Электронный документооборот — эффективный инструмент для управления бизнесом

Проблемы документооборота в бумажном виде формировались годами, накапливались и дошли до критической точки безысходности. Сегодня существует широкий выбор электронных вариантов решения, но даже это не всегда дает четкое понимание того, как правильно организовать документооборот. Подойдем к этой проблеме более комплексно, чтобы понять, как система электронного документооборота становится эффективным инструментом управления бизнесом.

К примеру, проект в многоотраслевом концерне, который включал в себя не только автоматизацию, но и консолидацию, бюджетное планирование, управленческий учет и платежный календарь документооборота.

Долгое время концерн следовал передовым технологиям управления бизнесом, непрерывно развиваясь изнутри. Однако система бюджетирования, управленческая отчетность, платежный календарь, KPI велись в Excel, а регламентированный учет – в разных других базах. Система управления базировалась на документообороте, методологически очень продуманном, но не автоматизированном.

Основным элементом информационного обмена и основанием для принятия управленческих решений являлись Служебные записки (СЗ), которые составлялись и утверждались только в бумажном виде. К СЗ прилагался большой пакет приложений, которые копировались с исходных документов каждый раз, когда были необходимы. Их согласовывали несколько сотрудников, находившихся не только в разных кабинетах, но иногда и в противоположных концах города. Документ мог многократно отправляться на доработку, что создавало задержки при согласовании. Из-за длительного процесса принятия решений часто страдали взаимоотношения с поставщиками, затягивались подписания договоров и актов, срывались тендеры.

В конечном итоге топ-менеджмент группы компаний задался целью внедрить современную информационную систему управления. Именно так родился совместный проект концерна и ГК. Программный продукт ABM Finance уже давно покорил рынок тем, что позволяет автоматизировать как документооборот, так и любую методологию бюджетирования и управленческого учета. Кроме того, благодаря многолетнему опыту экспертам удалось найти именно те алгоритмы, которые способствуют решению многих других проблем системы управления финансами.

Планирование

Управленческий цикл начинается с постановки целей и планирования их выполнения. Составление планов автоматизировано бизнес-процессом. Для отслеживания и управления этим процессом в структуре выделена Служба корпоративного секретаря, ее сотрудник определяет ответственных, которые вносят планы при помощи документа «Мероприятие». Составленные планы работ консолидируются, согласовываются, служат путевой картой деятельности. При внесении Мероприятий формируется план работ, а по мере выполнения – факт.

Исполнение

Все вопросы по выполнению Мероприятий решаются при помощи СЗ.

На этапе методологии был проработан существующий процесс согласования и предложены решения оптимизации, доступные при автоматизации.

• Параллельное согласование.
• Разграничение зоны ответственности при утверждении СЗ.
• Автоформирование списка обязательных согласователей – в зависимости от должности и подразделения сотрудника, без возможности корректировки.
• Связь СЗ с конкретным (или несколькими) «Мероприятием».
• Электронный архив документов – можно многократно обращаться к документу без повторной загрузки, прикладывать к различным СЗ, поддерживается версионность карточек.
• Возможность увидеть правки документа – для документов формата Word через сравнение версий.
• Возможность отслеживать получение виз, этап и своевременность согласования задач.
• Различные уровни безопасности, доступ только к разрешенным документам.
• Информирование о согласовании/возврате на доработку СЗ.

При проведении СЗ проходит автоматический контроль наличия ключевых параметров и корректности, например, незаполненные реквизиты, наличие дублей в строках.

Согласование происходит с помощью настроенного алгоритма, постановка задач – с учетом графика работы пользователя. Также в процессе согласования ограничена возможность отправлять СЗ на корректировку (не более одного раза), что обеспечивает согласование за один цикл без «хождения по кругу». Более того, разработан интерфейс для согласования на планшете.

Для удобства все документы и приложения СЗ сверстаны в единый файл, работает скроллинг на сенсорном экране. По каждой СЗ можно посмотреть процесс согласования, визы, мероприятия, график выполнения. Для надежности согласования в условиях транспорта при установке визы всплывает окно подтверждения. После получения визы руководством, формируется задача Службе корпоративного секретаря для фиксирования решения в «Мероприятии» или создания нового «Мероприятия».

Контроль и анализ

Ход согласования СЗ и анализ выполнения «Мероприятий» отслеживается при помощи автоматических отчетов, поэтому возможно:

• посмотреть, кто не согласовал или несвоевременно согласовал задачи;
• выявить количество СЗ и визы по ним в разрезе подразделений;
• оперативно видеть состояние выполнения планов;
• детально анализировать причины невыполнения, переноса сроков «Мероприятий».

Формирование управленческого воздействия

Своевременное выполнение запланированных «Мероприятий» служит основой для расчета коэффициентов премирования/депремирования. Чем выше процент выполнения планов в срок, тем существеннее уровень вознаграждения. Таким образом, внедрение автоматизированной системы документооборота на базе программного продукта ABM Finance обеспечило прозрачность полного цикла управления – от постановки целей через контроль и анализ к управленческому воздействию. Повысилась скорость информационных потоков и сократилось время принятия решения. Автоматизация позволила получать отчеты и расчеты автоматически, оперативно, без влияния человеческого фактора. Все это способствовало повышению эффективности системы управления, и как следствие – эффективности компании в целом.

Вашей компании необходимо внедрить эффективный инструмент для управления бизнесом? Обращайтесь к команде профессионалов ABM Finance.