Что такое складской учет и какие его задачи

Складской учет — это основа эффективной работы любого предприятия, связанного с хранением и движением товаров. Он направленный на контроль и регистрацию движения товарно-материальных ценностей (ТМЦ) на предприятии. Его значение невозможно переоценить, ведь это комплекс задач, направленных на систематизацию складских процессов. От правильной организации складского учета зависит скорость обработки заказов, снижение потерь и, как следствие, экономия ресурсов компании.

Для правильного учета используются различные документы и средства: приходно-расходные документы фиксируют прием и отпуск товаров, счета-фактуры служат подтверждением финансовых операций, а журнал учета и складская отчетность помогают контролировать состояние запасов и анализировать эффективность работы склада. Современные технологии, такие как терминалы сбора данных (ТСД) и штрихкодирование, значительно упрощают процессы регистрации и снижают вероятность ошибок. Важным элементом учета являются методы организации запасов — FIFO, LIFO и FEFO — которые определяют порядок списания товаров с учетом сроков годности и даты поступления. Кроме того, интеграция с кассовым оборудованием позволяет синхронизировать данные между складом и точками продаж, обеспечивая единую систему управления товарными потоками.

Далее в статье поделимся советами о том, как правильно вести складской учет на предприятии. Особое внимание уделим аспектам, которые помогут оптимизировать организацию складского учета товаров, избежать типичных ошибок и сделать работу склада более эффективной.

Упорядочивание позиций

Одна из ключевых задач складского учета — обеспечение четкой структуры ассортимента. Важно правильно классифицировать и систематизировать все товарные позиции, чтобы обеспечить легкий доступ, ускорить поиск и минимизировать ошибки при приемке и отпуске товаров.

Поддержание порядка в документах

Документооборот — это «нервная система» склада. Организация правильного документооборота помогает избежать конфликтов, упростить контроль и обеспечивает прозрачность всех операций. Это особенно актуально при работе с большими объемами товара и сложными цепочками поставок.

Контроль количества остатков и запасов

Регулярное отслеживание уровня запасов помогает избегать дефицита и излишков, что положительно влияет на финансовые показатели и удовлетворенность клиентов.

Основные операции складского учета

Основные операции складского учета формируют основу всех процессов, связанных с движением и хранением товаров на складе. Именно от их правильного и своевременного выполнения зависит точность учета, сохранность продукции и эффективность работы склада в целом. Рассмотрим ключевые этапы, которые охватывает складской учет — от приема товара до его расхода и списания:

Поступление товара на склад

Правильное оформление и фиксация поступления товара — первый и важнейший этап складского учета. Это включает приемку, проверку соответствия документации и физического состояния, а также регистрацию в системе.

Хранение

Корректное размещение и организация хранения товаров обеспечивают сохранность продукции, упрощают процесс инвентаризации склада и ускоряют отгрузку.

Расход / списание

Операции по выдаче товара клиентам или списанию дефектных позиций требуют тщательного контроля, чтобы избежать ошибок в учете и финансовых потерь.

4 вида складского учета

Каждый из перечисленных видов складского учёта применяется в зависимости от специфики товара и требований бизнеса. Правильный выбор метода и соблюдение правил складского учёта позволяют повысить точность учёта, упростить контроль остатков и оптимизировать складские процессы. Знание основ складского учёта помогает систематизировать работу и минимизировать ошибки. Рассмотрим подробнее особенности и преимущества каждого типа учёта.

Номенклатурный

Учет по наименованиям товаров — базовый уровень, который подходит для предприятий с невысокой детализацией продукции.

Сортовой

Учет с детализацией по сортам или качественным характеристикам товара. Это важно для сельхозпродукции, материалов и товаров, где качество влияет на цену.

Партионный

Учет по партиям поступления позволяет контролировать сроки годности, происхождение и другие параметры каждой партии.

Партионно-сортовой

Комбинированный вид учета, сочетающий сортовые характеристики и партионный учет — используется для наиболее точного контроля качества и движения товара.

Выбор подходящего вида складского учёта зависит от характера товаров, особенностей бизнес-процессов и целей компании. Номенклатурный учёт отлично подходит для упрощённого контроля широкого ассортимента, тогда как сортовой и партионный обеспечивают более детальный учёт качества и партии товара. Наиболее точным и комплексным является партионно-сортовой учёт, который рекомендуется применять на складах с большим объёмом и разнообразием продукции. Важно адаптировать систему учёта под конкретные потребности бизнеса, чтобы добиться максимальной эффективности и прозрачности складских операций.

Типичные ошибки при ведении складского учёта и как их избежать

На практике при организации складского учёта часто встречаются ошибки, которые негативно влияют на эффективность работы склада. Среди самых распространённых — дублирование данных, некорректное оформление документов и несвоевременное списание товаров. Чтобы минимизировать такие риски, важно соблюдать строгие стандарты ведения учёта, регулярно проводить сверки и использовать автоматизированные системы, которые помогают исключить человеческий фактор. Особое внимание следует уделять обучению персонала и контролю качества данных, ведь точный и своевременный складской учёт — залог успешного управления запасами и оптимизации складских процессов.

Документооборот на складе на разных этапах

Документооборот — ключевой элемент эффективного складского учёта и управления. Он обеспечивает точное фиксирование всех операций с товарами на каждом этапе их перемещения — от приёма до отпуска. Правильная организация документооборота позволяет минимизировать ошибки, ускорить процессы и повысить прозрачность работы склада, что напрямую влияет на общую эффективность логистической цепочки. Рассмотрим основные документы, сопровождающие складские операции на разных этапах.

Прием товара

Документы приема фиксируют количество, качество и соответствие поступившей продукции заказам.

Хранение товара

Ведение записей о размещении товара на складе и условиях хранения помогает оптимизировать складское пространство.

Перемещение товаров

Регистрация внутренних перемещений между зонами или складами обеспечивает прозрачность и оперативность учета.

Выбытие товаров со склада

Оформление отгрузки или списания является завершающим этапом и требует максимальной точности, чтобы избежать расхождений в остатках.

Ведение складского учета на предприятии при помощи ABM WMS

Современные вызовы рынка требуют автоматизации и оптимизации складских процессов. Система управления складом (WMS) позволяет комплексно управлять всеми этапами учета — от приема до отгрузки. Интуитивно понятный интерфейс, гибкая настройка под специфические задачи предприятия и возможность интеграции с ERP и TMS обеспечивают точность данных и ускоряют операции. ABM WMS помогает снизить ошибки, повысить прозрачность и эффективность работы склада, что особенно важно для крупных и динамичных предприятий.

Опыт компании «Допомога-1» — яркий пример успешного внедрения WMS-системы на фармацевтическом складе. Стоит посмотреть это видео, чтобы увидеть, как специализированное программное обеспечение для управления складом может существенно оптимизировать процессы в специфической отрасли, такой как фармацевтика.

В частности, компания «Допомога-1» смогла значительно повысить точность складского учета, снизить количество ошибок при комплектации заказов и оптимизировать использование складского пространства.

Это напрямую связано со складским учетом, поскольку WMS позволяет вести такие функции, как детальный учет каждой единицы товара, отслеживать ее перемещение по складу и контролировать сроки годности, что критически важно для фармацевтических препаратов.

Количественные и качественные результаты, которых достигла компания «Допомога-1» после внедрения системы управления складом ABM WMS:

Качественные результаты:

1. Значительно сократилось количество ручных операций, что уменьшило риск человеческих ошибок.
2. Улучшилась точность учета товарно-материальных ценностей благодаря автоматическому отслеживанию перемещений.
3. Благодаря системе, сотрудники получили четкую последовательность действий, что повысило эффективность работы.
4. Возможность контролировать сроки годности продукции, партионность и серийные номера в реальном времени.
5. Появилась возможность получить актуальную информацию о состоянии склада в любой момент.

Количественные результаты:

1. Процесс сборки заказов стал быстрее на 30-40%.
2. Ошибки при комплектации снизились почти на 90%.
3. Требуется меньше сотрудников для выполнения тех же объемов работы благодаря оптимизации маршрутов и задач.
4. Общий уровень производительности вырос на 25-30% за счет более эффективного использования оборудования и персонала.
5. Сокращение времени простоя оборудования и персонала на 15-20%.

Заключение

Складской учет — это не просто формальность, а мощный инструмент повышения эффективности бизнеса. Правильная организация складского учета на предприятии и внедрение современных систем учета позволяют оптимизировать работу склада, снизить издержки и улучшить качество обслуживания клиентов.

Эффективное ведение складского учета на предприятии — залог оптимальной работы всей логистической цепочки и повышения прибыльности бизнеса. Важно не только знать правила складского учета и порядок складского учета, но и уметь применять их на практике, учитывая специфику производства и товарных групп.

Если хотите узнать больше о современных облачных решениях для склада или купить wms систему, обращайтесь к экспертам ABM Cloud — мы поможем сделать ваш склад эффективным!

Принципы управления торговым ассортиментом 

Эффективное управление ассортиментом товаров — это не просто подбор позиций на полке, а системная работа, основанная на стратегическом подходе, аналитике и чётком понимании целей бизнеса. Чтобы ассортимент действительно работал на рост прибыли и удовлетворение потребностей клиентов, важно придерживаться базовых принципов. 

Сочетаемость 

Все элементы ассортимента должны быть логически и функционально связаны. Это касается как товарных категорий, так и позиционирования: важно, чтобы товары дополняли друг друга, а не конкурировали. Такой подход помогает повысить доход за счёт дополнительных продаж и удобства выбора для покупателя. 

Ориентация на потребителя

Ассортимент должен формироваться с учётом потребностей целевой аудитории. Важно анализировать спрос, учитывать сезонность, ценовую чувствительность и поведенческие особенности покупателей. Только ориентируясь на реального потребителя, можно повысить рентабельность и избежать избыточных запасов. 

Адаптивность 

Ассортимент должен быть гибким и способным адаптироваться к изменениям внешней среды: экономическим колебаниям, изменению потребительского поведения, появлению новых конкурентов. Это особенно важно в условиях высокой конкуренции и нестабильного спроса.

Обоснованность решений на основе данных 

Ассортимент не должен формироваться интуитивно — важно опираться на аналитику продаж, маржинальность, оборачиваемость и другие показатели. Такой подход позволяет не только повысить эффективность, но и снизить риски.

Баланс ширины и глубины ассортимента 

Необходимо соблюдать баланс между разнообразием товаров (ширина) и количеством позиций внутри каждой категории (глубина). Широкий ассортимент без глубины затрудняет выбор, а слишком узкий — не удовлетворяет потребности клиентов. 

Учет жизненного цикла товара 

Ассортимент должен меняться в зависимости от стадии жизненного цикла продукта: от вывода новинок до снятия с продажи устаревших SKU. Это позволяет поддерживать актуальность, избегать избыточных остатков и своевременно вводить замены.

Развитие 

Ассортимент — это не статичная структура. Он должен постоянно развиваться: ввод новых позиций, ротация, эксперименты с форматами — всё это важно для актуальности и конкурентоспособности. Принцип развития позволяет учитывать факторы рынка и оперативно реагировать на изменения в спросе. 

Профессионализм 

Для устойчивого результата необходимо профессиональное управление. Это включает владение механизмами анализа, знание подходов к формированию ассортимента, понимание бизнес-целей и умение работать с данными. Только при наличии компетентной команды возможно системное улучшение товарооборота и показателей.

Эффективность 

Каждое ассортиментное решение должно приносить результат: увеличение выручки, снижение затрат, рост удовлетворённости клиентов. Для этого важно использовать правила и принципы, которые доказали свою эффективность на практике, и опираться на чёткую концепцию управления. 

Методы управления ассортиментом товаров 

Эффективное управление ассортиментом невозможно без применения проверенных аналитических методов. Они помогают выявить ключевые товары, оптимизировать ассортиментную матрицу и сосредоточиться на том, что действительно приносит доход и влияет на оборот. Ниже рассмотрим два базовых подхода — закон Парето и ABC-анализ.

Закон Парето 

Закон Парето или принцип 80/20 гласит: 20% товаров обеспечивают 80% выручки. Это правило особенно актуально для управления ассортиментом в магазине, где важно чётко понимать, какие позиции являются драйверами продаж.

Использование этого метода позволяет:

• выявить ключевые товары, от которых зависит основная часть прибыли; 
• убрать низкомаржинальные и слабооборачиваемые позиции; 
• сосредоточить усилия на продвижении наиболее эффективных SKU. 

Такой подход помогает оптимизировать ассортимент и снизить затраты на хранение и логистику.

ABC-анализ 

ABC-анализ — это метод группировки товаров по степени их значимости для бизнеса. Он делит ассортимент на три категории:

• А — 20% товаров, приносящие 80% выручки (самые важные);
• B — 30% товаров, приносящие около 15% выручки;
• C — 50% товаров, приносящие всего 5% выручки.

Этот инструмент широко применяется для: 

• оценки рентабельности товарных позиций;
• корректировки закупочной политики;
• формирования эффективной матрицы.

Оба метода позволяют выстраивать грамотные стратегии управления ассортиментом и принимать обоснованные решения на основе данных, а не интуиции. 

Этапы управления товарным ассортиментом 

Управление ассортиментом товаров — это не разовая задача, а непрерывный бизнес-процесс, который требует системного подхода. Чтобы достичь высокой эффективности, компании должны выстраивать цикл принятия решений, который включает следующие этапы: формирование ассортимента, анализ, корректировка, оценка изменений и анализ рынка.

Такой подход позволяет адаптироваться к изменениям потребностей покупателей и сохранять конкурентоспособность в условиях высокой конкуренции в рознице.

Для реализации такого цикла особенно важно использовать специализированные решения. Например, система ABM Assortment помогает оптимизировать все этапы управления:

• формировать обоснованные матрицы;
• анализировать показатели SKU по категориям;
• отслеживать цели по товарообороту и выявлять невыполненные планы;
• оценивать наличие новинок и отсутствие ключевых товаров по точкам;
• адаптировать стратегии управления ассортиментом под изменяющийся спрос.

Дополнительно ознакомиться с практическими подходами вы можете в статье про оптимизацию ассортимента, где раскрыты ключевые принципы и примеры их применения.

Формирование ассортимента 

На этом этапе создаётся базовая структура товарной матрицы. Категорийные менеджеры учитывают:

• потребности потребителя;
• формат торговой точки;
• специфику потребительских товаров или продовольственных товаров;
• сезонность и предпочтения региона.

Цель — создать сбалансированную номенклатуру, способную приносить стабильную прибыль и покрывать разные сегменты потребителей.

Анализ

Регулярный анализ включает:

• оценку оборачиваемости;
• анализ доли продаж по категориям;
• отслеживание неликвидов;
• контроль за выполнением плана по продажам и выручке.

Это позволяет принимать взвешенные решения, выявлять проблемные зоны и реагировать на изменения в поведении покупателей.

Корректировка 

На основе анализа проводится корректировка: 

• удаляются низкомаржинальные и медленнооборачиваемые товары;
• добавляются позиции, закрывающие потребности;
• пересматриваются стратегии по категориям.

Цель — улучшить рентабельность ассортимента и обеспечить его актуальность.

Оценка изменений 

После внесения изменений важно оценить их влияние на:

• объем продаж;
• оборот по категориям;
• динамику остатков;
• удовлетворённость клиентов.

Этот этап помогает скорректировать действия и отследить эффективность предыдущих решений.

Анализ рынка 

Завершающий этап — оценка внешней среды:

• поведение конкурентов;
• изменения в спросе;
• появление новых категорий или услуг;
• тренды на рынке производственного предприятия или торговой организации.

Этот анализ помогает своевременно адаптировать стратегию и внедрять механизмы, соответствующие актуальным условиям.

Показатели успешности управления ассортиментом 

Чтобы оценить, насколько эффективно реализуется управление ассортиментом на предприятии, важно отслеживать ключевые показатели. Они отражают не только состояние текущей ассортиментной политики, но и помогают определить, достигаются ли цели, поставленные бизнесом.

Вот основные метрики, по которым измеряется эффективность управления ассортиментом:

• Оборачиваемость товарного запаса — насколько быстро продаются товары. Позволяет понять, какие позиции работают, а какие замораживают средства.
• Уровень наличия ключевых позиций в магазине — влияет на удовлетворённость покупателя и общий доход.
• Доля низкомаржинальных товаров в матрице — помогает выявить «балласт» и перераспределить акценты на более рентабельные группы.
• Доля убыточных SKU — важна для анализа и последующей корректировки ассортиментной политики.
• Снижение потерь от списаний — сигнализирует о корректной работе с товаром по срокам годности и объёмам закупки.
• Выполнение плана по товарообороту и выручке — отражает, насколько ассортимент соответствует реальному спросу.

Ошибки в управлении ассортиментом 

Даже при наличии стратегии и автоматизации, компании часто совершают типовые ошибки в управлении торговым ассортиментом, что снижает общую результативность и увеличивает затраты.

Отсутствие понимания важности управления ассортиментом 

Некоторые розничные сети недооценивают значение управления ассортиментом товаров, ограничиваясь простым наличием позиций на полке. В результате — потерянные продажи, низкий оборот и снижение лояльности покупателей.

Недостаток информации для анализа 

Без качественной аналитики сложно корректно оценивать матрицы, реализацию и структуру спроса. Это приводит к субъективным решениям, ошибочным закупкам и снижению эффективности.

Чрезмерное расширение ассортимента

Расширение без учёта реальных потребностей ведёт к:

• размыванию фокуса;
• росту остатков;
• увеличению логистических затрат;
• падению прибыли.

Особенно это критично в магазине, где каждый квадратный метр должен работать.

Узкий ассортимент и отсутствие продуманного мерчандайзинга 

Слишком ограниченный выбор не покрывает потребности потребителя и снижает конкурентоспособность. Также отсутствие логики в размещении товаров негативно влияет на продажи.

Некорректно установленные KPI 

Без чётких и реалистичных показателей результативность категорийного менеджмента сложно оценить. Например, KPI только по выручке может стимулировать накапливать излишки, не учитывая оборачиваемость и рентабельность.

Инструменты управления ассортиментом: эффективное решение для ритейла 

Традиционный подход, основанный на интуиции и прошлом опыте, уже не справляется с требованиями современной торговли. Чтобы управление ассортиментом приносило стабильный результат, бизнесу необходимо использовать технологические инструменты, которые обеспечивают прозрачность, аналитику и автоматизацию. 

Одним из таких решений является система ABM Assortment — программа, разработанная специально для управления ассортиментом в торговой организации. 

Программы для автоматизации, такие как система управления ассортиментом, помогают: 

• Определять оптимальную ассортиментную матрицу для каждого магазина с учётом его формата и спроса;
• Анализировать продажи по каждой категории и выявлять убыточные или низкомаржинальные SKU;
• Формировать прогноз спроса на основе данных об оборачиваемости, сезонности, промо-активности и поведения покупателей;
• Автоматически классифицировать ассортимент и задавать стратегии управления ассортиментом по группам;
• Следить за динамикой изменений и предлагать сценарии для повышения рентабельности и товарооборота.

Инструмент охватывает ключевые бизнес-процессы, снижая затраты на ручной анализ и ускоряя принятие решений.

В рамках ABM Assortment доступны готовые аналитические отчёты:

• План-фактный анализ;
• Динамика продаж по SKU;
• Работа с поставщиками и покупателями;
• Отчёты по списаниям, остаткам, новинкам и утерянным продажам;
• Статистика по категориям потребительских и продовольственных товаров.

Это универсальный инструмент, подходящий как для розницы, так и для производственного предприятия, который позволяет оптимизировать управление торговым ассортиментом и адаптировать подходы к текущей рыночной ситуации.

Хотите увидеть, как система работает в вашем бизнесе? 
Напишите нам — и мы проведём демонстрацию ABM Assortment именно на ваших примерах.  

В современной динамичной бизнес-среде стабильность и рост компании напрямую зависят от того, насколько эффективно она управляет своими денежными потоками. Отсутствие контроля, планирования или оптимизации в этой сфере приводит к кассовым разрывам, потере платежеспособности, проблемам с партнерами и снижению доверия инвесторов.

Эта статья — практическое руководство для тех, кто хочет построить прозрачную, управляемую систему денежных потоков: от классификации и стратегического планирования — до автоматизации и анализа рисков.

Классификация денежных потоков

Правильная классификация денежных потоков — основа эффективной системы управления. Она позволяет отследить источники поступлений и направления расходов, объективно оценить финансовое положение компании и принимать стратегические решения на основе реальных данных.

Вот шесть основных классификаций, которые используются в современном корпоративном управлении:

1. По направлению движения

Положительные (входящие) — поступление средств: выручка от продаж, инвестиции, кредиты.

Отрицательные (исходящие) — расходы: закупки, заработная плата, налоги, инвестиционные проекты.

Это разделение позволяет оценить сальдо денежного потока и планировать ликвидность.

2. По видам деятельности

Операционная: поступления и расходы в рамках основного бизнеса.

Инвестиционная: приобретение/продажа активов, инвестирование в развитие.

Финансовая: привлечение или погашение займов, выплата дивидендов.

Такое распределение используется в отчетности по МСФО и позволяет анализировать структуру денежных потоков корпорации.

3. По периодичности возникновения

Регулярные — постоянные платежи (аренда, зарплата, налоги).

Нерегулярные — эпизодические расходы или поступления (приобретение техники, разовые премии, штрафы).

Понимание этого аспекта позволяет избегать кассовых разрывов.

4. По степени определенности

Детерминированные — прогнозируемые с высокой точностью.

Стохастические — зависят от внешних условий (спрос, курсы валют, изменения цен).

Управление рисками начинается именно с этой классификации.

5. По уровню риска

Низкий риск — стабильные контракты, долгосрочные клиенты.

Высокий риск — сезонные продажи, стартапы, новые рынки.

 Анализ позволяет синхронизировать расходы и поступления и обеспечить платежеспособность.

6. По типу управленческого сценария

Фактический (ретроспективный) — базируется на реальных транзакциях, которые уже произошли.

Плановый (прогнозный) — включает запланированные поступления и расходы для моделирования будущих сценариев.

Это позволяет строить сценарии управления ликвидностью, выявлять потенциальные кассовые разрывы и принимать обоснованные финансовые решения.

Этапы управления денежными потоками

Управление денежными потоками компании — это не единовременное действие, а непрерывный процесс, состоящий из последовательных этапов. Каждый из них выполняет важную функцию и влияет на общую финансовую устойчивость компании. Успешная система управления денежными потоками базируется на интеграции планирования, контроля и анализа.

1. Планирование денежных потоков

Это первый и ключевой этап, который формирует финансовую стратегию компании. В основе — прогнозирование денежных потоков: сколько средств компания получит и потратит в ближайшие месяцы или годы. 

План формируется на основе: ожидаемой выручки от операционной деятельности,

• графика платежей поставщикам,
• налоговых обязательств,
• будущих инвестиционных расходов.

Особенно важно учитывать сезонность, условия контрактов и возможные отклонения от плана. Это позволяет оптимизировать денежные потоки и избегать дефицита средств в критические моменты.

Рекомендуем также составить платежный календарь предприятия — это эффективный инструмент для ежедневного контроля ликвидности.

2. Учет и контроль движения средств в соответствии с планом

На этом этапе важно обеспечить соответствие фактического движения средств запланированному. 

Для этого:

• ведется оперативный учет поступлений и расходов,
• контролируется выполнение бюджетов,
• отслеживаются кассовые остатки и остатки на счетах.

Этот этап позволяет своевременно выявить кассовые разрывы, избежать перерасхода и принять корректирующие меры.

Использование системы управления финансами позволяет автоматизировать контроль, уменьшить человеческий фактор и сохранять достоверность данных.

3. Анализ движения средств

На завершающем этапе выполняется анализ движения денежных средств. 

Цель — оценить:

• соответствие план-факт (P&F анализ),
• эффективность использования средств,
• финансовую стабильность и платежеспособность компании.

Также проводится оценка ключевых показателей: ликвидность, сальдо денежных потоков, достаточность резервов, структура расходов.

Этот этап формирует основу для принятия дальнейших решений, корректировки бюджета и долгосрочного финансового планирования.

Алгоритм управления денежными потоками предприятия

Инструменты управления денежными потоками

Эффективное управление денежными потоками организации невозможно без четко отлаженных инструментов, которые помогают прогнозировать, планировать, контролировать и регулировать движение средств. Ниже — ключевые из них, которые активно используются в украинских компаниях и доказали свою результативность на практике.

1. Финансовое планирование

Этот инструмент охватывает долгосрочное видение развития бизнеса с учетом денежных потоков. 

В рамках финансового планирования компания формирует:

• стратегические и операционные цели,
• прогнозы поступлений и расходов,
• сценарии поведения в случае изменений внешних условий (например, роста цен или падения спроса).

Планирование обеспечивает сбалансированность притока и оттока средств, позволяет избегать финансовых разрывов и гарантирует устойчивость бизнеса.

2. Мультисценарность и скользящее планирование 

Подходы, которые позволяют компании гибко реагировать на изменения в бизнес-среде. Мультисценарность предполагает создание нескольких вариантов развития событий (оптимистического, пессимистического, базового), что позволяет сравнивать сценарии и принимать взвешенные финансовые решения. 

Скользящий сценарий предполагает регулярное обновление прогноза, например, ежемесячно на следующие 12 месяцев, что обеспечивает актуальность данных и повышает точность управления ликвидностью и расходами.

3. Бюджетирование

Бюджетирование — это один из базовых методов управления денежными потоками. Оно предусматривает формирование детального плана доходов и расходов за определенный период (месяц, квартал, год). 

Основные преимущества:

• четкое распределение ресурсов между подразделениями;
• контроль выполнения запланированных финансовых целей;
• повышение ответственности за расходы на уровне департаментов.

Также бюджетирование — это основа для оценки эффективности финансовых решений. Подробнее об отличиях между бюджетированием и прогнозированием — в нашем материале «Бюджетирование».

4. Кредитные линии и овердрафты

Это инструменты, позволяющие выровнять кассовые разрывы в случае временного дефицита средств. 

Правильное использование кредитных ресурсов:

• обеспечивает непрерывность операционной деятельности;
• снижает риски задержки платежей;
• поддерживает ликвидность компании.

Важно: чрезмерная зависимость от заемных средств без корректного планирования может привести к росту долговой нагрузки

5. Инструменты Казначейства

Это функциональные решения для оперативного управления платежами, включающие заявки на платеж, реестры платежей, автоматическое формирование платежных поручений, а также контроль наличия подтверждающих документов. Они позволяют реализовать полноценный бизнес-процесс согласования расходов, обеспечивают контроль соответствия расходов бюджету и повышают прозрачность платежной дисциплины в компании.

Основные ошибки при управлении денежными потоками и как их избежать

Даже при наличии качественной системы управления денежными потоками, компании могут допускать критические ошибки, которые снижают финансовую устойчивость, ухудшают ликвидность и затрудняют достижение стратегических целей. Ниже — самые распространенные ошибки и советы, как их избежать.

1. Недооценка сезонности и непредвиденных расходов

Одни из самых опасных ситуаций возникают тогда, когда компания не учитывает сезонные колебания спроса или специфические события (изменение курса, рост стоимости логистики, повышение налогов и т.д.). Это приводит к кассовым разрывам, задержкам в выплатах и потере доверия со стороны партнеров.

Как избежать:

• регулярно проводить прогнозирование денежных потоков;
• создавать резервные фонды;
• использовать сценарное планирование с учетом «стресс-тестов».

2. Неправильный выбор метода учета

Разные компании могут вести учет доходов и расходов в по кассовому или по методу начисления. Неверный подход приводит к тому, что планирование денежных потоков и фактические  финансовые показатели не соответствуют реальному положению дел.

Как избежать:

• выбирать метод с учетом специфики деятельности;
• четко отделять операционную, инвестиционную и финансовую деятельность;
• автоматизировать учет для уменьшения человеческого фактора.

3. Отсутствие резервного фонда

Без «финансовой подушки» компания становится уязвимой к любым колебаниям на рынке. Небольшие задержки в оплате могут привести к остановке процессов.

Как избежать:

• формировать резервный фонд, покрывающий как минимум 1-2 месяца фиксированных расходов;
• учитывать этот фонд в финансовом планировании;
• анализировать причины непредвиденных расходов и пересматривать финансовую политику.

Автоматизация в управлении денежными потоками на примере компании «Медфармхолдинг»

В условиях растущей сложности финансовых операций эффективное управление денежными потоками компании невозможно без автоматизации. Предприятия, внедряющие современные ИТ-решения, достигают большей прозрачности, оперативности и контролируемости в своих финансах.

Медфармхолдинг — одна из ведущих дистрибуционных компаний фармацевтического рынка Украины — внедрила ABM Finance, чтобы решить ключевые задачи управления денежными потоками. До внедрения компания сталкивалась с трудностями в координации платежей, планировании денежных потоков и формировании актуальных прогнозов.

Благодаря автоматизации компания достигла:

• централизации процесса планирования и контроля денежных потоков;
• оперативного формирования платежного календаря;
• синхронизации с ERP и банковскими системами;
• значительного сокращения времени на обработку платежей и согласования заявок;
• обеспечение своевременности расчетов и избежание кассовых разрывов.

ABM Finance — современная система управления финансами

ABM Finance — это не просто программное обеспечение, а комплексная система управления финансами, которая позволяет:

• создавать сценарии и модели прогнозирования;
• бюджетировать расходы и доходы с учетом специфики бизнеса;
• синхронизировать финансовые данные между отделами;
• контролировать ликвидность в реальном времени;
• анализировать движение денежных средств по направлениям деятельности.

Узнайте больше о системе управления финансами

Эффективное управление ассортиментом — это не только о том, что нужно убрать, но и о том, что стоит добавить. Правильное наполнение полки — основа удовлетворённого покупателя и стабильной прибыли. Именно поэтому мы усовершенствовали механизм рекомендаций по вводу SKU в нашей системе управления ассортиментом ABM Assortment. 

Теперь система автоматически предлагает товары, которые целесообразно добавить в ассортимент магазина, если они показывают стабильные продажи в других торговых точках. Это позволяет закрывать пробелы в матрице и не терять прибыль из-за отсутствия потенциально популярных товаров. 

Как работает механизм рекомендаций по добавлению товаров в ассортимент 

Механизм основан на еженедельном анализе данных. ABM Assortment сканирует динамику продаж по всем магазинам выбранной категории за последние 30 дней. Если товар стабильно демонстрирует высокие показатели в других магазинах, но отсутствует в конкретной точке — система рекомендует его добавить.  

При этом учитываются: 

• входит ли товар в топ продаж своей категории; 
• достигнут ли лимит SKU в ветке категории; 
• есть ли спрос в аналогичных локациях.  

Что меняет новый подход к добавлению SKU для категорийного менеджера 

• Меньше ручной работы. Система сама подсказывает, где есть потенциал — больше не нужно перечитывать Excel-файлы. 
• Меньше упущенного спроса. Если товар хорошо продаётся в других точках — с высокой вероятностью он будет продаваться и здесь. 
• Прозрачная логика. Решения принимаются на основе данных, а не предположений.  

Это позволяет точнее адаптировать ассортимент под реальный спрос в магазине или кластере — и не терять выручку из-за отсутствия нужных позиций.  

Также рекомендуем прочитать: Как автоматически выводить нерентабельные товары из матрицы — обновлённый модуль в ABM Assortment. 

Управление ассортиментом — это баланс. Своевременное добавление нужных товаров так же важно, как и своевременный вывод тех, что снижают прибыльность. 

В итоге выигрывают и покупатель, и бизнес:  

• Полки наполнены товарами, которые действительно покупают 
• Меньше потерь из-за «забытых» SKU 
• Больше обоснованных решений без лишних усилий 

Адаптация ассортимента под контекст магазина 

Рекомендации по добавлению SKU становятся ещё ценнее, если учитывать формат и специфику конкретной торговой точки. Для этого в ABM Assortment предусмотрена функция автоматической кластеризации магазинов. 

Она позволяет системе автоматически распределять магазины по группам — на основе выбранных пользователем индикаторов, например: 

• средний чек, 
• площадь, 
• формат магазина.  

Система предлагает кластерную структуру, которую менеджер может отредактировать перед публикацией. Это: 

• значительно снижает потребность в ручном анализе, 
• обеспечивает быстрый запуск новых магазинов или сетей, 
• при этом сохраняет полный контроль в руках специалиста. 

В сочетании с рекомендациями по добавлению SKU это открывает новые возможности для ещё более точной и релевантной работы с ассортиментом — с учётом локальных особенностей. 

Хотите увидеть, как система работает в вашем случае? 
Напишите нам — и мы покажем это на реальных примерах вашего бизнеса. 

Не все проблемы видны в отчетах. Товар может числиться в системе, но пропасть с полки. Поставка задерживается — но никто об этом не знает. А цена уже не соответствует данным в ERP. Всё это — ежедневные риски потерь в ритейле.

Чтобы сразу получить ответ прямо в торговом зале, мы разработали Сканер штрихкодов в составе мобильного приложения для автоматизации ритейла. Он помогает не просто увидеть проблему, а и запустить действие — буквально за несколько кликов.

Что можно проверить через Сканер 

При сканировании товара в зале пользователь сразу видит:

• остаток товара (фактический и учетный);
• участие в промо;
• дату последней и следующей поставки;
• статус заказов (запланирован / в пути);
• среднесуточное потребление (для прогноза);
• наличие или отсутствие списаний.

Также можно сверить цену на ценнике с ценой в ERP и проверить, участвует ли товар в промо-акции. Это позволяет избежать потерь из-за некорректного ценообразования или устаревшей коммуникации в точке продаж.

Проблемы на полке, которые помогает выявить Сканер штрихкодов в ритейле 

Предусмотреть всё из центрального офиса невозможно. Поэтому так важно иметь инструмент, который позволяет увидеть реальную ситуацию прямо в магазине и сразу на неё отреагировать.

Вот примеры реальных кейсов, которые Сканер помогает выявить и быстро устранить:

Кейс 1. Расхождение остатков
Наблюдение: в ERP — 556 шт., на полке — только 450.
Действие: создать задачу на корректировку учёта или инвентаризацию.

Кейс 2. Не сработал авто-заказ
Наблюдение: товар активен, но заказ не запланирован.
Действие: задача планировщику проверить настройки авто-заказа (MOQ / ROQ).

Кейс 3. Нарушена планограмма
Наблюдение: товар расположен не в своей категории.
Действие: задача с фото — на восстановление выкладки.

Как Сканер помогает разным ролям 

Сканер — это не просто «проверка остатков», а гибкий инструмент для быстрой диагностики в торговом зале. Вот как его используют разные роли:

• Продавец — проверяет наличие товара, выкладку, сканирует цену.
• Управляющий магазина — контролирует остатки, списания, корректность размещения.
• Категорийный менеджер — оценивает уровень остатков, ротацию, участие в промо.
• Ревизор — фиксирует расхождения в учёте, отсутствие POS-материалов, ошибки в выкладке.

Интеграция с модулями Дашборд и Таск-Менеджер 

Сканер — это не просто инструмент для проверки. Его сила — в возможности немедленного действия после выявления проблемы.

Всего за пару кликов можно отправить ответственному задачу с фото, комментарием или чек-листом. Это значит, что вы не просто зафиксировали проблему — вы уже начали её решать.

Например, обнаружили расхождение остатков — прямо из карточки SKU или экрана сканирования создаёте задачу на инвентаризацию. Всё — без переключения между системами и без потери контекста.

Анализируя данные в Дашборде — вы видите проблему. Сканером — подтверждаете её на месте. В Таск-менеджере — создаёте задачу. Такой замкнутый цикл позволяет действовать быстро, точно и без лишних звеньев коммуникации.

Почему это важно для ритейла 

Сканер штрихкодов в Retail SuperApp — это не просто мобильная проверка цен. Это ежедневный инструмент контроля за тем, что действительно происходит на полке.

Он помогает диагностировать проблему прямо в магазине — и сразу запустить её решение.

Увидели пустую полку — отсканировали товар — и сразу поняли ситуацию: товар участвует в промо, но остался на складе; поставка задерживается; авто-заказ не был создан. Всё это подскажет система после сканирования. Подробнее о возможностях мобильного приложения для ритейла — в соответствующем разделе на сайте.

TEGEN – один из крупнейших производителей колбасной продукции в Узбекистане. Сегодня это не только производство, но и 34 фирменных магазина, развитая онлайн-торговля и более 150 000 товарных позиций. С 1997 года компания уверенно держит позиции на рынке. Но с ростом ожиданий клиентов нужны новые решения. Чтобы стать ближе к покупателю, TEGEN запустила гибкую и персонализированную программу лояльности – вместе с ABM Loyalty.

Почему TEGEN решила изменить подход к лояльности

Ранее у TEGEN уже была программа лояльности. Но со временем она перестала справляться: бонусы начислялись, но не работали как инструмент удержания. Персонализация отсутствовала, предложения повторялись, а поведение клиентов не отслеживали и не учитывали в коммуникации.

TEGEN хотела большего. Нужен был современный инструмент, который действительно:

• не тормозит рост, а помогает масштабироваться;
• помогает выстраивать персональный диалог с каждым клиентом;
• предлагает понятные и управляемые бонусы;
• собирает и анализирует поведение покупателей.

Старая система этого дать не могла. Поэтому компания приняла решение обновить подход и создать программу лояльности, которая будет развиваться вместе с бизнесом — гибко, разумно и с опорой на данные.

Основные этапы внедрения

TEGEN и ABM Loyalty начали с чистого листа. Мы внедрили новую программу лояльности с нуля до полного запуска. Первым шагом были разработка и настройка. Программа лояльности проектировалась индивидуально, полностью адаптированной под TEGEN: с нужной логикой, механикой и возможностью масштабирования.

Далее провели импорт данных о старых клиентах: история покупок, бонусные балансы, клиентские профили. Все, что накопилось за годы, сохранили и адаптировали, чтобы обеспечить бесшовный переход на новое приложение. Параллельно шли финальные этапы подготовки: проводили тестирование, вносили правки, устраняли возможные сбои. Система прошла проверку на стабильность еще до запуска, чтобы в момент старта все работало как надо. А также уделили особое внимание коммуникациям. Мы внедрили Telegram-бота – новый цифровой канал. В нем можно отслеживать бонусы, получать персональные предложения и быть в курсе всех новостей – и все это в привычном мессенджере.

Проект продолжается: впереди еще несколько этапов, и каждый из них приближает TEGEN к тому, чтобы программа лояльности действительно стала частью клиентского опыта.

Первый этап пройден. А что планируется дальше?

На данный момент в TEGEN уже установлена система кэшбэка по статусам. Механика такова: чем активнее клиент, тем выше его статус и тем больше бонусов он получает. Это стимулирует возвращаться и покупать чаще. Клиенты оценивают эту систему как удобный и выгодный инструмент для экономии, что подтверждается высокой удовлетворенностью и положительной обратной связью.

Следующий шаг – внедрение реферальной программы. Клиенты смогут получать бонусы за приглашение друзей. Это усилит вовлеченность и поможет активно расширять базу не рекламой, а через рекомендации.

В планах TEGEN – развивать программу лояльности и усиливать ее эффект. Компания фокусируется на трех направлениях:

• Повышение качества клиентского опыта – с опорой на обратную связь и гибкую настройку программы.
• Привлечение новых клиентов через рекламу, акции и реферальную механику.
• Улучшение маркетинга за счет точных данных и таргетированных предложений.

Главная цель – не просто удерживать, а расти вместе с клиентом.

Внедрение прошло эффективно и организованно. Все этапы мы прорабатывали совместно с командой TEGEN — быстро реагировали на задачи, обсуждали каждую деталь и двигались синхронно. Такой уровень взаимодействия всегда дает сильный результат.

Комментарий от Customer Success Manager ABM Loyalty Анны Фоменко

Наша задача – не просто настроить программу, а заложить в нее потенциал для масштабирования. Мы строим систему, которая помогает TEGEN удерживать клиентов, привлекать новых и постепенно усиливать эффект от каждого контакта с брендом. Все, что запущено сейчас, – это только начало. Дальше – больше. Следите за новостями на нашем сайте!

Категорийный менеджмент — это не только про добавление новых товаров, но и про своевременное выведение из ассортимента тех SKU, которые теряют рентабельность. Этот процесс — ключевой для здоровой ассортиментной матрицы. В программе управления ассортиментом ABM Assortment мы уже давно работаем над тем, чтобы он был максимально автоматизированным и точным. Сейчас мы представляем обновлённый модуль, который позволяет автоматически выявлять нерентабельные товары и оптимизировать ассортимент на основе их прибыльности.  

Также читайте: как автоматически добавлять прибыльные товары в ассортимент — обновленный модуль ввода SKU в ABM Assortment.
Управление SKU работает в обе стороны: нужно не только очищать полки, но и вовремя наполнять их действительно продаваемыми позициями.

Вывод SKU — новый уровень категорийного управления в ABM Assortment  

Это инструмент внутри Ассортиментной матрицы, который еженедельно формирует рекомендации по товарам, которые стоит вывести из ассортимента. Основной критерий — низкая среднедневная валовая прибыль. Такой подход позволяет вовремя исключать нерентабельные позиции и избегать перегруженности полок. 

Теперь вам не нужно гадать, какие SKU выводить из магазина — система делает это за вас на основе реальных данных.  

Что такое рекомендации по выводу SKU и как они работают  

1. Каждый понедельник система автоматически анализирует прибыльность SKU по каждой категории. 
2. В рамках стратегии категории система выбирает те SKU, которые имеют наименьшую прибыль, — и формирует список товаров для исключения из ассортимента. 
3. Исключаются не все, а только те позиции, которые превышают допустимый лимит по количеству SKU в категории — это позволяет соблюдать стратегию без потери важных позиций.  

В расчётах система учитывает:  

• доход, себестоимость, дополнительные расходы, 
• количество дней, когда товар был в наличии на складе.  

Учитываются только те позиции, которые имели остатки не менее 7 дней в течение последних 30. 

Как категорийный менеджер принимает решение о выводе SKU  

Система формирует список товаров, которые рекомендованы к выводу из ассортимента, однако окончательное решение — всегда за вами. 
Каждую рекомендацию можно подтвердить вручную в течение 14 дней и зафиксировать статус “на вывод”.  

• Если статус не изменён — товар останется в списке до следующего перерасчёта. 
• Если подтверждён — SKU исчезает из списка на вывод. 

Таким образом, вы сохраняете полный контроль, но не можете проигнорировать проблему.  

Управление ассортиментом в кластерной модели: как происходит вывод SKU  

Механизм работает и в рамках кластерной модели управления: если ваши магазины разделены на кластеры, анализ и рекомендации по выводу SKU проводятся отдельно для каждого кластера. Это позволяет учитывать локальные особенности спроса. 

Бизнес-ценность автоматизированного вывода SKU в категорийном менеджменте  

• Автоматическое исключение нерентабельных SKU без потери ключевых позиций 
• Оптимизация ассортиментной матрицы без субъективных решений 
• Повышение рентабельности категорий за счёт устранения «балласта» с полок 
• Снижение затрат на логистику, хранение и маркетинг непопулярных товаров 
• Системное управление вместо хаотичных действий 

• Своевременно исключать нерентабельные товары из ассортимента 
• Контролировать наполнение полок с учётом прибыльности 
• Строить эффективную товарную матрицу в каждом магазине или кластере 

Хотите увидеть, как система работает в вашем бизнесе? 
Напишите нам — и мы проведём демонстрацию ABM Assortment именно на ваших примерах.  

Что такое платёжный календарь?

Платёжный календарь — это инструмент краткосрочного финансового планирования, который помогает компании контролировать движение денежных средств и своевременно выполнять все финансовые обязательства. Он представляет собой таблицу с запланированными входящими и исходящими платежами, структурированную по дням, неделям или месяцам.

Используя платёжный календарь, бизнес получает возможность не просто фиксировать факты оплаты, а управлять денежными потоками, предугадывать кассовые разрывы и принимать обоснованные решения на основании прогнозов. Это особенно важно в условиях неопределённости и высокой волатильности рынка.

Основные элементы платёжного календаря

Платёжный календарь включает в себя несколько ключевых компонентов, каждый из которых играет важную роль в обеспечении прозрачности и точности финансового планирования:

1. Плановые платежи — информация о будущих обязательствах компании, включая даты, суммы, получателей и статьи бюджета.
   
2. Планируемые поступления — прогнозируемые денежные вливания на счета компании от продаж, возвратов, инвестиций и других источников.
   
3. Фактические поступления и выплаты — реальное движение денежных средств, которое позволяет отслеживать исполнение финансового плана.
   
4. Остатки на счетах — ежедневные данные о доступных средствах, которые позволяют оценивать ликвидность и избегать кассовых разрывов.
   
5. Приоритеты платежей — порядок выполнения обязательств (налоги, зарплаты, критические поставки и т.д.), который задаётся регламентом.
   
6. Источники и получатели средств — разрез по расчётным счетам, контрагентам, ЦФО и другим аналитикам.
   
   Эти элементы формируют структуру платёжного календаря и позволяют оперативно анализировать состояние ликвидности бизнеса, контролировать выполнение бюджета и принимать решения по перераспределению денежных ресурсов.

Зачем нужен платёжный календарь бизнесу

Платёжный календарь — это не просто инструмент планирования, а стратегический элемент управления денежными потоками, который позволяет компании:

1. Своевременно исполнять финансовые обязательства

Регулярный контроль за поступлениями и выплатами помогает избежать задержек в оплате налогов, зарплат, аренды и других критических платежей.

2. Предотвращать кассовые разрывы

Предсказуемость движения денег позволяет заранее видеть периоды нехватки средств и принимать меры: договориться о переносе платежей, привлечь финансирование, ускорить дебиторку.

3. Повышать финансовую устойчивость бизнеса

Чёткое понимание текущего и будущего финансового состояния даёт возможность гибко реагировать на изменения в рыночной ситуации и принимать взвешенные управленческие решения.

4. Улучшать взаимоотношения с партнёрами

Предсказуемые и своевременные выплаты повышают репутацию компании, укрепляют доверие поставщиков, инвесторов и сотрудников.

5. Сокращать риски

За счёт системного подхода к управлению ликвидностью снижается вероятность кризисных ситуаций и неплатёжеспособности.

Таким образом, ведение платёжного календаря — это не просто формальность, а важнейшая часть системы управления финансами, которая напрямую влияет на эффективность бизнеса.

Как составить платёжный календарь: пошаговая инструкция

Правильно составленный платёжный календарь обеспечивает точность и прозрачность в управлении финансами. Вот ключевые шаги:

1. Соберите все источники данных

Сформируйте список регулярных и нерегулярных доходов и расходов.
Важно учесть:

• входящие оплаты от клиентов (дебиторская задолженность);
  
• обязательные ежемесячные платежи: аренда, зарплата, налоги;
  
• сезонные и единичные расходы.
  

2. Разделите данные по категориям

Для удобства анализа сгруппируйте статьи по типам:

• операционные (зарплата, аренда, реклама);
  
• инвестиционные (покупка оборудования);
  
• финансовые (кредиты, проценты).
  

3. Установите временной горизонт

Выберите, на какой период будет вестись календарь: неделя, месяц, квартал.
Рекомендуется использовать скользящий формат — регулярное обновление на следующий период.

4. Зафиксируйте даты платежей и поступлений

Проставьте конкретные даты входящих и исходящих денежных потоков. Это поможет прогнозировать моменты, когда могут возникнуть кассовые разрывы.

5. Создайте структуру календаря

Можно использовать Excel, Google Sheets или специальное программное обеспечение. Главное — визуализация: таблицы, графики, цветовая маркировка.

6. Установите ответственных

Назначьте ответственных за актуальность данных, чтобы календарь всегда отражал реальную ситуацию.

7. Обновляйте регулярно

Платежный календарь должен быть «живым» инструментом, который дополняется и корректируется при изменениях.

Платежный календарь: этапы внедрения

Платежный календарь, как инструмент управления, не должен существовать отдельно от общей системы планирования финансовых потоков компании и бухгалтерского учёта.

Для эффективного внедрения важно не просто составить платежный календарь, а интегрировать его в действующий бизнес-процесс с учетом доходов и расходов, учёта обязательств и целей компании. Это обеспечивает оптимизацию расчётов и помогает избежать временных кассовых разрывов. Для этого нужно ответить на вопросы: как составляются бюджеты, в разрезе каких аналитик, в какие сроки, кто за какие статьи отвечает и насколько уже существующая система планирования актуальна и эффективна в работе? Поскольку платежный календарь является неотъемлемой частью бюджета движения ДС, то при неправильном подходе к планированию денежных потоков на длительное время краткосрочное планирование не только не даст никаких результатов, но и будет иметь обратный эффект.

Рассмотрим всю цепочку внедрения платежного календаря (рис. 1).

Схема внедрения Платежного календаря ABM Finance

Как видим, схема внедрения разделена на три основных блока с выделенными в них отдельными этапами.  

1. Бюджетирование

Фундамент для построения платёжного календаря. Без предварительного бюджета движения денежных средств (БДДС) календарь не будет отражать полной картины.

Что нужно сделать на этом этапе:

• Оценить прогнозируемые денежные потоки: поступления и платежи;
  
• Построить БДДС на основе исторических данных и планов компании;
  
• Учесть обязательные и переменные расходы, сезонность.
  

Цель — определить финансовые рамки и точки контроля, в которых платёжный календарь будет отслеживать отклонения и потребности в ресурсах.

Важно: бюджет даёт направление, а платёжный календарь — оперативное управление.

2. Регламентация и определение правил формирования 

На этом этапе важно задокументировать процедуры, по которым будет вестись платёжный календарь. Это регламент, понятный всем участникам финансового процесса.

Что нужно зафиксировать в регламенте:

• Формат подачи платёжных заявок (форма, сроки, кто заполняет);
  
• Правила утверждения и приоритизации платежей;
  
• Ответственные за обновление календаря и контроль его исполнения;
  
• Периодичность обновления и источники данных.
  

Пример: компании удобно обновлять календарь раз в неделю по заявкам от департаментов, а платежи согласовываются ежедневно с финдиректором. Все это должно быть зафиксировано и согласовано.

Цель этого этапа — создать прозрачную и предсказуемую систему управления платежами.

3. Автоматизация Платежного календаря

В задачи этого блока входит разработка платежного календаря на основе ранее описанных регламентов. На данном этапе необходимо тщательно изучить структуру баз данных предприятия. Многие организации имеют территориально-распределённые офисы с собственными локальными базами. Часто для ведения оперативного учёта применяются специализированные отраслевые решения. Используемые базы данных могут различаться по структуре, что требует внимательного анализа всех источников информации.

Ключевые преимущества автоматизации:

• Интеграция с ERP и учётными системами: данные о счетах, поступлениях и планируемых платежах попадают в календарь автоматически.
  
• Автоматическое оповещение: напоминания о приближении сроков платежей, уведомления о нехватке средств.
  
• Гибкий анализ: возможность быстро сформировать отчёты по остаткам, обязательствам и кассовым разрывам.
  
• Централизация: все данные доступны в едином интерфейсе, что повышает прозрачность.
  

Важно: автоматизация не отменяет регламент — она лишь упрощает его исполнение. Разрабатывается схема обмена данными, обеспечивается безопасный доступ к системе и передача информации. Отдельное внимание уделяется настройке ролей пользователей и доступу к различным разделам. Автоматизация позволяет значительно повысить прозрачность и точность при планировании финансовых потоков компании, минимизируя кассовые разрывы и обеспечивая контроль платёжеспособности.

Завершающий этап — обучение сотрудников и подготовка инструкций по составлению и ведению платежного календаря.

Инструменты и форматы ведения платёжного календаря

Формат ведения платёжного календаря зависит от масштаба бизнеса, количества операций и зрелости финансовых процессов. Ниже — ключевые подходы и их особенности.

Таблицы Excel или Google Sheets

Для малого бизнеса это популярный и логичный старт: таблицы позволяют быстро настроить учёт платежей без вложений в софт.

Преимущества:

• минимальные затраты
  
• гибкая настройка под свои процессы
  
• простой интерфейс для бухгалтера или финансового менеджера
  

Ограничения:

• ручной ввод и высокая вероятность ошибок
  
• сложно поддерживать актуальность данных при росте объемов
  
• ограниченные возможности по совместной работе и контролю
  

По мере масштабирования бизнеса Excel перестаёт справляться с нагрузкой: становится трудно отслеживать статусы платежей, возникают задержки и риски кассовых разрывов. На этом этапе компании переходят к автоматизированным инструментам.

Автоматизированная система управления финансами ABM Finance

Для среднего и крупного бизнеса оптимальным решением становятся специализированные системы, интегрированные с бухгалтерским или ERP-учётом.

Преимущества:

• автоматическая загрузка заявок и данных из BAS, ERP, CRM,
  
• контроль статусов и маршрутизация согласований,
  
• единое цифровое пространство для планирования, мониторинга и анализа,
  
• снижение риска кассовых разрывов и повышение прозрачности.
  

Подобные инструменты помогают построить масштабируемую систему управления платёжами, обеспечивая надёжность и гибкость принятия решений даже при высокой динамике бизнеса.

Примеры шаблонов платёжного календаря 

Правильно подобранный шаблон платёжного календаря помогает упростить ведение и повысить точность управления платежами. Ниже приведены наиболее распространённые форматы, которые можно адаптировать под специфику бизнеса.

Еженедельный платёжный календарь 

Подходит для компаний с высокой частотой платежей и необходимостью оперативного контроля.

Структура:

• Дни недели по горизонтали;
  
• Поставщики, статьи затрат, суммы — по вертикали;
  
• Итоговая сумма поступлений и выплат на каждый день;
  
• Автоматический расчёт остатка на счёте.
  

Удобен для выявления кассовых разрывов и планирования ежедневной ликвидности.

Месячный платёжный календарь 

Оптимален для бизнеса со стабильными графиками оплат (например, аренда, зарплата, налоги).

Структура:

• Колонки по неделям или дням месяца;
  
• Распределение планируемых поступлений и выплат;
  
• Подсчёт ожидаемых остатков на конец периода.
  

Используется в связке с бюджетом ДДС.

Интерактивный шаблон в системе ABM Finance

Реализован в виде цифровой модели с возможностью:

• автоматического импорта заявок на оплату,
  
• сценарного планирования,
  
• прогноза остатков на расчетных счетах.
  

Подходит для компаний, внедривших систему управления финансами с автоматизацией планирования.

Пример автоматизации системы платежного календаря в торговой компании

Предположим, что компания осуществляет свою деятельность на всей территории Украины, то есть имеет расширенную филиальную структуру с центрами и точками продаж. В компании уже была внедрена система бюджетирования и денежные потоки проходили базовый календарь платежей. Однако эта система не не обеспечивала необходимого уровня контроля и оперативности. Получение информации из разных учетных систем было очень трудоемким процессом, у всех подразделений (филиалов) было свое видение подходов к составлению и ведению платежного календаря. Очень существенным оказался и человеческий фактор (появлялись ошибки). Все это не позволяло получать полную информацию о состоянии предприятия и оперативно анализировать имеющуюся информацию, более того, ставило под сомнение саму достоверность этих данных. Такие предпосылки привели компанию к выводу: система управленческого учета должна быть единой, информация — однородной, данные должны вноситься по строго определенным правилам, а денежные потоки проходить соответствующую систему контроля в оперативном режиме. У компании появилась потребность разработать и применять платежный календарь который стал бы частью общего бизнес-процесса.

Цель

Обеспечить структурированный учёт обязательств, приоритизацию расходов, своевременные выплаты поставщикам и контроль ежедневного остатка денежных средств на расчётных счетах.

Для оперативного управления денежными потоками менеджмент компании определил требования к автоматизации системы управления:

• создать электронные учетные документы платежной системы (например, заявки на оплату и их реестры);
• сформировать электронную отчетность, необходимую для контроля над выполнением платежей;
• реализовать соответствующие процедуры согласований и утверждений (бюджетов, заявок на оплату и т.д.);
• разграничить права доступа к финансовой информации для работников компании разных уровней ответственности;
• обеспечить гибкость при настройке системы (возможность штатных сотрудников настраивать программное обеспечение).

Решение

Была проведена разработка платежного календаря предприятия, адаптированного под специфику деятельности: автоматизация заявок на оплату, формирование реестра платежей компании, настройка процедур согласования и ограниченного доступа к финансовой информации. Такой проект потребовал пересмотра всех внутренних регламентов и согласования с бюджетами.

Система позволила планировать платежи, избегать временных кассовых разрывов, сравнивать плановые и фактические платежи, а также формировать подробную финансовую отчётность. Все участники процесса получили прозрачные правила и единые формы документов, что повысило финансовую дисциплину и достоверность информации.

Заявка на платеж

Элементом автоматизации стало внедрение электронных заявок на оплату, которые формируются с учетом заданных параметров. При этом система автоматически проверяет лимиты по статьям бюджета движения денежных средств в разрезе аналитик, таких как ЦФО и расчетные счета. Это позволило планировать платежи с соблюдением финансовой дисциплины.

Форма заявки включает ссылку на электронный архив с документами-основаниями (договора, счета и др.). Очень удобным и информативным было то, что к заявкам можно прикрепить файл-образ отсканированного документа, на основании которого осуществлялся платеж. Такой подход упрощает контроль и ускоряет прохождение реестра платежей компании.

После проведения документ автоматически запускает процесс согласования заявки на ГК в соответствии с правилами, описанными в Положении. Каждому участнику процесса поступает сообщение о необходимости выполнить определенные (регламентированные) действия для согласования этой заявки. Заявитель в любой момент может войти в систему и посмотреть, на какой стадии утверждения находится заявка, сколько еще времени по регламенту осталось у исполнителя задания для того, чтобы ее утвердить.

Отчет (визы и комментарии)

С целью сокращения объема документооборота цепочка согласования платежей была разделена по принципу принадлежности к статьям движения ДС. Платежи, которые не требовали особого согласования или были обязательными (налоги, наложенные платежи по документам поставщиков и т.д.), после оформления заявки на ДС или отражения поступления поставщика без утверждения сразу попадали в реестр платежей. Остальные платежи согласовывались и утверждались по всей ветке утверждения. В сформированных реестрах платежей расставляли приоритеты, в соответствии с правилами, описанными в Положении, и даты оплат. При проведении (утверждении) реестров соответствующие записи отражались в платежном календаре.

Платежный календарь

Платежный календарь может иметь разный вид и уровень детализации, однако в обязательном порядке включает данные для составления графика поступлений, выплат и ежедневных остатков денежных средств. Такой график платежей позволяет заранее выявлять временные кассовые разрывы, оценивать контроль платёжеспособности и принимать своевременные управленческие решения.

Дополнительно система формирует отчёты по заявкам (оплачены / не оплачены) и количеству поданных заявок по компании. Это позволяет не только оперативно управлять платежами, но и усиливает финансовую отчётность, улучшает учёт обязательств и способствует оптимизации расчётов внутри компании. Всё это усиливает роль платежного календаря предприятия как стратегического инструмента управления денежными потоками.

Отчет по заявкам

Результат 

Через 2 месяца после внедрения:

• Сокращено время подготовки платёжного календаря с 3 часов до 15 минут;
  
• Удалось избежать кассовых разрывов за счёт прогнозирования и сценарного анализа;
  
• Повысилась точность планирования движения денежных средств;
  
• Финансовый директор получил прозрачную картину по всем платёжным обязательствам.
  

Компания перешла от ручного управления к полноценной автоматизации финансового планирования.

Вместо эпилога

Успешность внедрения платежного календаря и дальнейшее использование будет зависеть от корректности и оптимальности разработанной архитектуры процесса. Вот почему этап регламентации не менее важен, чем этап автоматизации системы. Только при соблюдении всеми сотрудниками установленных регламентов и одинаковом понимании системы управления денежными потоками будет результат. Информация должна быть структурирована по единым для всей компании правилам.

Внедрение и автоматизация платежного календаря позволяет достичь следующих целей.

1. Система дает возможность прогнозировать приток и отток денежных средств, в результате чего:

• финансовые менеджеры, благодаря контролю выполнения финансовых планов, могут предполагать недостаток или избыток денежных средств еще до их возникновения;
• в случае выявления отклонений есть возможность и время проанализировать сложившуюся ситуацию и принять оптимальное решение.

1. Централизация управления денежными потоками позволяет:

• эффективно перераспределять между филиалами (предприятиями компании) денежные ресурсы;
• своевременно погашать обязательства перед кредиторами;
• на более выгодных условиях получать кредиты для финансирования работы дочерних предприятий, а также на инвестиционные цели;
• инвестировать свободные денежные средства с целью получения дохода (депозиты, ценные бумаги).

Эффективно организованные денежные потоки предприятия являются важнейшим показателем его финансового благополучия и предпосылкой достижения высоких результатов деятельности. Все задачи, связанные с управлением денежными потоками, построением платежной дисциплины и прогнозного платежного календаря можно реализовать с помощью программного продукта ABM Finance.

Узнайте, как автоматизированная система управления денежными потоками влияет на эффективность бизнеса. Получите ответ на все свои вопросы на персональной консультации с экспертом ABM Finance. Для этого оставьте заявку и мы свяжемся с вами в ближайшее время.

Планирование, бюджетирование и прогнозирование — три взаимосвязанных, но разных по своей сути процесса, которые играют ключевую роль в управлении финансами компании. Несмотря на схожесть, каждое из них имеет своё понятие, цели и функции в рамках финансового управления.

Бюджетирование определяет, как распределяются ресурсы и устанавливаются цели. Прогнозирование позволяет адаптироваться к изменениям и оценивать возможные финансовые результаты. А планирование объединяет оба подхода, задавая общий вектор развития и управляя ключевыми бизнес-процессами. В этом руководстве мы разберем основы бюджетирования и планирования, их различия, а также лучшие методы применения на практике.

Что такое планирование и зачем оно нужно

Планирование — это основа любого управленческого процесса. В бизнесе под планированием понимается разработка стратегии, постановка бизнес-целей и определение путей их достижения. Оно включает в себя как долгосрочное стратегическое планирование, так и краткосрочное операционное.

Финансовое планирование играет ключевую роль в устойчивом развитии компании: оно позволяет оценить потребности в ресурсах, определить объем инвестиций, обеспечить контроль за движением и учетом денежных средств, а также выстроить реалистичную финансовую стратегию. Как правило, планирование и бюджетирование идут рука об руку, позволяя управлять и целями, и средствами их достижения.

Что такое бюджетирование и его ключевые цели

Бюджетирование — это процесс финансового планирования, при котором компания формирует операционный бюджет, определяя, какие доходы и расходы ожидаются за конкретный период (обычно год). Это важный инструмент в системе планирования и бюджетирования, позволяющий организовать управление затратами и обеспечить достижение финансовых целей.

Среди ключевых функций бюджетирования — распределение ресурсов, контроль расходов, планирование платежей и контроль исполнения бюджета. Оно также служит базой для оценки KPI, помогает выявить отклонения от плана и своевременно реагировать на изменения.

Принципы эффективного бюджетирования включают прозрачность, реалистичность и регулярный пересмотр. Все эти элементы формируют основы бюджетирования и планирования, которые необходимы для устойчивой работы предприятия.

Разница между планированием и бюджетированием

Хотя планирование и бюджетирование часто упоминаются вместе, между ними есть принципиальные отличия. Планирование — это более широкое понятие, охватывающее формирование финансовой стратегии, определение бизнес-целей и путей их достижения. Оно отвечает на вопрос: Куда мы хотим прийти и зачем?

Бюджетирование, в свою очередь, — это инструмент реализации этих планов в числовом выражении. Оно позволяет оценить, сколько ресурсов потребуется, и как ими правильно управлять. Таким образом, роль планирования — задать направление, а бюджетирования — построить детальную карту движения к цели.

Кроме того, между ними есть важная разница в динамике: планирование может быть стратегическим и долгосрочным, тогда как бюджет обычно формируется на год и требует регулярного план-фактного анализа для контроля исполнения. Вместе эти процессы формируют ядро эффективного финансового планирования.

Что такое прогнозирование?

Прогнозирование — это процесс оценки будущих финансовых показателей компании на основе исторических данных, текущих трендов и внешних факторов. Это ключевой элемент финансового планирования, который позволяет формировать реалистичные ожидания и заранее готовиться к изменениям.

Существует множество методов прогнозирования: от простых линейных моделей до сложных систем с элементами сценарного планирования, когда компания рассматривает несколько возможных вариантов развития событий. Финансовый прогноз может быть как краткосрочным — на месяц или квартал, так и долгосрочным, охватывая несколько лет.

Главная задача — обеспечить основу для адаптивного управления и минимизации рисков. Компании используют прогнозирование доходов, движения денежных средств и других показателей, чтобы быстро корректировать стратегию и эффективно использовать ресурсы. В тандеме с бюджетированием оно усиливает финансовую устойчивость бизнеса.

Бюджетирование и прогнозирование – чем они отличаются?

Несмотря на то что планирование, бюджетирование и прогнозирование часто взаимосвязаны, между ними существуют принципиальные отличия. Непонимание этих различий может привести к неправильным решениям в управлении финансами и снижению эффективности бизнес-процессов.

Фиксированные vs Гибкие временные рамки

Бюджетирование традиционно опирается на фиксированные периоды — чаще всего это годовой бюджет. Он задаёт целевые значения по доходам, расходам, инвестициям и другим статьям. Однако в условиях динамичного рынка это может быть недостаточно гибко. Прогнозирование, напротив, позволяет регулярно обновлять оценки и адаптироваться к текущей ситуации: ежемесячно, ежеквартально или при необходимости — даже еженедельно.

Контроль vs Адаптация

Контроль исполнения бюджета — одна из главных функций бюджетирования. Этот процесс хорошо работает при стабильной экономической среде. Но в нестабильных условиях критически важно быстро реагировать на изменения. Прогнозирование и бюджетирование, работающие в связке, позволяют компаниям не просто следить за отклонениями, но и принимать оперативные корректирующие меры.

Детализация vs Общая картина

Бюджет дает высокую детализацию — по подразделениям, проектам, статьям затрат. Это удобно для отслеживания KPI и бюджета, но может усложнить принятие стратегических решений. Прогнозирование больше ориентировано на общую картину, выявляя тренды и отклонения, важные для финансовой стратегии.

Статический vs Динамический подход

Бюджетный цикл предполагает жесткое утверждение бюджета на определённый период. Он нужен для дисциплины и контроля. Финансовое прогнозирование, напротив, — это динамичный инструмент, который помогает оперативно корректировать цели и приоритеты, особенно при изменениях в внешней среде или внутри компании.

Руководство vs Менеджеры

На уровне руководства (CFO, CEO, топ-менеджмент) прогнозирование используется как основа для стратегических решений и долгосрочного экономического обоснования. А вот менеджеры среднего звена и операционные команды чаще опираются на бюджет — для управления затратами, контроля платежей и соблюдения принципов финансовой дисциплины.

Когда использовать планирование на предприятии?

Планирование — это фундамент эффективного управления организацией. Оно задаёт направление развития и обеспечивает основу для распределения ресурсов, постановки целей и контроля их достижения. Ниже — ситуации, когда планирование особенно необходимо.

Стратегическое развитие компании

Когда бизнес выходит на новый рынок, планирует масштабирование или внедрение инновационных продуктов, необходимо стратегическое планирование. Оно помогает определить долгосрочные бизнес-цели, построить устойчивую финансовую стратегию и сформировать видение будущего на 3–5 лет вперёд.

Подготовка к инвестициям

Перед привлечением инвестиций важно иметь чёткий план действий: от финансовых прогнозов до оценки рисков и целей. Планирование позволяет обосновать необходимость вложений и продемонстрировать потенциальным партнёрам экономическую эффективность проекта.

Оптимизация бизнес-процессов

Компании используют планирование и бюджетирование для того, чтобы более точно определить, как улучшить ключевые бизнес-процессы. Это позволяет оптимизировать расходы, упростить управление и повысить эффективность операций.

Управление финансовыми потоками

При управлении учетом денежных средств, затратами и потоками платежей планирование помогает контролировать ликвидность, избегать кассовых разрывов и выстраивать более устойчивую модель функционирования предприятия.

Когда использовать бюджетирование:

Бюджетирование — это инструмент финансового контроля, без которого невозможны эффективное распределение ресурсов и достижение запланированных целей. Ниже перечислены ключевые ситуации, когда компаниям следует применять бюджетирование.

Годовое финансовое планирование

Бюджетирование используется для составления годового бюджета, в котором фиксируются все ожидаемые доходы и расходы. Это основа для бюджетного цикла и план-факт анализа в течение года.

Распределение ресурсов по направлениям

Когда необходимо точно определить объёмы ресурсов (финансовых, трудовых, материальных) для различных проектов и подразделений, бюджетирование помогает установить приоритеты и обеспечить контроль исполнения бюджета.

Оценка эффективности и KPI

С помощью бюджета можно оценивать, насколько успешно достигаются KPI и выполняются бизнес-задачи. Это также важный элемент финансового планирования, который позволяет контролировать управление затратами и выстраивать мотивацию сотрудников на основе фактических результатов.

Поддержание бюджетной дисциплины

Бюджетирование обеспечивает прозрачность финансов и позволяет отслеживать отклонения от плана. Это способствует соблюдению бюджетной дисциплины, снижению необоснованных расходов и повышению управляемости.

Когда использовать прогнозирование:

Финансовое прогнозирование — это динамичный инструмент, который помогает бизнесу адаптироваться к изменяющимся условиям рынка и оперативно корректировать стратегию. Ниже описаны ключевые ситуации, в которых прогнозирование особенно ценно.

Стратегическое планирование и сценарный анализ

Прогнозирование применяют при разработке финансовой стратегии, сценарного планирования и долгосрочного моделирования. Это позволяет оценить возможные последствия разных управленческих решений, включая инвестиции и развитие новых направлений.

Управление рисками и адаптация

Когда внешняя среда нестабильна, прогноз помогает своевременно реагировать на изменения и корректировать финансовые планы. Это снижает уровень риска и повышает гибкость бизнеса.

Оперативное управление денежными потоками

Прогнозирование денежных потоков помогает избежать кассовых разрывов и дефицита ликвидности. Особенно важно это при высокой сезонности или нестабильных продажах.

Поддержка план-факт анализа

Сравнение актуальных показателей с прогнозными значениями позволяет своевременно выявлять отклонения и принимать корректирующие меры. Это укрепляет финансовую устойчивость компании и способствует достижению бизнес-целей.

Внедрение автоматизированного планирования, бюджетирования и прогнозирования для вашей компании

Современные компании всё чаще стремятся автоматизировать бизнес-процессы, связанные с планированием, бюджетированием и прогнозированием. Это снижает ручной труд, повышает точность и скорость принятия решений, позволяет быстрее реагировать на изменения и строить долгосрочное развитие. Ниже приведены основные этапы внедрения автоматизированной системы планирования и бюджетирования на примере Farseer — программы для финансового планирования.

1. Оценка потребностей и постановка целей

Первый шаг — определить ключевые финансовые задачи и слабые места текущей системы:

• какие бизнес-процессы нуждаются в автоматизации;
  
• как осуществляется учёт и анализ денежных средств, инвестиций, затрат и KPI;
  
• какие принципы планирования и прогнозирования используются.
  

Farseer как программа для финансового планирования объединяет эти данные в едином пространстве и создаёт базу для прозрачного принятия решений.

2. Подготовка данных и интеграция

Качественные данные — основа точного бюджетирования и прогнозирования. Этап включает:

• подключение к ERP, CRM, 1С и другим источникам данных;
  
• структуру и очистку исторических данных;
  
• настройку автоматического импорта и обновления информации.
  

Это закладывает фундамент для гибкой работы и минимизирует ошибки в учёте платежей и затрат.

3. Настройка моделей бюджетирования и прогнозирования

В Farseer вы можете создать индивидуальные финансовые модели под нужды бизнеса:

• выбрать подходящий метод бюджетирования (традиционный, гибкий, нулевой);
  
• настроить операционный бюджет, сценарное планирование и прогнозирование доходов;
  
• автоматизировать расчёты, план-факт анализ, построение отчётов и KPI.
  

Это позволяет оптимизировать бюджетный цикл и улучшить контроль исполнения бюджета.

4. Оптимизация и масштабирование

После внедрения важно не останавливаться:

• отслеживайте эффективность инструментов и корректируйте при необходимости;
  
• подключайте новые отделы и направления;
  
• расширяйте аналитику и модели с учётом роста компании.
  

Автоматизированная система делает планирование, бюджетирование и прогнозирование непрерывным и адаптивным процессом.

Выводы

Эффективное планирование, бюджетирование и прогнозирование — это основа устойчивого развития компании и её финансовой стратегии. Бюджетирование обеспечивает структуру и контроль, а прогнозирование — гибкость и адаптацию. Добавляя сюда стратегическое планирование, бизнес получает комплексный подход к управлению ресурсами, инвестициями и результатами.

Автоматизация этих процессов через специализированные системы планирования и бюджетирования, такие как Farseer, позволяет не просто ускорить расчёты, но и улучшить точность прогнозов, обеспечить учёт денежных средств в режиме реального времени, а также наладить эффективное взаимодействие между командами. Это особенно важно в условиях быстро меняющейся рыночной среды, где важно принимать решения не только на основании планов, но и с учётом текущих данных.

Выбирая правильные инструменты и подходы, вы минимизируете риски, повышаете финансовую дисциплину и закладываете прочный фундамент для долгосрочного роста.

Эта статья посвящена техническому аспекту внедрения еАкциза в Украине. Мы подробно рассмотрим, для чего нужна эта система, как она работает и какие товары подлежат ее контролю. Кроме этого, мы подробно остановимся на интеграции электронного акциза с системой управления складом (WMS). Объясним, как этот процесс будет происходить и почему важно подготовиться к нему заранее. Эта информация станет полезной для всех, кто работает с подакцизными товарами и планирует осуществить интеграцию в ближайшем будущем.

Что означает еАкциз для бизнеса?

Это государственная система, которая вводит полный цифровой контроль за оборотом подакцизной продукции. Для бизнеса это означает необходимость не просто вести учет продаж и остатков, а интегрировать внутренние учетные системы (WMS, ERP, POS и другие) с платформой еАкциз для автоматической передачи данных в реальном времени. В перспективе — это минимизирует ручную работу, снижает риски нарушений, а также обеспечивает прозрачность во всей цепи поставок.

Почему внедряют электронный акциз?

Внедрение этой системы имеет целью не только цифровизацию процессов, но и решение ключевых проблем рынка подакцизной продукции:

Борьба с контрафактом:

Контрафактный алкоголь и табак — это не только потери бюджета, но и угроза здоровью потребителей. Электронный акциз позволит отслеживать легальность продукции по уникальной маркировке, что сделает невозможным ее нелегальное происхождение или повторное использование марок.

Автоматизация контроля:

Вместо выборочных проверок — автоматическое получение данных со всех этапов оборота продукции. Это позволяет контролирующим органам оперативно выявлять нарушения и уменьшить человеческий фактор в процессе надзора.

Отслеживание продукции:

Система обеспечивает сквозное прослеживание пути каждой единицы продукции — от производителя или импортера до конечной точки продажи. Это повышает прозрачность и позволяет бизнесу быстрее выявлять ошибки в учете или логистике.

Увеличение налоговых поступлений:

Благодаря прозрачности оборота и снижению доли теневого рынка, государство ожидает роста акцизных поступлений в бюджет. Это особенно актуально в условиях потребности в финансовой стабильности и восстановлении экономики.

Как работает еАкциз?

QR-код и цифровая маркировка:

Каждая единица подакцизного товара получает уникальный цифровой код в формате QR. Этот код содержит информацию о производителе, дату изготовления, партию, маршрут доставки и прочее. Нанесение QR-кода является обязательным и заменяет бумажные акцизные марки в будущем.

Онлайн-контроль:

Вся информация о движении продукции фиксируется в режиме реального времени. Система автоматически регистрирует передачу товаров между звеньями цепи поставок — от производителя до ритейла. Это позволяет государственным органам мгновенно видеть, где находится продукция, и выявлять нарушения.

Интеграция с бизнес-процессами:

Предприятия должны интегрировать свои учетные системы (WMS, ERP, POS) с еАкциз для автоматической передачи данных. Это позволяет уменьшить ручную работу, избежать ошибок в отчетности и соблюдать требования без дополнительной нагрузки на персонал.

Проверка потребителями:

Благодаря QR-коду покупатель может самостоятельно проверить легальность товара с помощью смартфона. Это создает дополнительный уровень доверия к бренду и заставляет рынок становиться более прозрачным — ведь контроль осуществляет не только государство, но и сами потребители.

Основные этапы интеграции ABM WMS с еАкциз и определение основных терминов

Прежде чем перейти к интеграции системы WMS (Warehouse Management System) с еАкциз, давайте определим несколько ключевых терминов:

1. УИ (Уникальный идентификатор) — код, который генерируется во время производства или импорта продукции, идентифицируя каждую единицу товара.
2. ЭМ (Электронная марка) — цифровая марка, которая наносится на продукцию для идентификации в системе.
3. УГИ (Уникальный групповой идентификатор) — идентификатор для упаковки товаров (ящик, паллета). Может быть сгенерирован с помощью стандарта GS1 или через систему е-Акциз по запросу.
4. АЭД (Акцизный электронный документ) — документ, создаваемый во время отгрузки товара внешним клиентам или при внутренних перемещениях.

Зарегистрировать АЭД необходимо даже при перемещении товара между собственными складами. В этом случае передаются не ЭМ или УГИ, а коды товаров и их количество.

Обзор двух вариантов возможной интеграции:

1. Обмен на стороне WMS

Система WMS (Warehouse Management System) является основным инструментом обмена данными с еАкциз, обеспечивая корректное ведение документооборота. В то же время ERP-система отвечает за финансовый и товарный учет, тогда как WMS занимается логистикой и операционной деятельностью на складе.

Основные точки взаимодействия между системами:

1. Прием товара — проверка акцизных марок с АЭД и формирование УГИ.
2. Прием товара (импорт) — запрос УИ с ЕС через систему еАкциз.
3. Хранение — корректировка УГИ при перегруппировке товаров на складе.
4. Отгрузка — формирование и регистрация АЭД перед отгрузкой товара.

Детальное описание процессов:

Поступление товара (местные поставщики)

1. Выгрузка документа: ERP-система выгружает в WMS документ «Приемка» товара.
2. Запрос АЭД: WMS запрашивает соответствующий Акцизный электронный документ (АЭД) из системы еАкциз для проверки товара.
3. Процесс приема товара: Прием товара происходит по количеству и с помощью мобильных терминалов WMS.
4. Результаты приема:
   Без расхождений: Если все данные совпадают, АЭД подписывается КЭП в системе еАкциз.
   С расхождениями:
   — Товар остается в зоне приема и недоступен для реализации.
   — Вносятся изменения в АЭД поставщиком или документ отклоняется. Обновленный АЭД ожидает подтверждения.
   — После внесения изменений в АЭД или создания нового документа, WMS получает актуальный АЭД с еАкциз, который автоматически сверяется с фактом приемки.
   — Если все в порядке, WMS рассчитывает ячейки для размещения товара. После этого товар становится доступен для реализации.
   — АЭД подписывается КЭП в системе еАкциз.

Поступление товара (импорт)

1. Выгрузка документа: ERP-система выгружает в WMS документ «Приемка» товара.
2. Формирование запроса на УИ: При приемке товара с производства или импорта, WMS формирует запрос на получение Уникального идентификатора (УИ) из ЕС для всей партии товара.
3. Печать и нанесение марок: После получения УИ, печатаются электронные марки (ЭМ) и наносятся на товар.
4. Маркировка товара: Товар отмечается в WMS как простикерованный.
5. Активация ЭМ в еАкциз: WMS активирует ЭМ в системе еАкциз.
6. Расчет ячеек для хранения: WMS рассчитывает ячейки для хранения товара, и после размещения товар становится доступен для реализации.

Отгрузка товара

1. Формирование заказа: ERP формирует заказ на отгрузку товара и передает его в WMS.
2. Запуск документов и создание задачи: WMS инициирует создание документов и задания для ТСД.
3. Проверка маркировки: На ТСД путем сканирования проверяется корректность маркировки товара (ЭМ), его статус и заполняется перечень ЭМ по документу.
4. Формирование УГИ: При использовании упаковки возможно формировать Уникальный групповой идентификатор (УГИ). Номер УГИ генерируется в WMS по стандарту GS1 или отправляется запрос в еАкциз на генерацию группового идентификатора.
5. Создание АЭД: WMS инициирует создание АЭД в системе еАкциз для товара.
6. Подпись АЭД: После отгрузки товара, АЭД подписывается КЭП в системе еАкциз.

2. Обмен на стороне ERP

Поступление товара (местные поставщики)

1. Запрос на АЭД: Перед выгрузкой документа в WMS, ERP запрашивает соответствующий АЭД из еАкциз.
2. Выгрузка документа: ERP выгружает в WMS документ «Приемка» и АЭД.
3. Прием товара: Происходит процесс приема товара по количеству и с помощью мобильных терминалов WMS. Результаты приема передаются в ERP, товар ожидает разрешения на размещение.
4. Результаты приема в ERP:
   Без расхождений: Если расхождений нет, документ подписывается КЭП в еАкциз, и WMS получает разрешение на размещение товара.
   С расхождениями:
   — Внесение изменений в АЭД поставщиком или отклонение документа и ожидание нового АЭД.
   — После внесения изменений или создания нового АЭД, ERP получает актуальный вариант и сверяет с фактом приемки.
   — Если все в порядке, в WMS отправляется разрешение на размещение товара.
   — ERP подписывает АЭД в системе еАкциз.

Поступление товара (импорт)

1. Выгрузка документа: ERP выгружает в WMS документ «Приемка».
2. Прием товара в WMS: Товар принимается по количеству и качеству в WMS, результат выгружается в ERP.
3. Формирование запроса на УИ: ERP формирует запрос на получение Уникального идентификатора (УИ) с ЕС для партии товара и получает печатную форму с ЭМ.
4. Печать этикеток: Этикетки печатаются в ERP и наносятся на товар.
5. Активация ЭМ: ERP активирует ЭМ в системе еАкциз.
6. Маркировка товара: Товар отмечается в WMS и рассчитываются ячейки для хранения.

Отгрузка товара

1. Формирование заказа: ERP формирует заказ на отгрузку и передает его в WMS.
2. Запуск документов и создание задания: WMS запускает документы и создает задание для ТСД.
3. Проверка маркировки товара: На ТСД сканируется маркировка товара, проверяется его статус и заполняется перечень ЭМ.
4. Формирование УГИ: При необходимости формируются УГИ, номер которых генерируется в WMS или через ERP при наличии соответствующего интерфейса.
5. Создание АЭД: ERP инициирует создание АЭД в системе еАкциз для товара.
6. Подпись АЭД: После отгрузки товара, АЭД подписывается КЭП в системе еАкциз.

Особенности интеграции:

• Все операции в системах WMS или ERP должны соответствовать требованиям е-Акциза, чтобы избежать блокировки товаров.
• Во время приема товара важно корректно сверять данные с АЭД. Расхождения могут привести к задержкам в приемке товара, а неисправленные ошибки — к наложению штрафных санкций.
• Согласно официальной информации, для внутренних перемещений товаров между складами регистрация АЭД является обязательной.
• При возврате товара нужно корректировать ранее зарегистрированные АЭД с помощью функций аннулирования или исправления.

Однако следует учитывать и основные вызовы, которые могут возникнуть при внедрении:

Модернизация IT-инфраструктуры:

Для успешной интеграции необходимо обновить или адаптировать существующие системы учета, чтобы они соответствовали новым требованиям еАкциза. Это может включать изменения в программном обеспечении, настройки интерфейсов для обмена данными и обеспечения совместимости между различными системами. Обновление IT-инфраструктуры потребует определенных инвестиций и времени на внедрение.

Дополнительные расходы на оборудование:

Внедрение электронного акциза также предусматривает расходы на новое оборудование для маркировки товаров, такое как термопринтеры для печати акцизных марок, мобильные терминалы для сканирования QR-кодов, а также другие устройства для обмена данными. Эти расходы следует учесть при планировании бюджета для интеграции.

Сопротивление со стороны недобросовестных участников рынка:

Поскольку электронный акциз создает более строгий контроль за оборотом подакцизных товаров, некоторые участники рынка могут проявлять сопротивление из-за опасений относительно усиленного контроля, повышения расходов или усложнения процессов. Такое сопротивление может задержать внедрение или даже привести к правовым и организационным трудностям, если не принять меры для разъяснения новых правил.

Выводы

WMS играет ключевую роль в обеспечении эффективного обмена данными между ERP-системой и платформой еАкциз. В этой статье мы постарались подробно описать техническую часть процесса интеграции, акцентируя внимание на всех важных аспектах, которые необходимо учитывать для бесперебойной работы. Правильная интеграция позволяет не только автоматизировать контроль оборота подакцизных товаров, но и обеспечить соответствие новым законодательным требованиям, уменьшить вероятность ошибок в документации и минимизировать риски блокировки товаров.

Если вы уже готовы внедрять изменения и адаптировать свою систему к новым требованиям, обращайтесь к нам за консультацией. Наши специалисты помогут вам быстро и безопасно настроить интеграцию, гарантируя соответствие всем нормативам и требованиям е-Акциза.