Отличие ABM Inventory от товарно-учётных систем. На что стоит обратить внимание при выборе системы для оптимизации товарных запасов?
Новые технологии дают много возможностей для трансформации бизнеса. Скорость изменений и потребностей 5 лет назад и сейчас существенно отличается. Так в розничном бизнесе доля акционных позиций стремительно возрастает, потребители привыкают покупать по низким ценам и переходят онлайн. Хотите не терять позиции на рынке, увеличивать прибыль? Тогда вы обязаны быть гибкими, использовать новые подходы и инструменты!
Оптимизировать управление товарными запасами, не замораживать деньги в излишках и сократить упущенные продажи помогают системы управления запасами. Часть компаний для этих целей используют модули товарно-учетных систем. В данной статье мы рассмотрим разницу между использованием этих двух инструментов.
Ключевые отличия товарно-учётных и специализированных систем
Первичным инструментом для управления запасами является товарно-учётная система, которая хранит документацию, базы данных контрагентов и товаров, осуществляет учет операций, и т.д.
Кажется, что такая система покрывает все необходимые моменты, верно? Так и есть, товарно-учётная система – это необходимое условие для существования компании. Однако стоит учитывать, что
существование и развитие компании являются разными вещами.
В чем же заключаются ключевые отличия товарно-учётной системы?
- функционал товарно-учётной системы покрывает базовые потребности небольшой начинающей компании;
- каждая доработка/добавление новых возможностей — требует привлечение команды дорогостоящих специалистов;
- нехватку возможностей приходится компенсировать ручным трудом, как следствие текучка кадров и неудовлетворение работников;
- ограниченный функционал аналитики.
В отличие от товарно-учетных систем, первая основная задача специализированного инструмента – обеспечить автоматизированный рабочий процесс по управлению запасами.
Автозаказ, то есть автоматическое формирование и отправка заказа поставщику, освободит время сотрудника, позволяя выполнять больше работы с теми же человеческими ресурсами.
Кроме функциональных ограничений, товарно-учётные системы также имеют ограниченные аналитические возможности – самые базовые и общие отчёты, которых всегда недостаточно для качественного анализа ситуации. Это очень важное ограничение, которое является камнем преткновения на пути развития компании. Ведь для того, чтобы успешно реализовывать товары, нужно понимать – запасы по каким позициям стоит увеличивать для повышения доходности, а какие стоит выводить из ассортимента; какие торговые точки/поставщики являются прибыльными; есть ли необходимость в страховых запасах, и в каком количестве; как изменяется ситуация по товарной позиции в зависимости от сезона, и т.д. Ответы на эти вопросы дают компании возможность оптимально использовать свои денежные средства, повышая свою прибыльность и открывая новые возможности для расширения. Другими словами – компания имеет возможность развиваться, а не существовать на одном и том же уровне.
Таким образом, вторая основная задача специализированного инструмента –
предоставить возможность для разностороннего и глубинного анализа товарных запасов компании.
Системы по управлению запасами решают много вторичных задач – увеличение контроля данных и сотрудников, доступность с любого устройства и в любое время (для онлайн-систем), интеграции с различными другими модулями/системами и т.д. Однако, при выборе инструмента решающим есть то, как система по управлению запасами справляется с основными двумя задачами: формированием автозаказов и наличие сильной аналитики.
Преимущества системы для оптимизации товарных запасов ABM Inventory по сравнению с товарно-учетными системами
Внутри учетных систем (SAP, 1C) обычно есть калькулятор или алгоритм предрасчёта количества товаров к заказу. Несмотря на это, заказчики предпочитают обращаться к специализированным продуктам. Основным фактором для этого служит
наличие автоматического расчёта оптимального уровня запасов товарных позиций
, который необходимо поддерживать для обеспечения потребления.
Система ABM Inventory сама вычисляет, сколько нужно запасов, опираясь на статистику продаж, и далее будет автоматически управлять (повышать/понижать) этим количеством в зависимости от колебаний спроса. Сотруднику больше не нужно будет сидеть с калькулятором, вручную пересчитывая соотношение продаж к запасам. На основе этого рассчитанного оптимального уровня система сама будет формировать и отправлять заказы на поставщика запасов согласно установленному графику поставок. Необходимости нажимать много раз кнопку «рассчитать заказ» и отправлять несколько десятков, а в больших компаниях и до сотни, писем в день или проводить несколько часов на телефоне для пользователя больше нет.
В базовых возможностях учётных систем нет
деления запасов/заказов по виду,
в то время как в специализированных системах такое есть. Для поставок напрямую, для пополнения торговых точек через центральный склад/распределительный центр, для заказов кросс-докинг, для управления скоропортящимися товарами предусмотрены отдельные алгоритмы. Более того, можно использовать сразу несколько алгоритмов на разные группы товаров.
Ещё один болезненный вопрос —
управление акциями/сезонностями/пиками спроса
. В учётных системах за созданными акционными/сезонными периодами нужен контроль – нужно вовремя начать, и потом не забыть закрыть этот период. И отдельной болью является расчет предполагаемого количества запасов на акцию. В ABM Inventory, когда нужно временно повысить количество запасов по товарным позициям на указанный временной промежуток, система сама рассчитает насколько должны быть повышены запасы и по истечении указанного периода сама вернет доакционные значения. Причем расчёт может быть произведен разными способами – на основе предыдущих акций такого типа, или на основе продаж за определенный временной промежуток, и не только.
Существует различие
в возможностях указания страхового запаса.
Для обеспечения выкладки, красоты полки и подобных ситуаций в учётных системах можно указать определенное количество запасов, которое будет добавляться к рассчитанному количеству к заказу. В специализированных системах можно указать не только число-константу, но и задать расчётное значение – например, насколько дней продаж нужно обеспечить страховой запас, и система сама рассчитает это значение.
Разница в аналитике
состоит не только в наличии специализированных отчётов, но и в их подаче. В учётных системах информация в подавляющем большинстве случаев представлена в табличном виде, и пользователю необходимо сравнивать в голове целый ряд чисел, чтобы сформировать представление о ситуации с товарной позицией. Специализированные системы имеют удобной и интуитивно понятный интерфейс с графическим представлением всех движений, заказов и уровня запасов конкретной товарной позиции на конкретной торговой точке за время существования этой позиции в системе. С помощью этого можно оценить ситуацию по позиции – когда были заказы, были ли они доставлены, как изменяется динамика спроса/продаж/уровня запасов, и многое другое.
Важно также по каким показатели системы строят отчеты. И там, и там есть основные показатели оборачиваемости, продаж и запасов, но в профессиональных системах дополнительно есть еще «излишки» и «упущенные продажи». Ведь просто по изменению уровня запасов крайне сложно определить – ситуация изменятся в лучшую или худшую сторону. Эти дополнительные показатели дают возможность определить направление динамики запасов.
Вывод
Использование специализированных инструментов в работе с товарными запасами вопрос размера и приоритетов компании. Если торговая компания достаточно маленькая, то безусловно они могут обойтись товарно-учётной системой, но при этом если масштабировать бизнес и не менять инструмент, вы понесете значительные затраты на персонал и снижение человеческого фактора. Для компаний среднего и крупного бизнеса такая система must have! Они помогут вам сокращать излишки и упущенные продажи, получать максимум с каждой торговой точки.
Ситуация с COVID-19, которая привела к непредсказуемым колебаниям спроса. Базовые возможности учётных систем не покрыли такие непредвиденные ситуации, а вносить изменения в функционал достаточно дорого и долго. Со своей стороны, отдельные системы/модули могут быть настроены более гибко, и при необходимости дополнены алгоритмами учёта вариабельности спроса. Заказчик быстро получает рабочий инструмент в непредвиденной ситуации, и не несёт дополнительные денежные затраты на его доработку.
При выборе системы обратите внимание на наличие поддержки на всех этапах сотрудничества и запросите реферес визиты текущим клиентам компании. Так вы сможете услышать реальный отзыв и понять можно ли доверять данному поставщику ПО.
Узнайте о возможностях системы ABM Inventory
Алла Чернова, руководитель проектов внедрения ABM Inventory
Ритейлеры, будьте эффективными уже сегодня!
30.06.2020
