Надлишки в управлінні запасами

На сьогодні є безліч програм з управління запасами, які дають змогу домогтися чудових результатів при замовленні товарів у мережу від зовнішніх постачальників. Усі вони спираються на різні показники, алгоритми і методи. Які з цих показників важливіші, і які методи управління більш підходящі – кожна компанія вирішує для себе, залежно від своєї специфіки. Однак можна виокремити кілька основних проблемних явищ, з якими стикаються всі. На одне з таких явищ ми хотіли б звернути Вашу увагу – «надлишки», або «надлишкові запаси» – і поділитися своїм досвідом по роботі з ними.

У цій статті буде розглянуто:

• Визначення поняття «надлишки».
• Приклади причин виникнення надлишків.
• Наслідки ігнорування надлишкових запасів.
• Приклади рішень у ситуаціях, коли є надлишки.
• Моменти, описані в цій статті, випливають з досвіду успішно завершених проєктів із впровадження системи з управління запасами ABM Inventory в різні ритейл-компанії.

Визначення поняття надлишків

Ми пропонуємо таке визначення явища «надлишок»: це кількість товарних запасів за певною товарною позицією на певній торговельній точці, яка перевищує розрахований оптимальний рівень запасу.
Відповідно, наступне питання – як розрахувати цей «оптимальний рівень запасу».

Для цього потрібно визначити такі показники:

1. Час поповнення товарної позиції на торговельній точці – кількість днів з моменту поточного замовлення до моменту доставки наступного, після поточного, замовлення. Тобто цей параметр має враховувати не тільки час від поставки до поставки, але ще й час, необхідний на виконання замовлення.
2. Середні продажі товарної позиції за час поповнення, у кількісному еквіваленті.
3. Мінімальна кількість товару, яка може бути замовлена. Якісь товари поставляються тільки упаковками, а якісь можуть поставлятися поштучно, і це теж потрібно враховувати.

У підсумку, помноживши час поповнення на середні продажі і додавши мінімальну кількість замовлення, отримуємо оптимальну кількість товару, яку необхідно підтримувати на торговій точці. Під «підтримувати» ми маємо на увазі той момент, що замовлення не повинні перевищувати цей розрахований рівень запасів, інакше вийде, що компанія сама собі створює надлишок.
Таке визначення надлишкових запасів дає змогу проводити аналіз високої якості і в будь-якому розрізі – товарні групи/підгрупи/позиції, торгові точки, прив’язані до товарів фахівці тощо.

Причини виникнення надлишків

Основними причинами виникнення надлишків, виявленими в результаті аналізу виконаних проєктів, є:

1. Самовільне замовлення додаткової кількості товарних запасів менеджером із закупівель, що перевищує розрахований оптимальний запас. Це, мабуть, найпоширеніша ситуація, що трапляється найчастіше. Подібні замовлення менеджери найчастіше пояснюють своєю інтуїцією, «мені здається, що так треба», або «виходячи з мого досвіду …». На жаль, зважаючи на проаналізовану статистику, подібні замовлення є помилковими у 80% випадків і слугують основною причиною надлишків.
2. Закупівлі великих партій товарних позицій від постачальників зі знижкою. Часто зустрічається ситуація, коли постачальник намагається «виштовхнути» свої неходові товари. І в результаті подібної закупівлі, торгова точка отримує товарні запаси, які лежать на складі «мертвим вантажем», продаючись дуже слабко або не продаючись взагалі. У практиці були приклади, коли вже минув рік з моменту закупівлі, а продано було менше чверті запасів. І з такою тенденцією ці запаси лежатимуть ще кілька років, створюючи надлишок.
3. Схожа на попередню ситуація, коли постачальник викуповує або проплачує місце для своїх товарів на торговій точці, на час акції або на постійній основі. Ситуація може здатися неоднозначною, адже постачальник ніби як оплачує зайняту полицю/додаткову кількість на акцію. Однак, коли акція пройшла гірше, ніж очікувалося, або товар постачальника слабко продається, то торговельна точка залишається із запасами, продажі яких не перекривають займане місце навіть з урахуванням оплати постачальником. Також потрібно враховувати, що основний актив роздрібної мережі, крім запасів, – це полиця. З неї завжди потрібно намагатися отримати максимум маржі, а коли вона зайнята не ходовим товаром, то прибутковість метра квадратного полиці падає.
4. Личные договоренности между специалистом по закупкам и поставщиком – к сожалению, очень жизненная ситуация, которая иногда имеет место быть. Может быть инициирована как поставщиком, так и самим специалистом по закупкам. Суть состоит в следующем: специалист за определённое вознаграждение делает закупку товаров, от которых поставщик желает избавиться. Размеры партий варьируются, но учитывая, что таким образом реализуется невостребованный товар (востребованный продался бы и так), то любая такая закупка ложится на склады компании избыточным грузом.
5. Привезення постачальником понад замовлену кількість або взагалі не присутніх у замовленні позицій. Така ситуація трапляється рідше, проте заслуговує на згадку. Зазвичай трапляється з великими постачальниками національного та/або міжнародного рівня, яким вкрай складно диктувати умови взаємовідносин.
6. Виникнення надлишку у зв’язку з різким падінням попиту. Коли попит падає, то необхідно переглянути/перерахувати оптимальний рівень запасів. У такому разі можливі ситуації, що якийсь час поточні запаси будуть вищими за новий оптимальний рівень запасів. Це природне явище, проте його варто мінімізувати завдяки регулярному перегляду оптимального рівня запасів на відповідність поточному попиту щонайменше раз на сезон/квартал, а за можливості – частіше.

Наслідки ігнорування надлишкових запасів

Надлишки – це таке поняття, яке можна мінімізувати, але на 100% позбутися вкрай складно. Тому часто може бути прийнята позиція «надлишки будуть завжди, навіщо на їх аналіз витрачати час?» або «запас кишеню не тягне, не страшно, що запасів більше, ніж потрібно». Таке ставлення загрожує наступним:

1. Кожна одиниця товару, придбана понад оптимальну кількість, лежить «про запас», займаючи складський/поличковий простір. Поки такі запаси не продадуться, вони виступають у ролі «замороженого» капіталу – коштів, які не обертаються і не приносять прибутку.
2. Надлишкові запаси мають фактор ризику, пов’язаний з терміном придатності – фізичним (в основному для харчових продуктів) і моральним (для нехарчової продукції, техніки, тощо). У разі зміни тенденцій у попиті може вийти так, що поточні запаси певної продукції знеціняться, або навіть можуть перейти до категорії «неліквід», тобто на їхню купівлю було даремно витрачено кошти.
3. Наявність значних запасів певної товарної позиції обмежує можливість розширення асортиментного ряду/асортиментної матриці, тобто представлення ширшого спектра товарів для залучення більшої кількості покупців, і відповідно збільшення прибутку.

Приклади дій у ситуаціях наявності надлишків

Перше, що необхідно зробити – це провести аналіз поточних запасів. Є два найпервинніших напрямки – надлишки в кількісному еквіваленті та надлишки в грошовому еквіваленті. Часто обирають один і зосереджуються виключно на цьому обраному напрямі, на шкоду другому. Ми ж рекомендуємо проводити аналіз за обома напрямками та інтегрувати результати, щоб виявити найчисленніші надлишкові запаси з найвищою ціною. Це, звісно, займе більше часу і зусиль, однак такі витрати виправдані. На практиці є маса прикладів, коли усунення надлишків за дорогими, але не численними позиціями не покращувало ситуацію із зайнятістю складів/полиць. І навпаки – коли усунення значних надлишків дешевих позицій не приносило бажаного грошового ефекту. Важливо усвідомлювати, що від якості аналізу залежить ефективність подальших дій з мінімізації надлишкових запасів.

Подальше групування варто проводити за таким принципом:

• Надлишки, у яких явно простежується тенденція на зниження, іншими словами, є більш-менш регулярні продажі.
• Надлишки, у яких дуже слабка або взагалі відсутня тенденція на зниження.

Якщо є відповідний інструментарій, то в такому поділі дуже допоможе звіт про відсутність рухів (продажів) за товарними групами/підгрупами/позиціями за обраний період часу. Відповідно, більш пріоритетними для позбавлення є ті, які лежатимуть без рухів довше.

Для першої групи головне – виявити причину виникнення надлишкових запасів товарних позицій і нейтралізувати її. Коли проблему знайдено і вирішено, то з урахуванням наявності продажів можна або просто почекати вирівнювання рівня запасів до оптимального, або зробити додаткову маркетингову активність (реклама, акції) для прискорення процесу продажу надлишкових запасів.

Для другої групи причина виникнення надлишків вторинна, і основною проблемою є необхідність позбутися запасів товарних позицій, що слабо продаються/неліквідних.

Яким чином це можна зробити:

1. Оформити повернення товарів постачальнику. Для цього за необхідності можуть укладатися додаткові угоди, якщо до цього такого моменту у взаємовідносинах з постачальником не було передбачено.
2. Харчові товари та певні категорії нехарчових товарів можуть бути використані у внутрішніх потребах підприємства – внутрішнє виробництво, господарські потреби тощо.
3. Провести аналіз продажів окремих товарних позицій у розрізі торгових точок. Можливі ситуації, коли десь продажів немає і є надлишки, а десь є продажі і навіть нестача товару у зв’язку з географічними, соціальними або іншими факторами. Тоді з точок, де продажів немає, потрібно перемістити запаси на точки, де продажі є. Такий аналіз складно провести вручну, без спеціалізованих звітів, однак він дає змогу реалізувати надлишки й отримати з них прибуток.

Переміщення запасів для перерозподілу/повернення також можна організувати кількома способами. За наявності розподільчого центру (РЦ), всі запаси з торгових точок з надлишками звозять на нього, для подальшого перерозподілу/повернення постачальнику. За відсутності РЦ або недоцільності переміщення на нього товарів у зв’язку з географічними, логістичними або іншими факторами, використовують торговельну точку з відповідними складськими можливостями як «тимчасовий РЦ» або «тимчасовий внутрішній склад». Найостаннішим варіантом є пряме переміщення товарних запасів із торговельної точки на торговельну точку, однак це буває доцільним лише за умови близького розташування – у межах одного міста/району/області – торговельних точок, та за умови врахування ціни товару (і яку маржу товар приносить). Тобто потрібно стежити, щоб витрати на переміщення не перевищили прибуток, який можна отримати від продажу такого товару.

Після усунення надлишкових запасів другої групи потрібно обов’язково виключити такі товари з асортиментного ряду/асортиментної матриці (або будь-якого іншого документа, який відповідає за асортимент). Якщо такого документа немає, його потрібно створити, і уважно вести – регулярно аналізувати, переглядати та оновлювати. Це дасть змогу уникнути помилкового замовлення неліквідних позицій, і тримати асортимент в актуальному стані.

Висновок

Робота з надлишками ведеться впродовж усього часу роботи компанії, як кожним із менеджерів за певною групою, так і керівником відділу закупівель (або аналогічним фахівцем), і навіть вищим керівництвом компанії. Якщо в поточному сезоні/кварталі цей показник мінімізовано, це не означає, що немає ризику виникнення проблем у наступному. Чи будуть Вами прийняті рекомендації з цієї статті, чи Ви вважатимете за краще діяти по-своєму – у будь-якому разі на рівні компанії має бути прийнята методика роботи з надлишковими запасами, яка буде регулярно і систематично застосовуватися для управління цим явищем.