Проведення інвентаризації на складі: повне керівництво

Інвентаризація складу та облік залишків на складі відображають «здоров’я» компанії в цілому. Склад призначений для зберігання товарів і виконання складських операцій, і, в разі неефективної організації процесів, компанія зазнає значних збитків. У нашому проектному досвіді зустрічалися компанії, в яких рівень збитків через неефективність складських процесів становив 15-20%. Погодьтеся, це хороший приріст до прибутку компанії, якщо вибудувати процеси управління складом грамотно.

Інвентаризація на складі — це процес перевірки та обліку всіх товарів і матеріалів, що знаходяться на складі, з метою підтвердження їх наявності, стану та відповідності обліковим даним. Ця процедура є невід’ємною частиною системи управління складом і відіграє ключову роль у підтримці точності фінансових і товарних звітів підприємства.

Навіщо потрібна інвентаризація складу?

Інвентаризація необхідна з кількох причин:

Контроль за залишками

Допомагає точно визначити, скільки товарів або матеріалів насправді знаходиться на складі.

Запобігання втратам

Виявляються невідповідності, наприклад, недостачі або надлишки, які можуть виникати через помилки, розкрадання або пошкодження.

Оптимізація логістики

Дозволяє правильно планувати закупівлі та постачання, а також уникнути дефіциту або надлишкових запасів.

Правильний облік

Забезпечує точність фінансових звітів і відповідає вимогам бухгалтерського та податкового обліку.

Підвищення ефективності роботи складу

Допомагає виявити слабкі місця в складській логістиці та організаційних процесах.

Види інвентаризації на складі

Обов`язкова інвентаризація

Проводиться у встановлені законодавством терміни або на вимогу контролюючих органів. Зазвичай вона проходить наприкінці звітного періоду (кварталу або року) і спрямована на підтвердження достовірності бухгалтерських даних. Її результати безпосередньо впливають на фінансову звітність компанії.

Ініціативна інвентаризація

Організовується за рішенням керівництва для внутрішніх цілей. Вона допомагає перевірити коректність організації складського обліку товарів, виявити помилки або нестачі, оцінити ефективність роботи складу та персоналу. Такий формат зручний для компаній, які хочуть тримати під контролем рух товарних запасів і запобігати можливим збиткам.

Суцільна та вибіркова інвентаризація

Суцільна охоплює всі товарні позиції і проводиться, коли необхідно отримати максимально повне і точне уявлення про стан складу. Вона займає більше часу і вимагає зупинки або часткового обмеження складських операцій.

Вибіркова охоплює окремі групи товарів або зони зберігання. Її використовують для оперативної перевірки товарів підвищеної цінності та для оцінки якості роботи персоналу. Такий підхід економить час і ресурси, але не дає повної картини по всьому складу.

Процедура інвентаризації товарів на складі

Інвентаризація матеріалів на складі — це комплексна процедура, що включає кілька ключових етапів:

1. Підготовка до інвентаризації

Перед початком інвентаризації необхідно ретельно підготуватися:

• Визначити дату інвентаризації. Як правило, інвентаризація товарів на складі проводиться в кінці звітного періоду (наприклад, в кінці кварталу або року), але може проводитися і в будь-який час, за необхідності.
• Призначити інвентаризаційну комісію. До комісії входять співробітники, які будуть проводити перевірку товарів. Важливо, щоб учасники комісії не мали прямого відношення до обліку товарів на складі, щоб уникнути конфлікту інтересів.
• Розробити план інвентаризації. Він повинен включати перелік товарів, очікувані результати, способи перевірки, терміни і розподіл обов’язків між членами комісії.
• Провести попередню підготовку складу. На складі повинен бути наведений порядок: всі товари повинні бути правильно розташовані, а документація підготовлена для звірки.

2. Проведення інвентаризації на складі

На цьому етапі відбувається безпосередня перевірка залишків на складі:

• Підрахунок товарів. Члени інвентаризаційної комісії повинні вручну перерахувати всі товари на складі і зафіксувати їх кількість в інвентаризаційних документах. Цей процес може бути прискорений за допомогою використання штрих-кодів або RFID-міток.
• Звірка з обліковими даними. Після підрахунку товарів необхідно звірити дані з бухгалтерським обліком. Порівнюються фактичні залишки з цифрами, зазначеними в документації.
• Огляд стану товарів. Крім кількісного обліку, також важливо оцінити якість товарів, виявити пошкодження або псування, якщо такі є.
• Використання спеціальних інструментів. Залежно від масштабів інвентаризації, можна використовувати різні технології для спрощення процесу, наприклад, сканери штрих-кодів, мобільні додатки для інвентаризації, автоматизовані WMS системи управління складом.

3. Оформлення результатів інвентаризації

Після завершення інвентаризації необхідно скласти акт інвентаризації, в якому фіксуються всі виявлені дані:

• Фактична наявність кількості товарів. В акті вказується, скільки одиниць кожного товару було фактично знайдено на складі.
• Різниця між фактичними та обліковими даними. Якщо виявлено нестачі або надлишки, ці розбіжності повинні бути зафіксовані.
• Причини розбіжностей. Наприклад, помилки в обліку, розкрадання, пошкодження, списання тощо.
• Рекомендації щодо поліпшення процесів. У деяких випадках комісія може запропонувати рекомендації щодо поліпшення контролю за товарними запасами.

4. Аналіз і коригування даних

Після складання акта інвентаризації бухгалтерія або фахівці з обліку повинні проаналізувати розбіжності і внести необхідні виправлення в облікову документацію. Це може включати:

• Коригування товарних залишків. В обліковій системі коригуються дані про кількість товарів, а також відображаються фінансові результати.
• Оформлення документів для списання. У разі виявлених нестач або пошкоджень може знадобитися списання товарів з обліку, що оформляється окремими документами (акти на списання тощо).
• Аналіз причин розбіжностей. Якщо виявлено значні розбіжності, необхідно провести додаткове розслідування для з’ясування причин (помилки в обліку, розкрадання, неправильне пакування тощо).

5. Висновок інвентаризації

Після завершення інвентаризації складається остаточний звіт, який підписується всіма членами інвентаризаційної комісії і затверджується керівництвом. Цей звіт є основою для подальших фінансових і операційних рішень.

Як проводити інвентаризацію товарів на складі: вручну чи автоматизовано?

Ручна інвентаризація складу – це довгий і виснажливий процес, що вимагає зупинки складу. Також чималу роль відіграє людський фактор – найменша неуважність і результати опиняються під сумнівом.

Автоматизована інвентаризація товарів на складі – відбувається за допомогою терміналу збору даних (ТЗД), швидко і безпомилково, при цьому не вимагає зупинки роботи складу. Програма для інвентаризації складу на 99,9% знижує спотворення даних і можливість їх підробити.

Таблиця порівняння ручної та автоматизованої інвентаризації складу

	Інвентаризація складу «вручну»	Автоматизований облік залишків на складі
Для яких складів підходить	Можлива на складах з невеликою кількістю товарів	Середні та великі склади з адресною системою зберігання
Вплив на складські процеси	Високе — задіяно багато співробітників, переміщення товарів на час перевірки «паралізується»	Відсутній: облік і звірка відбуваються без простоїв
Як впливає людський фактор	Високий вплив як ненавмисний (втома, неуважність), так і навмисний (помилки в підрахунках, «підгонка» під облікові дані)	Мінімальне: персонал складу не впливає на підрахунок і зведення даних
Складнощі	Інвентаризація товарів може зайняти більше часу, ніж планувалося. Якщо матеріально відповідальна особа звільняється – втрачаються дані	Якщо переміщення товарів не фіксувалися, то можливе виникнення нестач або фактів невідповідності даних
Порядок проведення інвентаризації на складі	1. Підготовчий: необхідний порядок на складі, вільний доступ до товарів. 2. Документальний: всі дії повинні оформлятися. 3. Зупинка всіх процесів складу. 4. Кадровий: персонал складу відривається від виконання своїх безпосередніх обов’язків. 5. Дані перевірки звіряються з базою даних обліку товарів на складі в обліковій системі	1. Створюється база даних складу номенклатури та її кількості. 2. Дані збираються та підраховуються за допомогою ТЗД. 3. З ТЗД дані автоматично завантажуються в облікову систему. 4. Результати аналізуються автоматично

Методи обліку залишків на складі

Коректний облік залишків на складі — це ключ до успішної роботи складу і підприємства в цілому. Для цього використовуються різні методи обліку:

Перманентний метод

Перманентний метод обліку передбачає, що всі зміни в залишках (надходження та витрати товарів) фіксуються в режимі реального часу за допомогою WMS. Це дозволяє завжди мати актуальну інформацію про наявність товарів.

Метод періодичного обліку

Метод періодичного обліку передбачає, що дані про товарні залишки оновлюються не постійно, а на певну дату, наприклад, в кінці робочого дня або після інвентаризації. Цей метод використовується рідше і найчастіше для невеликих компаній.

Переваги інвентаризації на складі за допомогою системи ABM WMS

Підіб’ємо підсумок. Інвентаризація складу — це не тільки обов’язкова процедура для відповідності бухгалтерським стандартам, але й важливий інструмент для ефективного управління товарними запасами. Правильна організація та проведення інвентаризації допомагає знизити ризики помилок, втрат і оптимізувати складську логістику, що в кінцевому підсумку веде до поліпшення фінансових результатів підприємства.

Сучасні технології, такі як автоматизовані системи управління складом (WMS), дозволяють значно спростити процес інвентаризації та обліку залишків і знизити ризик помилок (купити WMS систему). Такі системи автоматично відстежують рух товарів, проводять підрахунки залишків і формують звіти, що робить процес обліку більш швидким і точним.

Як приклад, основні ефекти впровадження WMS системи на складі компанії «МОБІЖЖУК» — інвентаризація складу без зупинки складських операцій, обробка результатів перевірки в автоматичному режимі. Детальніше про те, як підвищилася ефективність складу на 30%, читайте в розділі новини на сайті ABM Cloud.