Как определить оптимальный размер заказа: формула и примеры 

• Оптимизация запасов: расчет размера заказа и формула Уилсона  
• Как ABM Inventory помогает решать задачи бизнеса 
• Результаты внедрения системы 

Если ваша торговая компания относится к среднему и крупному бизнесу, то вручную определить оптимальный размер заказа — непростая задача. С ростом бизнеса важно инвестировать в систему управления запасами для повышения эффективности. 

Причины для этого выходят за рамки простого отслеживания наличия товаров. В данной статье мы разберем на практике, как определить оптимальный размер заказа, а также поделимся результатами внедрения системы ABM Inventory, которая помогла крупной розничной сети на востоке Украины решить эту задачу.

О компании-клиенте: ключевые показатели и особенности бизнеса 

Компания в ритейле Восточного региона Украины, владеющая около 20 магазинами, собственным производством (кондитерский цех, пекарня), распределительным центром и оптовой базой. 

• Торговая площадь: 6,5 тыс. м² 
• Активных SKU: 11 000+ 
• Пользователей системы: 30+ 
• Более 500 акционных предложений ежедневно 

Основные проблемы: расчет размера заказа и управление запасами 

В большинстве компаний оптимальный размер заказа определяется вручную, используя различные интерпретации формулы Уилсона (EOQ):

где

• S — годовое потребление 
• C0 — затраты на выполнение заказа 
• C1 — цена единицы продукции 
• i — затраты на содержание запасов (%) 

На момент предпроектного обследования крупная розничная сеть на востоке Украины использовала формулу для расчета оптимального размера заказа, основанную на прогнозах продаж. Все заказы формировались в полуавтоматическом режиме с помощью товарно-учетной системы ERP8.2 по методу «мин-макс», что приводило к увеличению трудозатрат и снижению качества заказов. В результате возникали излишки по некоторым товарам и нехватка других. Графики поставок вели менеджеры в Excel, что требовало ручного учета этой информации при формировании заказов. Также в системе почти не было возможности анализа излишков товарных запасов и причин их возникновения.

Для эффективной работы сети необходимо было сбалансировать два аспекта: с одной стороны, снизить товарные запасы, чтобы не продавать товар со скидками и поставлять его более дешевым транспортом, с другой — увеличить продажи, поддерживая более высокие товарные запасы, возможно, с продажей со скидками и поставками более дорогим и быстрым транспортом. Для того чтобы удовлетворить эти условия и избежать товарных излишков, компании нужно было найти оптимальный размер заказа, обеспечив при этом постоянное наличие нужного товара в нужное время и в нужном месте. 

Для оптимизации работы сети и улучшения финансовых показателей, ТОП-менеджмент принял решение внедрить специализированную систему управления товарными запасами, такую как ABM Inventory.

Описание внедрения: расчет оптимального размера заказа с ABM Inventory

Проект внедрения системы ABM Inventory состоял из двух этапов: подключение внешних поставщиков и распределительного центра.

Цели проекта: 

• Определить оптимальную партию заказа 
• Уменьшить излишки товарных запасов и оптимизировать ассортимент 
• Улучшить показатели оборачиваемости 
• Автоматизировать заказы 
• Оптимизировать рабочее время персонала 

К системе было подключено 332 поставщика и 108 тыс. товарных позиций. Система ежедневно формирует от 150 до 200 заказов на центральный склад и от 500 до 1000 заказов для внешних поставщиков. Примерно 28% заказов отправляются без участия менеджера. 

Каждый SKU имеет свой уровень запаса (буфер), который рассчитывается в зависимости от потребления и графика поставок. По мере использования, система автоматически (или по подтверждению менеджера) корректирует буфер, применяя Dynamic Buffer Management (DBM). Это улучшает управление запасами, предотвращая излишки. 

Оптимизация работы с товарными запасами 

Менеджеры выполнили корректировку параметров товаров в системе 1С, что позволило улучшить оборачиваемость: время оборачиваемости полки снизилось с 32 до 20 дней. Это также использовалось при переговорах с поставщиками для обоснования маркетинговых платежей. 

Около 30% ассортимента поставляется на полки без хранения на распределительном центре благодаря функционалу Кросс-Докинг. Это оптимизирует складскую площадь и снижает логистические издержки. 

Основные показатели эффективности управления запасами: излишки, упущенные продажи и оборачиваемость, отображаются на главном экране системы. Упущенные продажи — это неосуществленные продажи из-за отсутствия товара на полке, и их важно отслеживать. 

Отслеживание динамики излишков и упущенных продаж, а также причин их возникновения, особенно по TOP-mover (товары, генерирующие 80% и более оборота компании), новым товарам и товарам в акции, — ключевая функция менеджера. Только определив причины проблем, можно найти оптимальные решения. Из главного экрана доступен переход к списку проблемных позиций для фокусировки на них. 

Всплески спроса и планирование 

Система ABM позволяет эффективно планировать всплески спроса, особенно в сезонные пики и акции. Оптимальные размеры заказов, графики поставок и минимальные объемы заказов могут быть оперативно обновлены по мере поступления новой информации от поставщиков. 

Помимо автозаказа, система генерирует около 30 отчетов, охватывающих различные процессы: коррекцию заказов, товары с излишками, упущенные продажи и эффективность поставок. 

Специалисты компании-клиента используют отчет о динамике запасов, который доступен как для всего предприятия, так и в разрезе складов и поставщиков для оценки работы. График содержит информацию о ключевых показателях эффективности управления запасами — излишки, упущенные продажи, уровень остатков и продаж, оборачиваемость и ROI. К концу года запасы сети немного увеличились, что связано с открытием нового магазина и предварительным увеличением запасов менеджерами в преддверии Нового года. 

Еженедельная динамика показателей управления запасами.

Активно используется ежедневный отчет по дефициту ТОП-товаров, который предупреждает о риске нехватки товара еще до его возникновения и позволяет сделать внеплановый заказ у поставщика.

С помощью отчета по NON-movers (товары, генерирующие менее 2% прибыли предприятия) принимается решение о выводе товара из ассортимента. 

Для переговорной деятельности используются данные отчета о надежности поставщика, который оценивает его дисциплину в выполнении договорных обязательств. 

Как выбрать систему для расчета оптимального размера заказа 

Для выбора программы для управления запасами и автоматического определения оптимального размера заказа был проведен анализ рынка. Компания привлекла внешнего консультанта для оценки возможностей системы и, после детального изучения характеристик продуктов, остановила выбор на решении от ABM Cloud. 

Решение ABM Inventory для дистрибуции и ритейла основано на двух ключевых принципах: 

1. Обеспечивать наличие товаров. 

2. Создать и поддерживать надежную систему дистрибуции, направленную на обеспечение наличия товаров. 

В отличие от классической модели пополнения запасов на основе прогнозов продаж, система использует понятие «буфер запаса», который определяет необходимый и достаточный уровень товара на каждой точке хранения для каждой управляемой единицы. Запасы могут динамично изменяться в зависимости от уровня остатка в системе. 

Система ABM Inventory обеспечивает: 

• Поддержание объемов товарных запасов на необходимом уровне, чтобы обеспечить постоянное наличие товара при оптимальных запасах в системе. Это достигается через автоматическое выполнение процессов: 
  
  1. Планирование заказа 
  2. Формирование заказа 
  3. Расчет оптимального размера заказа 
  4. Оптимизация заказа 
  5. Отправка заказа 
  6. Периодическая корректировка необходимого уровня хранения 
  7. Экономическое обоснование поддерживаемого уровня 
  8. Контроль за состоянием запасов 

• Управление ассортиментом (определение наименее востребованных позиций, а также позиций с постоянным спросом для регулярного включения в ассортиментную матрицу). 

• Развернутую аналитику о состоянии запасов и их влиянии на финансовые показатели бизнеса. 

Кроме методологической составляющей, важным аргументом для выбора системы ABM Inventory стала возможность использования программы в модели SaaS (программное обеспечение как услуга). Облачная модель не требует покупки системы и установки на компьютеры пользователей. Оплата производится ежемесячно, по факту использования. Это позволяет существенно экономить: не нужны капитальные инвестиции в продукт, нет дополнительных расходов на дорогостоящее оборудование и поддержку системы. Компания получает доступ к системе, установленной на защищенных серверах в дата-центре, где и происходят все расчеты и процессы работы с запасами и заказами. 

Преимущества автоматизации расчетов с ABM Inventory

Внедрение ABM Inventory позволяет эффективно решать ключевые проблемы управления запасами благодаря автоматизации и интеллектуальному подходу. Основные преимущества: 

Оптимизация запасов: 

• Система автоматически рассчитывает оптимальный размер заказа и поддерживает необходимый уровень запасов на каждой точке хранения. 

• Динамическое управление буферами (Dynamic Buffer Management) адаптирует запасы под реальные потребности бизнеса. 

Снижение издержек: 

• Автоматизация процессов снижает трудозатраты на формирование заказов, минимизируя влияние человеческого фактора. 

• Сокращение излишков и упущенных продаж ведет к экономии ресурсов и увеличению оборота. 

Улучшение точности данных: 

• Система предоставляет развернутую аналитику по запасам, включая информацию об излишках, упущенных продажах, оборачиваемости и ROI. 

• Автоматический учет планограмм и графиков поставок повышает точность расчетов. 

Гибкость и масштабируемость: 

• Облачная модель SaaS снижает затраты на инфраструктуру и позволяет легко масштабировать систему в соответствии с потребностями бизнеса. 

Контроль и прозрачность процессов: 

• Автогенерация заказов и детализированные отчеты делают процессы управления запасами полностью прозрачными для менеджеров и топ-менеджмента. 

• Более 30 отчетов позволяют отслеживать ключевые метрики эффективности, включая надежность поставщиков, дефицит TOP-товаров и динамику запасов. 

Автоматизация с ABM Inventory не только упрощает повседневные операции, но и дает стратегические преимущества, способствуя устойчивому росту бизнеса. 

Результаты внедрения ABM Inventory: уменьшение излишков и упущенных продаж 

За период с начала года до ноября были достигнуты следующие результаты: 

• Заказы автоматизированы, процесс заказа и управления запасами стал полностью прозрачным. Оптимальная партия заказа запаса теперь определяется автоматически. 

По основным показателям управления запасами: 

• Оборачиваемость сократилась в 1,5 раза. 

• Упущенные продажи уменьшились на 39%. 

• Излишки сократились на 21%. 

Дополнительные улучшения: 

• Оптимизирован ассортимент магазинов. Были выявлены и выведены из ассортимента низкооборачиваемые товары, что позволило сократить ассортимент на 6%. В результате улучшились показатели оборачиваемости, снизился уровень устаревших запасов и высвобождены замороженные денежные средства. 

• Оптимизирована модель оптимального заказа акционных товаров. 

Благодарим команды проекта за профессионализм и плодотворную работу над достижением поставленных целей. Особая благодарность ТОП-менеджменту компании за активную позицию в вопросах внедрения и постоянный поиск возможностей улучшения показателей управления запасами. 

Хотите внедрить систему для расчета оптимального запаса?

Обращайтесь за консультацией!