Главная
Блог
7 этапов успешной автоматизации финансов

7 этапов успешной автоматизации финансов

7 этапов успешной автоматизации финансов

Автоматизация финансовых процессов — ключевой фактор повышения эффективности и конкурентоспособности современных предприятий. Внедрение решений, таких как Farseer или ABM Finance, позволяет оптимизировать управление финансами, сократить риски и повысить прозрачность операций. Однако успешная реализация подобных проектов требует тщательного планирования и соблюдения определённых шагов — как со стороны интегратора, так и со стороны заказчика.

Многие компании откладывают автоматизацию из-за страха перед сложностью внедрения, сопротивления персонала или необходимости значительных затрат. Однако опыт показывает, что качественное внедрение автоматизированных решений позволяет сосредоточиться на стратегических задачах, снизить влияние человеческого фактора и повысить общую производительность.

Этап 1: Поддержка топ-менеджмента — фундамент успеха

Для успешной автоматизации финансов необходима активная поддержка со стороны руководства. Топ-менеджмент должен осознавать стратегическую важность проекта и быть готовым инвестировать не только финансовые ресурсы, но и человеческий капитал. Без этого инициатива может столкнуться с сопротивлением или нехваткой необходимых ресурсов. Кроме того, вовлечённость руководства усиливает мотивацию команды и ускоряет процесс принятия решений.

Этап 2: Выбор системы — инвестиция в будущее

Рынок предлагает множество решений для автоматизации финансов. Важно выбрать продукт, который отвечает потребностям вашего бизнеса и легко интегрируется с уже существующими системами. Обращайте внимание на гибкость, масштабируемость, функциональность, поддержку со стороны разработчика и наличие успешных кейсов в вашей отрасли.

Как выбрать систему для своего бизнеса:

Правильно подобранная система помогает автоматизировать взаимодействие с клиентами, хранить финансовые данные и анализировать эффективность бизнеса. Важные критерии:

  • Определение целей автоматизации
  • Выбор между локальным и облачным решением
  • Масштабируемость
  • Интеграция с другими программами
  • Гибкость настройки
  • Безопасность данных
  • Удобство использования
  • Совокупная стоимость владения
  • Репутация поставщика

Также важно выбирать систему, способную объединить финансовые данные с общими бизнес-процессами компании. Это улучшает взаимодействие между отделами и обеспечивает единый подход к управлению финансами.

Рассмотрим возможности таких консолидирующих платформ, как программа финансового планирования Farseer или ABM Finance, которые зарекомендовали себя как надежные инструменты для управления финансовыми процессами.

  • Farseer — облачная система, позволяющая прогнозировать финансовые потоки и разрабатывать различные сценарии развития бизнеса на основе данных. Это помогает принимать обоснованные финансовые решения и быстро адаптироваться к изменениям рынка.
  • ABM Finance — локальное решение, обеспечивающее полный контроль над расходами, управление бюджетами в реальном времени и интеграцию со всеми бухгалтерскими системами, что значительно повышает эффективность финансового менеджмента.

Этап 3: Формирование компетентной команды

Успех проекта зависит от команды с обеих сторон — как заказчика, так и исполнителя. В команде должны быть финансовые аналитики, IT-специалисты, бизнес-аналитики и опытные project-менеджеры.

Помимо внешних экспертов, необходимо задействовать внутренних сотрудников, хорошо знающих текущие бизнес-процессы. Совместная работа этих специалистов обеспечит комплексный подход к решению задач и адаптацию системы под нужды компании.

Для координации проекта необходимо назначить проектного менеджера с каждой стороны. Со стороны заказчика это должен быть специалист, разбирающийся во внутренних процессах и обладающий полномочиями для принятия решений. Он должен обеспечивать коммуникацию между отделами, своевременно предоставлять информацию и следить за исполнением задач. Такой сотрудник будет вовлечён в интеграционный процесс на 80% и только на 20% — в текущие рутинные задачи.

Этап 4: Разработка методологии

Прежде чем строить дом, создают проект с расчётами, коммуникациями и планировкой. Без этого даже самые дорогие материалы не дадут результата.

Так же и в автоматизации финансов: методология — это фундамент системы управления.

Гибкая и продуманная методология позволяет обеспечить прозрачность, оптимизацию процессов и согласованность всех финансовых потоков. Без чёткой структуры возникают дублирование данных, ручной ввод, неполные или несвоевременные отчёты. Это мешает управлению рисками и снижает эффективность принятия решений.

Чтобы этого избежать, опытные бизнес-аналитики анализируют процессы, отчёты, реквизиты и формируют управленческую модель, соответствующую логике бизнеса:

  • план счетов
  • аналитики (виды деятельности, статьи, контрагенты, проекты и т.д.)
  • финансовая структура (ЦФО)
  • требования к первичным данным
  • алгоритмы построения отчётности
  • формы ввода и регистры хранения

В результате компания получает единую точку истины — чёткую и основанную на данных систему, которая легко адаптируется к изменениям и способствует операционному совершенству.

Методология, разработанная до старта цифровизации, позволяет внедрить решение наиболее оптимальным способом и обеспечить высокий ROI от автоматизации.

Разработка методологии

Этап 5: Подготовка и структурирование данных, внедрение

Автоматизация невозможна без качественных и структурированных данных. Это часто становится камнем преткновения для многих компаний: невозможно автоматизировать хаос — получится автоматизированный хаос.

После разработки методологии необходимо привести данные в соответствие с её требованиями. Удаление дублирующихся и устаревших записей критично для эффективности автоматизации.

На каждом этапе внедрения важно активно тестировать систему. Будьте готовы вносить правки в функционал, если это не нарушает методологию.

После разработки не стоит откладывать переход в продуктивную среду. На практике вовлеченность сотрудников наиболее высокая на ранних этапах проекта — ближе к завершению команда выдыхается.

Этап 6: Обучение и адаптация персонала

Внедрение новых технологий требует не только обучения, но и изменения подхода к работе. Сотрудники должны не просто уметь пользоваться системой, но и понимать её бизнес-ценность, быть мотивированными использовать её.

Обратите внимание на наличие обучающих программ, проводите практические занятия, обеспечьте поддержку в период адаптации. Это минимизирует количество ошибок и повысит общую эффективность.

Автоматизация сбора данных избавляет финансовых специалистов от рутины — сверки таблиц, ручного поиска ошибок. Освободившиеся ресурсы можно направить на стратегический анализ: выявление тенденций, прогнозирование рисков и возможностей, разработку сценариев «что если» для бизнеса.

Этап 7: Сопровождение и обновление финансовой системы после внедрения

Автоматизация — это не про «установили и забыли», а про постоянное развитие и улучшение. Чтобы система оставалась эффективной, её необходимо регулярно сопровождать, обновлять и адаптировать под изменения в бизнесе, законодательстве или внутренних процессах.

Что важно:

  • Регулярный мониторинг помогает выявлять сбои, узкие места и точки для оптимизации.
  • Настроенная аналитика и ключевые показатели эффективности позволяют объективно оценивать результат.
  • Организованный внутренний центр компетенций обеспечивает устойчивую экспертизу внутри компании — поддержку, обучение, внедрение новых процессов и контроль качества работы системы.

Так вы не просто «обслуживаете» автоматизацию, а превращаете её в живой инструмент, который развивается вместе с бизнесом.

Вывод:

Следование этим этапам позволит вашей компании успешно автоматизировать финансовые процессы, повысить прозрачность операций, минимизировать риски и достичь операционного совершенства.

Грамотно выстроенные процессы на старте проекта обеспечивают гибкость и масштабируемость системы. По мере роста бизнеса вам не придётся искать новое решение или запускать автоматизацию с нуля — достаточно масштабировать существующую модель: добавлять новые ЦФО, аналитики или процессы — без потерь времени и бюджета.

Автоматизация — это инвестиция в будущее вашей компании, которая укрепляет её устойчивость и конкурентоспособность на рынке.

Автоматизируйте управление финансами в вашей компании

Больше о возможностях ABM Finance для вашего бизнеса узнайте на консультации с экспертом

Близкие по теме

    Автоматизация процесса бюджетирования
    Автоматизация процесса бюджетирования

    Что дает автоматизация бюджетирования Автоматизация бюджетирования — это ключевой этап цифровой трансформации финансовой функции компании. Она позволяет не только ускорить и упростить процессы планирования, учета и анализа бюджета, но и повысить точность прогнозов, улучшить контроль расходов и обеспечить гибкость в условиях рыночных изменений. Ниже рассмотрим, какие конкретные преимущества получает бизнес при переходе от ручного бюджетирования […]

    Финансы

    Читать 8 минут

    Управление денежными потоками: методы, этапы, инструменты
    Управление денежными потоками: методы, этапы, инструменты

    В современной динамичной бизнес-среде стабильность и рост компании напрямую зависят от того, насколько эффективно она управляет своими денежными потоками. Отсутствие контроля, планирования или оптимизации в этой сфере приводит к кассовым разрывам, потере платежеспособности, проблемам с партнерами и снижению доверия инвесторов. Эта статья — практическое руководство для тех, кто хочет построить прозрачную, управляемую систему денежных потоков: […]

    Финансы

    Читать 8 минут

    Составление и ведение платежного календаря: пошаговое руководство
    Составление и ведение платежного календаря: пошаговое руководство

    Что такое платёжный календарь? Платёжный календарь — это инструмент краткосрочного финансового планирования, который помогает компании контролировать движение денежных средств и своевременно выполнять все финансовые обязательства. Он представляет собой таблицу с запланированными входящими и исходящими платежами, структурированную по дням, неделям или месяцам. Используя платёжный календарь, бизнес получает возможность не просто фиксировать факты оплаты, а управлять денежными […]

    Финансы

    Читать 7 минут

Заказать презентацию
Узнайте больше об ABM Finance
Имя
Введите ваше имя
Фамилия
Введите вашу фамилию
Телефон
Введите полный номер телефона
Email
Введите корректный email
Должность
Введите вашу должность
Название компании
Введите название компании
Чем полезен семинар по управлению запасами
Заказать звонок
Поговорите с нашим экспертом уже сегодня
Имя
Введите ваше имя
Телефон
Введите полный номер телефона
Спасибо за обращение.

Мы ценим, что вы заинтересовались именно нашими продуктами. Один из наших сотрудников свяжется с вами в ближайшее время. Хорошего дня!