково мають бути залучені:
- спонсор проєкту (власник, співвласник компанії, директор, топ-менеджмент);
- керівник із планування закупівель;
- керівник виробництва або дистрибуції;
- керівник з логістики;
- IT-спеціалісти;
- основні користувачі системи (менеджери).
Крок 2. Актуалізація даних для інтеграції систем. Для подальших розрахунків необхідні такі дані:
- актуальні залишки в системі;
- замовлення постачальникам та у виробництво;
- актуальні клієнтські замовлення, замовлення дистрибуції;
- специфікації виробництва або маршрути розподілу товару;
- параметри номенклатури: мін. партії, цикли або частота замовлень, час виконання замовлень (lead-time), фактичне споживання або прогноз, собівартість і т.д.
Варто зазначити, що відсутність певних даних не є приводом, щоб відмовлятися від автоматизації.
З нашої практики, жодна компанія-замовник не мала всіх необхідних даних в готовому вигляді перед стартом проекту. Але одна з переваг впровадження системи Intuiflow в тому, що всі необхідні дані в рамках проекту збираються, актуалізуються та вносяться в систему обліку. Таким чином, на виході у вас є не тільки налаштоване програмне забезпечення, але й актуальні дані та правильно побудовані процеси
зазначає Аліна Дорош, Senior Project Manager в компанії ABM Cloud
Крок 3. Підтримка проєкту. Для того, щоб проєкт був успішний у довгостроковій перспективі, необхідно:
- мотивувати на зміни: навчати користувачів працювати в системі самостійно, винагороджувати за досягнення результатів;
- гарантувати постійний розвиток, оновлювати функціонал системи, що забезпечується командою впровадження;
- забезпечити актуальність ведення даних.
Після з’ясування конкретних кроків, які має зробити керівництво компанії для підготовки до впровадження технологій, виникає важливе питання: яку систему обрати та які функціональні можливості важливо мати в системі для задоволення потреб користувачів та для досягнення майбутніх результатів в управлінні ланцюгом постачання. Таким чином, визначення ключових критеріїв рішення стає важливим кроком.
Стосовно цього, ми б хотіли поділитися нашими головними критеріями для вибору системи:
- Швидкий запуск, очікувані результати і повернення інвестицій
- Прозорість системи контролю для менеджменту
- Можливість віддаленої роботи співробітників в хмарі
- Легкість у використанні системи персоналом
- Кейси успішно реалізованих впроваджень у подібних галузях
- Сучасна методологія, на якій базується програмне забезпечення
- Розроблена технологія впровадження
- Постійне оновлення функціоналу системи та навчання персоналу компанії
- Чіткі пріоритети, рекомендації, сповіщення від системи щодо поповнення запасів
- Гнучка та комплексна аналітика
- Можливість інтеграції з будь-якою товаро-обліковою системою
- Вартість пропонованого SaaS рішення
Для успішного ведення проєкту впровадження, наша команда ABM Cloud рекомендує використовувати наступні скрам методи:
- Щоденні мітинги. Важливо тримати руку на пульсі, максимально залучати всіх учасників процесу, щоб кожен мав уявлення, як просувається проєкт.
- Використання дошки задач. Kanban дошки допомагають наочно відстежувати виконувані завдання, а також формувати наступні.
- Розбивка великого завдання на підзадачі та ітеративний підхід. Одне масштабне завдання розділяється на дрібніші та поступово реалізується. Це робиться, щоб максимально швидко поставляти цінність замовнику та гнучко реагувати на зміни.
- Формування центру компетенції клієнта. Створюється єдина база знань в LMS системі, проводиться онбординг нових менеджерів для формування команди взаємозамінних експертів.
Наша команда спеціалізується на впровадженні інноваційної системи управління запасами на виробництві та в дистрибуції, відомої як Intuiflow. Назва в прямому сенсі означає, що система дозволяє управляти потоками матеріалів та інформацією інтуїтивно та надзвичайно просто. Ми пропонуємо послуги навчання системі та методології, яка лежить в її основі, впровадження проєкту, а також надаємо постійну підтримку вашій компанії через наш відділ з підтримки клієнтів, який працює на постійній основі.
Деталі щодо програмного забезпечення INTUIFLOW доступні за цим посиланням.
Важливо відзначити, що наша система надає високі результати:
Середні кількісні результати, які отримують компанії від використання системи видно на мал. нижче.
Що стосується якісних змін, то ми спостерігаємо такі позитивні тенденції: підвищення стабільності планування, збільшення чіткості пріоритетів, підвищення рівня контролю за операціями та надійність потоків матеріалів. Також, наша система допомагає підтримувати актуальність інформації на необхідному рівні.
В завершенні, слід зауважити, що автоматизація управління запасами — це не просто модний тренд, це необхідний етап розвитку будь-якої сучасної компанії. Вона впливає на всі аспекти діяльності — від оптимізації фінансових показників до підвищення задоволеності клієнтів.
Вебінар про досвід та трансформацію в управлінні запасами в компанії YUKO
Технологічні інновації в управлінні запасами стають каталізатором для досягнення нових вершин в бізнесі. Завдяки їм компанії можуть максимізувати ефективність своєї діяльності, мінімізувати ризики та забезпечувати високу якість обслуговування своїм клієнтам.
Тож, якщо ви досі не розглядали можливість впровадження систем автоматизації управління запасами, то це саме той час. Зв’яжіться з нашою командою для отримання детальної консультації та оцінки, як ми можемо допомогти вам досягти нових висот у сфері управління запасами. Будьте попереду інших, і ваша компанія отримає безсумнівні конкурентні переваги, завдяки яким ви будете здатні керувати майбутнім з впевненістю.
