Управління запасами в ритейлі: як розрахувати ключові показники ефективності
Прорахунок і аналіз KPI в управлінні запасами дає уявлення про те, де зосереджені гроші в ланцюжку поставок. Часто вони залишаються замороженими в надлишках на складах і в торгових точках або ритейлер втрачає лояльність і недоотримує прибуток через втрачені продажі.
Управління запасами в роздрібній мережі зводиться до балансу: домогтися оборотності товарів при максимальному задоволенні попиту. Необхідно відстежувати ключові показники ефективності, щоб бачити куди вкладено гроші і як скоро вони повернуться у вигляді прибутку.
Наш досвід показує, що мало ритейлерів знають свої KPI у сфері управління запасами або можуть їх коректно порахувати.
Розберемо детально, на яких показниках варто сфокусувати увагу і як вони впливають на продажі та прибуток.
6 основних KPI в управлінні запасами
Наскільки ефективно ви керуєте товарними запасами? Щоб відповісти на це запитання, потрібно регулярно відстежувати й аналізувати такі показники:
- запаси
- продажі
- надлишки
- упущені продажі
- відсоток доступності
- оборотність запасів
Яку роль запаси відіграють у рентабельності бізнесу і що потрібно знати для розрахунку показника
Запас товару — основний актив для ритейлера.
Щоб забезпечити безперебійний процес продажів, потрібно не тільки викласти товар у магазині для представленості асортименту, а й сформувати його в достатній кількості на складі. Важливо також розуміти, скільки одиниць яких категорій у наявності, яку кількість необхідно дозамовити і як зробити це вчасно.
Запаси постійно мінливий показник, тому його відстежують у динаміці. Наприклад, у порівнянні з попереднім тижнем, місяцем, роком. Ще один спосіб – like for like – порівняння з аналогічними показниками за такий самий період у минулому.
Крім відстеження змін у рівні запасів потрібно також оцінювати їхню структуру. Такий підхід дає змогу побачити, куди вкладено гроші і як уникнути непередбачених витрат і збитків.
Структура запасів у ритейлі ділиться на три основні категорії:
- гроші, вкладені в запаси для продажів
- гроші, вкладені в запаси для викладки на полицях і в страхові запаси
- зайві товарні запаси
Система з управління запасами ABM Inventory дає змогу сформувати спеціальні звіти, в яких наочно видно структуру запасів у грошах і в кількості товарів.
У практиці наших клієнтів були випадки, коли спостерігалася незадовільна оборотність товарів за відсутності надлишків.
Проаналізувавши звіти за структурою запасів, вдалося знайти причину: вартість товарного запасу для продажів і для мерчандайзингової викладки була приблизно рівною, що істотно, а головне, штучно збільшувало оборотність.
У такої проблеми є рішення: для поліпшення оборотності досить знизити викладку на полицях деяких SKU у низці магазинів мережі.
Орієнтир на продажі
Один із ключових KPI в управлінні запасами – продажі.
Показник продажів також є сенс розглядати з точки зору їхньої структури. Невелике дослідження, яке ми провели серед наших клієнтів, показало низку особливостей попиту і як вони впливають на цей KPI.
У першій колонці таблиці вказано середньодобовий продаж, розділений на інтервали. Товари, оборотність яких вища за 0,6 % на день, ми відносимо до категорії високооборотних.
Якщо розглянути різні галузі ритейлу, то навіть у food-категорії відсоток позицій з високою оборотністю – це лише 30% від обсягу продажів. У категоріях drogerie, health & beauty, toy retail, автозапчастини тощо більша частина товарів потрапляє під слабообертабельні.
Це говорить про те, що варто тримати у фокусі такі позиції і прицільно працювати з ними. Ціна помилки в роботі зі слабозбірними товарами з високою варіабельністю попиту може призвести до втрати прибутку.
У системі ABM Inventory є спеціальний алгоритм, що прицільно працює з товарами з високою варіабельністю попиту, які рідко продаються.
Регулярний аналіз асортименту дає змогу вчасно відстежити, які позиції перестали користуватися попитом і з’ясовувати, чому так сталося. У деяких випадках має сенс вивести ці товари з асортиментної матриці. Так, у торгових точках одного з наших клієнтів після проведення ABC(D) аналізу, асортимент було планомірно почищено від товарів категорій D. Це рішення призвело до збільшення продажів на 56% без істотного зростання запасів.
Як розрахувати надлишки і що робити, якщо вони зростають
Наступний показник ефективності в управлінні запасами — надлишки.
Важливо аналізувати причини виникнення надлишків, щоб уникнути повторення аналогічної ситуації в майбутньому.
Якщо все ж таки надлишок товару виник, потрібно вирішити, що з ним робити з мінімальними втратами для бізнесу.
Три основні стратегії роботи з надлишками
Перша стратегія – повернення зайвих товарних запасів постачальнику. На жаль, на законодавчому рівні це дозволено не у всіх країнах і не для всіх категорій товарів. Якщо у вас є така можливість, краще скористатися цим варіантом.
Друга стратегія передбачає проведення промокампанії. Якщо надлишок сформувався не в результаті промо, де закупівельна ціна була нижчою, це може негативно вплинути на маржу і навіть звести її до нуля або від’ємного значення. При виборі цієї стратегії важливо розуміти цілісну картину, і обирати шляхи з найменшими ризиками та порівнювати це з вигодами для кожної торгової точки.
За третьою стратегією надлишки переміщують між торговими точками або повертають на центральний склад. Перед тим, як обрати цей шлях, потрібно проаналізувати структуру запасів і надлишків, а також оцінити потреби тієї торгової точки, куди здійснюється переміщення.
Чому з’являються втрачені продажі та як порахувати цей показник
Четвертий KPI в управлінні запасами — втрачені продажі, що сформувалися через відсутність залишків на складі.
Втрачені продажі можуть спровокувати: часткова або повна недопоставка від постачальника, відсутність параметрів для формування замовлення, різкі стрибки попиту на конкретні групи товарів та інші причини.
Часто втрачені продажі виникають під впливом комбінації цих факторів. Тут важливо знайти найчастішу причину і фокусно працювати з нею, збільшуючи доступність товару і, як наслідок, обсяг продажів.
У переговорах від багатьох клієнтів неодноразово чули, що втрачені продажі – величина гіпотетична. Навіщо витрачати час на її прорахунок? Дійсно, складно отримати абсолютно точну цифру через специфіку самого показника. Але це не означає, що під час аналізу ефективності управління запасами варто зовсім відмовитися від упущених продажів. І ось чому.
Припустимо, на сьогодні показники вашої торгової точки відповідають цифрам зі стовпчика «Поточні дані». Що буде, якщо збільшити продажі на 1% за рахунок втрачених продажів, при цьому операційні витрати залишаються на колишньому рівні?
Як ми бачимо з наведеної таблиці – це призведе до збільшення чистого прибутку на 10%. Третій стовпчик показує, до чого призведе збільшення продажів на 5%. Непогано, правда?
Безумовно, це спрощений варіант розрахунку і в реальному житті на результат впливає безліч факторів. Однак ми бачимо, як упущені продажі пов’язані з розміром прибутку і, якщо є спосіб його збільшити, то чому б ним не скористатися?
У системі ABM Inventory є спеціальний звіт зі статистики та причин виникнення втрачених продажів, який демонструє зміни показника в динаміці як за окремою категорією товарів, так і за групами. Аналіз цих даних дає змогу виявити корінь проблем і зайнятися пошуком рішень.
У звіті також доступна статистика втрачених продажів за кожним менеджером і/або торговою точкою. І це важливий критерій для аналізу, оскільки людський фактор також впливає на продажі. Він допомагає прояснити ситуацію і відповісти на запитання: чому покупець не знайшов на полиці потрібний товар.
Доступність товарів: про що свідчить цей показник
Ще один важливий KPI в управлінні запасами – доступність товару.
Відсоток доступності товарів вказує на наповненість асортиментної матриці та дає змогу визначити, яка кількість товарів є в наявності. Цей показник оцінюють у розрізі категорій мережі, постачальників і менеджерів, які керують товарними запасами.
Що потрібно знати для розрахунку оборотності запасів
Шостий показник ефективності – оборотність запасів, який відображає відношення запасів до продажів роздрібної мережі.
Оборотність – це відносний показник і, найчастіше, його аналізують у розрізі мережі або категорії.
Наприклад, якщо оборотність мережі становить 22 дні і, раптом, підвищується до 26 днів за інших рівних умов – це дзвіночок до того, що потрібно знайти причину, яка призвела до такого істотного зростання показника.
Так, з одним із наших клієнтів нам вдалося скоротити оборотність на 14% за 3 тижні без збільшення логістичних витрат, завдяки цілеспрямованій роботі з перерозподілом надлишків.
Відсутність алгоритмів і системності в розрахунку основних KPI в управлінні запасами призводить до того, що будь-які прогнози ризиків не відповідають дійсності. У результаті бізнес втрачає гроші.
Якщо ви досі не вимірюєте всі ці показники, саме час переглянути підхід до управління запасами. Впровадження автоматизованої системи допомагає оперативно оцінювати будь-які зміни, скорочує час на створення замовлень, а також надає повну аналітику за різними критеріями.
