Впровадження WMS системи на складі – 11 простих кроків

WMS система управління складом – це автоматизований інструмент управління складським обліком, який дозволяє оптимізувати основні процеси складу і збільшити ефективність роботи складського персоналу при виконанні операцій. Система ABM WMS володіє всіма необхідними інструментами автоматизації роботи складу, які дозволяють оптимізувати як окремі процеси, так і роботу складу в цілому.

Економічна ефективність впровадження WMS

Але перш ніж приступити до впровадження, або навіть до вибору і придбання WMS системи під потреби підприємства, необхідно оцінити економічну ефективність такого проекту. Але завжди варто розуміти, що оцінка ефективності автоматизації складу, в більшості випадків, носить суб’єктивний характер. Це пов’язано з періодичними змінами процесів, оновленням технологічного складського обладнання, новими бізнес-ідеями та іншими можливими етапами розвитку бізнесу. Але навіть для приблизної оцінки ефективності впровадження необхідний розрахунок таких економічних показників, як сукупна вартість володіння системою (ТСО – Total Cost of Ownership) і показник повернення інвестицій (ROI – return of investments). Якщо показник повернення інвестицій розраховується в перспективі декількох років і носить, скоріше, оціночний характер, оскільки залежить від цілого ряду причин, аж до стану світової економіки, то сукупну вартість володіння системою можна оцінити ще на стадії вибору WMS.

Переваги впровадження WMS

Крім економічного ефекту від автоматизації, важливо враховувати критерії поліпшення роботи складу в цілому, такі як:

Збільшення точності при складанні замовлень

Автоматизація допомагає значно знизити кількість помилок при складанні, що сприяє поліпшенню якості обслуговування клієнтів і зниженню витрат на виправлення помилок.

Підвищення продуктивності праці співробітників

Завдяки автоматизованим процесам, співробітники можуть зосередитися на більш важливих завданнях, що збільшує загальну ефективність роботи складу і знижує витрати на робочу силу.

Збільшення пропускної здатності складу

Автоматизація процесів дозволяє складу обслуговувати більшу кількість товарів і замовлень за менший проміжок часу, покращуючи загальну пропускну здатність.

Можливість скорочення персоналу

Автоматизація рутинних процесів може значно знизити потребу у великій кількості співробітників, що знижує витрати на оплату праці та підвищує ефективність роботи.

Збільшення швидкості прийому/розміщення/відбору товарів

Системи автоматизації дозволяють прискорити всі ключові процеси складу — від приймання та розміщення товарів до їх відбору, що підвищує загальну швидкість роботи.

Контроль товарообігу

WMS системи дозволяють відстежувати кожен крок товару на складі, що забезпечує повний контроль за рухом матеріалів і спрощує управління запасами.

Зменшення залишків прострочених товарів

Автоматизовані системи дозволяють відстежувати терміни придатності і мінімізувати кількість прострочених товарів на складі.

Скорочення витрат на паперові носії

Впровадження системи WMS значно зменшує необхідність в паперовому документообігу, замінюючи його цифровими записами і покращуючи доступність інформації.

Порядок на складі

Автоматизація допомагає підтримувати порядок на складі, організовуючи всі процеси за певними алгоритмами і мінімізуючи безлад.

Прозорість складських процесів

Система управління складом забезпечує прозорість всіх процесів, що дозволяє оперативно виявляти і усувати будь-які проблеми, покращуючи контроль на всіх етапах.

Можливість фіксації білінгу ресурсів

WMS дозволяє фіксувати всі дані про ресурси, що використовуються на складі, що допомагає точно відстежувати витрати і ефективність використання матеріалів і обладнання.

Фактори, що впливають на вартість впровадження WMS

Вартість впровадження WMS – цей параметр може варіюватися в залежності від вибору необхідного рішення, наприклад, це може бути:

Типовий пакет автоматизації

Готове рішення, з готовими моделями процесів і обмеженням доопрацювань налаштуваннями ролей ресурсів або шаблонів друку.

Комплексний пакет автоматизації

Включає в себе попередній аудит складських процесів, написання та узгодження Технічного завдання по реалізації та налаштуванню системи під потреби бізнесу.

Вартість обладнання

Термінали збору даних, принтери термо-друку, Wi-Fi модулі.

Вартість ліцензій

Користувацькі ліцензії WMS, ліцензії ПЗ, як правило, з можливістю вибору рішень:

Придбання ядра ПЗ

Придбання базової версії WMS-системи, яка є основою для всіх функціональних можливостей складу. Це рішення може бути надано як єдина ліцензія або пакет з обмеженнями по функціоналу, але з можливістю подальшого налаштування. Вартість залежить від масштабу і складності системи, а також від того, наскільки глибоко система буде інтегрована з іншими процесами бізнесу.

Оренда хмарного рішення

Компанія оплачує щомісячну або щорічну оренду з наданням доступу до ПЗ через інтернет. Цей варіант виключає необхідність в інвестиціях в інфраструктуру, таких як сервери та системи зберігання даних. Такий підхід також часто надає гнучкість в масштабуванні та оновленнях системи.

Навчання персоналу

Цей процес включає в себе навчання співробітників, які будуть працювати з системою, будь то оператори складу, менеджери або IT-фахівці. Вартість навчання залежить від кількості співробітників, складності системи та обраної форми навчання. Співробітники зможуть більш ефективно використовувати систему, що підвищує продуктивність і знижує ймовірність помилок.

Вартість технічного супроводу після впровадження

Регулярні оновлення, усунення несправностей, консультації та допомога при виникненні проблем. Вартість технічного супроводу може залежати від рівня підтримки (наприклад, базовий або преміум рівень), а також від термінів, на які вона надається. Зазвичай це включає в себе сервісний контракт, який може покривати всі необхідні послуги, гарантуючи безперебійну роботу системи.

Вартість можливих подальших доопрацювань при розвитку системи

Після впровадження WMS може знадобитися модифікація системи у відповідь на зміни в бізнес-процесах або для додавання нових функцій. Це може включати в себе доопрацювання інтерфейсу, налаштування нових модулів або інтеграцію з додатковими системами, такими як ERP або CRM. Вартість цих доопрацювань залежить від складності та обсягу змін, а також від потреб бізнесу. Важливо передбачити ці витрати на етапі планування бюджету, оскільки доопрацювання можуть знадобитися в процесі розвитку компанії.

Терміни реалізації проекту

Терміни реалізації проекту безпосередньо впливають на його вартість. Чим швидше потрібно завершити проект, тим вищими можуть бути витрати на додаткові ресурси, такі як посилена команда розробників або додаткові роботи з прискорення впровадження. При цьому скорочення термінів реалізації може вимагати додаткової оплати за нічні зміни, прискорене тестування або додаткову підтримку. Визначення оптимальних термінів впровадження та виділення необхідних ресурсів допомагає збалансувати витрати і забезпечити успішну реалізацію проекту в рамках бюджету.

Етапи впровадження WMS системи

Розробка ТЗ на впровадження WMS на складі

На цьому етапі проводиться аналіз бізнес-процесів складу, виявляються потреби і формуються вимоги до системи. Складається детальне технічне завдання, яке служить основою для налаштування та адаптації WMS під специфічні потреби підприємства.

Налаштування системи перед впровадженням WMS

Це включає в себе установку програмного забезпечення, інтеграцію з існуючими інформаційними системами (наприклад, ERP), налаштування інтерфейсів і параметрів роботи системи відповідно до вимог бізнесу.

Тестування готового рішення

На цьому етапі перевіряється коректність роботи всіх функцій, виявляються і усуваються можливі помилки, а також проводиться навчання ключових користувачів.

Розгортання

Після успішного тестування система впроваджується в реальну експлуатацію. Це включає в себе перенесення даних, налаштування робочих місць, підключення обладнання та запуск системи в повному обсязі.

Навчання персоналу

Це може включати в себе як базове навчання роботі з системою, так і спеціалізовані тренінги по окремих функціональних модулях.

Підтримка та супровід

Після впровадження системи важливо забезпечити її технічну підтримку та регулярне оновлення. Це включає в себе усунення виникаючих проблем, налаштування нових функцій, а також навчання персоналу в міру необхідності.

Фактори, що впливають на швидкість впровадження WMS

Для більшої продуктивності системи та успішного проекту впровадження потрібно враховувати фактори, що впливають на швидкість роботи WMS. Як правило, в процесі підготовки до впровадження, команда розробників надає замовнику рекомендації щодо обладнання, в яких вказані технічні характеристики серверів для розміщення ядра системи, допомагає підібрати термінали збору даних, з урахуванням дальності зчитування штрих-кодів, можливості роботи на складах з певним температурним режимом та іншими, необхідними для замовника параметрами. Цих рекомендацій варто дотримуватися. Не останнім важливим фактором, що впливає на швидкість обробки даних, може бути пропускна здатність мережевого обладнання, особливо в разі використання SaaS-рішення.

11 простих кроків на шляху до автоматизації складу за допомогою WMS системи:

1. Очікування і мотиви

Купівля WMS системи передбачає різні очікування і мотиви від різних зацікавлених сторін. Директори компанії і менеджери з операцій/логістики за визначенням прагнуть до швидкої окупності і безпроблемної реалізації. Менеджери складу очікують, що нова система буде зручною для користувачів, щоб спростити їхню роботу, усунувши неефективні процеси, погані складські практики та звички. Співробітники складу очікують, що їхня робота стане легшою, з меншою кількістю помилок, але без загрози для їхньої роботи. Завданням постачальника системи управління складом є чітка комунікація та управління очікуваннями з самого початку, щоб допомогти співробітникам усіх рівнів адаптуватися до майбутніх змін у роботі складу.

2. Зниження ризику

Зниження ризиків – невід’ємна частина результату впровадження системи управління складом. Основна мета – оцінити ризики, які можуть виникнути в результаті реалізації, і вжити заходів щодо їх мінімізації. Досвід команди впровадження з боку постачальника системи управління складом має першочергове значення. Досвідчена команда установки провайдера WMS повинна мати досить великий досвід роботи з різними сценаріями складування, однак це ж може призвести до широкого спектру ризиків. Необхідно, щоб і персонал клієнта, тобто користувачі системи, також володіли знаннями про роботу системи. Чим досвідченіший персонал клієнта і постачальника, що бере участь в проекті, тим менше проект піддається несподіваним ризикам.

3. Бізнес-консалтинг

Бізнес-консалтинг на початку проекту впровадження системи управління складом дозволяє обом сторонам обговорити, проаналізувати і зрозуміти, як функціонує склад і які потреби та вимоги складу. Типові проблеми, які повинні виникнути на етапі передпроектного дослідження, є недоліки діючої системи управління складом, ризики і очікування. Графік і процес впровадження повинні будуватися навколо бізнес-консалтингу.

4. Графік реалізації

Багато проектів з впровадження системи управління складом не вкладаються в свій графік. Дана проблема може розглядатися як ризик проекту. Це часто є результатом неправильного планування і несподіваних проблем або перешкод. Гнучкий, реалістичний план реалізації дозволяє включити в себе ризики для непередбачених подій і, отже, можливість їх передбачити. В даному випадку, ретельне планування є результатом роботи команди досвідченого постачальника системи управління складом.

5. Тімбілдінг

Для впровадження WMS потрібні дві команди: команда впровадження і команда керівників складу з боку клієнта. Вибір правильної команди може дати різницю між успіхом і провалом. Подібний процес значно складніший, ніж просто підбір кваліфікованих співробітників. Такі питання, як спілкування між представниками клієнта і керівниками груп впровадження, взаємодія між людьми на рівні персоналій мають вирішальне значення для успіху впровадження системи управління складом.

6. Дизайн і доопрацювання на замовлення

Проект установки системи управління складом розроблений на основі вищезгаданого бізнес-консалтингу, або інакше передпроектного дослідження, а існуюче програмне забезпечення налаштоване для задоволення потреб клієнтів. Чим більш гнучкий майбутній WMS, тим менше потрібно додаткових налаштувань і доопрацювань під індивідуальні потреби клієнта. Мінімізація налаштувань зазвичай є одним із ключів до успішного проекту. Хоча більшість систем управління складом побудовані відповідно до галузевих стандартів, може знадобитися зміна способу роботи складу. Ризики та очікування при цьому повинні бути враховані.

7. Навчання

В ході проектних робіт і налаштування системи майбутні користувачі повинні пройти навчання. ABM Cloud пропонує тренінги для співробітників складських приміщень. Це дуже важливо для полегшення переходу від однієї системи управління складом до іншої. Хоча навчання користувачів є тривалим процесом, не нехтуйте ним. Успіх впровадження багато в чому залежить від здатності користувачів впоратися з новою системою.

8. Дані

Частиною впровадження нової WMS є передача даних сховища з однієї системи в іншу. Це означає, що вся база даних, яка використовується старою системою для управління сховищем, повинна бути адаптована до схеми даних і термінології нової системи. Крім того, відсутні дані повинні бути додані і змінені для відповідності новим системним вимогам.

9. Тестування

Тестування зазвичай виконується з використанням реальних даних сховища, порівнянням результатів виконання процесу сховища в обох системах. Тестуються різні сценарії складування, а помилки в проекті виправляються постачальником системи управління складом. Помилки в конфігурації також усуваються командою впровадження провайдера WMS.

10. Розгортання

Після тестування і модифікацій впровадження системи управління складом досягає критичної стадії розгортання. У погоджений термін проводиться введення початкових залишків в базу WMS за місцями зберігання за допомогою ТСД – робота починається в новій системі. Важливим є подальше зведення залишків бази WMS (фізичних залишків) і облікових залишків.

11. Підтримка та супровід

Робота з нещодавно впровадженою системою управління складом часто виявляє проблеми, які не були вирішені під час впровадження. Підтримка є важливою частиною успішного проекту, оскільки складні проекти впровадження системи управління складом завжди вимагають вирішення проблем, що виникають в процесі експлуатації. На цьому етапі постачальник хмарних систем управління складом, такий як ABM Cloud, включається в процес. ABM Cloud пропонує модель SaaS (Програмне забезпечення як послуга), відповідно до якої клієнтське сховище супроводжується двадцять чотири години на добу за рахунок щомісячних передплат.

Успішні проекти впровадження WMS

На сьогоднішній день, компанія ABM Cloud налічує кілька десятків успішних проектів впровадження ABM WMS в таких країнах, як Україна, Казахстан, Грузія, Узбекистан. Команда продукту дотримується чіткої методології впровадження, що дозволяє охоплювати різні бізнеси, мінімізувати ризики і скоротити терміни впровадження. Точне визначення цілей впровадження, залежно від бізнесу замовника, забезпечує успіх проекту, так як від типу складу і продукції залежать і ті переваги, які отримає замовник в результаті.

Відео-відгук клієнта AVERSI щодо впровадження системи ABM WMS

Компанія «Aversi-Pharma» – найбільша мережа аптек в Грузії. Всього компанія налічує 295 філій – 128 аптек в м. Тбілісі і 167 – в регіонах. Загальна площа складів – 9000 м². Як проходила автоматизація складу в компанії такого масштабу, розповів генеральний директор «Aversi-Pharma» – Іраклій Пурцеладзе. До впровадження системи автоматизації складу ABM WMS, співробітники складу обробляли 15 000 рядків в день, при цьому навантаження постійно зростало і доводилося працювати навіть у вихідні дні. Сьогодні в день обробляється понад 30 000 рядків, без зміни кількості співробітників і без понаднормових годин роботи. Як домогтися збільшення ефективності складу на 100%, дивіться в інтерв’ю: