Как правильно провести инвентаризацию и ревизию в розничном магазине

Инвентаризация, ревизия и переучёт — это не просто формальная проверка остатков, а критически важные процессы для контроля товара, финансов и операционной дисциплины в розничной торговле. Ошибки в учёте приводят к недостачам, излишкам, списаниям и потере доверия со стороны клиентов.

В этой статье разберём, как правильно сделать ревизию в продуктовом магазине, как подготовиться к переучёту, избежать типовых ошибок и когда стоит переходить от ручного контроля к автоматизированным решениям.

Переучёт и инвентаризация в магазине

Переучёт в магазине — это процесс фактического подсчёта количества товара с последующим сравнением с данными учётной системы или бухгалтерского учёта. Его часто путают с ревизией или инвентаризацией, хотя на практике это взаимосвязанные этапы одного процесса контроля товарных остатков.

Инвентаризация в магазине включает не только подсчёт товара, но и анализ результатов: выявление недостач, пересортицы, излишков, причин расхождений и ответственных зон. Ревизия в магазине, в свою очередь, чаще выполняет контрольную функцию и проводится в определённый период или при наступлении конкретных условий.

Для бизнеса важно не само проведение как формальность, а качество учёта, корректность документов и возможность использовать результаты для управленческих решений.

Зачем бизнесу проводить инвентаризацию в магазине

Регулярная инвентаризация — это инструмент управления, а не просто проверка «для галочки». Она позволяет:

• контролировать фактическое количество товара на полках и на складе;
• выявлять потери из-за ошибок персонала, списаний или краж;
• проверять корректность учёта и движения товара;
• снижать финансовые риски и влияние человеческого фактора;
• повышать уровень сервиса для клиентов за счёт лучшей доступности товаров.

Без системного подхода к управлению товарными запасами результаты инвентаризации быстро теряют актуальность и не приносят ценности бизнесу.

Как подготовиться к переучёту в магазине

Качественная подготовка — половина успеха любой ревизии. Именно на этом этапе закладывается точность результатов и минимизируются ошибки.

Когда проводится ревизия в магазине

Ревизия проводится в заранее определённый период: в конце месяца, квартала, перед сменой материально ответственных лиц или после выявления расхождений в учёте. Также её могут инициировать при открытии нового магазина или изменении формата работы.

Важно, чтобы момент проверки был зафиксирован документально, а все операции с товаром — временно остановлены либо чётко регламентированы.

Подготовка учёта, документов и персонала

Перед началом переучёта необходимо:

• актуализировать данные учёта в системе;
• подготовить перечень товаров и зон подсчёта;
• проверить документы движения товара;
• назначить ответственных лиц (в том числе таксировщика — ответственного за денежные операции, если применяется финансовый контроль);
• провести краткий инструктаж персонала по правилам проведения ревизии.

Чёткая организация процесса снижает риск хаоса и повторных проверок.

Как правильно провести ревизию и инвентаризацию в магазине

Независимо от формата магазина, качественное проведение ревизии и инвентаризации базируется на чётком сценарии действий. Важно не только пересчитать товар, но и зафиксировать результаты так, чтобы их можно было использовать для дальнейшего анализа и управления.

Переучёт со сканером штрихкодов и ТСД

Самый точный и быстрый способ проведения переучёта — использование сканера штрихкодов или ТСД. Сотрудники сканируют каждую единицу товара непосредственно на полке или на складе, а данные автоматически передаются в учётную систему.

Такой подход:

• сокращает время ревизии;
• снижает количество ручных ошибок;
• позволяет работать с большим ассортиментом;
• делает инвентаризацию прозрачной даже в периоды пиковых нагрузок.

Грамотно организованный переучёт товара с использованием ТСД позволяет быстро сверить фактические остатки с учётными данными и перейти к анализу.

Ручной переучёт: когда это оправдано

Ручной переучёт может быть оправдан в небольших магазинах с ограниченным количеством SKU либо при разовой проверке. В таком формате сотрудники фиксируют данные на бумаге или в таблицах, после чего вручную вносят их в систему.

Однако у этого подхода есть очевидные ограничения:

• высокая вероятность ошибок;
• зависимость от человеческого фактора;
• сложность проверки и повторного анализа;
• значительные временные затраты на проведение и обработку результатов.

Анализ результатов: недостачи, пересортица, излишки

После завершения подсчёта ключевым этапом становится анализ результатов. Он позволяет выявить:

• недостачи товара;
• пересортицу между SKU;
• излишки;
• ошибки в документах или учёте.

На этом этапе важно не только зафиксировать расхождения, но и понять их причины. Именно анализ результатов становится основой для дальнейшей оптимизации запасов предприятия и корректировки процессов.

Как часто нужно проводить переучёт в магазине

Периодичность инвентаризации зависит от формата магазина, ассортимента и оборачиваемости товаров.

Ревизия в продуктовом магазине

В продуктовых магазинах с быстрым оборотом товаров ревизия проводится чаще — как правило, раз в месяц или квартал. Это связано с короткими сроками хранения, высокой акционной активностью и чувствительностью к ошибкам в учёте.

Именно поэтому вопрос, как сделать ревизию в продуктовом магазине, всегда требует чёткого регламента и автоматизированной поддержки.

Периодичность для других форматов магазинов

Для непродовольственных форматов переучёт может проводиться реже — раз в квартал или полгода. При этом ключевым остаётся не сам период, а регулярность и качество проведения.

Автоматизация учёта и контроля после инвентаризации

Когда ассортимент растёт, а магазин работает без остановок, ручной контроль перестаёт быть эффективным. В этот момент автоматизация становится не «опцией», а необходимостью.

Как проходит инвентаризация без автоматизации

Без автоматизации инвентаризация обычно выглядит так: персонал вручную считает товар, фиксирует данные на бумаге или в таблицах, после чего информация передаётся в бухгалтерский учёт или учётную систему. Такой процесс занимает много времени, сложно контролируется и часто сопровождается ошибками.

Основные риски этого подхода:

• задержки в проведении инвентаризации;
• расхождения между фактическими и учётными данными;
• сложность проверки результатов;
• отсутствие единого источника достоверных данных об остатках на складе и в магазине.

Преимущества работы с товароучётной программой

Использование автоматизированных решений позволяет выстроить чёткий и прозрачный процесс, в котором каждый этап зафиксирован. Программа управления запасами помогает синхронизировать фактические остатки, учёт товара и результаты ревизии в единой системе.

Автоматизация даёт бизнесу:

• быстрое проведение переучёта без остановки магазина;
• контроль количества товара в режиме реального времени;
• снижение влияния человеческого фактора;
• основу для управленческих решений и выбора стратегии управления запасами.

Как сделать переучёт в магазине без хаоса

Даже при наличии инструментов важно правильно организовать процесс на уровне магазина.

Практические советы для владельца и управляющего

Чтобы понять, как сделать переучёт в магазине максимально эффективно, стоит придерживаться нескольких базовых принципов:

• чётко определять ответственных за каждую зону;
• фиксировать время начала и окончания подсчёта;
• избегать параллельного движения товара во время ревизии;
• анализировать результаты сразу после завершения, а не «потом».

Такой подход позволяет провести переучёт товара правильно, без стресса для персонала и операционных сбоев.

Инвентаризация в сети магазинов: роль ABM Inventory

В сетевом ритейле инвентаризация — это не разовая проверка, а точка восстановления корректного учёта. Физический подсчёт товара позволяет зафиксировать реальные остатки, но сам по себе не решает задачу их дальнейшего контроля.

ABM Inventory не заменяет процесс инвентаризации, однако играет ключевую роль после её завершения. Система работает с обновлёнными учётными данными и использует их для прогнозирования спроса, формирования заказов и контроля запасов в каждом магазине сети.

Благодаря этому результаты инвентаризации не «устаревают» уже через несколько недель, а становятся основой для стабильного управления запасами и снижения повторных расхождений в будущем.