Управление товарными запасами в розничной торговле

Что такое управление товарными запасами

Управление товарными запасами — это системная работа по планированию, учету, контролю и оптимизации уровня товарных остатков в торговой компании. Эффективное управление товарным запасом позволяет минимизировать излишки, избежать дефицита и поддерживать высокий уровень наличия товаров для покупателей. 

В розничной торговле правильное управление запасами — один из ключевых факторов успеха, так как напрямую влияет на оборачиваемость товаров, финансовые показатели и удовлетворенность клиентов. 

Особенности управления запасами в розничной торговле

Управление товарными запасами в магазине имеет свои особенности: 

• Высокая динамика спроса и сезонные колебания. 
• Широкий ассортимент товаров, требующий регулярной актуализации. 
• Необходимость оперативного принятия решений о пополнении запасов. 
• Важность прогнозирования спроса для поддержания оптимального уровня запасов на торговых складах. 
• Требования к быстрой реакции на изменения на рынке и в поведении потребителей. 

Эффективное управление товарными запасами в розничной торговле требует внедрения современных технологий, автоматизации процессов и применения передовых методов анализа данных. 

Важной частью процесса является грамотное управление запасами на складе для поддержания оптимального уровня остатков и минимизации потерь.

Основные методы управления товарными запасами

Среди методов управления товарными запасами выделяют: 

• ABC-анализ и XYZ-анализ для классификации товаров по степени важности и предсказуемости спроса. 
• Стратегия Just in Time, которая позволяет минимизировать складские запасы. 
• Планирование запасов на основе прогнозирования спроса. 
• Автоматизация управления запасами с помощью ERP-систем для торговли. 
• Оптимизация складских запасов через контроль остатков и своевременное пополнение. 

Выбор стратегии зависит от специфики бизнеса, ассортимента товаров, особенностей коммерческой деятельности и логистических возможностей компании. 

Какие проблемы есть в управлении товарными запасами в розничной торговле

Обычно управление товарными запасами в розничной торговле складывается хаотично. Бизнес начинается с одного-двух магазинов, через несколько лет сеть насчитывает уже десятки магазинов, филиалов, распределительных складов и т.д. 

И чем активнее компания растет, тем легче пропустить момент, когда управление запасами в торговой организации становится неэффективным: 

• Точки продаж открываются в разных регионах, а запасы распределяются по старой логике. 
• Перемещение товаров между складами и магазинами становится дорогим и неэффективным. 
• По одним товарам — дефицит, по другим — переизбыток. 

Такой хаос типичен для предприятий торговли, но он вполне поддается исправлению грамотными мероприятиями. 

Рассмотрим далее реальный кейс клиента — крупной сети супермаркетов.

Как наладить эффективное управление запасами

Успешное управление товарными запасами в розничной торговле требует чёткой системы и осознанного подхода. Важно не только уметь правильно планировать запасы, но и быстро адаптироваться к изменениям на рынке и спросе покупателей. Чтобы наладить эффективный процесс управления товарными запасами в торговой организации, рекомендуется выполнять следующие шаги: 

• Выбор стратегии управления (для сезонных товаров, высокооборотных товаров или для товаров с длительным циклом поставки); 
• Классификация и анализ товаров с помощью ABC-и XYZ-анализа; 
• Автоматизация учета и расчета запасов при помощи ERP-систем и специализированных решений для торговли; 
• Регулярная инвентаризация на складах и в магазинах. 

Подробнее о подходах к оптимизации управления запасами читайте в нашей статье.

Такой подход позволит достичь высокой эффективности управления запасами на предприятиях торговли, избегать переизбытка и дефицита, а также снизить уровень замороженных остатков. 

Кейс клиента

Эффективное управление товарными запасами в магазине требует комплексного подхода и оптимизации бизнес-процессов. В этом кейсе мы расскажем, как автоматизация управления товарными запасами помогла крупной сети розничной торговли оптимизировать ассортимент, снизить излишки и повысить оборачиваемость товаров. 

Внедрение системы управления товарными запасами позволило улучшить контроль управления товарными запасами, уменьшить ручные операции в торговой организации и обеспечить устойчивый рост ключевых показателей коммерческой деятельности. 

Методы управления товарными запасами в розничной торговле перед запуском проекта

На момент предпроектного обследования методы управления товарными запасами в компании базировались на полуавтоматических расчетах в учетной системе. Товародвиженцы вручную формировали заказы, что увеличивало трудозатраты и приводило к ошибкам в планировании запасов. Отсутствовал полноценный процесс контроля уровня запасов на складах и в розничных торговых точках. 

Ключевые проблемы: 

• Неэффективный учет товарных остатков. 
• Отсутствие анализа причин упущенных продаж и появления излишков. 
• Повышенная нагрузка на персонал. 

ТОП-менеджмент принял решение оптимизировать управление товарными запасами в розничной торговле, используя современные методы автоматизации и внедрение системы контроля остатков на складах и в магазинах. 

Цели проекта: 

• Автоматизация формирования заказов. 
• Оптимизация товарных запасов в розничной сети. 
• Повышение уровня лояльности покупателей за счет наличия необходимого ассортимента товаров в магазине. 
• Расширение сети за счет увеличения прибыли и эффективного управления товарными запасами. 

Что мы предлагаем для оптимизации товарных запасов

Для эффективного управления товарными запасами на предприятиях торговли важно использовать современные технологии. В рамках проекта была внедрена программа для управления запасами ABM Inventory, которая обеспечила автоматизацию расчета заказов и контроль товарного запаса в розничных магазинах и на складах. 

В процессе реализации проекта: 

• Были подключены 7 магазинов и 2 кафе, что потребовало отдельного планирования заказов на поставщиков. 
• Позже добавились еще 12 продуктовых магазинов формата «у дома», что подтвердило гибкость выбранной технологии и возможности масштабирования управления запасами в рознице. 

Этапы внедрения включали: 

• Подготовку данных: настройка автоматического обмена данными между учетной системой и системой контроля остатков ABM Inventory. 
• Обучение сотрудников: работа с функционалом по расчету заказов и оптимизации товарных запасов на складах и в розничных торговых точках. 
• Аналитику: подключение центрального склада для эффективного распределения товаров по сети. 

Использование системы позволило сократить рутинную работу при планировании запасов и направить усилия сотрудников на анализ продаж, ассортиментную политику и стратегическое планирование. 

На этапе подготовки к запуску системы ABM Inventory особое внимание уделялось настройке правильных параметров для управления товарными запасами. Было важно обеспечить корректное отображение буферов — целевых уровней запасов — для каждой товарной позиции на складе и в магазине. В результате была создана динамическая система управления буфером, которая адаптируется к изменениям спроса и позволяет оперативно поддерживать оптимальный уровень запасов. 

На втором этапе был подключен ассортимент 7 магазинов – в ABM Inventory были рассчитаны буферы (целевой уровень запаса на каждой точке хранения по каждому SKU). 

Также были актуализированы данные о буфере безопасности (красота полки — черная зона на графике), что позволяет системе ABM Inventory поддерживать запас, необходимый и для продаж, и для выкладки. 

Алгоритмы системы ABM Inventory

Для эффективного управления товарными запасами в розничной торговле важно учитывать специфику разных товарных категорий. В системе управления товарными запасами ABM Inventory реализованы специализированные алгоритмы для разных групп товаров и процессов. 

Для управления товарами, которые имеют короткий срок годности, был настроен алгоритм Fresh (рис. 2), основанный на статистическом прогнозировании спроса. Этот метод позволяет учитывать сезонные колебания спроса и оптимизировать товарные запасы на складе и в магазине. 

В ходе подключения товаров по алгоритму Fresh была выявлена проблема организационного характера: несвоевременное списание товаров и, как следствие, задержка проведения документов. Благодаря выявлению проблемы компания смогла улучшить процессы управления скоропортящимися товарами. Данным алгоритмом управляются такие группы ассортимента, как фрукты и овощи, зелень, кондитерские изделия (торты, пирожные, хлеб). 

Управление товарными запасами в розничной торговле часто включает в себя работу через распределительный центр. После подключения всех магазинов к системе ABM Inventory был реализован переход к управлению через Центральный склад. Здесь применяется алгоритм DFO (demand focused order), который рассчитывает потребность на основании реального спроса всей сети, а не только расхода склада (рис. 3). 

При расчете потребности система учитывает параметры сроков поставки на каждый магазин, что особенно важно при планировании запасов в торговле и сокращении излишков и дефицита товаров. 

Для отдельных групп товаров, в частности скоропортящихся, была настроена связка алгоритмов DFO-Fresh — когда такие товары (например, овощи) поставляются через распределительный центр. 

Во время проекта также было выявлено, что часть товаров поставляется через схему кросс-докинг. Система ABM Inventory эффективно справляется с этой задачей: заказы с магазинов консолидируются на Центральном складе и отправляются на поставщика, а затем сразу распределяются между торговыми точками. Такой подход позволяет оптимизировать логистику в розничной торговле, учитывать кратность заказов и минимизировать запасы на складах. 

На третьем этапе сотрудники компании прошли обучение работе с аналитическим блоком ABM Inventory для контроля управления товарными запасами. 

Дашборд (рис. 4) — стартовая страница системы, где отображаются ключевые показатели управления товарными запасами на предприятиях торговли: уровень остатков, оборачиваемость, доступность товаров на полках. 

Отчет об упущенных продажах (рис. 5) позволяет анализировать потери выручки из-за отсутствия товаров в магазинах. С его помощью категорийные менеджеры могут вовремя выявлять проблемные позиции, менять стратегию работы с ассортиментом и принимать меры по снижению потерь. 

Отчет по излишкам (рис. 6) помогает выявлять переизбыток товара, замороженные средства в запасах, а также планировать мероприятия для освобождения складских площадей и улучшения оборачиваемости товаров. 

Отчет по надежности поставщиков (рис. 7) дает возможность оценить процент выполнения заказов поставщиками по каждому товару и торговой точке, а также принимать меры по корректировке договорных отношений. 

Результаты: Как меняется управление товарными запасами в розничной сети

После внедрения системы управления товарными запасами ABM Inventory: 

• Около 46 тысяч товарных позиций были переведены на автоматическое управление. 
• Ежедневно формируется и отправляется 250–350 заказов на пополнение товарных остатков. 

Основные результаты: 

• Существенное сокращение времени на формирование заказов, благодаря автоматизации процессов. 
• Улучшение оборачиваемости товаров на складах и в магазинах: 
• на 30% по первичной группе подключенных магазинов (снижение на 10 дней); 
• на 25% по всей сети (снижение на 8 дней). 

(Рис.8. График и тренд оборачиваемости) 

• Повышение эффективности управления ассортиментом и снижение уровня замороженных остатков за счет систематической работы с аналитикой продаж. 
• Рост продаж на 8% по группе магазинов, где внедрено решение. 

Кроме того, использование системы управления товарными запасами на предприятии позволило улучшить контроль над надежностью поставщиков и оперативно реагировать на изменения спроса.