Інвентаризація складу. Облік залишків на складі

Інвентаризація складу та обліку залишків на складі відображають «здоров’я» компанії загалом. Склад призначений для зберігання товарів і виконання складських операцій, і, в разі неефективної організації процесів, компанія зазнає значних збитків. У нашому проєктному досвіді зустрічалися компанії, в яких рівень збитків через неефективність складських процесів становив 15-20%. Погодьтеся, це хороша надбавка до прибутку компанії, якщо вибудувати процеси управління складом грамотно.

Інвентаризація складу – це процес перевірки та обліку всіх товарів і матеріалів, що знаходяться на складі, з метою підтвердження їхньої наявності, стану та відповідності обліковим даним. Ця процедура є невід’ємною частиною системи управління складом і відіграє ключову роль у підтримці точності фінансових і товарних звітів підприємства.

Навіщо потрібна інвентаризація складу?

Інвентаризація необхідна з кількох причин:

1. Контроль за залишками: Допомагає точно визначити, скільки товарів або матеріалів насправді знаходиться на складі.
2. Запобігання втратам: Виявляються невідповідності, наприклад, недостачі або надлишки, які можуть виникати через помилки, розкрадання або пошкодження.
3. Оптимізація логістики: Дозволяє правильно планувати закупівлі та постачання, а також уникнути дефіциту або надлишкових запасів.
4. Правильний облік: Забезпечує точність фінансових звітів і відповідає вимогам бухгалтерського та податкового обліку.
5. Підвищення ефективності роботи складу: Допомагає виявити слабкі місця в складській логістиці та організаційних процесах.

Процедура інвентаризації товарів на складі

Інвентаризація товарів на складі – це комплексна процедура, що включає кілька ключових етапів:

1. Підготовка до інвентаризації

Перед початком інвентаризації необхідно ретельно підготуватися:

• Визначити дату інвентаризації. Зазвичай інвентаризацію проводять наприкінці звітного періоду (наприклад, наприкінці кварталу або року), але може проводитися і в будь-який час, за необхідності.
• Призначити інвентаризаційну комісію. До комісії входять співробітники, які проводитимуть перевірку товарів. Важливо, щоб учасники комісії не мали прямого відношення до обліку товарів на складі, щоб уникнути конфлікту інтересів.
• Розробити план інвентаризації. Він має включати перелік товарів, очікувані результати, способи перевірки, строки та розподіл обов’язків між членами комісії.
• Провести попередню підготовку складу. На складі має бути наведено лад: усі товари мають бути правильно розташовані, а документація підготовлена для звірки.

2. Проведення інвентаризації

На цьому етапі відбувається безпосередня перевірка залишків на складі:

• Підрахунок товарів. Члени інвентаризаційної комісії повинні вручну підрахувати всі товари на складі та зафіксувати їхню кількість. Цей процес може бути прискорений за допомогою використання штрих-кодів або RFID-міток.
• Звірка з обліковими даними. Після підрахунку товарів необхідно звірити дані з бухгалтерським обліком. Порівнюються фактичні залишки з цифрами, зазначеними в документації.
• Огляд стану товарів. Крім кількісного обліку, також важливо оцінити якість товарів, виявити пошкодження або псування, якщо такі є.
• Використання спеціальних інструментів. Залежно від масштабів інвентаризації, можна використовувати різні технології для спрощення процесу, наприклад, сканери штрих-кодів, мобільні додатки для інвентаризації, автоматизовані системи управління складом (WMS).

3 Оформлення результатів інвентаризації

Після завершення інвентаризації необхідно скласти акт інвентаризації, в якому фіксуються всі виявлені дані:

• Фактична кількість товарів. В акті вказується, скільки одиниць кожного товару було фактично знайдено на складі.
• Різниця між фактичними та обліковими даними. Якщо виявлено нестачі або надлишки, ці розбіжності мають бути зафіксовані.
• Причини розбіжностей. Наприклад, помилки в обліку, розкрадання, пошкодження, списання тощо.
• Рекомендації щодо поліпшення процесів. У деяких випадках комісія може запропонувати рекомендації щодо поліпшення контролю за товарними запасами.

4. Аналіз і коригування даних

Після складання акта інвентаризації бухгалтерія або фахівці з обліку повинні проаналізувати розбіжності та внести необхідні виправлення в облікову документацію. Це може включати:

• Коригування товарних залишків. В обліковій системі коригуються дані про кількість товарів, а також відображаються фінансові результати.
• Оформлення документів для списання. У разі виявлених нестач або пошкоджень може знадобитися списання товарів з обліку, що оформляється окремими документами (акти на списання тощо).
• Аналіз причин розбіжностей. Якщо виявлено значні розбіжності, необхідно провести додаткове розслідування для з’ясування причин (помилки в обліку, розкрадання, неправильне пакування тощо).

5. Висновок інвентаризації

Після завершення інвентаризації складається остаточний звіт, який підписується всіма членами інвентаризаційної комісії та затверджується керівництвом. Цей звіт є основою для подальших фінансових та операційних рішень.

Як проводити інвентаризацію товарів на складі: вручну чи автоматизовано?

Ручна інвентаризація складу – це довгий і виснажливий процес, що вимагає зупинки складу. Також чималу роль відіграє людський фактор – найменша неуважність і результати опиняються під сумнівом.

Автоматизована інвентаризація товарів на складі – відбувається за допомогою термінала збору даних (ТЗД), швидко і безпомилково, при цьому не вимагає зупинки роботи складу. Програма для інвентаризації складу на 99,9% знижує спотворення даних і можливість їх підробити.

Таблиця порівняння ручної інвентаризації складу та автоматизованого обліку залишків на складі:

Облік залишків на складі

Коректний облік залишків на складі – це ключ до успішної роботи складу і підприємства загалом. Для цього використовуються різні методи обліку:

• Перманентний метод обліку передбачає, що всі зміни в залишках (надходження і витрати товарів) фіксуються в режимі реального часу за допомогою WMS. Це дає змогу завжди мати актуальну інформацію про наявність товарів.
• Метод періодичного обліку передбачає, що дані про товарні залишки оновлюються не постійно, а на певну дату, наприклад, наприкінці робочого дня або після інвентаризації. Цей метод використовується рідше і найчастіше для невеликих компаній.

Підіб’ємо підсумок. Інвентаризація складу – це не тільки обов’язкова процедура для відповідності бухгалтерським стандартам, а й важливий інструмент для ефективного управління товарними запасами. Правильна організація і проведення інвентаризації допомагає знизити ризики помилок, втрат і оптимізувати складську логістику, що в кінцевому підсумку веде до поліпшення фінансових результатів підприємства.

Сучасні технології, такі як автоматизовані системи управління складом (WMS), дають змогу значно спростити процес інвентаризації та обліку залишків і знизити ризик помилок. Такі системи автоматично відстежують рух товарів, проводять підрахунки залишків і формують звіти, що робить процес обліку більш швидким і точним.

Як приклад, основні ефекти впровадження WMS на складі компанії «МОБІЖЖУК» – інвентаризація складу без зупинки складських операцій, обробка результатів перевірки в автоматичному режимі. Детальніше про те як підвищилася ефективність складу на 30% читайте в розділі новини на сайті ABM Cloud.