Автоматизация процессов управления запасами: зачем это нужно бизнесу сегодня

Что такое автоматизация управления запасами и зачем она нужна бизнесу

Автоматизация управления запасами — это комплекс технологий, инструментов и процессов, которые позволяют компании поддерживать оптимальный уровень товарных остатков, исключать человеческие ошибки и ускорять принятие решений. По сути, это переход от ручного контроля к системе, которая работает в режиме реального времени, анализирует данные и помогает бизнесу удерживать баланс между спросом и доступностью товаров.

Современные ритейлеры работают в условиях нестабильного спроса, сложных цепочек поставок и высокой конкуренции. Покупатель ожидает, что нужный товар всегда будет на полке, обслуживание клиентов — быстрым, а цены — справедливыми. В таких условиях ручное управление запасами перестало быть эффективным и безопасным для бизнеса.

Именно здесь возникает необходимость внедрить автоматизацию процессов управления запасами и использовать современную программу для управления запасами, чтобы обеспечить стабильное пополнение, минимизировать дефициты, снизить излишки и увеличить прибыль.

Основные аспекты автоматизации

Автоматизация включает:

• мониторинг товаров на складе и в магазинах в реальном времени — точный учёт товаров в магазине;
• расчёт оптимальных заказов по каждому SKU, включая оптимальный размер заказа;
• анализ спроса, сезонности, промо и факторов, влияющих на продажи;
• контроль доступности, оборачиваемости и уровня сервиса поставщиков;
• прозрачную отчётность для стратегических решений.

В результате компания получает не просто инструмент расчёта заказов, а единую цифровую среду, в которой процессы — от прогнозирования до автозаказа и аналитики — синхронизированы и прозрачны.

Методы и технологии, применяемые при автоматизации

Современные решения основываются на:

• машинном обучении, которое учитывает сложные паттерны спроса;
• многофакторном анализе для формирования эффективных
  стратегий управления запасами;
• алгоритмах пополнения по модели Pull (модель вытягивания);
• BI-аналитике для оценки эффективности, стабильности поставщиков и обслуживания клиентов;
• механизмах автозаказа, которые отправляют заказы автоматически.

Такой подход обеспечивает автоматическое управление запасами, где каждый заказ формируется объективно и без влияния человеческого фактора.

Как автоматизация управления запасами решает типовые проблемы бизнеса

Большинство компаний сталкивается с одинаковыми трудностями:

• избыток товара «в мёртвых зонах» и дефицит ходовых позиций;
• непрозрачность процессов;
• задержки поставок и ошибки сотрудников;
• потерянные продажи;
• снижение маржи из-за списаний и неэффективных закупок.

Автоматизированная система управления запасами решает эти проблемы:

• обеспечивает точные и своевременные заказы,
• контролирует остатки по каждому магазину (подробнее — в материале про управление товарными запасами в магазине),
• устраняет ошибки ручных расчётов,
• стабилизирует финансовый результат,
• делает процессы предсказуемыми и устойчивыми через оптимизацию управления запасами.

Причина 1. Максимально быстрая реакция на изменения спроса по каждому SKU в каждом месте хранения

Сегодня ритейл работает в условиях высокой волатильности спроса. Прогнозы и стратегическое планирование остаются важными инструментами, но они не способны учитывать каждое резкое изменение, возникающее под влиянием погоды, конкурентов, локальных событий, промо и динамики трафика.

Поэтому бизнесу необходима возможность ежедневно отслеживать фактическое потребление и мгновенно реагировать на изменения спроса по каждому SKU. Именно это обеспечивает автоматизация управления запасами, позволяя проводить устойчивую оптимизацию управления запасами в реальном времени: система анализирует данные, формирует заказы ежедневно и помогает удерживать баланс между продажами и доступностью товаров.

Почему важно реагировать в реальном времени

Даже небольшая задержка может привести к серьёзным потерям:

• дефицит ходовых товаров — упущенная выручка;
• излишки — замороженные деньги и списания;
• неритмичные поставки — снижение уровня обслуживания клиентов;
• неправильное распределение — падение оборачиваемости.

Автоматизация позволяет выявлять изменения сразу и корректировать объём пополнения каждый день, а не раз в неделю. Это исключает человеческий фактор и повышает точность решений.

Как автоматизация ускоряет принятие решений

ABM Inventory использует модель вытягивания (Pull), основанную на принципах Теории ограничений:

• пополнение происходит по фактическому потреблению,
• каждый SKU анализируется отдельно,
• система пересчитывает потребность ежедневно,
• заказы формируются автоматически,
• менеджер лишь подтверждает решения в интерфейсе.

Такая модель дополняет долгосрочные стратегии управления запасами и сочетает прогнозирование с оперативной реакцией на изменения спроса — что обеспечивает устойчивость цепи поставок.

Пример: ежедневный мониторинг вместо догадок — как автоматизация улучшает управление Fresh

Категория Fresh — лучший показатель того, насколько важно реагировать на спрос в реальном времени. Именно здесь погрешность в расчётах часто приводит к списаниям, дефициту и прямым финансовым потерям. Ниже — два примера клиентов, где автоматизация позволила устранить проблемы, которые невозможно решить только прогнозом.

Кейс 1. Молочная продукция: –7% излишков и +16% продаж

До автоматизации ритейлер сталкивался с типичными проблемами:

• неточные данные об остатках,
• перестраховочные заказы,
• излишки и списания,
• потерянные продажи,
• невозможность прогнозировать будущие списания.

После внедрения ABM Inventory система ежедневно:

• учитывает остаточный срок годности,
• пересчитывает заказы по факту реализации,
• адаптирует пополнение под колебания спроса,
• прогнозирует будущие списания,
• корректирует заказы без участия менеджера.

Результаты: +16% продаж, –7% излишков, +7% доступности товара.

Кейс 2. Хлебобулочная продукция: +26% продаж и –19% потерь

До автоматизации сеть сталкивалась с:

• дефицитом в части магазинов,
• излишками в других,
• субъективными заказами сотрудников,
• отсутствием учёта текущего спроса.

После внедрения ABM Inventory система стала учитывать:

• динамику продаж текущего дня,
• график и слоты доставки,
• остаточный срок годности,
• колебания спроса в течение недели.

Результаты: +26% продаж, –19% потерь, минимизация человеческого фактора.

Причина 2. Доступ в режиме online из любой точки мира и с любого устройства

Управление запасами больше не привязано к офису или рабочему компьютеру. Закупщики, категорийные менеджеры и операционные команды должны иметь доступ к системе в любой момент — в магазине, на складе, дома или в дороге. Ограниченный доступ к данным и зависимость от конкретного рабочего места приводят к задержкам заказов, ошибкам и потерянным продажам.

Именно поэтому современным компаниям необходима система, которая работает в режиме реального времени и доступна с любого устройства. ABM Inventory, как облачное решение, обеспечивает онлайн-доступ, гибкость и непрерывность процессов даже в распределённых командах.

Как онлайн-доступ помогает управлять запасами без сбоев

Главное преимущество онлайн-среды — синхронизация данных в реальном времени. Это обеспечивает актуальную информацию об остатках, ежедневное формирование заказов и отсутствие задержек в согласовании: все участники работают в единой цифровой среде.

Менеджер может проверять спрос, отслеживать отклонения, согласовывать заказы и контролировать работу магазинов и складов, даже находясь вне офиса. Это особенно важно, когда любое промедление влияет на продажи и уровень обслуживания клиентов.

Автоматизация управления запасами в распределённых командах

Современные ритейлеры работают в распределённых и гибридных командах, поэтому доступ ко всем данным должен быть единым и непрерывным. Онлайн-доступ в ABM Inventory объединяет закупщиков, категорийных менеджеров, операционный персонал и логистику в одной системе.

Это устраняет проблемы передачи файлов, исключает устаревшую информацию и снижает влияние человеческого фактора — данные всегда актуальны для всех участников. Такой подход делает управление запасами прозрачным, предсказуемым и защищённым от ошибок, возникающих при работе в разных каналах.

Мобильность и гибкость: контроль поставок и остатков 24/7

Доступность системы с любого устройства обеспечивает бизнесу:

• непрерывность управления — важные решения не откладываются;
• оперативность реакции — система сигнализирует о дефицитах, задержках, излишках;
• мобильный контроль процессов — менеджеры могут вмешиваться в процессе, даже находясь в командировке или вне рабочего места;
• стабильность процессов — заказ формируется ежедневно, даже при отсутствии всех сотрудников на месте.

Это особенно важно для крупных сетей, где:

• часть команды работает в магазинах,
• часть — в офисах,
• часть — на распределительных центрах,
• руководители — в разъездах.

Автоматизация и онлайн-доступ позволяют всем быть в одном информационном пространстве.

Причина 3. Гибкие функции системы позволяют решать точечные задачи в условиях дефицита бюджета закупок

В кризисные периоды ритейлеры вынуждены пересматривать подходы к закупкам: бюджет ограничен, а потребность в товаре остаётся высокой. Важно закупать только критичные позиции, удерживать оптимальный уровень доступности и избегать заморозки средств в неликвидах.

Автоматизация управления запасами помогает распределять ресурсы точечно и экономно: система расставляет приоритеты, ограничивает закупки низкоприоритетных товаров и быстро адаптируется к изменениям — без ущерба для обслуживания клиентов.

Благодаря гибким настройкам алгоритмов ABM Inventory ритейлер может контролировать весь процесс закупок даже при ограниченном бюджете.

Приоритизация заказов по ABC-анализу

Когда ресурсов недостаточно, важно закупать товары прежде всего тех категорий, которые действительно влияют на продажи и прибыль.

Система позволяет:

• автоматически распределять товары по ABCD-классификации на основе их вклада в оборот,
• выставлять приоритеты закупок по каждому классу,
• обеспечивать доступность ключевых позиций A и B,
• ограничивать или полностью блокировать закупки товаров из групп C и D в кризисные периоды.

Это помогает сфокусировать бюджет на товарах, которые приносят максимум ценности для бизнеса.

Оптимизация страховых запасов и ограничение закупок

В условиях неопределённости и сезонных колебаний важно контролировать страховые запасы и избегать избыточных закупок.

ABM Inventory позволяет:

• рассчитывать страховые запасы в днях продаж — это делает планирование более точным и гибким;
• автоматически ограничивать закупки товаров с низким риском дефицита;
• корректировать уровни пополнения с учётом спроса, сезонности и операционных ограничений;
• предотвращать «перестраховочные» заказы, которые ведут к заморозке средств.

Этот функционал особенно полезен в периоды нестабильных продаж, когда важно закупать ровно столько, сколько нужно — не больше и не меньше.

Автоматизированная система управления запасами как инструмент экономии

Гибкость, которую даёт автоматизированная система управления запасами, напрямую влияет на финансовый результат. ABM Inventory помогает экономить бюджет за счёт:

• ограничения заказов по низкоприоритетным товарам,
• автоматического вывода товаров C и D категорий из матрицы,
• оптимизации заказов под доступный бюджет,
• автоматической отправки заказов альтернативным поставщикам,
• выбора поставщика по наиболее выгодным условиям (цена, lead time, уровень сервиса).

Особенно важна автоматизация выбора поставщика: система объективно сравнивает условия, оценивает всех доступных партнёров по заданным критериям и предлагает оптимальный вариант. Это делает закупки более выгодными, прозрачными и устойчивыми даже при ограниченном бюджете.

Причина 4. Аналитика, которая позволяет всегда быть начеку

Управление запасами — это не только расчёт заказов. Это постоянный контроль рисков: излишков, дефицитов, резких изменений спроса, ошибок в данных и непредсказуемых отклонений в поведении покупателей.

Без глубокой аналитики даже лучшая автоматизация не даст максимального эффекта.
Ритейлеру нужен инструмент, который не просто показывает цифры, а помогает вовремя увидеть проблему, понять её источник и принять решение ещё до того, как ситуация нанесёт ущерб.

ABM Inventory предоставляет именно такую аналитику — понятную, структурированную и направленную на предотвращение проблем, а не разбор постфактум.

Предиктивная аналитика в управлении запасами

Одно из ключевых преимуществ автоматизации — способность системы анализировать данные в динамике и сигнализировать о возможных рисках заранее.

ABM Inventory помогает:

• выявлять потенциальный дефицит до того, как он возникнет;
• фиксировать скопление излишков на ранней стадии;
• отслеживать отклонения в спросе, которые не укладываются в обычную логику продаж;
• учитывать сезонность, тренды и внешние факторы;
• анализировать влияние промо на доступность и оборачиваемость;
• прогнозировать будущие списания — особенно важно для Fresh.

Такой подход позволяет ритейлеру работать проактивно, а не реагировать на последствия.

Выявление излишков и дефицитов до того, как они нанесут ущерб

Большая часть потерь в ритейле происходит из-за двух факторов:

• дефицит ходовых товаров — потерянные продажи, снижение лояльности, ухудшение обслуживания клиентов;
• излишки — замороженные средства, списания, падение маржинальности.

Аналитические отчёты ABM Inventory позволяют быстро выявлять:

• что вызывает излишки (перестраховочные заказы, ошибки в матрице, несбалансированные поставки);
• почему возникают дефициты (несвоевременные заказы, ошибки в данных, проблемы с поставщиком, неверный уровень доступности);
• на каких уровнях цепи происходят отклонения — магазин, склад, поставщик;
• какие товары требуют пересмотра уровня запасов или статуса в матрице.

Менеджер видит не только факт проблемы, но и её первопричину — это ускоряет корректировку и уменьшает потери.

Как аналитика помогает оптимизировать процессы управления запасами

Аналитический модуль ABM Inventory — это не просто набор отчётов.
Это инструмент, который:

• показывает ключевые показатели эффективности по запасам;
• формирует инсайты, на которые нужно обратить внимание;
• помогает скорректировать стратегию пополнения или уровень доступности;
• улучшает точность автозаказа;
• выявляет проблемы в работе поставщиков (SLA, OTIF, задержки, цена, стабильность);
• помогает анализировать динамику и сравнивать периоды.

Для Fresh это особенно важно: система

• анализирует остаточный срок годности,
• прогнозирует будущие списания,
• сигнализирует о рисках до появления фактического списания,
• учитывает ошибки в учёте сроков годности.

Например, в одном из кейсов анализ отчётов о списаниях показал, что 56% потерь молочной продукции было связано с ошибками в управлении сроками хранения. После корректировки настроек уровень списаний был снижен до оптимальных 5%.

Автоматизация управления запасами с ABM Inventory

ABM Inventory — это автоматизированная система управления запасами, которая помогает ритейлерам работать предсказуемо, эффективно и экономно даже в условиях нестабильного спроса. Система объединяет магазины, склады и поставщиков в единую цифровую среду, где каждый процесс — от анализа спроса до формирования заказов — выполняется автоматически и в режиме реального времени.

Благодаря алгоритмам на основе искусственного интеллекта ABM Inventory обеспечивает:

• точные ежедневные заказы по каждому SKU;
• стабильное пополнение без человеческого фактора;
• снижение излишков и дефицитов;
• повышение уровня доступности товаров;
• улучшение обслуживания клиентов;
• рост оборота и прибыльности.

Система адаптируется под специфику бизнеса: продуктовый ритейл, аптеки, DIY, электроника, fashion и другие сегменты. Для каждой категории — от массового FMCG до Fresh и сложных товарных групп со сроками годности — предусмотрены специализированные настройки.

Ключевые функции ABM Inventory

1. Прогнозирование спроса и анализ факторов

Система строит прогнозы на основе ML-моделей, учитывая сезонность, промо, тренды, колебания спроса и уровень обслуживания поставщиков. Это помогает принимать стратегические решения: планировать бюджеты, оценивать потенциал категорий, оптимизировать ассортимент.

2. Ежедневный автоматический заказ

ABM Inventory самостоятельно рассчитывает оптимальный объём пополнения, формирует заказы и отправляет их поставщикам или в ERP. Менеджер лишь согласовывает рекомендации.
Это исключает ошибки ручных расчётов и обеспечивает точные поставки каждый день.

3. Управление Fresh

Для категорий с коротким сроком годности система учитывает:

• остаточный срок годности,
• время выполнения заказа,
• ограничения поставщиков,
• колебания спроса в течение недели,
• будущие списания.

Благодаря этому ритейлеры снижают потери и увеличивают продажи в самой чувствительной категории.

4. Многоуровневая оптимизация запасов

Система помогает балансировать запасы между:

• центральным складом,
• распределительными центрами,
• магазинами.

Это снижает издержки, повышает оборачиваемость и устраняет дефициты в сети.

5. Управление промо

ABM Inventory строит прогнозы промо-спроса, анализирует результаты кампаний и корректирует потребность по магазинам в течение акции. Это помогает избегать излишков, списаний и потерянных продаж в периоды пиковых нагрузок.

6. Выбор оптимального поставщика

Новый функционал автоматизирует выбор поставщика по критериям:

• цена,
• lead time,
• уровень сервиса,
• доступность,
• условия поставки.

Система рассчитывает рейтинг поставщиков и предлагает оптимальный вариант — прозрачно и объективно.

7. BI-аналитика

В системе доступно более 40 аналитических отчётов: ABC/XYZ-анализ, доступность, оборачиваемость, SLA поставщиков, эффективность промо, динамика запасов и многое другое.
Отчёты помогают выявлять проблемы, понимать первопричины и улучшать процессы.

8. Автоматизация ротации ассортимента

Система прогнозирует спрос на новые товары, рассчитывает первый заказ и корректирует статусы товаров по мере изменения спроса и остатков.

Почему ритейлеры выбирают ABM Inventory

• –20–48% излишков — за счёт точных ежедневных заказов;
• +7–21% рост оборачиваемости — товары двигаются быстрее, меньше денег заморожено;
• +3–26% рост продаж — благодаря увеличению доступности;
• до –20% списаний — особенно в Fresh и Bakery;
• окупаемость внедрения — менее чем за 6 месяцев.

ABM Inventory помогает работать не просто корректно, а эффективно, обеспечивая устойчивость процессов даже в условиях кризиса, скачков спроса и ограниченного бюджета на закупки.