Як вести облік товарів у магазині: види, методи та покрокова інструкція

Правильно організований товарний облік — це основа стабільної та прибуткової роботи будь-якого роздрібного магазину. Без нього складно контролювати залишки, аналізувати доходи й витрати, а отже — ухвалювати ефективні управлінські рішення. У цій статті ми розглянемо, навіщо потрібен облік товарів, які бувають його види та методи, а також поетапно пояснимо, як вести облік товарів у магазині з нуля. Крім того, покажемо, як автоматизація допомагає уникати помилок і пришвидшує рутинні процеси.

Що таке товарний облік 

Товарний облік — це система відстеження всіх товарних операцій: надходжень, продажів, повернень, списань і переміщень. Він включає збір, фіксацію та аналіз інформації про рух товарів, що дозволяє ухвалювати обґрунтовані рішення у сфері роздрібної торгівлі.

Вести облік у роздрібній торгівлі важливо не лише для того, щоб знати, які товари є на складі чи на полицях. Це інструмент контролю бізнесу, прогнозування попиту, виявлення неліквідних позицій та ефективного планування закупівель. Ведення обліку товарів у магазині також передбачає документальне оформлення усіх операцій: прибуткових та видаткових накладних, актів списання, повернень та інвентаризацій.

Сьогодні все більше підприємств прагнуть організувати облік товарів у магазині за допомогою автоматизованих рішень. Це дозволяє зменшити кількість помилок, підвищити точність даних і зняти навантаження з персоналу.

Навіщо потрібен облік товарів у торгівлі

Грамотно налагоджений товарний облік — це не просто адміністративна вимога, а важливий інструмент управління бізнесом. Він забезпечує прозорість процесів, зменшує витрати й підвищує рентабельність.

Розглянемо ключові переваги:

Контроль залишків

Облік дозволяє точно розуміти, які товари є в наявності, а які — закінчуються. Це важливо як для своєчасного поповнення асортименту, так і для зниження ризику списань. Без чіткого контролю залишків складно уникнути дефіциту або, навпаки, перенасичення полиць.

Сучасні системи автоматизації, такі як програма оптимізації запасів, надають менеджерам оперативну аналітику й допомагають вчасно реагувати на зміни попиту.

Зниження витрат

Коли ви знаєте, як відбувається рух товарів, і ведете облік не “у зошиті”, а системно — легше уникнути помилок, дублювання замовлень та надлишкових закупівель. Це дозволяє оптимізувати витрати й логістичні процеси.

Автоматизація допомагає уникнути витрат на виправлення помилок ручного введення та повторних перерахунків.

Збільшення прибутку

Зменшення витрат безпосередньо впливає на зростання прибутку. Крім того, точний облік дозволяє своєчасно реагувати на зміни попиту й уникати втрат через неліквід або прострочені товари.

Покращення обслуговування клієнтів

Коли потрібний товар завжди є в наявності, а ціна та опис відповідають дійсності — покупці отримують якісний сервіс. Це безпосередньо впливає на лояльність і повторні покупки.

Фінансова прозорість

Правильно організований товарний облік допомагає контролювати доходи й витрати, а також оцінювати ефективність роботи торгового персоналу та постачальників. Це спрощує підготовку звітності та полегшує ведення бухгалтерії.

Прогнозування попиту

Завдяки автоматизованим інструментам можна аналізувати історію продажів і додаткові фактори, що впливають на попит. Наприклад, система ABM Inventory використовує машинне навчання для точного прогнозування майбутніх обсягів закупівель і мінімізації ризиків списань або втрати продажів.

Види обліку в магазині

Залежно від цілей, масштабів бізнесу та рівня автоматизації облік у роздрібному магазині може вестися у різних форматах. Кожен із них вирішує свої завдання та має власні особливості.

Розглянемо основні види:

Оперативний облік

Дозволяє в режимі реального часу відстежувати залишки, надходження та продажі товарів. Такий підхід особливо корисний для магазинів із високою обіговістю або обмеженим складським простором. Завдяки оперативному обліку можна швидко реагувати на зміну попиту та уникати втрати прибутку.

Статистичний облік

Фіксує обсяги товарообігу, динаміку надходжень, повернень і списань за певний період. Ці дані дають змогу оцінити ефективність роботи магазину та планувати закупівлі.
Система ABM Inventory надає понад 40 звітів і BI-інструментів для глибокого аналізу статистики та ухвалення обґрунтованих рішень.

Бухгалтерський облік

Ведеться відповідно до вимог законодавства та відображає рух товарів і грошових коштів в офіційній звітності. Необхідний для розрахунку податків, складання фінансових документів і підтвердження витрат і доходів.

Ручний облік

Передбачає ведення записів вручну — у зошитах, Excel або інших таблицях. Такий підхід частіше зустрічається в невеликих магазинах, однак він схильний до помилок, забирає багато часу та не підходить для масштабування. Зі збільшенням асортименту стає дедалі складніше правильно вести облік товарів вручну.

Автоматизований облік

Найбільш ефективний і масштабований спосіб ведення обліку товарів у магазині. За допомогою спеціалізованих рішень, таких як ABM Inventory, ви можете автоматично фіксувати надходження, продажі, залишки й повернення. Це особливо актуально для торгових мереж, де важливо централізовано вести облік товарів у роздрібній торгівлі та отримувати аналітику в реальному часі.

Методи організації обліку товарів у магазині

Щоб ефективно керувати запасами, важливо точно знати, яка кількість товару і за якою ціною знаходиться на складі або в торговому залі. Усі товарні операції фіксуються за допомогою первинних документів — прибуткових і видаткових накладних, чеків, актів списання.
При цьому вибір методу обліку залежить від специфіки бізнесу, обсягів обігу та асортименту.

Найпоширеніші способи організації обліку товарів у магазині — сумовий і аналітичний. Розглянемо їх детальніше:

Сумовий метод обліку

Цей метод здається простим і часто використовується у невеликих магазинах, особливо при ручному обліку. Надійшовший товар записується за роздрібною ціною, виручка — за фактом продажу. Формула проста:

• Надходження – Виручка = Розрахунковий залишок
• Розрахунковий залишок – Фактичний залишок = Недостача

Однак при такому підході не видно асортименту, складно точно визначити прибуток, неможливо відстежити зміну цін чи виявити підміну товару. До того ж без автоматизації важко контролювати рух товарів і мати реальну картину залишків.

Аналітичний метод обліку

Аналітичний облік охоплює весь асортимент і дозволяє бачити повну картину: за постачальниками, вагою, термінами придатності, упаковкою тощо. Кожна операція фіксується детально. Інвентаризацію рекомендується проводити регулярно — щонайменше раз на місяць.

Під час приймання важливо звіряти фактичну кількість товару з даними в накладній. Для товарів із обмеженим терміном придатності (наприклад, у продуктовому чи овочевому магазині) важливо заздалегідь відстежувати дати та вчасно здійснювати повернення.

При наявності автоматизованої системи — сканери, штрихкоди, облікове ПЗ — процес стає швидшим, точнішим і мінімізує помилки при підрахунках. Саме тому все більше компаній переходять до оптимізації управління запасами за допомогою рішень, таких як ABM Inventory.

Як вести облік товарів у магазині: покрокова інструкція

Правильно організований товарний облік допомагає контролювати бізнес, знижувати витрати й підвищувати прибутковість. Нижче — покрокова інструкція, яка допоможе налагодити облік товарів у магазині та уникнути типових помилок.

1. Оприбуткування товару

На цьому етапі фіксуються всі надходження — від постачальників, при внутрішньому переміщенні або поверненні. Кожне надходження оформлюється документально (накладна, акт), зазначаються кількість, ціна й дата. Це — основа для подальшого аналізу й контролю.

Сучасні системи, як-от ABM Inventory, дозволяють автоматизувати оприбуткування, включно з розпізнаванням SKU та перевіркою відповідності даних.

2. Налаштування цін та одиниць виміру

У кожного товару має бути вказана базова одиниця виміру (штуки, літри, кілограми тощо), а також закупівельна й роздрібна ціна. Якщо використовуються знижки, бонуси чи акції — це також потрібно зафіксувати. Без цього неможливо коректно вести облік продажів і розраховувати товарообіг.

3. Розміщення товару

Після оприбуткування товар потрібно розкласти на полицях або у складських ячейках. Важливо, щоб розміщення було логічним — це спрощує інвентаризацію та прискорює роботу персоналу. Автоматизовані рішення дозволяють відстежувати не лише залишки, а й розташування кожного товару в магазині.

4. Відстеження руху товарів

Кожен продаж, списання або повернення — це рух товару. Усі ці операції мають фіксуватися. Без цього неможливо оцінити ефективність закупівель і своєчасно реагувати на надлишки чи дефіцит.

Система управління товарними запасами в магазині фіксує кожну операцію та надає аналітику за ключовими показниками: наявність, обіговість, втрачені продажі.

5. Регулярна інвентаризація

Порівняння фактичних залишків із розрахунковими — важливий елемент контролю. Інвентаризація дозволяє виявити розбіжності, помилки в документах, нестачі або псування товару. Частота інвентаризацій залежить від специфіки магазину: в продуктових точках з високим обігом вона проводиться частіше.

6. Аналітика та звітність

Завершальний етап — формування звітів: за продажами, залишками, виручкою, ефективністю роботи персоналу, постачальників тощо. Ці дані дають змогу ухвалювати стратегічні рішення — наприклад, переходити до нових стратегій управління запасами і прогнозувати майбутні потреби.

Найпоширеніші питання про облік товарів у продуктовому магазині

Нижче — типові ситуації, з якими стикаються власники та керівники магазинів. Відповідаємо коротко й по суті:

Наші продавці працюють позмінно. Як їх контролювати й вести облік?

Після завершення зміни відбувається передача товару та каси наступному співробітнику. Це фіксується документально або в системі. Бажано, щоб усі продавці були матеріально відповідальними особами відповідно до договору. Також можна впровадити систему змінного доступу в облікову програму, щоб відстежувати дії кожного працівника.

Чи потрібна нам система обліку й автоматизація, якщо в нас невеликий магазин і обсяг продажів незначний?

Так. Навіть у маленькому продуктовому магазині ведення обліку вручну призводить до помилок, перерахунків і втрати часу. Проста спеціалізована система допоможе впорядкувати процеси, зекономити ресурси та створити фундамент для масштабування.

ABM Inventory, наприклад, підходить для магазинів різного формату та може підключатися дистанційно — без складного налаштування й великих витрат.

Коли починати облік руху товарів?

З першого ж дня. Щойно товар надходить до магазину, його потрібно оприбуткувати, присвоїти обліковий номер і внести в систему. Це стосується не лише надходжень, а й списань, повернень, переміщень. Інакше ви швидко втратите контроль над залишками та товарообігом.

Як показує практика, навіть невеликий магазин з часом може вирости у мережу. І тоді автоматизація та грамотна організація обліку товарів у магазині стануть не просто бажаними, а критично необхідними.

Програма для управління запасами допоможе побудувати облік із самого початку та отримувати аналітику в реальному часі — з будь-якої точки світу.

Як ABM Inventory може допомогти з веденням обліку в магазині

ABM Inventory — це система для автоматизації управління та оптимізації товарних запасів. Вона дозволяє спростити й систематизувати облік залишків, прогнозування попиту, формування замовлень і аналітику. Рішення особливо ефективне для середніх і великих роздрібних мереж, де ручний облік вже не справляється з масштабами та швидкістю операцій.

Система не замінює первинний бухгалтерський чи складський облік, але доповнює й підсилює його завдяки точності, регулярності та глибокому аналізу даних.

Ось ключові можливості, які роблять облік запасів у магазині більш точним, прозорим і керованим:

Автоматичне оприбуткування та формування замовлень

Система розраховує оптимальну кількість товару на основі прогнозу попиту та надсилає замовлення постачальникам. Це виключає помилки ручного введення й дозволяє вести облік товарів у магазині без постійної участі персоналу.

Облік руху товарів і залишків

Кожне надходження, продаж, списання чи переміщення фіксується автоматично. Завдяки цьому ви завжди знаєте, скільки і якого товару в наявності.
ABM Inventory підтримує централізований облік товарів у роздрібній торгівлі та забезпечує прозору аналітику по всій мережі.

Прогнозування попиту за допомогою машинного навчання

Система аналізує продажі, сезонність, промоакції, поведінку покупців. Це дозволяє точніше планувати закупівлі, уникати дефіциту й надлишків, а також застосовувати обґрунтовані стратегії управління запасами.

Звітність та аналітика в режимі реального часу

Понад 40 аналітичних звітів та BI-модуль на базі Qlik Sense дозволяють відстежувати обіговість, залишки, витрати, ефективність постачальників. Усе це допомагає приймати управлінські рішення й контролювати облік роздрібної торгівлі на всіх рівнях.

ABM Inventory впроваджується поетапно з урахуванням специфіки бізнесу та швидко окупається завдяки зниженню витрат, зменшенню помилок і зростанню прибутковості.