Автоматизация процесса бюджетирования

Что дает автоматизация бюджетирования

Автоматизация бюджетирования — это ключевой этап цифровой трансформации финансовой функции компании. Она позволяет не только ускорить и упростить процессы планирования, учета и анализа бюджета, но и повысить точность прогнозов, улучшить контроль расходов и обеспечить гибкость в условиях рыночных изменений. Ниже рассмотрим, какие конкретные преимущества получает бизнес при переходе от ручного бюджетирования к автоматизированной системе.

Построение бюджетной стратегии

Автоматизация позволяет связать бюджетную стратегию с общими целями бизнеса. Вместо работы в изолированных Excel-файлах финансовые службы получают единое цифровое пространство, где стратегия формируется на основе данных, а не интуиции. Это помогает оценить, насколько ресурсы компании направлены на приоритетные направления, и проводить сценарный анализ для выбора оптимального пути развития.

Планирование бюджета

С автоматизированной системой планирование становится более точным, регулярным и прозрачным. Использование шаблонов, централизованных справочников и автоматических расчетов экономит время сотрудников и снижает риск ошибок. Кроме того, возможна быстрая адаптация планов при изменении макроэкономических условий или внутренней конъюнктуры.

Контроль и анализ бюджета

Современные программные решения позволяют вести качественный анализ бюджета. с оценкой факторов влияния (курс валют, количество продаж, стоимость ГСМ и т.д). Благодаря автоматизации можно провалиться до первичного документа внесения данных, определить ответственного, ознакомиться с пояснениями. Еще на уровне составления бюджета проанализировать маржинальность, оборачиваемость, ROI и прочие показатели. Автоматизация  дает возможность принять бизнес-решение еще до начала деятельности, уберечь от нерентабельных инвестиций или ненужных кредитов.

Сопоставление плановых и фактических показателей

Система бюджетирования автоматически формирует отчеты по сравнению планов и факта, выделяет ключевые отклонения и предлагает визуализацию данных. Это упрощает работу финансовой службы, делает аналитику более наглядной и открывает путь к сквозной аналитике.

Гибкость при изменениях

Бюджет — это живой инструмент, а не статичный документ. Автоматизация делает бюджетирование гибким: изменения в одном блоке бюджета автоматически пересчитывают связанные показатели. Например, рост зарплатного фонда мгновенно отразится на плановом бюджете доходов и расходов (БДР) и бюджете движения денежных средств (БДДС). Это особенно важно при необходимости срочно перестроить планы в условиях рыночной турбулентности.

Финансовая отчётность в реальном времени

Инструменты автоматизации позволяют получать отчетность в режиме реального времени, без ожидания конца месяца или ручной подготовки таблиц. Финансовые директора и управленцы получают доступ к актуальной информации по расходам, доходам, задолженностям, кассовым разрывам — в едином интерфейсе.

Упрощение процессов согласования

Согласование бюджета и его изменений — один из самых затратных этапов, особенно в больших компаниях. Автоматизированная система позволяет настраивать маршруты согласования, уведомления и контрольные точки. Это ускоряет цикл планирования и минимизирует человеческий фактор.

Централизованное управление и снижение издержек

Автоматизация бюджетирования на предприятии обеспечивает централизованный контроль за расходами, прогнозированием и исполнением бюджета. В результате снижаются операционные издержки, повышается эффективность управления финансами, а также оптимизируются ресурсы.

Трудности при автоматизации бюджетирования

Несмотря на очевидные преимущества, автоматизация бюджетирования требует тщательной подготовки и учета ряда факторов. Ошибки на старте могут привести к затягиванию сроков, увеличению бюджета проекта или даже провалу внедрения. Ниже рассмотрим основные сложности, с которыми сталкиваются компании на пути автоматизации.

Связь с управленческими процессами

Бюджетирование невозможно автоматизировать в отрыве от общих бизнес-процессов компании. Если процессы находятся «на ручном управлении», необдуманно меняются без причины, не структурированы и не связаны, внедрение системы может быть затруднено. Часто компании пытаются “оцифровать хаос”, не осознав, что автоматизация требует определённого уровня зрелости и регламентации управленческих процедур.

Пример: если в компании отсутствует централизованное планирование закупок, то автоматизация блока “расходы” в бюджете приведёт к постоянным пересчетам и конфликтам между подразделениями.

Подготовка перед внедрением программных решений

Перед запуском проекта необходимо провести предпроектную диагностику: описать текущие процессы, сформировать требования к системе, определить роли и зоны ответственности, разработать и визуализировать модель реализации с учетом особенностей бизнеса. Без этого этапа высок риск выбрать неподходящее решение, не учесть важные нюансы или столкнуться с сопротивлением персонала.

Также важно обучение персонала: финансовые и IT-специалисты должны понимать, как новая система изменит их работу, и быть готовыми к переходу от Excel к централизованной платформе.

Сложности при выборе и внедрении ПО

На рынке представлено множество решений, но не все из них подходят под конкретные задачи компании. Чрезмерно универсальные платформы требуют больших усилий по доработке, а “коробочные” могут не учитывать отраслевую специфику. Кроме того, внедрение системы требует интеграции с IT-инфраструктурой, возможно — с ERP-системой, CRM, BI-инструментами.“Практика показывает: отсутствие единого центра принятия решений и четкой архитектуры системы может привести к фрагментированному внедрению, когда каждая служба работает в своем модуле без общей картины.”

Как происходит автоматизация бюджетирования при помощи систем управления финансами от ABM Cloud 

ABM Cloud предлагает пошаговый, структурированный подход к автоматизации бюджетирования. Он базируется на опыте десятков внедрений в компаниях среднего и крупного бизнеса и позволяет пройти путь от первичного анализа до полноценной цифровой трансформации финансового управления.Ниже — ключевые этапы автоматизации с использованием системы управления финансами и платформы финансового планирования Farseer.

Этап 1. Аудит и диагностика текущих процессов

На первом этапе команда ABM Cloud анализирует действующую финансовую модель, источники данных и инструменты, используемые для бюджетирования (часто — это электронные таблицы). Проводится аудит бизнес-процессов и уровня зрелости управленческого учета.

Результат: карта текущих финансовых потоков, ключевых точек контроля и проблем, препятствующих консолидации данных и прозрачности.

Этап 2. Проектирование целевой модели бюджетирования

На этом этапе формируется целевая система бюджетирования, согласованная с целями бизнеса. Определяются бюджеты: БДДС, БДР, инвестбюджет и другие. Прорабатываются связи между подразделениями и правила согласования. Важно учесть логику план-фактного анализа, форматы отчетности и процессы прогнозирования бюджета.

Параллельно закладываются принципы централизованного управления и регламентация процедур.

Этап 3. Выбор и настройка программного решения

В зависимости от сложности и масштабов бизнеса, подбирается одно или несколько решений из линейки ABM Cloud. Часто используется связка:

• ABM Finance — как консолидирующее ядро системы контроля и  учета.
  
• Farseer — для гибкого финансового моделирования, сценарного анализа, построения бюджетной стратегии.

Системы интегрируются с ERP, CRM и другими источниками данных. Формируются дашборды для сквозной аналитики, настраиваются права доступа, роли, шаблоны бюджетов.

Этап 4. Обучение и запуск

Перед запуском проводится обучение персонала, моделирование кейсов “план-факт”, а также финальное согласование бюджета. Запуск автоматизации часто проходит поэтапно — от пилотного подразделения до масштабирования на всю компанию.

Создаются регламентные документы, что обеспечивает стандартизацию процессов и минимизирует кассовые разрывы в будущем.

Этап 5. Поддержка, адаптация и развитие

После запуска проект не заканчивается. Внедряется цифровая трансформация управления финансами: появляются новые метрики, обновляются бюджеты, внедряются сценарные модели и контроль отклонений. Система учета адаптируется под изменения в бизнесе и растет вместе с ним.

Результаты автоматизации бюджетирования наших клиентов

Компании, внедрившие автоматизацию бюджетирования с помощью решений ABM Cloud, отмечают ощутимые улучшения в управлении финансами уже в первые месяцы после запуска системы. Ниже приведены обобщенные результаты и реальные примеры клиентов, которые подтверждают эффективность подхода.

Повышение прозрачности и управляемости

Внедрение автоматизированной системы учета позволило клиентам добиться полной консолидации данных из разных источников. Это упростило подготовку финансовой отчетности, повысило качество управления денежными потоками компании и снизило количество ошибок, связанных с ручным вводом данных.

Например, компания «Лекхим», используя ABM Finance,  полностью автоматизировали сбор и анализ данных. Настроили эффективное планирование и бюджетирование, автоматизировали казначейство (заявки на платеж и процесс согласования реестров на оплату).

Экономия времени и снижение операционных затрат

Вместо недель ручной сверки отчетов — формирование бюджета занимает часы. Благодаря автоматизации согласования, маршрутизации и шаблонов документов, удалось сократить трудозатраты на 30–60% у таких клиентов, как  «Vartis» и «NewTon».

Они отмечают не только снижение затрат на рутинные задачи, но и улучшение коммуникации между отделами.

Гибкость и адаптивность

Система позволяет быстро реагировать на внешние изменения — корректировать бюджетную стратегию, запускать альтернативные сценарии и строить финансовое планирование на основе данных в реальном времени. Это особенно актуально в условиях экономической турбулентности.

Так, сеть аптек «Виола» использует ABM Finance для оптимизации расходов в динамичных рыночных условиях.

Централизованное управление для масштабных бизнесов

У крупных клиентов с разветвленной структурой автоматизация позволила стандартизировать порядок бюджетирования в разных филиалах и бизнес-направлениях. В частности, «Lemtrans» отмечает, что благодаря внедрению централизованной системы появилась возможность контроля за объективной и прозрачной картиной состояния бизнеса. Все организации применяют унифицированные правила учета и единые справочники при отражении хозяйственных операций. Повысилось качество отчетной информации, простота в работе с ней и проведении анализа.