Внедрение системы TMS: задачи, этапы, результаты

В последние годы системы управления транспортом (TMS) становятся неотъемлемой частью процесса оптимизации логистики для многих компаний по всему миру. Внедрение TMS решает широкий спектр задач, таких как снижение затрат на транспортировку, минимизация человеческого фактора и повышение прозрачности процессов. Использование TMS является частью цифровой трансформации логистики и помогает не только повысить операционную эффективность, но и стимулировать рост бизнеса, улучшая качество обслуживания клиентов и увеличивая количество заказов

Однако выбор и внедрение подходящей программы для транспортной логистики  – это не всегда простой процесс, который требует учета множества факторов, таких как потребности вашей компании, стоимость внедрения и возможности интеграции. В этой статье мы подробно рассмотрим, какие задачи решает TMS, на что важно обращать внимание при выборе системы, а также поделимся полезными рекомендациями для успешного внедрения.

Задачи, которые решает внедрение TMS

Снижение затрат на транспортировку

Одна из самых главных причин для внедрения системы управления транспортом (TMS) – значительное снижение затрат на транспортировку. TMS помогает оптимизировать маршруты, что позволяет уменьшить пробег транспортных средств, а следовательно, сократить расходы на топливо и техническое обслуживание. Автоматизация планирования перевозок и оптимизация загрузки также снижают потребность в дополнительных транспортных средствах, повышая эффективность использования существующего автопарка.

Минимизация человеческого фактора

Человеческий фактор является одним из самых значимых источников ошибок в логистике. Внедрение TMS систем позволяет автоматизировать ключевые этапы управления доставкой, минимизируя вероятность ошибок, связанных с ручным планированием, вводом данных или выполнением рутинных задач. Это способствует повышению точности и эффективности работы, а также снижению зависимости от человеческого ресурса в критически важных процессах.

Рост количества заказов

TMS способствует увеличению объема заказов, так как система позволяет сокращать время обработки и доставки. Цифровая логистика обеспечивают более быстрое и надежное выполнение заказов, что повышает уровень удовлетворенности клиентов и позволяет компании обрабатывать больше запросов. Благодаря TMS компании могут увеличивать объем заказов, не увеличивая при этом операционные расходы.

Оптимизация процессов перевозки

TMS обеспечивает автоматизацию перевозок на всех этапах, начиная от планирования маршрутов и заканчивая мониторингом доставки в реальном времени. Благодаря анализу данных и алгоритмам система помогает выбрать наиболее эффективные маршруты и виды транспорта, снижая затраты и время на транспортировку. С помощью TMS возможно качественно построить маршруты даже с учетом многих факторов и условий доставки. 

Повышение прозрачности и контроля

Внедрение TMS значительно повышает прозрачность процессов доставки. С помощью GPS-трекинга и анализа данных в реальном времени компании могут отслеживать состояние каждой поставки, выявлять задержки или проблемы, а также получать актуальную информацию о всех этапах перевозки. Это позволяет оперативно реагировать на любые ситуации, улучшать контроль за доставкой и снижать риски.

Интеграция с другими системами

TMS может быть интегрирована с другими системами компании, что включает интеграцию с ERP, WMS и CRM.Это позволяет синхронизировать данные между различными отделами и обеспечивает непрерывный поток информации от заказа до доставки. Интеграция снижает риски ошибок, сокращает время обработки информации и способствует слаженной работе всех бизнес-процессов.

Аналитика и отчётность

TMS предоставляет возможность собирать и анализировать большой объем данных о перевозках. Это помогает компаниям глубже понять свои логистические процессы. С помощью транспортной аналитики можно оценить эффективность работы перевозчиков, определить наиболее прибыльные маршруты и оптимизировать затраты. Это позволяет не только принимать обоснованные решения, но и прогнозировать будущие потребности и тенденции, что важно для стратегического планирования.

Критерии выбора системы управления транспортом TMS

Какие возможности TMS необходимы моей компании

Перед тем как внедрить TMS важно точно определить, какие функции и возможности нужны именно вашей компании. Это зависит от особенностей вашего бизнеса, масштаба операций и сложности логистических процессов. Например, если ваша компания работает с большим количеством транспортных средств и маршрутов, вам может понадобиться система, которая предоставляет возможности для:

• Оптимизации маршрутов – автоматический расчет оптимальных маршрутов с целью снижения затрат на топливо и времени в пути.
• Мониторинг в реальном времени – отслеживание состояния транспортных средств на основе данных GPS и выполнения заказов на основе статусов, отмеченных водителями в приложении для водителей курьеров. 
• Управления складом – интеграция с системой управления складом (WMS) для оптимизации запасов и минимизации ошибок при комплектации заказов.
• Гибкой отчетности – возможность создания отчетов по эффективности работы логистических процессов, анализ показателей и выявление узких мест.
• Автоматической тарификации – возможность автоматического расчета стоимости доставки с учетом разных факторов, таких как расстояние, тоннаж, тип груза и другие параметры.

Необходимость в этих функциях зависит от ваших логистических целей и стратегии развития.

Самостоятельная разработка или готовый продукт

Перед выбором системы TMS вам нужно решить, хотите ли вы разработать систему «с нуля» или воспользоваться уже готовым решением.

Разработка собственной системы позволяет создать максимально адаптированное решение под уникальные требования вашей компании, однако такой подход требует значительных временных и финансовых затрат, а также высокой квалификации специалистов для разработки и дальнейшего обслуживания.

Готовые продукты предлагают стандартный набор функций, который удовлетворяет потребности большинства компаний. Они быстрее внедряются и обычно обладают широкими возможностями для интеграции с другими бизнес-системами. Однако в некоторых случаях вам придется адаптировать процессы под особенности выбранного продукта.

Стоимость внедрения TMS системы

Стоимость внедрения системы TMS может зависеть от ряда факторов, таких как:

• Размер компании – для крупных организаций стоимость внедрения будет значительно выше из-за масштаба операций, сложности процессов, количества подключенных складов.
• Сложность интеграции – в зависимости от типа используемой вами ERP, её архитектуры и уровня ИТ-специалистов, интеграция с TMS может потребовать дополнительных затрат и времени
• Функциональные возможности системы – чем больше параметров должно учитываться при планировании, тем сложнее процесс настройки со стороны провайдера TMS, что может повлечь дополнительные затраты. 
• Затраты на обучение – обычно стоимость внедрения включает в себя не только расходы на настройку, но и на обучение сотрудников. Иногда достаточно нескольких совместных итераций планирования, чтобы отточить процессы, но для больших компаний со сложной логистикой менеджер внедрения может месяц и более подключаться к планированию.

Выбор подрядчика для внедрения TMS

Одним из ключевых этапов внедрения TMS является правильный выбор подрядчика. Принимая решение следует учитывать несколько факторов:

• Опыт и репутация подрядчика – проверенные поставщики с успешным опытом внедрения TMS в компаниях с аналогичными задачами и масштабами могут гарантировать более эффективное и быстрое внедрение.
• Поддержка и сервис – важно, чтобы подрядчик предоставлял техническую поддержку и обновления системы на протяжении всего срока её эксплуатации.
• Вовлеченность в внедрение – заинтересованный в успешном сотрудничестве провайдер не ограничивается описанием технического задания и доступом к онлайн обучению, а предлагает полное сопровождение с поддержкой менеджера на всех этапах. 
• Гибкость и скорость реагирования – подрядчик должен иметь возможность оперативно реагировать на изменения и адаптировать систему в случае необходимости.

Выбор правильного подрядчика является залогом успешного внедрения системы и её дальнейшего эффективного использования в вашей компании.

Этапы внедрения TMS Rinkai

Диагностика

На первом этапе внедрения системы TMS Rinkai важным шагом является детальная диагностика текущих процессов компании. Этот этап включает несколько ключевых задач:

Сбор первичной информации
Производится тщательный анализ существующих процессов в транспортной логистики и смежных отделах, выявляются основные проблемы и ограничения. Это включает изучение маршрутизации, мониторинг перевозок, а также сбор данных о используемой технике и времени выполнения задач. Такой анализ помогает понять текущие слабые места в процессах и наметить направления для улучшений.

Определение параметров для планирования маршрутов
На основе собранной информации, определяются важнейшие параметры для планирования маршрутов. Сюда могут входить размеры и типы грузов, ограничения по времени доставки, температурные требования, доступность транспортных средств, особенности дорожной инфраструктуры и другие факторы. Эти данные используются для построения оптимальных маршрутов с учетом всех критических факторов.

Составление проекта и плана-графика работ
После анализа текущих процессов разрабатывается детальный план внедрения системы с определением ключевых этапов и сроков. Это гарантирует плавный переход к новой системе.

Рекомендации по улучшению существующих процессов
На основе собранной информации предоставляются рекомендации по улучшению процессов, которые влияют на логистическую эффективность – это оптимизация загрузки транспорта, корректировка режимов работы перевозчиков, улучшение маршрутов и т.д. Все эти улучшения направлены на обеспечение более слаженной и экономичной работы.

Интеграция

Этот этап сосредоточен на улучшении текущих логистических процессов, что обеспечивает их эффективную интеграцию с TMS:

Настройка автоматического обмена данными
Для обеспечения бесперебойной работы TMS интегрируется с учётными системами компании, включая системы управления складом (WMS) и другие внутренние платформы. Это позволяет создать автоматический обмен данными, что повышает точность и скорость обработки информации. Также проводится интеграция с GPS-поставщиками для отслеживания местоположения транспортных средств в реальном времени, что помогает оперативно реагировать на изменения ситуации.

Разработка сопроводительной документации
Для эффективного функционирования системы после её внедрения создается подробная сопроводительная документация. Она включает в себя инструкции для пользователей, описание процессов и процедур, а также рекомендации по использованию системы для достижения максимальной эффективности.

Автоматизация

Этап автоматизации включает обучение сотрудников и запуск системы:

Обучение сотрудников механизмам ABM Rinkai TMS
Для успешного внедрения системы проводится обучение сотрудников, которое включает в себя освоение всех основных механизмов работы с TMS, настройку параметров маршрутизации, управление данными и анализ результатов. Это обучение позволяет сотрудникам быстро освоить новую систему и эффективно её использовать на практике.

Обучение руководства работе с аналитическими инструментами
Для повышения эффективности управления логистикой, руководство компании получает специализированное обучение по работе с аналитическими инструментами TMS. Эти инструменты позволяют мониторить и оценивать эффективность логистических процессов, что помогает принимать обоснованные управленческие решения для их улучшения.

Запуск системы и построение первых маршрутов
После завершения настроек и обучения система запускается в эксплуатацию. Совместно с руководителями и логистами строятся первые маршруты для тестирования системы в реальных условиях. Это позволяет оценить, как система взаимодействует с другими процессами компании и соответствует ли она заранее поставленным целям.

Корректировка и анализ первых маршрутов
После запуска первых маршрутов проводится их корректировка на основе полученных данных и отзывов. Анализируются результаты, выявляются слабые места, и разрабатываются решения для оптимизации маршрутов с целью повышения общей эффективности работы системы. Эти шаги обеспечивают улучшение логистических процессов и достижение максимальных результатов.

Внедрение TMS: взгляд клиента

Для компании-заказчика решение внедрить систему управления транспортом TMS часто становится шагом к оптимизации бизнес-процессов. Для некоторых это возможность сократить затраты, для других – стимул для развития бизнеса, расширения доли на рынке и увеличения клиентской базы. В то же время клиент стремится избежать рисков, которые могут возникнуть при внедрении нововведений. Любые изменения, даже с очевидной выгодой, сопряжены с определенными рисками.

Сопротивление сотрудников, возможные трудности в процессе внедрения, вероятность того, что решение не решит все проблемы, а значит, инвестиции не оправдают себя – все эти моменты могут стать причиной для сомнений. В таких условиях вполне закономерно, что  перед тем как купить систему управления транспортом TMS многие клиенты предпочитают протестировать решение в пилотном режиме. Это помогает убедиться в оправданности таких вложений.

При выборе между стационарной системой, которая требует крупных капиталовложений, и облачным решением, которое предполагает более гибкие операционные расходы, заказчики часто останавливаются на последнем варианте, так как он предлагает меньший риск и более быстрые результаты.

Внедрение TMS: взгляд поставщика

Поставщики решений для управления транспортом, в зависимости от модели представления системы – покупки или аренды, ориентированы на разные цели.

Покупка и внедрение TMS от компании-разработчика

Если компания-разработчик предлагает систему TMS на условиях покупки, её основная цель – продать решение. В этом случае ключевыми инструментами становятся убедительные презентации и буклеты, обещания ощутимых и быстрых результатов,и примеры успешно реализованных проектов.

Для продавца важно, чтобы покупатель купил продукт, вложив значительные средства в систему. Однако после этого могут возникнуть сложности в процессе эксплуатации:

• Результаты, достигнутые на стадии тестирования, не всегда можно повторить на практике.
• Проблемы с системой могут быть сложны для устранения.
• Служба поддержки либо плохо реагирует на запросы, либо вообще отсутствует.

В таком случае компания вынуждена тратить дополнительные средства на доработку функционала, привлечение новых разработчиков или увеличение нагрузки на свой IТ-отдел. Это может привести к недовольству руководства и даже к возврату к старым методам работы. 

Внедрение TMS-системы как сервис (SaaS)

В отличие от модели покупки, внедрение TMS как сервиса предполагает другой подход. Для поставщика ключевым фактором становится удовлетворенность клиента результатами, которые он получает от использования системы. Такой подход включает:

• Поддержку на всех этапах использования.
• Гибкий подход к оптимизации бизнес-процессов.
• Предоставление только тех рекомендаций, которые действительно полезны.

В этом случае поставщик не нацелен на разовую продажу, а заинтересован в долгосрочном партнерстве и постоянном совершенствовании системы. Вендор понимает что для продолжения сотрудничества необходимо адаптировать систему под меняющиеся условия.

Такой подход влечет за собой поэтапное внедрение решения с возможностью его масштабирования в рамках всей структуры клиента. При минимальных инвестициях заказчик может протестировать систему, оценить качество обслуживания и консалтинга, и при необходимости даже отказаться от проекта, если не увидит ожидаемого результата.

Факторы, влияющие на стоимость внедрения TMS

Объем операций

Один из ключевых факторов, определяющих стоимость внедрения TMS, – это объем операций, которые система должна обслуживать. Чем больше операций нужно автоматизировать, тем сложнее и дороже будет настройка системы. Включает в себя:

• Количество транспортных средств и маршрутов: Если компания использует большое количество автомобилей и имеет разнообразные маршруты, это потребует более сложной настройки системы для оптимизации маршрутов, управления данными и отслеживания.
• Количество заказов: Чем больший объем заказов обрабатывает компания, тем больше данных нужно интегрировать в систему. Это добавляет сложности в настройку и увеличивает стоимость внедрения.
• Количество складов: Больше складов  – больше сотрудников – больше времени на обучение. 

Чем больше операций, тем сложнее и трудозатратнее процесс настройки, что напрямую влияет на стоимость внедрения.

Сложность интеграции

Интеграция TMS с другими системами компании, такими как ERP, WMS, CRM и другими, может быть сложной. Стоимость внедрения будет зависеть от:

• Типа и количества интегрируемых систем: чем больше систем нужно интегрировать с TMS, тем сложнее будет процесс настройки обмена данными между ними.
• Совместимости с существующими платформами: иногда системы могут не быть совместимы с текущими техническими характеристиками компании. Это потребует дополнительных усилий по адаптации, переработке и корректировке платформ.
• Качества данных: чем более сложные и разнообразные данные обрабатываются системой, тем сложнее будет интегрировать и синхронизировать их между системами. Это добавляет трудозатрат в процессе интеграции.

Процесс интеграции требует дополнительных усилий, что прямо влияет на стоимость внедрения.

География операций

Если компания работает в нескольких странах или регионах, это также может значительно повлиять на стоимость внедрения TMS. В таком случае требуется учитывать:

• Многоязычность и локализация: внедрение системы для работы в разных странах потребует адаптации интерфейса, отчетности и функционала с учетом местных особенностей, законодательных требований и языковых предпочтений.
• Разнообразие транспортных маршрутов и инфраструктуры: при международной или многорегиональной деятельности необходимо учитывать различные виды транспорта, законодательные нормы, пограничные процедуры и другие локальные особенности. Это добавляет сложности в настройку маршрутов и логистику.
• Разные уровни сервиса и стандартов: если компания работает в разных странах, необходимо настроить систему на работу с различными стандартами качества и обслуживания клиентов.

Чем более разнообразные и масштабные операции, тем выше стоимость внедрения из-за необходимости учитывать множество факторов и особенностей, таких как локализация и разнообразие инфраструктуры.

Репутация поставщика

Репутация и опыт поставщика также оказывают существенное влияние на стоимость внедрения TMS. Несколько ключевых аспектов:

• Качество решения и опыт поставщика – чем больше внедренных проектов и чем выше показатель оптимизации, тем больше вероятность что провайдер запросит цену выше среднего за свои услуги.
• Уровень поддержки и обслуживания: компании с популярными решениями заинтересованы закончить проект в срок, чтобы перейти к следующему. Именно поэтому они обеспечивают качественную техническую поддержку и обучение, что значительно повышает эффективность внедрения и сокращает время на адаптацию.
• Гибкость и возможности адаптации системы: известные интеграторы часто предлагают более гибкие и адаптируемые решения, что требует дополнительных усилий и ресурсов, что тоже влияет на итоговую стоимость внедрения.

Таким образом, репутация поставщика оказывает влияние на стоимость внедрения как через качество решения, так и через дополнительную поддержку и адаптацию системы под потребности бизнеса.

Результаты внедрения TMS

Снижение операционных затрат
Одним из самых очевидных результатов внедрения TMS является значительное сокращение операционных затрат. Система позволяет оптимизировать маршруты, что ведет к снижению расходов на топливо и времени в пути. Автоматизация управления транспортом также сокращает необходимость в дополнительном персонале, что позволяет снизить расходы на его обучение и контроль.

Повышение эффективности и скорости доставки
TMS значительно улучшает планирование маршрутов, что способствует сокращению времени доставки. Быстрая и точная маршрутизация перевозок в транспортной логистике позволяет диспетчерам учитывать все факторы, такие как загруженность дорог и погодные условия, что обеспечивает своевременную доставку. Это в свою очередь повышает уровень удовлетворенности клиентов и позволяет увеличивать объем доставок без увеличения операционных затрат. 

Улучшение контроля и прозрачности
Внедрение TMS позволяет компаниям получить полный контроль логистических процессов в режиме реального времени. Это включает в себя отслеживание груза, попадание во временные окна доставки и управление статусами заказов. В результате повышается прозрачность всех логистических процессов, что помогает оперативно реагировать на любые отклонения от плана и минимизировать риски.

Оптимизация использования автопарка
TMS обеспечивает эффективное управление автопарком, включая оптимизацию загрузки транспортных средств и уменьшение числа пустых пробегов. Система отслеживает состояние транспортных средств и прогнозирует потребности в обслуживании, что позволяет значительно снизить затраты на техническое обслуживание и ремонт.

Повышение уровня обслуживания клиентов
Автоматизация маршрутизации и учета позволяет компании предоставлять клиентам более точную информацию о статусе доставки. Это способствует повышению доверия со стороны клиентов и их удовлетворенности сервисом. Возможность точно предсказать время прибытия товара улучшает качество обслуживания, что на данный момент является одним из важнейших KPI в логистике.

Улучшение аналитики и отчетности
TMS предоставляет мощные аналитические инструменты для анализа логистических процессов. Руководство компании получает доступ к подробным отчетам, которые помогают оценить стоимость доставки, эффективность работы перевозчиков, уровень обслуживания и другие ключевые показатели. Это позволяет принимать обоснованные решения для дальнейшего улучшения процессов и снижения издержек.

Интеграция с другими системами
Система TMS легко интегрируется с другими бизнес-системами, такими как ERP и WMS. Это создаёт единый поток информации по всей цепочке поставок, упрощая обмен данными и устраняя необходимость в ручном вводе данных, что повышает точность и снижает количество ошибок. 

Гибкость и масштабируемость
TMS позволяет компаниям адаптироваться к изменениям на рынке. Система легко масштабируется, что делает её подходящей как для малых предприятий, так и для крупных компаний с глобальным охватом. Это позволяет увеличивать объем перевозок и расширять географию деятельности без значительных затрат на расширение логистических мощностей.

Результаты внедрения TMS могут различаться в зависимости от специфики компании, однако в целом система способствует значительному улучшению всех логистических процессов, сокращению затрат и повышению уровня обслуживания клиентов.

Выводы

Внедрение системы управления транспортом (TMS) – это ключевой шаг для компаний, стремящихся оптимизировать свои логистические процессы и повысить операционную эффективность. TMS не только позволяет значительно сократить затраты на транспорт, но и минимизирует влияние человеческого фактора, улучшает контроль и прозрачность всех этапов доставки. Автоматизация планирования маршрутов и интеграция с другими бизнес-системами позволяют компании значительно ускорить обработку заказов, повысить уровень обслуживания клиентов и обеспечить масштабируемость операций без значительных дополнительных затрат.

Однако выбор логистического IТ-решения требует внимательного подхода: необходимо точно определить, какие функции необходимы компании, а также учесть такие факторы, как объем операций, сложность интеграции и репутация поставщика. Важно также понимать, что внедрение TMS – это не разовое событие, а долгосрочный процесс, который включает в себя как техническую настройку, так и обучение персонала.

Независимо от того, выбирает ли компания облачное решение или покупает систему в собственность, важно помнить, что эффективность внедрения напрямую зависит от правильного выбора подрядчика и готовности компании адаптироваться к новым условиям. TMS является мощным инструментом для улучшения логистики, повышения качества обслуживания и стимулирования роста бизнеса. В конечном счете, правильное внедрение TMS приносит ощутимые результаты, такие как снижение затрат, улучшение скорости доставки и повышение удовлетворенности клиентов.