Аудит складу: цілі, аналіз ефективності роботи складу
Організувати відточену і налагоджену роботу складу як власникам
бізнесу, так і керівникам логістики, досить непросто. Усе
осягається шляхом проб і помилок. І коли приходить усвідомлення, що склад
працює неефективно, ба більше, ця неефективність тягне за собою
збитки, назріває рішення про комплексну перевірку. Такою перевіркою і
є аудит складу. Аудит складу являє собою сукупність
процесів і дій, спрямованих на отримання повної та неупередженої
картини поточного стану складу, виявлення проблемних місць і шляхів
оптимізації логістичної складової цієї компанії. Іншими словами, результати перевірки мають дати зрозуміти: «що не так у роботі складу» і «як це виправити». Особливо актуальним та інформативним є аналіз управління складом за «ручної» моделі організації роботи складських процесів, адже людський фактор ніхто не відміняв.
Що ж дає нам вивчення результатів аудиту конкретного складу?
- Наскільки ефективно використовуються потужності складських приміщень (чи правильно підібрано площу складу, чи раціонально розміщено товари на стелажах, чи забезпечено швидкий і вільний доступ до товару тощо).
- Наскільки ефективно задіяна техніка, обладнання, програмне забезпечення.
- Наскільки продуктивно взаємодіють співробітники складу між собою та іншими відділами і як це впливає загалом на роботу складу.
- Наскільки конкурентоспроможний цей логістичний продукт.
- Наскільки результативним є управління всіма складськими процесами.
Отже, перевірку вже здійснено. Аудит складу та детальний аналіз його результатів дає змогу зрозуміти:
- як підвищити ефективність управління товарними запасами;
- як найдоцільніше використовувати бюджет, виділений на утримання складу;
- як правильно організувати експлуатацію складської площі, складської техніки;
- як налагодити ефективну комунікацію між співробітниками складу та іншими підрозділами і, можливо, підвищити рівень мотивованості саме складського персоналу (наприклад, навчання з метою підвищення кваліфікації).
- Практичний приклад організації діяльності складського господарства, що потребує оптимізації та аудиту.
Як було у клієнта до запуску проєкту
Склад компанії-дистриб’ютора становить близько 3000 квадратних метрів, 10 метрів – висота до нижнього краю балки, стелажі – в 4 яруси, доки; є зони відвантаження/приймання/готових замовлень/сховища/браку.
Опис проблематики
О 9:00 перед доками спостерігається скупчення автомобілів для завантаження і
великовантажних фур приходу. Автомобілі вантажать вручну. Фури приходу
чекають, коли закінчиться завантаження розходу. Під час відвантаження витрат
інші операції складу не виконуються. У зоні зберігання і комплектації
(включно з проходами) багато безладно розкиданих товарів, що припадають пилом.
Переміщення товару можливе не вище 3 ярусу через особливості техніки.
Відповідно, 4-й ярус порожній на 90%, 3-й ярус заповнений на 50%, 2-й ярус переповнений. Маркування товару проводиться або без зазначення дати поставки, номера партії та коду товару, або не маркується взагалі. В інвентаризації товари 3-4 ярусів участі не беруть. Немає принципу розміщення товарів під час приймання (FIFO, наприклад). 1/3 всього обсягу товарів дійсно обертаються, 2/3 – займають місце на складі як «мертвий вантаж». Брак розташовується разом з усіма іншими товарами, списання відбувається 1 раз на тиждень. Персонал складу працює по 3 місяці – від інвентаризації до інвентаризації. У головному офісі працюють високооплачувані фахівці з управління товарними запасами, але вони ніколи не були на складі і не розуміють алгоритму складських процесів, аудитом і аналізом ніхто не займається.
Існує система бонусів від дистриб’ютора за неузгоджені в плані парафії партій товарів, розміри яких перевищують норми парафій. У результаті сповільнені або зовсім зупинені складські процеси. Склад переповнений «замороженими» товарами, що погано обертаються. Товари розміщені в проходах. Витрати складу перевищують доходи від бонусів.
Що робити? Потрібен аудит і оптимізація складу
Шляхів оптимізації складу існує безліч, ми ж наведемо найдієвіші з них.
Насамперед потрібен аналіз розташування складу. Місце розташування
складських приміщень має бути оптимальним за кількома критеріями:
- щоб максимально швидко можна було доставити товар замовнику;
- щоб витрати на оренду складу не збільшували в рази розтрати компанії, для цього краще підшукувати відразу кілька варіантів приміщень.
Системи складування та методи управління вантажами
Склад – це ключове місце, де базується все найцінніше нерухоме майно компанії – товар. І тут насамперед важливий вибір одиниці вантажу, в якій цей товар і буде зберігатися на складі (ящик або мішок, палета або цистерна, короб або контейнер). Відповідно до цих характеристик підбирається і сам спосіб складування. Наприклад, палети можна укладати один на одного, ящики – на полиці. У процесі розстановки важливо максимально ефективно використовувати вільне місце, при цьому забезпечуючи доступ персоналу до всього товару. А для легшої орієнтації на складі товари прийнято зберігати відповідно до певного найменування, партії, сорту тощо.
Доцільне планування
Щоб не виникало проблем зі зберіганням вантажів (особливо тих, що швидко псуються) і щоб не був утруднений доступ персоналу та спецтехніки до цього вантажу, необхідно ще на етапі аналізу та планування розробити детальну схему. Також важливо розташувати товари в певному порядку: ті, що оновлюються швидко, – у близьку до розвантаження частину складу, ті, що переміщуються рідко, – далі (за АВС-частотою обігу).
Обладнання сховища
Ефективний склад, звісно ж, має бути забезпечений спеціальним оснащенням і технікою. Не обійтися тут і без хорошої системи вентиляції, продуманої пожежної безпеки, сигналізації, адже від цього безпосередньо залежить якість товару.
Організація системи потоку інформації
Важливим аспектом складських процесів є і ведення документації, електронної, зокрема, що дає змогу відстежувати надходження товару на склад, його місцезнаходження. Особливо актуально це для вантажів, чий термін придатності закінчується швидко.
Контроль діяльності та управління запасами
Роботу логістичного відділу важливо контролювати за такими показниками:
- частота подачі заявок і терміни їх виконання;
- обсяги вантажів, що надходять на склад, і їх же обсяги, що надходять до замовника;
- середній рівень запасів на складі.
Якщо ланцюжок «склад-замовник» не переривається, обидві сторони загалом не мають претензій одна до одної, можна стверджувати, що робота менеджменту складу на висоті.
Звісно ж, класичні методи аналізу складських запасів ABC і XYZ хороші, ними можна скористатися самостійно, проте вони не покажуть цілісну картину стану справ на складі. Для цих цілей більше підійде оптимізація складу, аналіз складської діяльності підприємства, аудит складського господарства, персоналу, закупівель, доставки.
Зрозуміло, автоматизація складу не гарантує ідеального стану справ і надприбутків, проте автоматизований склад, на якому працюють компетентні співробітники, в рази підвищує шанси на успішне ведення бізнесу. Не менш важливо постійно проводити аналіз і контроль реальних даних складу. А зробити це за допомогою WMS систем управління сховищем набагато простіше, ніж «вручну».
Дізнайтеся, як працює система ABM WMS, її основні функції та звіти. Експерти ABM Cloud проведуть аналіз ефективності роботи складу, оптимізацію складу, а також підготують повний проєкт складу.
