Планирование закупок: как эффективно составить и реализовать план

Что представляет собой планирование закупок?

В сфере производства и дистрибуции правильное планирование закупок играет ключевую роль. От того, насколько эффективно настроен этот процесс, зависит не только бесперебойность работы, но и общая рентабельность бизнеса. Недостаток материалов или сырья может остановить производство, а избыточные запасы — привести к неправильному использованию средств. Грамотное планирование в сфере закупок позволяет компании не только сэкономить ресурсы, но и быть гибкой в ответ на изменения рыночных условий. В статье разберемся, что представляет собой планирование закупок.

При планировании компания стратегически рассчитывает свои потребности в материалах, товарах или сырье на определенный период времени. Этот процесс позволяет организациям своевременно получать все необходимые ресурсы, минимизируя риски дефицита или избыточных запасов. В основе планирования закупок лежат точные данные о спросе, наличии и сроках поставок, а также способность адаптироваться к изменениям в рыночных условиях.

Кто отвечает за планирование?

За планирование закупок, как правило, отвечает отдел логистики, а также служба закупок. В некоторых случаях за это могут отвечать специалисты по планированию и производственные менеджеры, которые координируют потребности производства и сроки поставок. Важно, чтобы все участники процесса работали с актуальной информацией и согласовано с другими отделами, что позволяет оперативно реагировать на изменения.

Что включает в себя план закупок?

План закупок охватывает несколько ключевых элементов и методов:

1. Оценка потребности в ресурсах — анализ потребностей на основе прогноза, планов производства или дистрибуции. Это включает точные данные о количестве материалов, сроках их поставки и объемах производства.
   
2. Сроки поставок — необходимо точно учитывать временные рамки, чтобы материалы поступали вовремя и не возникало задержек. Это важно для обеспечения непрерывности производственного процесса.
   
3. Бюджет на закупки — планирование финансовых ресурсов для формирования и осуществления закупок, что помогает контролировать расходы.
   
4. Выбор поставщиков и условий поставки — определение надежных поставщиков, согласование условий поставок, цен и сроков, что непосредственно влияет на успешность планирования.
   
5. Запасы и логистика — учет текущих запасов на складах и оптимизация логистики для минимизации времени транспортировки и расходов.

Этапы планирования закупок

Анализ потребностей

На этом этапе необходимо оценить, какие ресурсы и в каком количестве будут необходимы для дальнейшего производства или дистрибуции. Анализ потребностей основывается на текущем спросе, имеющихся запасах, а также на планах производства. Важно учитывать такие сведения, как краткосрочные потребности, так и более долгосрочные — для этого анализируются данные по прошлым закупкам и прогнозам.

Прогнозирование спроса

Прогнозирование спроса — это процесс предсказания объема товаров или сырья, которые будут востребованы в будущем. Этот этап включает в себя анализ тенденций рынка, сезонных колебаний, историю спроса, а также внутренних факторов, таких как изменения в производственном процессе или потребительских предпочтениях. Точное прогнозирование позволяет избежать дефицита или избыточных запасов, что оптимизирует процесс закупок.

Формирование плана закупок и расчёт объёмов

На основе анализа потребностей и прогнозирования спроса формируется сам план закупок. На этом этапе рассчитываются точные объемы закупок, которые необходимы для удовлетворения потребностей производства или дистрибуции. Важно учитывать не только количество товаров, но и их характеристики, сроки поставки и тд. Планирование на этом этапе позволяет распределить бюджет и ресурсы для дальнейшей закупки материалов.

Утверждение и публикация плана

После того как план закупок сформирован, его необходимо утвердить. Это может быть сделано руководством компании или ответственными менеджерами. Утвержденный план должен быть доступен всем заинтересованным сторонам: отделу закупок, производственному отделу, складу и логистике. Публикация плана позволяет всем участникам процесса иметь четкое представление о будущих действиях и координировать свои усилия для бесперебойного снабжения.

Контроль и исполнение плана закупок

После того как план был утвержден, важно не только корректно его выполнить, но и постоянно проводить контроль плана закупок, насколько точно он исполняется.

Мониторинг выполнения

Это включает проверку соответствия фактических поставок запланированным объемам, срокам и бюджетам. Мониторинг помогает выявить проблемы на ранней стадии и оперативно принять меры для их устранения, будь то задержка поставок, превышение стоимости или несоответствие качества материалов.

Корректировка и внесение изменений

План закупок может потребовать корректировок в ходе его реализации. Это может быть вызвано изменениями внешней среды, непредвиденными изменениями в спросе или поставках, а также внутренними изменениями в компании. Часто при внесении изменений возникает конфликт интересов между различными отделами — например, между закупками, производственным отделом и логистикой. Каждый из этих отделов может иметь свои приоритеты, что может усложнить процесс адаптации плана.

На этом этапе важно иметь возможность оперативно адаптировать план, чтобы избежать дефицита или излишков материалов, а также эффективно разрешать возможные разногласия между отделами. Корректировка плана может включать пересмотр объемов закупок, изменение поставщиков или сроков поставки, а также перераспределение ресурсов. Гибкость в процессе исполнения плана закупок и четкое распределение ответственности между подразделениями способствует снижению рисков и улучшению взаимодействия внутри компании.

Ответственность за отклонения

Важно чётко определить, кто отвечает за отклонения от плана, будь то задержки в поставках, ошибки в расчетах или недооценка потребностей. Ответственность должна быть распределена между всеми участниками процесса. Оперативное выявление отклонений и корректное распределение ответственности помогает быстро решать проблемы и поддерживать стабильность бизнеса.

Основные ошибки в планировании и как их избежать

Компании часто сталкиваются с ошибками в планировании, что может привести к потерям. Чтобы избежать этого, важно учитывать все ключевые факторы и внедрять меры для повышения точности и гибкости процесса.

Игнорирование сезонности и анализа остатков

Многие компании не учитывают изменения потребностей в разные сезоны, что может привести к либо дефициту, либо избыточным запасам. 

Чтобы избежать этой ошибки, необходимо регулярно проводить анализ остаточных запасов и учитывать сезонность. Это можно сделать с помощью прогнозирования, основанного на данных о прошлых периодах, а также с использованием автоматизированных систем, которые помогают рассчитать потребности и запасы.

Отсутствие гибкости и контроля изменений

Рынок постоянно меняется, и невозможно предсказать все возможные колебания в спросе, поставках или ценах. Отсутствие гибкости в планах может привести к тем же проблемам — избыточным или дефицитным запасам, что влечет за собой финансовые потери и неоптимальное использование ресурсов.

Чтобы избежать этой ошибки, важно внедрить систему, которая позволит оперативно вносить изменения в план закупок. Это также может включать интеграцию с другими отделами и системами, что ускорит реакцию на изменения и обеспечит актуальность планов.

Недостаточная автоматизация

Ручное управление планированием производственных запасов и их контролем может привести к ошибкам, неточности в расчетах и затягиванию процессов.

Автоматизация процесса планирования

Автоматизация процессов производства помогает значительно повысить точность, скорость и эффективность работы. Использование специализированных систем позволяет устранить человеческий фактор, и своевременно реагировать на изменения. Программа Intuiflow автоматизирует управление закупками, обеспечивая более высокое качество планирования и исполнения.

Как система автоматизации помогают избежать ошибок

Система управления запасами производства Intuiflow снижает вероятность ошибок, благодаря автоматическим расчетам, которые определяют, сколько, когда и какие материалы закупать, основываясь на методологии DDMRP, что исключает субъективные ошибки и неточные прогнозы. Технологии системы позволяют минимизировать возможность пропусков или задержек в процессе, обеспечивая оперативную проверку данных и их актуализацию в реальном времени. Программа для управления производственными запасами помогает отслеживать возможные отклонения от реальных потребностей рынка, предсказывая потенциальные проблемы, такие как перебои в поставках или дефицит материалов. Это позволяет компании оперативно реагировать и принимать меры для удовлетворения запросов клиентов, избегая при этом дорогостоящих ошибок.

Интеграция с ERP

Intuiflow интегрируется не только с ERP-системами, такими как SAP, 1C, Microsoft Dynamics, Oracle, но и с другими учетными системами, например такими как Odoo или NetSuite.

Эта интеграция позволяет получать актуальную информацию об уровне запасов, движении товаров, производственных потребностях и других аспектах, которые критичны для эффективного планирования закупок. 

Кроме того, использование Intuiflow для планирования производственных запасов позволяет повысить прозрачность процесса закупок и значительно сократить время реакции на изменения в потребностях компании или внешней среде. За счет интеграции с учетными системами, данные обновляются в реальном времени, что позволяет обеспечивать более точное планирование, своевременные закупки и минимизацию рисков.

Бизнес стал проще с Intuiflow. Раньше я тонул в океане ложных уведомлений, а мой телефон не переставал звонить, так как нужный материал не был готов к производству. Теперь я могу сосредоточиться на решении потенциальных проблем наличия запасов заранее.

Операционный директор компании Copreci (производитель комплектующих для бытовой техники)

Как для директора по снабжению, для меня самым важным является то, что теперь я гораздо увереннее в том контроле запасов, который мы будем иметь. Мне очень легко получать информацию о том, что происходит на многочисленных цехах и на 24 складах, которые мы имеем по всему миру.

Директор по снабжению компании Macopharma (фармацевтический производитель)

Пример системы планирования закупок в Intuiflow

В системе Intuiflow интегрированы функции и подходы, которые позволяют значительно упростить и ускорить процесс планирования закупок, а также повысить его точность. Рассмотрим несколько ключевых возможностей этой системы:

Автоматическое формирование рекомендаций по заказу для планирования производства

Система автоматически генерирует рекомендации и порядок заказов на основе расчета «сальдо потока» (это уравнение объединяет открытые заказы, имеющиеся запасы и подтвержденные заказы спроса, сравнивая их с уровнями буферов, чтобы формировать рекомендации по заказам на поставку) и политики управления запасами для каждой номенклатуры. Это позволяет точно определить оптимальные объемы закупок, минимизировать затоваривание и дефицит, а также обеспечить бесперебойную работу производственной компании или дистрибуционной.

Автозаказ

Алгоритмы системы позволяют настроить автоматическое подтверждение рекомендованных объемов заказов. Это ускоряет процесс закупок, минимизирует человеческий фактор и обеспечивает своевременную закупку необходимых материалов или товаров.

Оптимизация заказов

Функционал оптимизации заказа в Intuiflow позволяет пользователю одним кликом легко скорректировать количество заказанных товаров с учётом таких ограничений, как палетное пространство, объём или стоимость. Например, при заказе 10 SKU от поставщика система автоматически рассчитывает, что для всех позиций потребуется 27 паллет. Если для оптимизации логистики необходимо 33 паллеты, вы можете просто ввести нужное количество, и система равномерно распределит заказ по всем 10 SKU, с учётом параметров каждой номенклатуры, увеличив их количество до требуемых 33 паллет. Все это делается в один клик, экономя время и ресурсы.

Инструменты рабочего стола

Система предоставляет инструменты для настройки спецификаций и назначения альтернативных поставщиков с их сроками выполнения заказов и ценами. Это позволяет гибко реагировать на изменения в условиях поставок и быстро адаптировать план закупок под текущие реалии.

Итоги

Грамотное планирование и управление закупками — это основа стабильной работы и бизнес планирования компании, особенно в условиях постоянных изменений на рынке. Компании, которые организовывают процесс планирования закупок, получают улучшения в операционной работе и финансовых показателях.

Средние результаты, которых достигают компании:

1. Снижение уровня запасов на 40%. Это позволяет значительно сократить излишки и затраты на хранение товаров, оптимизируя складские площади и минимизируя риск затоваривания.
   
2. Минимизация затрат на срочное выполнение заказов. Благодаря точному планированию и автоматизации процесса закупок компании избегают ситуаций, когда необходимо заказывать товары в срочном порядке, что приводит к повышению стоимости поставок.
   
3. Повышение уровня отгрузки продукции вовремя и в полном объеме до 99%. Оптимизация закупок и управления запасами позволяет снизить риски недостачи и обеспечить своевременные поставки, что значительно улучшает уровень обслуживания клиентов и повышает репутацию компании.