Предпосылки
Необходимость в точном лимитировании бюджетов
Составление и контролирование бюджетов происходит вручную
Отсутствует единая база разрезов аналитик
Несовершенная и неоперативная отчетность
Недостаточный контроль процесса согласования бюджетов
Несогласованность между центрами финансовой ответственности
Ход проекта
Исходя из имеющейся проблематики главной целью проекта было определено постановку и автоматизацию системы управления денежными средствами в компании для повышения эффективности бизнеса.
Разработка концепции и дизайна проекта
Разработан устав проекта, который описывает главные задачи, критерии успешности, план внедрения, рамки проекта и другие важные организационные вопросы.
Разработка методологии системы бюджетного планирования
Актуализирована бюджетная структура, которая впоследствии стала основой для анализа деятельности компании. Пересмотрена и упорядочена структура статей бюджета. Были актуализированы ответственные за предоставление информации по статьям бюджета и ответственные за подразделения по филиалам. Назначены ответственные за предоставление информации по статьям бюджета и ответственные за подразделения в Центральном аппарате. Таким образом, была составлена матрица: Статья бюджета – Ответственное подразделение – Подразделение, которое предоставляет информацию.
После этого была проработана методология управленческого учета. Разработанный план счетов, аналитики, все учетные правила, формы отчетов (Планы финансирования и Бюджет движения денежных средств) были перенесены в систему.
Бюджетное планирование
Разработаны формы для внесения плановой информации по каждому разрезу финансирования. Что дает возможность получать консолидированные бюджеты в необходимых аналитических разрезах: ЦФО, Статьи БДДС, Группы номенклатуры, Мероприятия, Коды ДК и тому подобное. Настроены отдельные проформы-реестры для каждого уровня согласования, в которых можно утвердить весь бюджет, внести изменения, утвердить или отклонить отдельную сумму.
Технология ввода данных существенно изменилась: если раньше подразделение вносило плановую информацию в форму Excel, что было и формой ввода данных, и отчетом одновременно, то теперь отдельной формой вводятся данные, а итоговые отчеты и контроль результатов осуществляются через настроенные отчеты.
Документооборот договоров
Настроен бизнес-процесс утверждения договоров онлайн. Заявитель в проформе заполняет все важные, в том числе для управленческого учета и платежного календаря, реквизиты договора. Утвержденные договоры автоматически резервируют для себя сумму в бюджете так, что эту сумму можно заплатить только по этому договору. В результате был исключен бумажный оборот документов.
Платежный календарь
Во время выполнения блока Платежный календарь была разработана методология и регламент планирования и осуществления платежей, определены ответственные лица за подачу заявок на платеж и их утверждение.
Формирование месячного бюджета
Настроены проформы заявок к месячному бюджету и сложный бизнес-процесс их утверждения. Для закрепления ответственности настроен регистр «Исполнители задач». Для утверждения заявок реестрами настроены формы и автоматическое формирование реестров платежей. Перед началом месяца финансовыми службами составляется общий план платежей на месяц - Плановый реестр платежей.
На основании утвержденных заявок на выплату, настроено автоматическое формирование платежных поручений. Настроена интеграция с клиент-банками с одновременным отражением фактического движения денежных средств в управленческой отчетности по всем подразделениям.
Результаты внедрения ABM Finance
Внедрена комплексная информационная система для управления бизнесом.
-
Единая система управления денежным потоком для всех филиалов
-
Автоматизированные процессы утверждения Заявок
-
Автоматический контроль соблюдения бюджетов
-
Оперативное получение отчетности
-
Существенно сократились сроки планирования
-
Появилась возможность оперативно проводить план-фактный анализ в единой системе
-
Все платежи «как на ладони» – со всеми примечаниями, согласованиями, приложенными подтверждающими документами и т.д.
-
Возросла эффективность бизнеса
