Автоматизация закупок и заказов в сети магазинов
Содержание статьи:
Автоматизация закупок и заказов товаров в сети магазинов или в оптово-розничных компаниях позволяет добиться финансовых выгод – увеличиваются продажи, снижаются затраты, улучшается оборачиваемость, повышается операционная эффективность работы менеджеров. Рассмотрим кейс Компании – сети розничных магазинов в России, у которой есть центральный распределительный склад и 20 торговых точек. Как происходил процесс внедрения системы и эффекты, которые получила компания.
Автоматизация закупок и заказов. Почему возникла потребность?
Автоматизация закупок и заказов позволит компании повысить эффективность управления запасами, оптимизировать рабочее время персонала, а также достигнуть стратегических целей по расширению сети, — так вполне обоснованно рассудило руководство компании.
До внедрения системы все заказы формировались менеджерами в ручном режиме в товаро-учетной системе. В результате процесс формирования заказов занимал большую часть рабочего времени менеджера, что не позволяло уделить особое внимание таким вопросам как анализ ассортимента, работа с поставщиками и клиентами, контроль излишков и упущенных продаж.
В учетной системе ERPне было возможности быстро отслеживать изменения уровня товарных запасов, особенно по отдельным группам товаров, которые выводились из ассортимента по окончанию сезона или по другим причинам.
Не было инструмента для определения необходимого уровня запасов по каждому товару в точке хранения, а также дополнительных механизмов работы с ассортиментом сети.
Автоматизация системы закупок и заказов позволила бы компании решить вышеперечисленные сложности. Руководством было принято решение о внедрении специализированной системы автоматизации заказов поставщикам.
Выбор программы автоматизации закупок и заказов
Проанализировав какие программы для автоматизации процесса закупок и заказов представлены на рынке, интерес компании привлек программный продукт от компании ABM Cloud. Функционал системы ABM Inventory полностью покрывал потребности в управлении товарными запасами, соответствовал поставленным требованиям заказчика, а также обладал рядом преимуществ:
- Уникальная методология управления запасами.
В отличие от других решений, представленных на рынке, ABM Inventory основана на комлексе разных алгоритмов, которые автоматически применяются в зависимости от типа товара, условий реализации и др. параметров. В системе прописаны четкие механизмы работы с товарными запасами, которые позволяют держать меньше запасов в сети при этом максимально обеспечивая потребности клиентов.
- Полноценный инструмент для работы.
Система автоматизации закупок ABM Inventory не требует дополнительных сложных настроек, т.к. в нее изначально заложены механизмы необходимые для автоматизации заказов, управления ассортиментом, отслеживания и контроля за уровнем товарных запасов, работы с поставщиками: автоматизация заказов поставщикам и анализ надежности поставщиков. Внедрение системы происходит по четко зафиксированным этапам в кратчайшие сроки.
- Программа для автоматизации закупок и заказов ABM Inventory – это облачное решение.
Существенным преимуществом является схема использования системы (SaaS), позволяющая оптимизировать затраты на приобретение и эксплуатацию системы. Оплата производится ежемесячно по факту использования.
Автоматизация процесса закупок и заказов. Ход проекта
Автоматизация процесса закупок и заказов должна была не просто упростить процесс работы с запасами, но и привести к улучшению финансового сотояния сети. Ключевые цели проекта:
- Полная автоматизация процесса формирования заказов и автоматизация заказов поставщикам;
- Сокращение товарных излишков и оптимизация ассортимента;
- Улучшение показателей оборачиваемости компании;
- Разработка регламентных процедур управления товарными запасами для менеджеров компании, а также оптимизация их рабочего времени.
В рамках проекта к системе управления запасами необходимо было подключить розничную сеть магазинов, а также центральный склад с учетом оптовых и корпоративных продаж.
Каждый этап внедрения системы сопровождался необходимыми обучениями:
- Семинар по эффективности управления запасами;
- Ряд обучений для пользователей по работе с системой;
- Обучение по работе с отчетами, а также их анализ.
По результатам проекта, под управлением системы находятся: 290 тыс. позиций товаров на 20 магазинах, 39 тыс. позиций товаров на ЦС – активный ассортимент сети, который включает в себя товары в постоянном наличии и под заказ, а также изменяется в зависимости от сезона; из них 16 тыс. SKU должны находится в постоянном наличии на магазинах и 3 тыс. SKU на центральном складе.
Часть товаров управляются системой с помощью дополнительного функционала Кросс-докинг, который предусматривает наличие товара на магазине без его хранения на цен-тральном складе.
Также настроена автоматизация заказа товара на основе его предварительного заказа от клиента. При этом система учитывает согласованную дату отгрузки клиенту и график заказов поставщику.
В результате, на условиях автоматической отправки ежедневно высылаются все заказы от магазинов на центральный склад, а также система автоматически формирует и рассылает заказы поставщикам.
Возможности программы для автоматизации закупок и заказов
Для корректной работы системы автоматизации заказов и правильных настроек статусов товаров, на первоначальном этапе проекта менеджерами были пересмотрены и актуализированы ассортиментные матрицы по товарам. Товары были выделены в отдельные группы:
- Активный – товар, который должен быть в постоянном наличии;
- Пробный – новый товар, который вводится в ассортимент;
- Заказной – товар под заказ;
- Сезон зима/сезон лето – товар, который должен быть в наличии только на время определенного сезона;
- Кросс-докинг – товар, который едете через центральный склад без хранения;
- Пассивный.
Точное определение характеристики товара дало возможность оперативно проставить необходимый статус товару в системе и автоматически рассчитать буферы (целевой уровень запаса на каждой точке хранения) по каждому SKU. В дальнейшем, программа для автоматизации заказов и закупок ABM Inventory откорректировала буферы в соответствие с фактическим потреблением товара.
Рис. 1. Пример буфера по товару в системе автоматизации закупок и запасов
Автоматизация управления закупками и заказами позволила компании не только упростить и сделать прозрачными процессы работы с заказами, но и дать базу для анализа и улучшений. Для контроля за состоянием запасов, а также управлением ассортиментом сети используется комплект отчетности.
Система ABM Inventory предоставляет порядка 30 отчетов, часть из которых формируется непосредственно в системе, часть генерируется системой и, с заданной периодичностью, рассылается по эл. почте ответственным лицам.
Одним из основных отчетов, который дает возможность анализа ключевых показателей управления запасами прямо из системы является отчет Динамика запасов. Данные в отчете формируются с еженедельной периодичностью, что позволяет оперативно реагировать на изменения в показателях. Основными показателями, которые отображает отчет являются:
- Уровень запасов в денежном эквиваленте;
- Продажи, упущенные продажи за неделю в денежном эквиваленте;
- Излишки на конец недели в денежном эквиваленте;
- Оборачиваемость, раз в год;
- ROI, %.
У руководителя есть возможность анализа вышеперечисленных показателей как в целом по предприятию, так и в отдельных разрезах по складу, поставщику, менеджеру, группе товара.
Для оптимизации ассортимента компания использует следующие отчеты:
- группа отчетов о товарах, выводимых из ассортимента – формируется еженедельно и позволяет контролировать изменения уровня запасов по выводимым из ассортимента товарам;
- группа отчетов по TOP и NON муверам – формируется ежемесячно и позволяет проанализировать ходовые и медленно продающиеся товары.
Полученная информация позволяет быстро с определенной периодичностью пересматривать ассортимент сети по активным товарам, принимать решение о выводе низко-оборачиваемых SKU на отдельных местах хранения и проводить анализ ходовых позиций. Дополнительно к отчетам каждый менеджер может проводить анализ таких товаров непосредственно в системе, а также следить за уровнем их остатков на местах хранения.
Автоматизация заказов в облачном решении ABM Inventory. Результаты и эффекты
В компании внедрена централизованная автоматизированная система управления закупками и запасами ABM Inventory, под управлением которой находится 80 % ассортимента сети (включая товары под заказ и товары, которые возят по Кросс-докинг).
С помощью отчета о динамике запасов, который можно получить из интерфейса системы были проанализированы основные показатели в управлении запасами за период.
Используя систему, компания значительно улучшила свою эффективность:
- Средние продажи увеличились на 52%.
- Упущенные продажи по управляемым категориям снизились на 54%.
- В связи с ростом продаж при сохранении того же уровня товарных запасов оборачиваемость компании выросла на 20%.
- Достигнуто снижение товарных излишков на 40% за период работы системы.
Так же, в результате внедрения системы компания получила операционные преимущества. Автоматизация отдела закупок позволила оптимизировать рабочее время менеджеров за счет автоматизации процессов закупок на магазинах, формирования и отправки заказов на центральный склад без участия менеджера. Такие изменения позволили менеджерам больше времени уделять приоритетным задачам анализа товарных запасов.
