Как вести учёт товара в магазине: виды, методы, пошаговое руководство 

Правильный товарный учёт — основа стабильной и прибыльной работы любого розничного магазина. Без него сложно контролировать остатки, анализировать доходы и расходы, а значит — принимать эффективные управленческие решения. В этой статье мы разберём, зачем нужен учёт товара, какие бывают его виды и методы, а также пошагово рассмотрим, как вести учёт товара в магазине с нуля. Кроме того, покажем, как автоматизация помогает избежать ошибок и ускорить рутинные процессы.

Что такое товарный учёт

Товарный учёт — это система отслеживания всех товарных операций: поступлений, продаж, возвратов, списаний, перемещений. Он включает сбор, фиксацию и анализ информации о движении товаров, которая позволяет принимать обоснованные решения в розничной торговле.

Вести учёт в розничной торговле важно не только для того, чтобы знать, какие товары есть на складе или на полке. Это способ контролировать бизнес, прогнозировать спрос, выявлять неликвид и эффективно планировать закупки. Ведение учёта товара в магазине также подразумевает документальное оформление всех операций: приходных и расходных накладных, актов списания, возвратов и инвентаризаций.

Сегодня всё больше предприятий стремятся организовать учёт товара в магазине с помощью автоматизированных решений. Это позволяет сократить ошибки, повысить точность данных и разгрузить персонал.

Для чего нужен учёт товара в торговле

Грамотно выстроенный учёт товара в магазине — это не просто административная необходимость, а важный инструмент управления бизнесом. Он помогает обеспечить прозрачность всех процессов, снизить издержки и повысить рентабельность.

Рассмотрим ключевые преимущества:

Контроль остатков

Учёт позволяет точно понимать, какие товары есть в наличии, а какие заканчиваются. Это важно как для своевременного пополнения ассортимента, так и для снижения рисков списаний. Без чёткого контроля остатков сложно избежать дефицита или, наоборот, затоваривания полок. 

Современные системы автоматизации, такие как программа для управления запасами, предоставляют менеджерам оперативную аналитику и помогают своевременно реагировать на изменения спроса. 

Снижение издержек

Когда вы знаете, как ведётся движение товаров, и ведёте учёт не «в тетради», а системно, проще избежать ошибок, дублирующих заказов и избыточных закупок. Это позволяет снизить расходы и оптимизировать логистику.

Автоматизация процессов помогает избежать затрат на исправление ошибок ручного ввода и пересчётов.

Увеличение прибыли

Снижение издержек напрямую влияет на рост прибыли. Кроме того, точный учёт позволяет вовремя реагировать на изменения спроса и избегать потерь от неликвидов и просрочек.

Улучшение обслуживания клиентов

Когда нужный товар всегда есть в наличии, а его цена и описание соответствуют действительности, покупатели получают более качественный сервис. Это напрямую влияет на лояльность и повторные покупки.

Финансовая прозрачность

Правильно организованный товарный учёт помогает контролировать доходы и расходы, а также отслеживать эффективность работы торгового персонала и поставщиков. Это упрощает сдачу отчётности и облегчает ведение бухгалтерии.

Прогнозирование спроса

С помощью автоматизированных инструментов можно анализировать историю продаж и другие факторы, влияющие на спрос. Система ABM Inventory, например, использует машинное обучение, чтобы точно прогнозировать будущие объёмы закупок и минимизировать риск списаний и упущенных продаж.

Виды учёта в магазине

В зависимости от целей, масштабов бизнеса и уровня автоматизации учёт в розничном магазине может вестись в разных форматах. Каждый из них решает свои задачи и имеет свои особенности.

Рассмотрим основные виды:

Оперативный

Позволяет в режиме реального времени отслеживать остатки, поступления и продажи товаров. Такой подход особенно полезен для магазинов с высокой оборачиваемостью или ограниченным складским пространством. Благодаря оперативному учёту можно быстро реагировать на изменения спроса и не терять прибыль.

Статистический

Фиксирует объёмы товарооборота, динамику поступлений, возвратов и списаний за определённый период. Эти данные позволяют оценивать эффективность работы магазина и планировать закупки.

Бухгалтерский

Ведётся согласно законодательным требованиям и отражает движение товаров и денежных средств в официальной отчётности. Он необходим для расчёта налогов, составления отчётов и подтверждения расходов и доходов.

Ручной

Предполагает ведение записей вручную — в тетради, Excel или других таблицах. Такой подход чаще встречается в небольших магазинах, но он подвержен ошибкам, требует времени и не подходит для масштабирования. С ростом ассортимента становится всё сложнее правильно вести учёт товаров вручную.

Автоматизированный

Наиболее эффективный и масштабируемый способ ведения учёта товара в магазине. С помощью специализированных решений, таких как ABM Inventory, вы можете автоматически фиксировать поступления, продажи, остатки и возвраты. Это особенно актуально для торговых сетей, где требуется централизованно вести учёт товаров в розничной торговле и получать аналитику в режиме реального времени.

Методы организации учёта товара в магазине

Чтобы эффективно управлять запасами, важно точно знать, какое количество товара и по какой цене находится на складе или в торговом зале. Все товарные операции фиксируются с помощью первичных документов — приходных и расходных накладных, чеков, актов списания. При этом выбор метода учёта зависит от специфики бизнеса, оборота и ассортимента.

Наиболее распространённые способы организации учёта товара в магазине — это суммовой и аналитический. Рассмотрим их подробнее:

Суммовой способ учёта

Этот метод кажется простым и часто используется в небольших магазинах, особенно при ручном учёте. Поступивший товар записывается по продажной цене, выручка — по факту продаж. Формула проста:

• Поступление – Выручка = Расчётный остаток
• Расчётный остаток – Фактический остаток = Недостача

Однако при таком подходе не видно ассортимента, сложно точно определить прибыль, невозможно отслеживать изменения в ценах и выявлять подмену товара. К тому же без автоматизации трудно отслеживать движение товаров и контролировать реальную картину остатков.

Аналитический способ учёта

Аналитический учёт охватывает весь ассортимент и даёт возможность видеть картину в разрезе: по производителям, весу, срокам годности, упаковке и т.д. Каждая операция фиксируется детально. Инвентаризация проводится регулярно — как минимум раз в месяц. 

При приёмке важно сверять фактическое количество товара с данными в накладной. Для продуктов с ограниченным сроком годности (например, в продуктовом или овощном магазине) важно заранее отслеживать дату истечения и своевременно делать возвраты. 

При наличии автоматизированной системы — сканеры, штрихкоды, программное обеспечение — процесс становится быстрее, точнее и исключает ошибки пересчётов. Именно поэтому всё больше компаний переходят к оптимизации управления запасами с помощью специализированных решений, таких как ABM Inventory. 

Как вести учёт товара в магазине: пошаговое руководство

Правильно организованный товарный учёт помогает контролировать бизнес, снижать издержки и повышать прибыльность. Ниже — пошаговая инструкция, которая поможет наладить учёт товаров в магазине и избежать типичных ошибок.

1. Оприходование товара

На этом этапе фиксируются все поступления — от поставщиков, при внутреннем перемещении или возврате. Каждое поступление оформляется документально (накладная, акт), указываются количество, цена и дата. Это основа для дальнейшего анализа и контроля.

Современные системы, такие как ABM Inventory, позволяют автоматизировать оприходование, включая распознавание SKU и проверку соответствия данных.

2. Настройка цен и единиц измерения

У каждого товара должна быть задана базовая единица измерения (штуки, литры, килограммы и т.д.), а также закупочная и розничная цена. Если используются скидки, бонусы или акции — их также необходимо зафиксировать. Без этого невозможно корректно вести учёт продаж и рассчитывать товарооборот.

3. Размещение товара

После оприходования товар нужно разместить по полкам или в складских ячейках. Важно, чтобы размещение было логичным — это упрощает инвентаризацию и ускоряет работу персонала. Автоматизированные решения позволяют отслеживать не только остатки, но и расположение каждого товара в магазине.

4. Отслеживание движения товаров

Каждая продажа, списание или возврат — это движение товара. Все эти операции должны фиксироваться. Без этого невозможно оценить эффективность закупок и вовремя реагировать на избыток или дефицит. 

Система управления товарными запасами в магазине фиксирует каждую операцию и предоставляет аналитику по ключевым показателям: наличие, оборачиваемость, упущенные продажи. 

5. Регулярная инвентаризация

Сравнение фактических остатков с расчётными — важный элемент контроля. Инвентаризация позволяет выявить расхождения, ошибки в документах, недостачи или порчу. Частота зависит от специфики магазина: в продуктовых точках с быстрым оборотом инвентаризация проводится чаще.

6. Аналитика и отчётность

Завершающий этап — формирование отчётов: по продажам, остаткам, выручке, эффективности работы сотрудников, поставщиков и т.д. Эти данные позволяют принимать стратегические решения, например, переходить на новые стратегии управления запасами и прогнозировать будущие потребности. 

Наиболее распространённые вопросы о том, как вести учёт в продуктовом магазине 

Ниже — частые ситуации, с которыми сталкиваются владельцы и управляющие магазинов. Отвечаем коротко и по делу: 

Наши продавцы работают посменно. Как их контролировать и вести учёт?

После окончания смены происходит передача товара и кассы следующему сотруднику. Это фиксируется документально или в системе. Желательно, чтобы все продавцы были материально ответственными лицами в соответствии с договором. Также можно внедрить систему сменного доступа в учётной программе, чтобы отслеживать действия каждого сотрудника.

Нужна ли нам система учёта и автоматизация, если у нас небольшой магазин и объём продаж невелик?

Да. Даже в небольшом продуктовом магазине ведение учёта товара вручную приводит к ошибкам, пересчётам и потере времени. Простая специализированная система поможет упорядочить процессы, сэкономить ресурсы и создать задел для масштабирования.

ABM Inventory, например, подходит для магазинов разного формата и может подключаться удалённо — без сложной настройки и капитальных затрат.

Когда начинать учёт движения товаров?

С самого первого дня. Как только товар поступает в магазин, он должен быть оприходован, присвоен учётный номер и размещён в системе. Это касается не только поступлений, но и списаний, возвратов, перемещений. Иначе вы быстро потеряете контроль над остатками и товарооборотом. 

Как показывает практика, даже небольшой магазин может со временем вырасти в сеть. И тогда автоматизация и грамотная организация учёта товара в магазине станут не просто полезными, а необходимыми. 

Программа для управления запасами поможет выстроить учёт с самого начала и получать аналитику в реальном времени — из любой точки мира. 

Как ABM Inventory может помочь с ведением учёта в магазине

ABM Inventory — это система для автоматизации управления и оптимизации товарных запасов. Она позволяет упростить и систематизировать учёт остатков, прогнозирование спроса, формирование заказов и аналитику. Решение особенно эффективно для средних и крупных розничных сетей, где ручной учёт уже не справляется с масштабами и скоростью операций.

Система не заменяет первичный бухгалтерский или складской учёт, но дополняет и усиливает его за счёт точности, регулярности и анализа данных.

Вот ключевые возможности, которые делают учёт запасов в магазине более точным, прозрачным и управляемым:

Автоматическое оприходование и формирование заказов

Система рассчитывает оптимальное количество товара на основе прогноза спроса и отправляет заказы поставщикам. Это исключает ошибки ручного ввода и позволяет вести учёт товара в магазине без постоянного участия персонала.

Учёт движения товаров и остатков

Каждое поступление, продажа, списание и перемещение фиксируются автоматически. Благодаря этому вы всегда знаете, сколько и какого товара в наличии.
ABM Inventory поддерживает централизованное ведение учёта товаров в розничной торговле и предоставляет прозрачную аналитику по всей сети.

Прогнозирование спроса с помощью машинного обучения

Система анализирует продажи, сезонность, промо-акции, поведение покупателей. Это позволяет точнее планировать закупки, избегать дефицита и излишков, а также применять обоснованные стратегии управления запасами.

Отчётность и аналитика в режиме реального времени

Более 40 аналитических отчётов и BI-модуль на базе Qlik Sense позволяют отслеживать оборачиваемость, остатки, издержки, работу поставщиков. Всё это помогает принимать управленческие решения и контролировать учёт розничной торговли на всех уровнях.

ABM Inventory внедряется поэтапно, с учётом специфики бизнеса, и быстро окупается за счёт сокращения издержек, снижения ошибок и роста прибыльности.