3 шага для эффективных изменений в управлении запасами

В современном BANI-мире, где все меняется с космической скоростью и конкуренция достигает пиковых уровней, важно вести «свою игру на опережение». Однако, это не всегда является простой задачей. Одним из ключевых инструментов для достижения конкурентоспособности и экономической устойчивости является внедрение технологий и программного обеспечения.

Настоящий вызов заключается в том, насколько полноценно программное обеспечение войдет в существующие бизнес-процессы компании, поскольку именно от этого зависят экономические результаты и конкурентные преимущества, которые компания получит в будущем.

Подготовили эту статью для вас с целью предоставить четкое понимание того, на какие аспекты  вашей компании следует стратегически направить свое внимание в ближайший год. Наша цель — помочь вам понять ключевые аспекты внедрения технологий и показать, как они могут стать весомой частью вашего успеха на рынке.

Какие вызовы при внедрении современных технологий у производителей и дистрибьюторов?

Начать статью хотели бы с главных вызовов, которые встречаются сегодня производителям и дистрибьюторам при переходе на современные технологии или при интеграции новых подходов в существующие модели:

1. Затянутый процесс

Срок внедрения технологий часто выходит за оговоренные рамки. Причиной могут быть технические или ресурсные проблемы, особенности бизнес-процессов компании, недостаточное количество времени, которое уделяют ключевые лица проекта со стороны заказчика.

2. Неприятие персоналом радикальных изменений

Менеджеры могут саботировать процесс внедрения, ведь это изменение устоявшихся привычек, которые формировались годами в компании.

3. Изменение приоритетов

В компании могут измениться цели проекта или ресурсы начинают распределяться в пользу других проектов.

4. Изменение команды

Смена пользователей, менеджера проекта или технических специалистов напрямую влияет на ход проекта, поскольку понятно, что для адаптации новых членов команды, а также для передачи им необходимых знаний нужно время.

5. Функционал системы не используется на 100%

Это может происходить по разным причинам: недостаточно ресурсов, или обучения, нет понимания как и для чего использовать новую систему сотрудниками компании.

6. Данные, необходимые для ведения проекта,

просто не поддерживаются пользователями в актуальном состоянии или даже отсутствуют в учете.

Перед тем, как начать процесс автоматизации в компании, необходимо тщательно определить степень автоматизации, которая применяется на сегодня в процессах управления запасами на вашем предприятии.

Если ваш ответ да, достаточно автоматизированы, то вы на правильном пути. Чтобы оценить, есть ли зоны, которые вы можете оптимизировать, — обратите внимание, какой процент ассортимента закупок уже автоматизирован? На основании какой методологии? Сколько времени тратят сотрудники на ручную корректировку количества, рекомендованного системой к заказу?

Если вы используете методы, основанные на прогнозе, то, скорее всего, уже во время неопределенности ваш бизнес успел ощутить его слабые стороны на своей прибыли: зависимость результата от точности прогноза, сбои всей цепочки даже в случае небольших отклонений. VUCA и новый мир BANI (хрупкий, тревожный, нелинейный, непостижимый) требует от компаний использования новых подходов, соответствующих реальности, учитывающих реальный спрос и оперативно реагирующих на его изменения.

Если ваш ответ нет, ваши процессы по управлению запасами пока что совсем не автоматизированы, то вы должны понимать, что при полном отсутствии автоматизации нет единого подхода к управлению запасами, у каждого менеджера может сформироваться собственная методика и алгоритмы пополнения, которые базируются на собственном опыте. Это приводит к тому, что люди становятся незаменимыми, невозможно решить их задачи, когда они отсутствуют. Такая система является очень рисковой и непрозрачной для менеджмента компании.

В этом случае действовать вам необходимо уже сейчас. Проект автоматизации значительно повысит прозрачность системы для топ менеджмента, заберет рутинную составляющую работы специалистов, снизит степень влияния человеческого фактора, а также повысит эффективность бизнеса.

Какие мы рекомендуем 3 практических шага для содействия автоматизации процесса управления запасами?

1. Создание команды.

В процесс внедрения системы обязательно должны быть вовлечены:

• спонсор проекта (собственник, совладелец компании, директор, топ-менеджмент);

руководитель по планированию закупок;

• руководитель производства или дистрибуции;
• руководитель по логистике;
• IT-специалисты;
• основные пользователи системы (менеджеры).

2. Актуализация данных для интеграции систем.

Для дальнейших расчетов необходимы следующие данные:

• актуальные остатки в системе;
• актуальные заказы поставщикам и в производство;
• актуальные клиентские заказы, заказы дистрибуции, заказы дистрибуции;
• спецификации производства или маршруты распределения товара;
• параметры номенклатуры: мин. партии, циклы или частота заказов, время выполнения заказов (lead-time), фактическое потребление или прогноз, себестоимость и т.д.

Стоит отметить, что отсутствие определенных данных не является поводом, чтобы отказываться от автоматизации.

«Из нашей практики, ни одна компания-заказчик не имела всех необходимых данных в готовом виде перед стартом проекта. Но одно из преимуществ внедрения системы Intuiflow в том, что все необходимые данные в рамках проекта собираются, актуализируются и вносятся в систему учета. Таким образом, на выходе у вас есть не только настроенное программное обеспечение, но и актуальные данные и правильно построенные процессы», — отмечает Алина Дорош, Senior Project Manager в компании ABM Cloud.

[cta_1 btn=»Получить презентацию INTUIFLOW» title=»Узнайте, как эффективно управлять запасами на производстве»][/cta_1]

3. Поддержка проекта.

Для того чтобы проект был успешен в долгосрочной перспективе, необходимо:

• мотивировать на изменения: обучать пользователей работать в системе самостоятельно, вознаграждать за достижение результатов;
• гарантировать постоянное развитие, обновлять функционал системы, что обеспечивается командой внедрения;
• обеспечить актуальность ведения данных.

После выяснения конкретных шагов, которые должно сделать руководство компании для подготовки к внедрению технологий, возникает важный вопрос: какую систему выбрать и какие функциональные возможности важно иметь в системе для удовлетворения потребностей пользователей и для достижения будущих результатов в управлении цепочкой поставок. Таким образом, определение ключевых критериев решения становится важным шагом. Касательно этого, мы бы хотели поделиться нашими главными критериями выбора системы:

• Быстрый запуск, ожидаемые результаты и возврат инвестиций.
• Прозрачность системы контроля для менеджмента.
• Возможность удаленной работы сотрудников в облаке.
• Легкость в использовании системы персоналом.
• Кейсы успешно реализованных внедрений в подобных отраслях.
• Современная методология, на которой базируется программное обеспечение.
• Разработанная технология внедрения.
• Постоянное обновление функционала системы и обучение персонала компании.
• Четкие приоритеты, рекомендации, оповещения от системы по пополнению запасов.
• Гибкая и комплексная аналитика.
• Возможность интеграции с любой товаро-учетной системой.
• Стоимость предлагаемого SaaS решения.

Для успешного ведения проекта внедрения, наша команда ABM Cloud рекомендует использовать следующие скрам методы:

• Ежедневные митинги

Важно держать руку на пульсе, максимально вовлекать всех участников процесса, чтобы каждый имел представление, как продвигается проект.

• Использование доски задач

Kanban доски помогают наглядно отслеживать выполняемые задачи, а также формировать следующие.

• Разбивка большой задачи на подзадачи и итеративный подход

Одна масштабная задача разделяется на более мелкие и постепенно реализуется. Это делается, чтобы максимально быстро поставлять ценность заказчику и гибко реагировать на изменения

• Формирование центра компетенции клиента

Создается единая база знаний в LMS системе, происходит онбординг новых менеджеров для формирования команды взаимозаменяемых экспертов.

Наша команда специализируется на внедрении инновационной системы управления запасами на производстве и в дистрибуции, известной как Intuiflow. Название в прямом смысле означает, что система позволяет управлять потоками материалов и информацией интуитивно и чрезвычайно просто. Мы предлагаем услуги обучения системе и методологии, которая лежит в ее основе, внедрение проекта, а также предоставляем постоянную поддержку вашей компании через наш отдел по поддержке клиентов, который работает на постоянной основе.

Детали по программному обеспечению доступны по этой ссылке.

Важно отметить, что наша система предоставляет высокие результаты:

Средние количественные результаты, которые получают компании от использования системы видно на рис. ниже.

Что касается качественных изменений, то мы наблюдаем следующие положительные тенденции: повышение стабильности планирования, увеличение четкости приоритетов, повышение уровня контроля за операциями и надежность потоков материалов. Также, наша система помогает поддерживать актуальность информации на необходимом уровне.

В заключении, следует заметить, что автоматизация управления запасами — это не просто модный тренд, это необходимый этап развития любой современной компании. Она влияет на все аспекты деятельности — от оптимизации финансовых показателей до повышения удовлетворенности клиентов.

Технологические инновации в управлении запасами становятся катализатором для достижения новых вершин в бизнесе. Благодаря им компании могут максимизировать эффективность своей деятельности, минимизировать риски и обеспечивать высокое качество обслуживания своих клиентов.

Поэтому, если вы до сих пор не рассматривали возможность внедрения систем автоматизации управления запасами, то это именно, то время. Свяжитесь с нашей командой для получения подробной консультации и оценки, как мы можем помочь вам достичь новых высот в сфере управления запасами. Будьте впереди других, и ваша компания получит несомненные конкурентные преимущества, благодаря которым вы будете способны управлять будущим с уверенностью.