Передумови
Потреба модернізувати загальнохолдингову структура управлінського обліку
Необхідна оптимізація отримання консолідованих бюджетів
Неавтоматизовані процеси узгодження платежів
Необхідність централізації казначейства для оперативного управління ГК
Важко контролювати бюджети, коли бюджет в Excel, а факт – в обліковій системі
Відсутність план-фактного аналізу та аналізу «like to like»
Хід проєкту
Проєкт вимагав побудови нової архітектури. Яка б забезпечувала безперебійний обмін даними загальнохолдингової управлінської бази з базами підрозділів. Це дало б змогу оперативно надавати керівництву фактичні дані (пакет звітності).
Наступним завданням стояла Централізація казначейства, яка охоплювала б регламентацію процесу узгодження платежів у групі компаній, перенесення функції оплати з підрозділів на центральний офіс, автоматизацію всіх ланцюжків узгоджень, формування на цій основі реєстрів платежів, звітів тощо.
Також, на базі програмного продукту ABM Finance передбачалося розробити нову систему бюджетів, оптимізувавши її з погляду логіки й достатності бюджетних форм.
Управлінський облік
1. Додали аналітику «Бізнес одиниця контрагента». Це дозволяє аналізувати дебіторську-кредиторську заборгованість не тільки в розрізі юридичних осіб, а й у розрізі бізнес-одиниць.
2. Включили на рахунки доходів-витрат аналітику Магазини та філії з різними додатковими параметрами.
3. Скоротили перелік ЦФВ до 16 основних функцій.
4. Додали нову аналітику Групи необоротних активів, щоб контролювати виконання бюджету не тільки за оплатою, а й за капіталізацією.
5. Розробили правила обміну між базами та вимоги щодо доопрацювання облікових систем.
В результаті отримали інструмент для щоденного отримання даних щодо руху ГК і побудови Звіту про рух ГК.
Централізація казначейства
Блок охоплював наступні кроки.
1. Уніфікація процесу узгодження платежів для всіх Підрозділів. Розроблення єдиних правил для перевірки платежів.
2. Створення процедур для автоматичного контролю бюджету, для узгодження перевищень бюджету з керівною компанією.
3. Налаштування реєстрів платежів і звіту Платіжний календар для оперативного планування виплат і надходжень.
4. Автоматизація створення платіжних документів на підставі заявок на платіж.
5. Налаштування механізмів обміну казначейської бази з клієнт-банками з метою оперативного отримання факту руху грошових коштів.
6. Розроблення регламенту узгодження платежів.
7. Налаштування механізму для управління кредитами.
Бюджетне планування
Регламентували єдину методологію бюджетного управління для всіх Підрозділів. Розробили схему складання бюджетів та форми для внесення планової інформації по підрозділах. Форми були простими, але достатніми для отримання консолідованих бюджетів у необхідних аналітичних розрізах. Також створили форми для бюджетів інвестицій, зарплат, адміністративних витрат, банківських послуг, податків та фінансових витрат. Для планування та аналізу додали два нових рахунки: один для обліку руху товарів за собівартістю, інший – для обліку продажів за вартістю реалізації.
Також налаштували документ, який враховує сезонність та планує надходження від продажів потижнево.
Результати впровадження ABM Finance
-
Єдина методологія бюджетного планування, уніфікований набір форм і статей бюджетів
-
Налаштовано автоматичний контроль виконання бюджетів
-
Усі платежі прозорі, проходять виключно в єдиній системі, що дає змогу ефективно управляти грошовими потоками холдингу
-
Системне управління реєстром і платіжним календарем забезпечує ліквідність холдингу
-
За затвердженими заявками автоматично формуються платіжні документи для вивантаження в Клієнт-банк
-
Можливо провести план-фактний аналіз у єдиній системі
-
Налаштовано оперативне отримання консолідованої звітності з необхідними аналітиками
