Стратегии управления запасами

Что такое стратегии управления запасами?

Стратегии управления запасами — это система методов и практик, направленных на обеспечение оптимального уровня товарных остатков в цепочке поставок. Главная цель — удовлетворить клиентский спрос в нужное время и в нужном объёме, избегая избыточных запасов и связанных с ними затрат. 

Управление запасами играет ключевую роль в бесперебойной работе бизнеса, особенно в торговле и розничной сфере. Оно помогает достигать стратегических целей компании, снижать операционные риски и контролировать эффективность логистических процессов. 

Эффективные стратегии включают не только процессы надзора и контроля, но и современные подходы к прогнозированию спроса, повышению точности данных и адаптации к сезонным периодам. Благодаря этому достигается баланс между оборачиваемостью и доступностью товара. 

Применение стратегий управления запасами

Использование стратегии управления запасами — это практичный способ повысить оперативность и производительность бизнеса. Правильно выстроенные процессы закупки, пополнения и хранения позволяют избежать дефицита и избыточных запасов. 

Такие подходы применяются в организациях и на предприятиях любого масштаба — от локальных до федеральных сетей. Подробнее об особенностях управления товарными запасами в розничной торговле читайте в отдельной статье. 

Чтобы стратегия работала, её нужно адаптировать под реальные условия: сезонность, оборачиваемость, динамику спроса и специфику ассортимента. 

Типы стратегий управления запасами

Существуют разные виды стратегий управления запасами, и выбор подходящей зависит от специфики бизнеса, ассортимента, логистики и уровня автоматизации. 

Некоторые стратегии подходят для стабильного спроса и широкого ассортимента, другие — для ограниченного склада и сезонных товаров. Важно учитывать точку заказа, ритмичность поставок и роль товара в цепочке поставок. 

 Рассмотрим наиболее популярные подходы и их особенности — от классического FIFO до современных автоматизированных моделей. 

Сравнение популярных стратегий управления запасами:

Точно в срок (JIT)

Стратегия Just-in-Time (JIT) или «точно в срок» направлена на пополнение запасов только тогда, когда товар действительно нужен. Это позволяет сократить издержки на хранение и избежать избыточных остатков. 

Такой подход требует высокой точности прогнозирования спроса и надежной коммуникации с поставщиками. В идеале система должна отслеживать потребности в реальном времени и моментально реагировать на изменения. 

Основное преимущество — минимальные складские расходы. Но есть и риски: при сбое в поставках возможны перебои в продажах. Поэтому стратегия JIT требует высокого уровня надзора и стабильной логистической инфраструктуры. 

АВС-анализ

ABC-анализ — это метод классификации запасов по степени их важности для бизнеса. Все товары делятся на три группы: 

• А — товары с наибольшим вкладом в выручку (примерно 20% ассортимента дают 80% дохода); 
• B — средняя категория; 
• C — наименее значимые товары. 

Такой подход помогает сосредоточить усилия на ключевых SKU, обеспечить их наличие и точность прогнозирования. 

ABC-анализ особенно эффективен в работе с большим ассортиментом и активной динамикой периодов спроса. Он позволяет управлять ресурсами более осознанно, исходя из потребностей клиентов и бизнес-целей. 

Первый пришел, первый ушел (FIFO)

Метод FIFO (First In, First Out) предполагает, что товары, поступившие на склад первыми, должны быть проданы или использованы в первую очередь. Это особенно важно при хранении скоропортящейся продукции, где критична дата изготовления. 

FIFO помогает минимизировать списания и потери, сохранить свежесть и актуальность ассортимента, а также повысить точность учёта. 

Такая стратегия широко применяется в пищевой промышленности, аптечном бизнесе и других отраслях с сезонными или ограниченными по сроку хранения товарами. 

Последний пришел, первый ушел (LIFO)

LIFO (Last In, First Out) — стратегия, при которой сначала расходуются или продаются товары, поступившие на склад последними. Такая модель может использоваться в условиях высокой инфляции или колебаний цен, когда важно минимизировать влияние роста себестоимости. 

Однако в ритейле использование LIFO связано с рисками: на складе могут скапливаться избыточные устаревшие товары, особенно если они теряют актуальность или имеют ограниченный срок хранения. 

Внедрение LIFO требует повышенного внимания к аналитике и строгого контроля, чтобы не снижалась производительность склада и не ухудшалось качество обслуживания клиентов. 

Точка повторного заказа (ROP)

Точка повторного заказа (ROP) — это уровень запаса, при достижении которого автоматически формируется новый заказ. Такая стратегия позволяет поддерживать бесперебойную работу магазина или склада без дефицитов. 

Метод ROP особенно эффективен в автоматизированных системах, где важен постоянный мониторинг остатков в реальном времени. Это помогает заранее реагировать на изменения спроса и минимизировать задержки в цепочке поставок. 

Точка заказа рассчитывается с учётом среднего потребления товара и времени поставки. При правильной настройке она обеспечивает высокую доступность товара при минимальных складских издержках. 

Стратегия Just-in-Case (JIC)

Стратегия Just-in-Case (JIC) основана на принципе создания страхового запаса товаров. Компания заранее закупает больше, чем нужно в текущий момент, чтобы быть готовой к возможным сбоям в цепочке поставок, неожиданным всплескам спроса или сезонным периодам. 

Такой подход особенно актуален в условиях нестабильного рынка, высоких логистических рисков или длительного срока поставки. Он помогает избежать дефицита, но может привести к накоплению избыточных остатков и повышенным затратам на хранение. 

Внедрение JIC требует хорошей аналитики, чёткого учёта оборачиваемости и возможности своевременно корректировать объёмы закупок в зависимости от ситуации на рынке. 

Технологии, которые используются для стратегий управления запасами

Эффективное управление запасами сегодня невозможно без современных технологий. Они обеспечивают точность данных, автоматизацию рутинных процессов и мониторинг остатков в реальном времени. 

Среди наиболее популярных решений: 

• RFID-метки и штрихкоды, которые позволяют точно отслеживать движение товара на всех этапах цепочки поставок. 
• Облачное программное обеспечение, объединяющее данные со всех точек продаж и складов в единую систему. 
• Инструменты прогнозирования, которые учитывают сезонность, спрос, историю продаж и помогают точнее планировать пополнение запасов. 

Благодаря таким технологиям снижается риск ошибок, ускоряются процессы и повышается адаптивность бизнеса к изменениям на рынке. 

Как проверить стратегию управления запасами на корректность

Даже самая продуманная стратегия управления запасами требует регулярной оценки. Если в организации начинают возникать сбои, а проблемы с остатками накапливаются — это сигнал к пересмотру подхода. 

Ниже мы перечислили ключевые признаки того, что стратегия работает неэффективно. Их игнорирование может привести к серьезным последствиям: от финансовых потерь до нарушения рабочих процессов. 

Такой аудит лучше проводить по этапам, начиная с анализа данных и заканчивая изучением взаимодействия между отделами. Важно оценить уровень оперативности, точность планирования и степень надзора над процессами. 

Сложности с запуском новых проектов

Если стратегия управления запасами неэффективна, любые новые проекты начинают буксовать: запуск акций откладывается, ассортиментные изменения не внедряются вовремя, поставки задерживаются. Это снижает гибкость бизнеса и сдерживает рост. Проблема часто в том, что команда не успевает адаптировать текущие процессы или не видит полной картины из-за ручного управления. 

Задержки в реакции на внешние изменения

Мир быстро меняется — от сезонного роста спроса до перебоев в поставках. Компании, у которых стратегия запасов не адаптивна, реагируют слишком медленно. 

Без систем мониторинга в реальном времени и прогнозирования возникает задержка между проблемой и действием. В результате — упущенные продажи, неудовлетворённые клиенты и снижение конкурентоспособности. 

Конфликты внутри команды

Когда процессы не автоматизированы, каждый отдел работает по-своему: закупки, продажи, логистика — без общего взгляда на остатки. Это приводит к конфликтам между категориями, спору за бюджет и поиску виноватых. 

Без чётко распределённых зон ответственности и прозрачной стратегии трудно достигнуть согласованности в действиях. 

Оптимальная организационная структура управления запасами

Универсального шаблона для построения структуры управления запасами не существует. Всё зависит от масштабов бизнеса, количества торговых точек, особенностей логистики и специфики ассортимента. 

Однако в любой организации важно чётко определить зоны ответственности и наладить прозрачную систему контроля. Когда закупками, логистикой и ассортиментом управляют разные отделы — без чёткой структуры возникают сбои, дублирование задач и потери. 

Чтобы стратегия запасов работала, нужно выстроить взаимодействие между всеми участниками цепочки поставок: от аналитиков и закупщиков до логистов и категорийных менеджеров. 

Закупкой занимается отдел логистики

В небольших компаниях или молодых сетях часто закупкой занимается отдел логистики. Это упрощает управление на старте, но с ростом масштабов такой подход теряет эффективность. 

Логист стремится оптимизировать затраты на транспорт и приемку: заказывает крупные партии, реже доставляет — и это приводит к накоплению избыточных запасов и сложности в их хранении. 

Кроме того, логист не всегда имеет полную картину по ассортименту, спросу и оборачиваемости, что снижает точность заказов и усложняет контроль над остатками. 

Такая модель допустима на начальном этапе, но при расширении бизнеса её стоит трансформировать в более специализированную. 

Закупкой занимается коммерческий отдел

В некоторых компаниях закупками управляет коммерческий отдел, объединяя функции закупщика и категорийного менеджера. Это создаёт логичную связку с продажами, поскольку оба процесса напрямую влияют на выручку и удовлетворённость клиентов. 

Однако такая модель несёт риски: приоритет может смещаться в сторону выгодных условий от поставщиков, а не реальной потребности магазинов. Закупщик может заказывать крупные партии, чтобы получить скидку, но это снижает оборачиваемость и увеличивает остатки. 

Кроме того, в организации могут возникать конфликты между коммерсами и другими отделами — из-за разного понимания целей. Без эффективного планирования и прозрачных KPI такая структура начинает тормозить рост и снижать производительность процессов. 

Роль Supply Chain директора в цепи поставок

Директор по цепочке поставок (Supply Chain Director) — ключевая фигура в компаниях, которые стремятся выстроить профессиональную систему управления запасами. Он объединяет усилия логистики, закупок, коммерции и IT, беря на себя полную ответственность за контроль товарных потоков. 

Такой специалист работает на стыке стратегии и операционного управления: отстраивает процессы, выбирает технологии, отвечает за показатели доступности, издержек и точности заказов. 

Он обеспечивает прозрачность в цепочке поставок, организует мониторинг остатков и поставок в реальном времени и быстро реагирует на отклонения. 

Какие специалисты нужны для управления запасами 

Структура команды, отвечающей за управление товарными запасами, зависит от модели управления — в организации может использоваться как централизованный, так и децентрализованный подход. 

При децентрализации закупками управляют на уровне магазинов: 1–3 специалиста на точку. Это даёт гибкость, но снижает контроль и точность. Например, в сети из 20 магазинов будет минимум 20 закупщиков, каждый со своей логикой. 

При централизованной системе все решения принимаются в головном офисе, и в процесс вовлечены 1–8 человек в зависимости от масштаба сети. Это упрощает аналитику и даёт более высокий уровень оперативности и прозрачности. 

Также распределение обязанностей может происходить по разным этапам или критериям: 

• по категориям товаров — глубокая экспертиза в конкретной группе; 
• по регионам — знание локальных особенностей; 
• по функциям — аналитики, планировщики, закупщики промо, специалисты по автозаказу. 

KPI специалистов по управлению запасами

Один из ключевых факторов эффективного управления запасами — это корректно настроенные KPI для разных специалистов. Если метрики подобраны неправильно, это приводит к конфликтам, перекосам в закупках и потерям. 

Например, категорийный менеджер часто ориентируется на продажи, маржу и оборачиваемость. Он заинтересован в выгодных условиях от поставщика и высоком товарообороте, поэтому склонен заказывать большие партии. Это увеличивает запасы, но не всегда соответствует текущим потребностям сети. 

В свою очередь, специалист по закупкам может фокусироваться на доступности товара. Если KPI завязан только на доступности — это приведёт к избыточным запасам. А если только на оборачиваемости — к дефицитам и упущенным продажам. 

Оптимально — связывать показатели доступности, оборачиваемости и точности планирования в единую систему мотивации. Это позволяет выстроить контроль, избежать конфликтов и повысить производительность команды. 

При этом важно регулярно пересматривать KPI, особенно при смене стратегии, сезонности или изменении в цепочке поставок. 

Категорийный менеджер

Категорийный менеджер отвечает за формирование ассортимента и его коммерческую эффективность. Его KPI часто включают: 

• валовую маржу; 
• оборачиваемость; 
• выполнение плана продаж. 

Он тесно взаимодействует с поставщиками и ориентирован на долгосрочные условия сотрудничества. Однако при отсутствии чёткой увязки с целями по запасам его действия могут приводить к избыточным остаткам. Поэтому важно учитывать и показатели по точности планирования и доступности товаров.

Специалист по закупкам

Закупщик управляет объемами заказов и логистикой поставок. Его KPI обычно включают: 

• уровень доступности товара; 
• точность заказа; 
• оборачиваемость. 

Односторонняя мотивация может искажать поведение: если акцент только на оборачиваемости — возможны дефициты, если только на доступности — избытки. Оптимально строить KPI так, чтобы закупщик балансировал между минимизацией запасов и обеспечением товарного покрытия. 

Преимущества централизованного управления товарными запасами

Централизованная модель управления запасами позволяет сосредоточить все ключевые процессы в одном центре принятия решений. Такой подход лежит в основе оптимизации управления запасами и помогает бизнесу достигать устойчивых результатов. 

В такой системе проще выстроить сквозную аналитику, внедрить единую стратегию и настроить системный мониторинг остатков по всей сети. Это особенно важно в организации, где ассортимент обширный, а спрос нестабилен. 

Централизованное управление даёт возможность:

• более точно прогнозировать спрос и планировать закупки; 
• быстрее адаптироваться к изменениям рынка; 
• минимизировать дублирование и человеческий фактор; 
• унифицировать стандарты контроля и оценки эффективности. 

Такая модель требует более высокого уровня автоматизации, но и приносит больший эффект в долгосрочной перспективе. 

Роль программы ABM Inventory в разработке стратегии управления запасами

Разработка стратегии управления запасами невозможна без точных данных, гибкой аналитики и постоянного контроля. Именно поэтому всё больше компаний выбирают автоматизированные решения, такие как программа для управления запасами ABM Inventory — систему, которая помогает определить оптимальную стратегию управления запасами и реализовать её на практике. 

Система охватывает все ключевые направления: 

• Прогнозирование спроса с учетом сезонности, специфики ассортимента и влияющих факторов; 
• Автозаказ по каждому SKU с учётом остатков, графиков поставок и планов продаж; 
• Мониторинг показателей в реальном времени — как операционных (излишки, упущенные продажи), так и стратегических (оборачиваемость, доступность); 
• BI-анализ с более чем 40 готовыми отчётами для оценки эффективности; 
• Управление промо, категорией Fresh и автоматическая ротация ассортимента. 

Использование стратегии управления запасами с помощью ABM Inventory позволяет системно улучшать показатели: снижать издержки, ускорять реакцию на изменения и повышать эффективность всей цепочки поставок.