Проведение инвентаризации на складе: полное руководство

Инвентаризация склада и учета остатков на складе отображают «здоровье» компании в целом. Склад предназначен для хранения товаров и выполнения складских операций, и, в случае неэффективной организации процессов, компания терпит значительные убытки. В нашем проектном опыте встречались компании, в которых уровень убытков из-за неэффективности складских процессов составлял 15-20%. Согласитесь, это хорошая прибавка к прибыли компании, если выстроить процессы управления складом грамотно.

Инвентаризация на складе — это процесс проверки и учета всех товаров и материалов, находящихся на складе, с целью подтверждения их наличия, состояния и соответствия учетным данным. Эта процедура является неотъемлемой частью системы управления складом и играет ключевую роль в поддержании точности финансовых и товарных отчетов предприятия.

Зачем нужна инвентаризация склада?

Инвентаризация товара на складе необходима по нескольким причинам:

Контроль за остатками

Помогает точно определить, сколько товаров или материалов на самом деле находится на складе.

Предотвращение потерь

Выявляются несоответствия, например, недостачи, излишки, пересортица, которые могут возникать из-за ошибок, хищений или повреждений.

Оптимизация логистики

Позволяет правильно планировать закупки и поставки, а также избежать дефицита или избыточных запасов.

Правильный учет

Обеспечивает точность финансовых отчетов и соответствует требованиям бухгалтерского и налогового учета.

Повышение эффективности работы склада

Помогает выявить слабые места в складской логистике и организационных процессах.

Виды инвентаризации на складе

Обязательная инвентаризация

Проводится в установленные законодательством сроки или по требованию контролирующих органов. Обычно она проходит в конце отчетного периода (квартала или года) и направлена на подтверждение достоверности бухгалтерских данных. Ее результаты напрямую влияют на финансовую отчетность компании.

Инициативная инвентаризация

Организуется по решению руководства для внутренних целей. Она помогает проверить корректность организации складского учета товаров, выявить ошибки или недостачи, оценить эффективность работы склада и персонала. Такой формат удобен для компаний, которые хотят держать под контролем движение товарных запасов и предотвращать возможные убытки.

Сплошная и выборочная инвентаризация

Сплошная охватывает все товарные позиции и проводится, когда необходимо получить максимально полное и точное представление о состоянии склада. Она занимает больше времени и требует остановки или частичного ограничения складских операций.

Выборочная охватывает отдельные группы товаров или зоны хранения. Ее используют для оперативной проверки за товарами повышенной ценности и для оценки качества работы персонала. Такой подход экономит время и ресурсы, но не дает полной картины по всему складу.

Процедура инвентаризации товаров на складе

Инвентаризация материалов на складе — это комплексная процедура, включающая несколько ключевых этапов:

1. Подготовка к инвентаризации

Перед началом инвентаризации необходимо тщательно подготовиться:

• Определить дату инвентаризации. Как правило, инвентаризация товаров на складе проводится в конце отчетного периода (например, в конце квартала или года), но может проводиться и в любое время, по необходимости.
• Назначить инвентаризационную комиссию. В комиссию входят сотрудники, которые будут проводить проверку товаров. Важно, чтобы участники комиссии не имели прямого отношения к учету товаров на складе, чтобы избежать конфликта интересов.
• Разработать план инвентаризации. Он должен включать перечень товаров, ожидаемые результаты, способы проверки, сроки и распределение обязанностей между членами комиссии.
• Провести предварительную подготовку склада. На складе должна быть наведена порядок: все товары должны быть правильно расположены, а документация подготовлена для сверки.

2. Проведение инвентаризации на складе

На этом этапе происходит непосредственная проверка остатков на складе:

• Подсчет товаров. Члены инвентаризационной комиссии должны вручную пересчитать все товары на складе и зафиксировать их количество в инвентаризационных документах. Этот процесс может быть ускорен с помощью использования штрих-кодов или RFID-меток.
• Сверка с учетными данными. После подсчета товаров необходимо сверить данные с бухгалтерским учетом. Сравниваются фактические остатки с цифрами, указанными в документации.
• Осмотр состояния товаров. Помимо количественного учета, также важно оценить качество товаров, выявить повреждения или порчу, если таковые имеются.
• Использование специальных инструментов. В зависимости от масштабов инвентаризации, можно использовать различные технологии для упрощения процесса, например, сканеры штрих-кодов, мобильные приложения для инвентаризации, автоматизированные WMS системы управления складом.

3. Оформление результатов инвентаризации

После завершения инвентаризации необходимо составить акт инвентаризации, в котором фиксируются все выявленные данные:

• Фактическое наличие количества товаров. В акте указывается, сколько единиц каждого товара было фактически найдено на складе.
• Разница между фактическими и учетными данными. Если обнаружены недостачи или излишки, эти расхождения должны быть зафиксированы.
• Причины расхождений. Например, ошибки в учете, хищения, повреждения, списания и т.д.
• Рекомендации по улучшению процессов. В некоторых случаях комиссия может предложить рекомендации по улучшению контроля за товарными запасами.

4. Анализ и корректировка данных

После составления акта инвентаризации бухгалтерия или специалисты по учету должны проанализировать расхождения и внести необходимые исправления в учетную документацию. Это может включать:

• Корректировку товарных остатков. В учетной системе корректируются данные о количестве товаров, а также отражаются финансовые результаты.
• Оформление документов для списания. В случае выявленных недостач или повреждений может потребоваться списание товаров с учета, что оформляется отдельными документами (акты на списание и т.д.).
• Анализ причин расхождений. Если выявлены значительные расхождения, необходимо провести дополнительное расследование для выяснения причин (ошибки в учете, хищения, неправильная упаковка и т.д.).

5. Заключение инвентаризации

После завершения инвентаризации составляется окончательный отчет, который подписывается всеми членами инвентаризационной комиссии и утверждается руководством. Этот отчет является основой для дальнейших финансовых и операционных решений.

Как проводить инвентаризацию товаров на складе: вручную или автоматизировано?

Ручная инвентаризация склада – это долгий и утомительный процесс, требующий остановки склада. Также немалую роль играет человеческий фактор – малейшая невнимательность и результаты оказываются под сомнением.

Автоматизированная инвентаризация товаров на складе – происходит с помощью терминала сбора данных (ТСД), быстро и безошибочно, при этом не требует остановки работы склада. Программа для инвентаризации склада на 99,9% снижает искажение данных и возможность их подделать.

Таблица сравнения ручной и автоматизированной инвентаризации склада

	Инвентаризация склада «вручную»	Автоматизированный учет остатков на складе
Для каких складов подходит	Возможна на складах с небольшим количеством товаров.	Средние и крупные склады с адресной системой хранения.
Влияние наскладские процессы	Высокое — задействовано много сотрудников, перемещение товаров на время проверки  «парализовывается».	Отсутствует: учет и сверка происходят без простоев.
Как влияет человеческий фактор	Высокое влияние как неумышленное (усталость, невнимательность), так и умышленное (ошибки в подсчетах, «подгонка» под учётные данные).	Минимальное: персонал склада не влияет на подсчет и сведение данных.
Сложности	Инвентаризация товаров может занять больше времени, чем планировалось. Если материально ответственное лицо увольняется – теряются данные.	Если перемещения товаров не фиксировались, то возможно возникновение недостач или фактов несоответствия данных.
Порядок проведения инвентаризации на складе	1. Подготовительный: необходим порядок на складе, свободный доступ к товарам. 2. Документальный: все действия должны оформляться. 3. Остановка всех процессов склада. 4. Кадровый: персонал склада отрывается от выполнения своих непосредственных обязанностей. 5. Данные проверки сверяются с базой данных учета товаров на складе в учётной системе.	1. Создается база данных склада номенклатуры и её количества. 2. Данные собираются и подсчитываются при помощи ТСД. 3. Из ТСД данные автоматически з агружаются в учётную систему. 4. Результаты анализируются автоматически.

Методы учета остатков на складе

Корректный учет остатков на складе — это ключ к успешной работе склада и предприятия в целом. Для этого используются различные методы учета:

Перманентный метод

Перманентный метод учета предполагает, что все изменения в остатках (приходы и расходы товаров) фиксируются в режиме реального времени с помощью WMS. Это позволяет всегда иметь актуальную информацию о наличии товаров.

Метод периодического учета

Метод периодического учета предполагает, что данные о товарных остатках обновляются не постоянно, а на определенную дату, например, в конце рабочего дня или после инвентаризации. Этот метод используется реже и чаще всего для небольших компаний.

Преимущества инвентаризации на складе с помощью системы ABM WMS

Подведем итог. Инвентаризация склада — это не только обязательная процедура для соответствия бухгалтерским стандартам, но и важный инструмент для эффективного управления товарными запасами. Правильная организация и проведение инвентаризации помогает снизить риски ошибок, потерь и оптимизировать складскую логистику, что в конечном итоге ведет к улучшению финансовых результатов предприятия.

Современные технологии, такие как автоматизированные системы управления складом (WMS), позволяют значительно упростить процесс инвентаризации и учета остатков и снизить риск ошибок (купить WMS систему). Такие системы автоматически отслеживают движение товаров, производят подсчеты остатков и формируют отчеты, что делает процесс учета более быстрым и точным.
Как пример, основные эффекты внедрения WMS системы на складе компании «МОБІЖЖУК» — инвентаризация склада без остановки складских операций, обработка результатов проверки в автоматическом режиме. Подробнее о том как повысилась эффективность склада на 30% читайте в разделе новости на сайте ABM Cloud.