Дефициты и излишки: что это и как их избежать в производстве и дистрибуции

Что такое дефицит и излишки

Каждая компания, связанная с производством или дистрибуцией, хотя бы раз сталкивалась с ситуацией, когда необходимого товара не хватило в нужный момент. Клиенты ждут, на производстве линии простаивают, а смены переносятся, персонал перегружен и вынужден тушить «пожары», а менеджеры закупок в срочном порядке ищут альтернативу. И наоборот — иногда склады забиты продукцией, по которой нет движения неделями. Всё это — проявления одного и того же дисбаланса между спросом и предложением.

Определение простыми словами

Дефицит — это ситуация, когда товара не хватает, чтобы удовлетворить потребность клиента. Избыток — когда его слишком много, и он просто занимает место, превращаясь в «замороженные» деньги. Для дистрибьюторов избыток часто оборачивается ещё и затратами на возвраты: излишки приходится либо отправлять с региональных складов обратно на центральный, либо перемещать между РЦ. Оба сценария вредны, так как дефицит ведёт к потере продаж и доверия клиентов, а избыток увеличивает расходы на хранение, возвраты и логистику.

Как излишки и дефициты проявляются в управлении запасами

Дефицит в производстве заметен сразу: не хватает деталей, линия останавливается, сроки сдвигаются, а клиенты ждут. С излишками ситуация кажется менее критичной: они лежат на складах, компании не торопятся с ними разбираться, считая это второстепенной проблемой. Но на самом деле переполненные склады, неиспользуемое сырьё и медленно оборачивающиеся позиции также замораживают деньги и снижают эффективность, действуя тихо, но не менее разрушительно для бизнеса.

В статье мы рассмотрим, как управлять запасами, чтобы избежать дорогостоящих дефицитов и незаметно разрастающихся излишков. Вы узнаете, как с помощью анализа данных и современных инструментов появляется возможность придерживаться баланса запасов и принимать решения проактивно, а не «по факту».

Как дефициты и излишки связаны с равновесием спроса и предложения

Экономика всегда стремится к равновесию. Когда спрос и предложение совпадают — бизнес работает стабильно. Но как только баланс нарушается, последствия ощущаются мгновенно. Рост спроса, неожиданный всплеск продаж, ошибки в прогнозировании, и вот уже компания сталкивается с нехваткой ключевых позиций. А если наоборот — в попытке не отставать от конкурентов и минимизировать риски планирования компания производит больше, чем требуется, что приводит к накоплению избыточных запасов.

На практике «точка равновесия» — это не абстрактная линия на графике, а ежедневная работа: наблюдать, анализировать, прогнозировать и корректировать. Здесь важно понимать реальную динамику, когда, в какой день и по каким причинам товар выходит за пределы нужного диапазона.

Причины и последствия дефицита и излишков

Несоответствие спроса и предложения

Самая частая причина — устаревшая аналитика. Если компания анализирует отчёты раз в месяц, важные колебания, происходящие между этими периодами, остаются незамеченными. Например, товар мог отсутствовать две недели, а потом снова появиться. В отчёте ситуация будет выглядеть стабильной, хотя бизнес уже потерял прибыль и клиентов.

Ошибки планирования и перепроизводство

Многие компании планируют производство, ориентируясь на прошлый опыт. «Так делали в прошлом месяце — значит, сработает и сейчас». Но рынок живёт по другим законам. Сезонность, акции конкурентов, новые предпочтения покупателей — всё это меняет спрос. И если не реагировать вовремя, запасы быстро выходят из-под контроля.

Проблема излишков и «серой зоны» запасов

На первый взгляд, кажется, что избыток товара безопасен: «лучше пусть будет больше, чем не хватит». Но сложность в том, что большинство компаний не умеют корректно измерять излишки. Не существует единой формулы, которая определяет, где проходит грань между «оптимальным запасом» и оверстоком. Часто всё сводится к простой классификации: ликвид / неликвид. Например: «товар не продавался шесть месяцев — значит, это неликвид». Но такая логика не учитывает объёмов и динамику.

Бывает, что товар продолжает продаваться, но его количество на складе уже вдвое превышает среднюю потребность. Он движется, но слишком медленно — и именно эта «серая зона» излишков часто остаётся незамеченной. При этом она напрямую влияет на показатели бизнеса: увеличивает складские издержки и повышает затраты на логистику.

Поэтому важно не только предотвращать появление излишков, но и уметь их выявлять на ранней стадии — через мониторинг динамики оборачиваемости и анализ медленно двигающихся позиций.

Влияние излишков и дефицитов товара на цены, прибыль и уровень запасов

Финансовый эффект дисбаланса часто недооценивают. Прибыль компании может составлять всего 10% от оборота — и если сократить дефициты с 15% до 5%, продажи растут, а вместе с ними и прибыль. А когда излишки удаётся уменьшить до 40-50%, снижаются затраты на хранение и транспортировку. В сумме это может привести к удвоению прибыли без дополнительных инвестиций.

Примеры избыточного производства и нехватки материалов

Компания может произвести продукцию «про запас», чтобы не рисковать с простоями, но спрос оказывается ниже, чем ожидалось. Например, производитель напитков выпустил дополнительную партию сезонного ассортимента, ориентируясь на прошлогодний уровень продаж. Погода в тот год оказалась холоднее, сезон закончился раньше и на складе остались тысячи литров готовой продукции, требующих хранения, транспортировки и утилизации. В итоге компания не только понесла прямые убытки, но и заморозила оборотные средства, которые могла бы использовать для закупки сырья под другие направления.

Другой типичный сценарий — дефицит продукции. Компания ориентировалась на квартальный план продаж, но фактический спрос на ключевые SKU вырос вследствие акций у крупных розничных сетей. Информация о росте потребления в регионах поступила с задержкой, поэтому производственный отдел продолжал выпускать продукцию по старому графику.

В итоге региональные склады столкнулись с нехваткой наиболее востребованных позиций, дистрибьюторы теряли продажи, а производству пришлось экстренно менять план, запускать внеплановые смены и увеличивать закупки сырья.

Такие задержки в обмене данными и отсутствии актуального прогноза не отражаются в итоговой отчётности, но именно они создают скрытые убытки и приводят к системному дефициту в каналах сбыта.

Обе ситуации иллюстрируют, что даже при сильной команде и хорошем планировании без системного анализа данных компания рискует попасть в ловушку — либо перепроизводства, либо нехватки. Решение заключается в том, чтобы видеть изменения спроса и движения запасов в режиме реального времени, а не через запоздалую отчётность.

Методы анализа количества дефицитов и излишков

Методы расчёта и прогнозирования

Чтобы держать баланс между дефицитом и избытком, компании используют разные методы анализа. Самые распространённые из них — ABC/XYZ-анализ, расчёт страхового запаса, прогнозирование спроса и модели планирования поставок. ABC-анализ помогает определить, какие товары приносят основную долю прибыли и требуют постоянного внимания. XYZ-анализ, в свою очередь, показывает, насколько стабилен спрос: одни позиции продаются равномерно, другие скачкообразно, а третьи — хаотично и требуют гибкого подхода.

На основе этих данных рассчитывают страховой запас — тот минимальный уровень, который защищает от рисков срыва поставок. Но даже если все формулы верны, реальность часто вносит коррективы: задержка от поставщика, неожиданная распродажа, изменение курса валюты или сезонный всплеск. Поэтому одной математики недостаточно — важно уметь оперативно реагировать на изменения.

Многие компании всё ещё делают прогнозы вручную — собирают данные в Excel, сверяют их с отчётами за прошлые периоды и принимают решения на основе интуиции и опыта, который может не учитывать быстро меняющийся рынок. Проблема в том, что такие решения почти всегда запаздывают. Рынок уже изменился, а система реагирует только спустя недели. В результате аналитика превращается в констатацию факта, а не инструмент управления производственными запасами. В современном бизнесе объём отчётности перестал быть показателем эффективности. Главное — скорость реакции и точность данных.

Решение: как избежать нарушений баланса в цепях поставок

Избежать подобных ситуаций помогает прозрачность данных и частота анализа. Большинство компаний пересматривают запасы раз в месяц и это создаёт иллюзию стабильности. 

На графике таких данных будет всего четыре точки за четыре месяца, и кажется, что всё под контролем. Но между этими точками скрывается реальная жизнь склада: ежедневные колебания, поставки, отгрузки, задержки, всплески спроса.

График: Дискретная отчетность и норма запаса

В течение месяца товар может закончиться на неделю, потом снова поступить на склад, и в среднем всё выглядит «нормально». Но клиенты, пришедшие в тот момент, когда товар отсутствовал, уже ушли к конкурентам. Если смотреть только на месячные отчёты, эта потеря просто растворяется в статистике.

На самом деле именно ежедневное движение запасов показывает, где компания теряет деньги. Проблемы возникают не тогда, когда товар «есть в среднем», а когда он выходит за пределы рабочего диапазона: либо его не хватает, либо, наоборот, некуда складировать.

График: Управление потоком

Если отобразить данные на графике, можно увидеть, как все выглядит в реальности: линия колеблется, повторяя циклы «поставка — потребление — новая поставка». В идеале эти колебания должны оставаться внутри рабочего диапазона. Когда же линия выходит за пределы — слишком низко или слишком высоко — компания теряет деньги: в первом случае из-за дефицита, во втором — из-за избыточных запасов.

Добавив такую визуализацию в систему аналитики, менеджеры могут буквально увидеть баланс, где процесс стабильный, а где требуется вмешательство. Это превращает сухие цифры в понятную картину, позволяющую принимать решения быстрее и увереннее.

График: Дискретность или Поток?

Чтобы управлять запасами осознанно, важно перейти от сводной отчетности по состоянию на конкретный день к непрерывному мониторингу. Ежедневный контроль позволяет вовремя реагировать: пополнять запасы, сокращать излишки, корректировать заказы у поставщиков. 

Как учитывать внешние риски в управлении запасами

Конечно, существуют внешние факторы, которые сложно или невозможно контролировать. Это война, резкие изменения в законодательстве, изменение дизайна, проблемы с поставщиками или задержки на таможне. Все эти факторы действительно затрудняют планирование производственных запасов и управление запасами. Однако даже с ними можно и нужно работать, рассмотрим как именно. Во время войны бизнес не останавливается — производственные компании продолжают работать, хотя условия меняются. Из-за нехватки персонала люди адаптируются к новым реалиям, активно обучая новых работников, в частности женщин, выполнять работы, которые раньше считались сугубо мужскими: грузовые работы, комплектация товаров, внутренняя логистика и т. д. Изменения в законодательстве могут повлиять на упаковку и этикетки. В таком случае не следует покупать огромные партии, даже если это выгоднее в краткосрочной перспективе. В случае внезапных изменений запасы могут стать избыточными. Проблемы с поставщиками — еще один частый вызов. Если определенные поставщики систематически не соблюдают сроки, стоит вести отдельный учет их надежности и держать повышенный уровень страхового запаса именно под эти позиции. Это позволит избежать перебоев в поставках ключевых товаров. Таможенные задержки, забастовки, блокировка пунктов пропуска — все это часто можно предвидеть. Такие события, как правило, анонсируются заранее. Благодаря этому можно заранее подготовиться: увеличить запасы для критических товаров или переориентировать маршрут. Это может добавить несколько дней к логистической цепочке, но позволит избежать катастрофического срыва на несколько недель.

Итак, даже в случае внешних форс-мажорных обстоятельств важно не просто принимать ситуацию как данность, а активно искать сценарии для минимизации рисков. Каждая из этих проблем имеет свой ответ — и благодаря грамотному подходу их влияние можно существенно снизить.

Планирование и автоматизация управления запасами

Автоматизированные системы позволяют учитывать сотни факторов одновременно, включая сезонные тренды и маркетинговые акции. Благодаря машинной обработке данных система планирования закупок анализирует то, что невозможно охватить вручную, обеспечивая устойчивый баланс запасов.

Система управления запасами производства Intuiflow анализирует спрос, сезонность, и внешние риски, помогая поддерживать оптимальный уровень запасов. Компания больше не ориентируется на прошлые данные — она видит рынок в реальном времени и принимает решения проактивно, а не «по факту».

Intuiflow объединяет данные о спросе, производстве и поставках в единую модель. Она показывает, какие товары нужны рынку прямо сейчас, в каком объёме и когда именно. Благодаря этому бизнес производит то, что действительно востребовано, а не то, что «по плану».

Результаты говорят сами за себя.

• Coca-Cola Beverages Africa сократила out of stock с 18% до 5%.
• Macopharma уменьшила количество дефицитных позиций в 5 раз всего за шесть месяцев.
• Michelin снизила уровень запасов до 25%.
• Украинская компания YUKO за четыре месяца работы с Intuiflow уменьшила запасы вдвое и излишки на 25%.
• Производитель чая и кофе Мономах сократил излишки на 40% и увеличил продажи на 60%.

Эти примеры показывают, что автоматизация процессов производства — это способ управлять прибылью. Когда запасы находятся в балансе, компания работает гибко, экономит ресурсы и быстрее реагирует на изменения рынка.

Избыток и дефицит — это индикатор того, насколько компания управляет своими процессами и насколько она готова к переменам. В современном бизнесе выигрывают те, кто видит ситуацию в реальном времени и способен действовать заранее.

Да, внешние обстоятельства меняются, но внутренняя прозрачность и точность управления остаются под контролем. Баланс между спросом и предложением — цель, которую можно достичь с помощью современных инструментов.

Как Intuiflow помогает управлять дефицитом и излишками

Хотите узнать, где в вашей компании скрываются излишки и дефицит? Оцените их уровень вместе с экспертами ABM Cloud и узнайте, как система Intuiflow поможет стабилизировать запасы и увеличить прибыль, чтоб оставаться конкурентным на рынке. Запросить консультацию и демонстрацию Intuiflow.