Как построить платёжный календарь компании: инструкция для финансистов
Эффективное управление денежными средствами — ключевой бизнес процесс, от которого зависит финансовая стабильность. В этом помогает платежный календарь предприятия — инструмент, позволяющий контролировать плановые и фактические платежи, предотвращать кассовые разрывы и синхронизировать денежные поступления с графиком платежей. Платежный календарь представляет собой план движения денежных средств (ДС) в краткосрочной перспективе, отражающий все виды деятельности компании. Он обеспечивает плановые и фактические платежи, фиксируя денежные поступления и обязательства в рамках финансового графика предприятия. Из этой дефиниции следует, что планирование денежных потоков для предприятия — это комплексная задача по определению возможных поступлений и выплат с поденной (или еженедельной) разбивкой и контролем установленных лимитов в рамках статей бюджета движения ДС по подразделениям — центрам финансовой ответственности (ЦФО). Подробнее о том, как сформировать качественный финансовый прогноз, читайте в статье: 4 шага к эффективному управлению денежными потоками компании
Умелое управление денежными потоками – это не талант, а четко спланированная последовательность действий. Которая может привести компанию к высоким прибылям, поскольку деньги – это жизненно необходимый актив любого предприятия.
Платежный календарь: этапы внедрения
Платежный календарь, как инструмент управления, не должен существовать отдельно от общей системы планирования финансовых потоков компании и бухгалтерского учёта.
Для эффективного внедрения важно не просто составить платежный календарь, а интегрировать его в действующий бизнес-процесс с учетом доходов и расходов, учёта обязательств и целей компании. Это обеспечивает оптимизацию расчётов и помогает избежать временных кассовых разрывов. Для этого нужно ответить на вопросы: как составляются бюджеты, в разрезе каких аналитик, в какие сроки, кто за какие статьи отвечает и насколько уже существующая система планирования актуальна и эффективна в работе? Поскольку платежный календарь является неотъемлемой частью бюджета движения ДС, то при неправильном подходе к планированию денежных потоков на длительное время краткосрочное планирование не только не даст никаких результатов, но и будет иметь обратный эффект.
Рассмотрим всю цепочку внедрения платежного календаря (рис. 1).
Схема внедрения Платежного календаря ABM Finance
Как видим, схема внедрения разделена на три основных блока с выделенными в них отдельными этапами.
1. Бюджетирование
Разработка структуры бюджета движения денежных средств (БДДС) происходит на этапе постановки бюджетирования. На этом же этапе закладывается основной разрез лимитообразующих аналитик. По каждому виду деятельности рассчитывается чистый денежный поток (ЧДП) как разница между поступлениями и выплатами. Например, в страховании, кроме традиционного разделения на операционную (основную), финансовую и инвестиционную деятельность, отдельно выделяют страховую деятельность. В качестве аналитик выступают ЦФО, статьи БДДС, сценарии, а также могут выступать расчетные счета и контрагенты (агенты) и т.д. Уровень аналитик для планирования должен быть полным, но не громоздким.
2. Регламентация и определение правил формирования
На этом этапе происходит построение единой логически-целостной системы взаимосвязей между поступлениями и выплатами в разрезе каждого дня (недели). Выплаты обычно осуществляются на основании заявки на выплату ГК. Далее разрабатываются правила ее прохождения — утверждение или отклонение этой заявки, порядок формирования реестров платежей и расстановки приоритетов платежей, а также перечень отчетов и порядок отражения в них движений ГК по заявке. Отдельно рассматриваются поступление и корректировка остатков ГК. Все эти правила и принципы регламентируются положениями, которые обеспечивают одинаковое понимание системы всеми участниками процесса.
3. Автоматизация Платежного календаря
В задачи этого блока входит разработка платежного календаря на основе ранее описанных регламентов. На данном этапе необходимо тщательно изучить структуру баз данных предприятия. Многие организации имеют территориально-распределённые офисы с собственными локальными базами. Часто для ведения оперативного учёта применяются специализированные отраслевые решения. Используемые базы данных могут различаться по структуре, что требует внимательного анализа всех источников информации.
На этапе автоматизации важно определить данные для составления платежного календаря, включая доходы, расходы, расчётные счета и остатки по дням. Это необходимо для формирования актуального реестра платежей компании, где учитываются все предстоящие обязательства.
Также разрабатывается схема обмена данными, обеспечивается безопасный доступ к системе и передача информации. При создании форм ввода следует учитывать полноту и точность данных, а также удобный интерфейс. Отдельное внимание уделяется настройке ролей пользователей и доступу к различным разделам. Автоматизация позволяет значительно повысить прозрачность и точность при планировании финансовых потоков компании, минимизируя кассовые разрывы и обеспечивая контроль платёжеспособности.
Завершающий этап — обучение сотрудников и подготовка инструкций по составлению и ведению платежного календаря.
Пример автоматизации системы платежного календаря в торговой компании
Предположим, что компания осуществляет свою деятельность на всей территории Украины, то есть имеет расширенную филиальную структуру с центрами и точками продаж. В компании уже была внедрена система бюджетирования и денежные потоки проходили базовый календарь платежей. Однако эта система не не обеспечивала необходимого уровня контроля и оперативности. Получение информации из разных учетных систем было очень трудоемким процессом, у всех подразделений (филиалов) было свое видение подходов к составлению и ведению платежного календаря. Очень существенным оказался и человеческий фактор (появлялись ошибки). Все это не позволяло получать полную информацию о состоянии предприятия и оперативно анализировать имеющуюся информацию, более того, ставило под сомнение саму достоверность этих данных. Такие предпосылки привели компанию к выводу: система управленческого учета должна быть единой, информация — однородной, данные должны вноситься по строго определенным правилам, а денежные потоки проходить соответствующую систему контроля в оперативном режиме. У компании появилась потребность разработать и применять платежный календарь который стал бы частью общего бизнес-процесса.
Цель — обеспечить структурированный учёт обязательств, приоритизацию расходов, своевременные выплаты поставщикам и контроль ежедневного остатка денежных средств на расчётных счетах.
Для оперативного управления денежными потоками менеджмент компании определил требования к автоматизации системы управления:
- создать электронные учетные документы платежной системы (например, заявки на оплату и их реестры);
- сформировать электронную отчетность, необходимую для контроля над выполнением платежей;
- реализовать соответствующие процедуры согласований и утверждений (бюджетов, заявок на оплату и т.д.);
- разграничить права доступа к финансовой информации для работников компании разных уровней ответственности;
- обеспечить гибкость при настройке системы (возможность штатных сотрудников настраивать программное обеспечение).
Была проведена разработка платежного календаря предприятия, адаптированного под специфику деятельности: автоматизация заявок на оплату, формирование реестра платежей компании, настройка процедур согласования и ограниченного доступа к финансовой информации. Такой проект потребовал пересмотра всех внутренних регламентов и согласования с бюджетами.
Система позволила планировать платежи, избегать временных кассовых разрывов, сравнивать плановые и фактические платежи, а также формировать подробную финансовую отчётность. Все участники процесса получили прозрачные правила и единые формы документов, что повысило финансовую дисциплину и достоверность информации.
Заявка на платеж
Автоматизируйте управление денежными потоками
Элементом автоматизации стало внедрение электронных заявок на оплату, которые формируются с учетом заданных параметров. При этом система автоматически проверяет лимиты по статьям бюджета движения денежных средств в разрезе аналитик, таких как ЦФО и расчетные счета. Это позволило планировать платежи с соблюдением финансовой дисциплины.
Форма заявки включает ссылку на электронный архив с документами-основаниями (договора, счета и др.). Очень удобным и информативным было то, что к заявкам можно прикрепить файл-образ отсканированного документа, на основании которого осуществлялся платеж. Такой подход упрощает контроль и ускоряет прохождение реестра платежей компании.
После проведения документ автоматически запускает процесс согласования заявки на ГК в соответствии с правилами, описанными в Положении. Каждому участнику процесса поступает сообщение о необходимости выполнить определенные (регламентированные) действия для согласования этой заявки. Заявитель в любой момент может войти в систему и посмотреть, на какой стадии утверждения находится заявка, сколько еще времени по регламенту осталось у исполнителя задания для того, чтобы ее утвердить.
Отчет (визы и комментарии)
С целью сокращения объема документооборота цепочка согласования платежей была разделена по принципу принадлежности к статьям движения ГК. Платежи, которые не требовали особого согласования или были обязательными (налоги, наложенные платежи по документам поставщиков и т.д.), после оформления заявки на ГК или отражения поступления поставщика без утверждения сразу попадали в реестр платежей. Остальные платежи согласовывались и утверждались по всей ветке утверждения. В сформированных реестрах платежей расставляли приоритеты, в соответствии с правилами, описанными в Положении, и даты оплат. При проведении (утверждении) реестров соответствующие записи отражались в платежном календаре.
Платежный календарь
Платежный календарь может иметь разный вид и уровень детализации, однако в обязательном порядке включает данные для составления графика поступлений, выплат и ежедневных остатков денежных средств. Такой график платежей позволяет заранее выявлять временные кассовые разрывы, оценивать контроль платёжеспособности и принимать своевременные управленческие решения.
Дополнительно система формирует отчёты по заявкам (оплачены / не оплачены) и количеству поданных заявок по компании. Это позволяет не только оперативно управлять платежами, но и усиливает финансовую отчётность, улучшает учёт обязательств и способствует оптимизации расчётов внутри компании. Всё это усиливает роль платежного календаря предприятия как стратегического инструмента управления денежными потоками.
Отчет по заявкам
Вместо эпилога
Успешность внедрения платежного календаря и дальнейшее использование будет зависеть от корректности и оптимальности разработанной архитектуры процесса. Вот почему этап регламентации не менее важен, чем этап автоматизации системы. Только при соблюдении всеми сотрудниками установленных регламентов и одинаковом понимании системы управления денежными потоками будет результат. Информация должна быть структурирована по единым для всей компании правилам.
Внедрение и автоматизация платежного календаря позволяет достичь следующих целей.
- Система дает возможность прогнозировать приток и отток ГК, в результате чего:
- финансовые менеджеры, благодаря контролю выполнения финансовых планов, могут предполагать недостаток или избыток ГК еще до их возникновения;
- в случае выявления отклонений есть возможность и время проанализировать сложившуюся ситуацию и принять оптимальное решение.
- Централизация управления денежными потоками позволяет:
- эффективно перераспределять между филиалами (предприятиями компании) денежные ресурсы;
- своевременно погашать обязательства перед кредиторами;
- на более выгодных условиях получать кредиты для финансирования работы дочерних предприятий, а также на инвестиционные цели;
- инвестировать свободные денежные средства с целью получения дохода (депозиты, ценные бумаги).
Эффективно организованные денежные потоки предприятия являются важнейшим показателем его финансового благополучия и предпосылкой достижения высоких результатов деятельности. Все задачи, связанные с управлением денежными потоками, построением платежной дисциплины и прогнозного платежного календаря можно реализовать с помощью программного продукта ABM Finance.
Узнайте, как автоматизированная система управления денежными потоками влияет на эффективность бизнеса. Получите ответ на все свои вопросы на персональной консультации с экспертом ABM Finance. Для этого оставьте заявку и мы свяжемся с вами в ближайшее время.
