Внедрение WMS системы на складе — 11 простых шагов

WMS система управления складом — это автоматизированный инструмент управления складским учетом, который позволяет оптимизировать основные процессы склада и увеличить эффективность работы складского персонала при выполнении операций. Система ABM WMS обладает всеми необходимыми инструментами автоматизации работы склада, которые позволяют оптимизировать как отдельные процессы, так и работу склада в целом.

Экономическая эффективность внедрения WMS

Но прежде, чем приступить к внедрению, или даже к выбору и покупке WMS системы под потребности предприятия, необходимо оценить экономическую эффективность такого проекта. Но всегда стоит понимать, что оценка эффективности автоматизации склада, в большинстве случаев, носит субъективный характер. Это связано с периодическими изменениями процессов, обновлением технологического складского оборудования, новыми бизнес-идеями и другими возможными этапами развития бизнеса. Но даже для примерной оценки эффективности внедрения необходим расчет таких экономических показателей, как совокупная стоимость владения системой (ТСО – Total Cost of Ownership) и показатель возврата инвестиций (ROI – return of investments). Если показатель возврата инвестиций рассчитывается в перспективе нескольких лет и носит, скорее, оценочный характер, так как зависит от целого ряда причин, вплоть до состояния мировой экономики, то совокупную стоимость владения системой можно оценить еще на стадии выбора WMS.

Преимущества внедрения WMS

Помимо экономического эффекта от автоматизации важно учитывать критерии улучшения работы склада в целом, такие как:

Увеличение точности при сборке заказов

Автоматизация помогает значительно снизить количество ошибок при сборке, что способствует улучшению качества обслуживания клиентов и снижению затрат на исправление ошибок.

Повышение производительности труда сотрудников

Благодаря автоматизированным процессам, сотрудники могут сосредоточиться на более важных задачах, что увеличивает общую эффективность работы и снижает затраты на рабочую силу.

Увеличение пропускной способности склада

Автоматизация процессов позволяет складу обслуживать большее количество товаров и заказов за меньший промежуток времени, улучшая общую пропускную способность.

Возможность сокращения персонала

Автоматизация рутинных процессов может значительно снизить потребность в большом количестве сотрудников, что снижает затраты на оплату труда и повышает эффективность работы.

Увеличение скорости приема/размещение/отбора товаров

Системы автоматизации позволяют ускорить все ключевые процессы склада — от приемки и размещения товаров до их отбора, что повышает общую скорость работы.

Контроль товародвижжения

WMS системы позволяют отслеживать каждый шаг товара на складе, что обеспечивает полный контроль за движением материалов и упрощает управление запасами.

Уменьшение остатков просроченных товаров

Автоматизированные системы позволяют отслеживать сроки годности и минимизировать количество просроченных товаров на складе.

Сокращение расходов на бумажные носители

Внедрение системы WMS значительно уменьшает необходимость в бумажном документообороте, заменяя ее цифровыми записями и улучшая доступность информации.

Порядок на складе

Автоматизация помогает поддерживать порядок на складе, организуя все процессы по определённым алгоритмам и минимизируя беспорядок.

Прозрачность складских процессов

Система управления складом предоставляет прозрачность всех процессов, что позволяет оперативно выявлять и устранять любые проблемы, улучшая контроль на всех этапах.

Возможность фиксации биллинга ресурсов

WMS позволяет фиксировать все данные о ресурсах, используемых на складе, что помогает точно отслеживать расходы и эффективность использования материалов и оборудования.

Факторы, влияющие на стоимость внедрения WMS

Стоимость внедрения WMS – данный параметр может варьироваться в зависимости от выбора необходимого решения, к примеру, это может быть:

Типовой пакет автоматизации

Готовое решение, с готовыми моделями процессов и ограничением доработок настройками ролей ресурсов или шаблонов печати.

Комплексный пакет автоматизации

Включающий в себя предварительный аудит складских процессов, написанием и согласованием Технического задания по реализации и настройке системы под потребности бизнеса.

Стоимость оборудования

Терминалы сбора данных, принтеры термо-печати, Wi-Fi модули.

Стоимость лицензий

Пользовательские лицензии WMS, лицензии ПО, как правило, с возможностью выбора решений:

Приобретение ядра ПО

Покупка базовой версии WMS-системы, которая является основой для всех функциональных возможностей склада. Это решение может быть предоставлено как единая лицензия или пакет с ограничениями по функционалу, но с возможностью дальнейшей настройки. Стоимость зависит от масштаба и сложности системы, а также от того, насколько глубоко система будет интегрирована с другими процессами бизнеса.

Аренда облачного решения

Компания оплачивает ежемесячную или ежегодную аренду с предоставлением доступа к ПО через интернет. Этот вариант исключает необходимость в инвестициях в инфраструктуру, таких как сервера и системы хранения данных. Такой подход также часто предоставляет гибкость в масштабировании и обновлениях системы.

Обучение персонала

Этот процесс включает в себя обучение сотрудников, которые будут работать с системой, будь то операторы склада, менеджеры или IT-специалисты. Стоимость обучения зависит от количества сотрудников, сложности системы и выбранной формы обучения. Сотрудники смогут более эффективно использовать систему, что повышает производительность и снижает вероятность ошибок.

Стоимость технического сопровождения после внедрения

Регулярные обновления, устранение неисправностей, консультации и помощь при возникновении проблем. Стоимость технического сопровождения может зависеть от уровня поддержки (например, базовый или премиум уровень), а также от сроков, на которые она предоставляется. Обычно это включает в себя сервисный контракт, который может покрывать все необходимые услуги, гарантируя бесперебойную работу системы.

Стоимость возможных дальнейших доработок при развитии системы

После внедрения WMS может потребоваться модификация системы в ответ на изменения в бизнес-процессах или для добавления новых функций. Это может включать в себя доработку интерфейса, настройку новых модулей или интеграцию с дополнительными системами, такими как ERP или CRM. Стоимость этих доработок зависит от сложности и объема изменений, а также от потребностей бизнеса. Важно предусмотреть эти расходы на этапе планирования бюджета, так как доработки могут потребоваться в процессе развития компании.

Сроки реализации проекта

Сроки реализации прое напрямую влияют на его стоимость. Чем быстрее нужно завершить проект, тем выше могут быть затраты на дополнительные ресурсы, такие как усиленная команда разработчиков или дополнительные работы по ускорению внедрения. При этом сокращение сроков реализации может потребовать дополнительной оплаты за ночные смены, ускоренную тестировку или дополнительную поддержку. Определение оптимальных сроков внедрения и выделение нужных ресурсов помогает сбалансировать затраты и обеспечить успешную реализацию проекта в рамках бюджета.

Этапы внедрения WMS системы

Разработка ТЗ на внедрение WMS на складе

На этом этапе проводится анализ бизнес-процессов склада, выявляются потребности и формируются требования к системе. Составляется детальное техническое задание, которое служит основой для настройки и адаптации WMS под специфические нужды предприятия.

Настройка системы перед внедрением WMS

Это включает в себя установку программного обеспечения, интеграцию с существующими информационными системами (например, ERP), настройку интерфейсов и параметров работы системы в соответствии с требованиями бизнеса.

Тестирование готового решения

На этом этапе проверяется корректность работы всех функций, выявляются и устраняются возможные ошибки, а также проводится обучение ключевых пользователей.

Развертывание

После успешного тестирования система внедряется в реальную эксплуатацию. Это включает в себя перенос данных, настройку рабочих мест, подключение оборудования и запуск системы в полном объёме.

Обучение персонала

Это может включать в себя как базовое обучение работе с системой, так и специализированные тренинги по отдельным функциональным модулям.

Поддержка и сопровождение

После внедрения системы важно обеспечить её техническую поддержку и регулярное обновление. Это включает в себя устранение возникающих проблем, настройку новых функций, а также обучение персонала по мере необходимости.

Факторы, влияющие на скорость внедрения WMS

Для большей производительности системы и успешного проекта внедрения нужно учитывать факторы, влияющие на скорость работы WMS. Как правило, в процессе подготовки к внедрению, команда разработчиков предоставляет заказчику рекомендации по оборудованию, в котором указаны технические характеристики серверов для размещения ядра системы, помогает подобрать терминалы сбора данных, с учетом дальности считывания штрих-кодов, возможности работы в складах с определенным температурным режимом и другими, необходимыми для заказчика параметрами. Этих рекомендаций стоит придерживаться. Не последним важным фактором, влияющим на скорость обработки данных может быть пропускная способность сетевого оборудования, особенно в случае использования SaaS-решения.

11 простых шагов на пути к автоматизации склада при помощи WMS системы:

1. Ожидание и мотивы

Покупка WMS системы предполагает разные ожидания и мотивы от различных заинтересованных сторон. Директора компании и менеджеры по операциям/логистике по определению стремятся к быстрой окупаемости и беспроблемной реализации. Менеджеры склада ожидают, что новая система будет удобной для пользователей, чтобы упростить их работу, устраняя неэффективные процессы, плохие складские практики и привычки. Сотрудники склада ожидают, что их работа станет легче, с меньшим количеством ошибок, но без угрозы для их работы. Задачей поставщика системы управления складом является четкая коммуникация и управление ожиданиями с самого начала, чтобы помочь сотрудникам всех уровней адаптироваться к предстоящим изменениям в работе склада.

2. Снижение риска

Снижение рисков — неотъемлемая часть результата внедрения системы управления складом. Основная цель — оценить риски, которые могут возникнуть в результате реализации, и принять меры по их минимизации. Опыт команды внедрения со стороны поставщика системы управления складом имеет первостепенное значение. Опытная команда установки провайдера WMS должна иметь достаточно большой опыт работы с различными сценариями складирования, однако это же может привести к широкому спектру рисков. Необходимо чтобы и персонал клиента, то есть пользователи системы, также обладали знаниями о работе системы. Чем опытнее персонал клиента и поставщика, участвующий в проекте, тем меньше проект подвергается неожиданным рискам.

3. Бизнес консалтинг

Бизнес консалтинг в начале проекта внедрения системы управления складом позволяет обеим сторонам обсудить, проанализировать и понять, как функционирует склад и каковы потребности и требования склада. Типичные проблемы, которые должны возникнуть на этапе предпроектного исследования, являются недостатки действующей системы управления складом, риски и ожидания. График и процесс внедрения должны строиться вокруг бизнес консалтинга.

4. График реализации

Многие проекты по внедрению системы управления складом не вкладываются в свой график. Данная проблема может рассматриваться как риск проекта. Это часто является результатом неправильного планирования и неожиданных проблем или препятствий. Гибкий, реалистичный план реализации позволяет включить в себя риски для непредвиденных событий и, следовательно, возможность их предусмотреть. В данном случае, тщательное планирование является результатом команды опытного поставщика системы управления складом.

5. Тимбилдинг

Для внедрения WMS требуются две команды: команда внедрения и команда руководителей склада со стороны клиента. Выбор правильной команды может давать разницу между успехом и провалом. Подобный процесс значительно сложнее, чем просто подбор квалифицированных сотрудников. Такие вопросы, как общение между представителями клиента и руководителями групп внедрения, взаимодействие между людьми на уровне персоналий имеют решающее значение для успеха внедрения системы управления складом.

6. Дизайн и доработки под заказ

Проект установки системы управления складом разработан на основе вышеупомянутого бизнес консалтинга, или иначе предпроектного исследования, а существующее программное обеспечение настроено для удовлетворения потребностей клиентов. Чем более гибок будущий WMS, тем меньше требуется дополнительных настроек и доработок под индивидуальные нужды клиента. Минимизация настроек обычно является одним из ключей к успешному проекту. Хотя большинство систем управления складом построены в соответствии с отраслевыми стандартами, может потребоваться изменение способа работы склада. Риски и ожидания при этом должны быть учтены.

7. Обучение

В ходе проектных работ и настройки системы будущие пользователи должны пройти обучение. ABM Cloud предлагает тренинги для сотрудников складских помещений. Это очень важно для облегчения перехода от одной системы управления складом к другой. Хотя обучение пользователей является длительным процессом, не пренебрегайте им. Успех внедрения во многом зависит от способности пользователей справиться с новой системой.

8. Данные

Частью внедрения новой WMS является передача данных хранилища из одной системы в другую. Это означает, что вся база данных, используемая старой системой для управления хранилищем, должна быть адаптирована к схеме данных и терминологии новой системы. Кроме того, недостающие данные должны быть добавлены и изменены для соответствия новым системным требованиям.

9. Тестирование

Тестирование обычно выполняется с использованием реальных данных хранилища, сравнением результатов выполнения процесса хранилища в обеих системах. Тестируются различные сценарии складирования, а ошибки в проекте исправляются поставщиком системы управления складом. Ошибки в конфигурации также устраняются командой внедрения провайдера WMS.

10. Развертывание

После тестирования и модификаций внедрение системы управления складом достигает критической стадии развертывания. В согласованную дату производится ввод первоначальных остатков в базу WMS по местам хранения с помощью ТСД — работа начинается в новой системе. Важным является дальнейшее сведение остатков базы WMS (физических остатков) и учетных остатков.

11. Поддержка и сопровождение

Работа с недавно внедренной системой управления складом часто выявляет проблемы, которые не были решены во время внедрения. Поддержка является важной частью успешного проекта, поскольку сложные проекты внедрения системы управления складом всегда требуют решения проблем, возникающих в процессе эксплуатации. На данном этапе поставщик облачных систем управления складом как ABM Cloud включается в процесс. ABM Cloud предлагает модель SaaS (Программное обеспечение как услуга), в соответствии с которой клиентское хранилище сопровождается двадцать четыре часа в сутки в счет ежемесячных подписок.

Успешные проекты внедрения WMS

На сегодняшний день, компания ABM Cloud насчитывает несколько десятков успешных проектов внедрения ABM WMS в таких странах, как Украина, Казахстан, Грузия, Узбекистан. Команда продукта придерживается четкой методологии внедрения, позволяющей охватывать различные бизнесы, минимизировать риски и сократить сроки внедрения. Точное определение целей внедрения, зависимо от бизнеса заказчика, обеспечивает успех проекта, так как от типа склада и продукции зависят и те преимущества, которые получит заказчик в итоге.

Видео-отзыв клиента AVERSI по внедрению системы ABM WMS

Компания “Aversi-Pharma” — самая большая сеть аптек в Грузии. Всего компания насчитывает 295 филиалов — 128 аптек в г. Тбилиси и 167 — в регионах. Общая площадь складов — 9000 м². Как проходила автоматизация склада в компании такого масштаба, рассказал генеральный директор “Aversi-Pharma” — Ираклий Пурцеладзе. До внедрения системы автоматизации склада ABM WMS, сотрудники склада обрабатывали 15 000 строк в день, при этом нагрузка непрерывно росла и приходилось работать даже в выходные дни. Сегодня в день обрабатывается более 30 000 строк, без изменения количества сотрудников и без сверхурочных часов работы. Как добиться увеличения эффективности склада на 100%, смотрите в интервью: